1. Организационная деятельность: понятие, сущность, объекты и субъекты, функции

Организация как система и ее характерные свойства. Субъекты и объекты организационной деятельности, их практическое проявление. Функции организационной деятельности.

Организацию можно изучать в трех значениях:

1. Функциональное значение (организация как деятельность) – это совокупность процессов или действий по созданию и усовершенствованию связей между частями целого, упорядочению процесса.

2. Атрибутивное (организация как строение, соотношение частей) – согласованность, взаимодействие частей.

3. Предметное (организация как результат деятельности) – само целое (предприятие, учреждение), объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой.

Синтез этих значений позволяет дать определение организации.

Организация - это упорядоченное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению в целесообразное единство; целевая общность людей, деятельность которых интегрирована и соответствующим образом упорядочена.

Понятие организации, подчеркивающее ее единство и целостность, в определенной мере совпадает с часто применяющимся понятием системы.

Система – набор взаимодействующих между собой элементов, предназначенных для достижения определенной цели.

Организации свойственны все признаки системы:

• множество элементов,

• единство главной цели для всех элементов,

• относительная самостоятельность элементов,

• наличие связей между элементами,

• целостность и единство элементов структуры,

• четко выраженное управление.

Для успешного достижения цели организации необходимы:

• согласованное действие всех членов организации,

• обоснованное распределение материальных и финансовых ресурсов,

• создание системы информационного обеспечения,

• использование современных технологий управления.

Чтобы достичь цели с минимальными временными и материальными затратами, необходимо скоординировать деятельность всех звеньев организации.

Организационная деятельность – это создание или усовершенствование механизма управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования ее элементов.

В любой организации выделяется:

1. Субъект организационной деятельности (управленческая подсистема). Субъект – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение. В качестве обобщенного субъекта управления деловой организацией выступает административно-управленческий аппарат. Данный аппарат состоит из сотрудников:

• Формирующих цели,

• Разрабатывающих планы,

• Принимающих и утверждающих управленческие решения,

• Организующих и контролирующих их выполнение.

2. Объект организационной деятельности (управляемая подсистема). В роли объекта может выступать как человек (группа), так и машина. Его состояние зависит во многом от управляющих воздействий со стороны субъекта управления.

Объект организационной деятельности обычно выполняет следующие действия:

• получает задание,

• осмысливает его,

• проводит информационную работу,

• выполняет поручение или заказ,

• сдает выполненную работу руководителю (субъекту управления) или заказчику.

Организация является социальной системой, так как она создается людьми для достижения определенных общественных, корпоративных и личных целей.

Организация будет жизнеспособной только в том случае, если ее цель достаточно хорошо согласуется с целями, стоящими перед обществом в целом. Поэтому организация является социальной целенаправленной системой.

Свойства организаций

Свойства – совокупность проявлений, отражающих общие, характерные и специфические черты организаций.

Выделяются три группы свойств организации:

• Общие

• Социальные

• Синергетические

Общие свойства:

1. Целостность – организация представляет собой целостную систему, состоящую из элементов, объединенных внутренними связями

2. Устойчивость – организация должна иметь необходимый «запас прочности», который обеспечивается устойчивыми связями

3. Ограниченность – проявление свойств организации осуществляется в определенных пределах

4. Репродуктивность – организация должна иметь способность к воспроизводству

5. Дискретность - создание организации осуществляется поэтапно, поэлементно

6. Гибкость – организация должна адаптироваться к происходящим изменениям, модернизироваться в соответствии с изменениями внешней среды

7. Интегративность – способность к объединению с другими (организация может включать иные (более мелкие) организации или, наоборот, быть частью более крупной)

Социальные свойства:

1. Целенаправленность – каждая организация для достижения эффективного результата задает и потом преследует определенную цель

2. Иерархичность – в каждой организации полномочия и ответственность распределяется по уровням организации

3. Корпоративность – некоторые организации стремятся сохранить свои традиции, обряды, методы управления

4. Мотивированность – для успешного развития организации необходимо побуждение работников к эффективному труду

5. Ротационность – возможность взаимной перестановки, замены составляющих процесса в ходе его осуществления

6. Оперативность – быстрота, соответствие, синхронизация темпов, скорости осуществления процессов в организации для достижения запланированного результата

7. Инновационность – появление регулярных нововведений в процессе деятельности организации

8. Коммуникативность – способность элементов организации к взаимосвязям

Синергетические свойства:

1. Миссия – не только целенаправленно закладываемые, но и эволюционно формирующиеся место и роль организации в окружающем мире

2. Конъюгированность – способность к внутреннему обмену и объединению качеств элементов и организаций

3. Ингрессивность – формирование новых качеств у составляющих организацию элементов

4. Цикличность – периодическое повторение определенной последовательности действий на протяжении времени жизнедеятельности организации

5. Реверсивность – возвращение к повторению исходного состояния

6. Эмерджентность – способность организации к мобилизации своих возможностей

7. Эгрессивность – достижение максимального уровня реализации качеств организации

8. Корреляционность – способность к активизации взаимосвязи

Функции управления

В числе основных функций управления можно выделить функции планирования, организации, мотивации и контроля.

Функция планирования представляет собой вид управленческой деятельности, направленный на выбор оптимальной альтернативы развития объекта управления, рассчитанной на определенный период. Из-за постоянного изменения условий внешней среды и периодического переориентирования целей этот процесс всегда непрерывный.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно по уровням управления.

Стратегическое планирование, тактическое планирование, оперативное планирование.

Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это – процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

Можно выделить три этапа выполнения функции организации:

• построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач, функций;

• регламентация взаимоотношений в организации. На данном этапе должны быть определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц;

• обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доверие до подчиненных распорядительных актов.

Важнейшей составляющей функции организации выступает делегирование полномочий.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Целями делегирование являются:

• разгрузка менеджеров, освобождение их от рутинных задач, создание им условий для принятия стратегических решений;

• активизация «человеческого фактора».

Процесс делегирования полномочий состоит из следующих этапов:

• получение работниками индивидуальных конкретных заданий,

• предоставление подчиненным соответствующих полномочий и ресурсов,

• формирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Различают два вида полномочий: линейные, штабные (рекомендательные, параллельные, функциональные).

К числу основных принципов рационального делегирования полномочий относятся: единоначалие, соответствие, координация, достаточность, мотивированность.

Препятствия к эффективному делегированию полномочий:

- со стороны руководителя (отсутствие доверия к подчиненным, боязнь потерять власть, отсутствие способности руководить, боязнь риска, отсутствие системы контроля за работой подчиненного, уверенность, что сам выполнит работу лучше).

- со стороны подчиненного (боязнь ответственности, риска, критики, нареканий, отсутствие стимулов, перегрузка, отсутствие ресурсов).

Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предпринять меры по существу причины: создать систему стимулирования, контроля, обучения, информирования, обеспечить необходимыми ресурсами и т.п.

Функция мотивации обеспечивает активизацию работ в организации. Мотивация как правило включает: внешнее стимулирование (материальное и моральное), психологическое стимулирование.

В качестве основных принципов мотивации выступают:

• Установление четких целей и задач.

• Увязка целей и вознаграждения, определение критериев оценки.

• Гласность. Наличие обратной связи. Оглашение результатов работы служит мотивирующим фактором. Информирование о вознаграждениях по результатам работы и объяснение разницы в их размерах помогает избежать чувства обиды и несправедливости у некоторых работников.

• Создание условий, благоприятных для эффективной работы (здоровый климат в коллективе, эстетичность трудового места, интенсивность труда).

• Единство моральных и материальных методов стимулирования. Материальное стимулирование обеспечивает существование людей, а моральное стимулирование – признание заслуг работника, доверие ответственного задания или простая похвала могут принести большие результаты, чем премии. Важно сочетать моральное и материальное стимулирование.

• Учет личных качеств работника. Характер восприятия, способности, системы ценностей и другие характеристики конкретного человека определяют факторы мотивации, которые могут оказывать на его наибольшее воздействие.

• Использование преимущественно положительных стимулов.

Функция контроля подразумевает процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными. Различают предварительный контроль, текущий контроль, заключительный контроль.