3 Порядок проведення ярмарок та виставок

Процес організації виставки є складним комплексом орга­нізаційних, договірних, а в деяких випадках і дипломатичних заходів, Іноді організація великої виставки займає 1-2 роки.

Підготовка і проведення виставки включає наступні етапи:

1. Ухвалення рішення про проведення виставки.

2. Офіційне оголошення про проведення виставки із зазна­ченням цілей, основної тематики, термінів подання заявок і роботи виставки.

3. Формування структури управління підготовкою і прове­денням виставки. Прийняття заявок на участь у виставці. На­приклад, на великих виставках він закінчується, як правило, за 2, 3 або 5 міс. до початку роботи виставки.

4. Комплекс підготовчих організаційно-технічних заходів (розподіл виставкової площі між учасниками, визначення розмірів авансових платежів і т.д.).

5. Монтаж експозиції - повинен бути закінчений за 48 год. до відкриття виставки.

6. Урочисте відкриття виставки й офіційний перегляд.

7. Відкриття виставки для відвідувачів.

8. Забезпечення робочої програми виставки.

9. Офіційне закриття виставки.

10. Демонтаж виставкової експозиції.

11. Підбиття підсумків виставки.

Виставки функціонують за рахунок грошових надходжень, а саме: від внесків її учасників; вхідної плати відвідувачів; посередницьких послуг; оплати реклами; здачі в оренду експозиційної площі; видань комерційно-інформаційних матеріалів; замовлень на художнє оздоблення роботи; видавничої діяльності; коштів, що надійшли за договорами з вищими організа­ціями.

Організатори виставки можуть встановлювати терміни відмови від участі у виставці і повернення реєстраційних внес­ків. Наприклад, якщо учасник відмовляється від участі за 15 днів до її початку, то йому повертається 100% реєстраційно­го збору, а якщо пізніше за встановлений термін т- внесок не повертається.

Для участі у виставці учасник повинен подати організато­рам заявку на участь (зміст заявки аналогічний заявці на участь у ярмарку).

У середньому витрати великих фірм у виставкових заходах складають 5-30% усіх засобів, що витрачаються на маркетингові комунікації. Причому, для тих підприємств, що виробляють товари народного споживання, цей показник дещо нижчий (5-10%), а для виробників засобів виробництва - вище - 30-35%.

Типова структура витрат на участь у виставці виглядає та­ким чином:

• орендна плата-15-20%;

• монтаж експозиції - 40-50%;

• демонтаж експозиції - 5-10%;

• витрати на рекламоносії - 5-10%;

• представницькі витрати - 15-25%.

У період формування ринкових відносин потреба в прове­денні виставок пояснюється рядом причин: виставки сприяють формуванню нових контактів між підприємствами; саме виставки сьогодні, як ніколи, сприяють озна­йомленню з новим видом продукції, технологіями; при зменшенні ролі адміністративного управління ви­ставки виступають інструментом аналізу і формування рівня якості і цін виготовленої продукції.

В організації виставок і ярмарків є багато проблем, обумов­лених наступним: слабким розвитком інфраструктури ринку; недостатньою кількістю виставкових площ та їх непри­стосованістю для проведення виставково-ярмаркових заходів; відсутністю (певною мірою) досвіду.

Всі перераховані проблеми посилюються також загальним спадом в економіці.

Основні недоліки сучасних виставок і ярмарків можна по­ділити на три групи:

• фінансово-економічні;

• організаційні;

• сервісно-побутові.

Фахівці пов'язують фінансово-економічні недоліки, го­ловним чином, з інфляцією. Витрати за оренду приміщення, транспорт, навантажувально-розвантажувальні засоби, охоро­ну, рекламу, оформлювальні та інші послуги значно зростають порівняно раніше встановленими розцінками.

Можна виділити дві групи організаційних проблем, ха­рактерних для проведення будь-якої виставки і пов'язаних з підготовчим періодом, що передує проведенню виставки, й ак­тивністю учасників під час роботи виставки, а також прове­дення супутніх заходів (конкурсів, семінарів, зустрічей). Аналіз роботи виставок (і ярмарків) показує, що в підготовчий період повинна бути істотно активізована роль рекламної кампа­нії, направленої на своєчасне доведення інформації до зацікав­лених підприємств і фізичних осіб. У цей період важливо роз­робити реальний обґрунтований кошторис доходів і витрат, врахувати всі майбутні витрати. Під час виставки (ярмарки) організатори повинні сприяти активності учасників. Для цього необхідно продумати механізм пільг і заохочення.

Дуже велику роль відіграють недоліки в належному рівні сервісно-побутового обслуговування: приміщення недостатньо пристосовані, устаткування не трансформоване і не мобільне, відсутні додаткові сервісно-побутові пристосування, меблі, належним чином не організований зв'язок.

Ярмарки і виставки як одна з форм забезпечення діяльно­сті підприємств на товарному ринку мають хороші перспекти­ви в умовах ринкової економіки.

Особливості розвитку ярмарків і виставок в даний час ви­значаються мірою просування ринкових реформ. Тільки в умо­вах ринкового господарства і наявності на ринку підприємств, здатних самостійно встановлювати і розвивати господарські зв'язки, керуючись при цьому критеріями вигідності, оптові ярмарки і виставки можуть стати максимально ефективними.

Формування ринкової інфраструктури сприяє розвитку спеціалізованих виставок і ярмарків, що забезпечують розши­рення обсягів пропонованої продукції однієї товарної групи.

Поява на ринку нових суб'єктів, що пропонують споживачу аналогічні товари та послуги, робить необхідним проведення виставок-продажі в, де споживачі можуть ознайомитися з про­дукцією всіх виробників, що пропонують дані товари, порівня­ти їх якісні характеристики.

Зведення товарів і послуг конкуруючих фірм в одному міс­ці і в один час, наявність у них однакових умов для представ­лення власної продукції, залучення шляхом широкого інфор­мування максимального числа потенційних споживачів даної продукції - це чинники, дозволяють вважати, що ярмарки і виставки досить перспективні в майбутньому і можуть стати важливою ланкою в інфраструктурі ринкової економіки.