34.Сущность, функции и смысл контроля.

Контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. Контроль - одна из функций управления. Как функция, контроль имеет двоякий характер. С одной стороны, — это элемент каждой об­щей функции управления (организации, регулирования, координа­ции, планирования, учета, анализа), а с другой, — это самостоятель­ная функция управления, так как деятельность по контролю представ­ляет собой ее самостоятельный вид. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис, т.е. упредить кризисную ситуацию. Контроль позволяет фиксировать свои ошибки и сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они станут на пути достижения цели. Вместе с тем конт­роль дает возможность определить, какая деятельность на пути до­стижения цели была наиболее эффективна. Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, на­зывается предварительным. Он предусматривает предупреждение на­рушений установленных правил ведения работ. В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Важной функцией управленческого контроля являются разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Заключительный контроль дает информацию для учета, если ана­логичная работа повторяется в будущем. Эта же информация исполь­зуется для мотивации труда.

35.Структура контроля.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: 1).Установление стандартов. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Стандарты устанавливаются не только организацией, но во многом органами государственного управления. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются: наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа. 2). Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе нужно определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям. При этом принимается еще важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Эта деятельность заключается в: А. определение Масштаба допустимых отклонений и принципа исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. Б. Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. В. Передача и распространение информации. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Г. Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как. 3). Действия. После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. . а)Ничего не предпринимать. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Б) Устранить отклонения. Система контроля, которая позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы. В). 3. Пересмотреть стандарты. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах.