55. Принципы работы с информацией.

Работа с информацией

• Около 80% времени менеджера идет на работу с информацией (чтение, переписка, телефонные разговоры, совещания и т.д.)

• чтение занимает 30% - рациональное чтение

• совещание следует проводить, когда возникает необходимость в обмене информации, анализе ситуации, принятии решений

• нужно определить его цели, повестку, круг участников, дату, время и место проведения, подготовить материалы

Правила ведения совещаний

• Определение целесообразности проведения

• определение цели совещания, составление проекта решения

• количество участников, выбор места проведения

• приглашение; повестка дня

• ведение протокола

• определение последующих шагов

• в конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть выполнено

Управление потоками посетителей

• Установите приемные часы

• поручите секретарю заблаговременно согласовывать и соблюдать сроки и даты посещений

• фильтрация посетителей и звонков секретарем

• введите «спокойный час», когда никто не должен вас беспокоить

• устанавливайте продолжительность беседы

• делегируйте вопросы посетителей своим специалистам

Способы прекращения разговора

• 1.Сообщите посетителю до начала разговора, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено

• 2.Выскажите обобщающий вывод и закончите беседу

• 3. Посмотрите на наручные часы

• 4. Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним, проводив его до двери

• 5. Договоритесь с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле

• 6. Извинясь, корректно сообщите, что вас ждут неотложные дела

• 7. Просто скажите, что хотели бы сейчас закончить разговор

Телефонные звонки

• Уделять им ограниченное время

• звонить точно в назначенное время

• пропускать все входящие звонки через секретаря

• можно использовать автоответчик

• обратные звонки (я перезвоню Вам позже)

• использовать телефонные блоки в непроизводительное время (8.00-9.30; 13.30-14.00; после 16.30)

Работа с корреспонденцией

• Поручить секретарю предварительно сортировать входящую корреспонденцию

• распорядиться, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы

• при чтении письма сразу помечать важные места, чтобы облегчить последующую обработку

• обрабатывать письмо сразу, во время просмотра почты

Требования к наложению резолюций на документы

• Адресность

• содержательность (определяет отношение менеджера к проблеме)

• исчерпывающий характер (цель - предотвратить обращение сотрудников за дополнительными разъяснениями)

56. Организационная культура предприятия: ее компоненты.

Организационная культура

• Набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявленных организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий.

• Проявляется в философии и идеологии управления, ценностных ориентациях, нормах поведения.

• Включает в себя имидж фирмы, корпоративный кодекс поведения, соблюдение ритуалов, обрядов и традиций

Имидж фирмы

• специально проектируемый в интересах фирмы, основанный на особенностях деятельности, свойствах, достоинствах и характеристиках образ, который целенаправленно внедряется в сознание целевой аудитории, соответствует ее ожиданиям и служит отличию фирмы от аналогичных

• это совокупное общественное восприятие компании или фирмы многими людьми (от англ. image – образ, картинка, представление).

Компоненты имиджа

• Название фирмы

• девиз

• оформление офиса

• визитные карточки сотрудников

• адрес фирмы, логотип и фирменный стиль

• внешний облик работников

• кодекс поведения работников фирмы

• ассортимент и качество продукции или услуг

Кодекс поведения включает

• основные принципы

• отношения с деловыми партнерами, клиентами, внешней средой

• политику компании в отношении работников

• взаимоотношения между сотрудниками

• требования к внешнему облику

• ответственность за нарушение Кодекса

Персонал - основной ресурс формирования имиджа.

• Каждый сотрудник - носитель имиджа организации

• Внешний облик - это первый шаг к успеху

• Одежда является неким социальным «кодом», «визитной карточкой» человека

Правила

• В рамках фирмы ваша манера одеваться будет зависеть от должности и работы, которую вы выполняете.

• Одевайтесь в стиле работы (должности), на которую вы претендуете

• для одежды главное - не цена, а соответствие времени и месту. Одежда должна соответствовать тому, что вы собираетесь делать, надев ее.

Внешний облик

• Деловой стиль (состав гардероба делового человека)

• цветовая гамма

• парфюм и косметика

• аксессуары (в т.ч. часы, ювелирные изделия)

• ошибки в одежде

Придумывая название фирмы или товара, помните, что оно должно быть эстетичным и благозвучным. Не ассоциироваться с ругательными или грубыми словами. Часто проблемы возникают с названиями, которые написаны на других языках, но читаются по правилам русского языка.