2.3. Вимоги до тексту як основного реквізиту документа

Текст – це одне з ключових понять і найбільш досліджуванні явищ у сучасній науці. Він вивчається й досліджується такими напрямами гуманітарних наук, як лінгвістика, літературознавство, комунікативістика, семіотика, структуралізм, текстологія, теорія тексту тощо. Кожна з цих наук розглядає текст з певногої аспекту. Отже, текст постає як багатогранна й синтетична структура. Для філологічного підходу властиве широке розуміння природи тексту, що організовується як породження, поставання, формування з мовотворчого процесу та об'єднання в певну структуру мовних знаків та одиниць, що мають значеннєве, смислове навантаження (ширше й докладніше про текст як найвищу одиницю мовної системи й цілісну структуру мовлення йдеться в модулі 4). Як зазначено в енциклопедичному ви­данні «Українська мова», текст (від лат. textит – зв'язок, по­єднання, тканина) – писемний або усний мовленнєвий масив, що становить лінійну послідовність висловлень, об'єднаних у ближчій перспективі смисловими й формально-граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному, дистантному плані – спільною тематичною і сюжетною заданістю [36; 627].

Розуміння тексту як основної, центральної частини докумен­та в документотворчій діяльності йде паралельно з загальногуманітарними уявленнями про текст. Так, текст документа містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Створюючи текст документа, керуємося певними вимогами, найосновніші з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, логічна строгість викладу, лаконічність думки й водночас повнота інформації. Текст документа повинен бути точним, не давати підстав для подвійного тлумачення слів та висловів. Точність вимагає гармонійного співвіднесення змісту вислов­леного з реальністю і залежить від уміння однозначно формулювати думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови.

Текст умовно (бо наявність тих або тих елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети) має такі три логічні елементи:

1. Вступ (або основну частину, зачин тощо); тут може бути зазначено мету, причину, історію питання тощо, які стали при­водом для укладання документа.

2. Основну частину (доказову, тезову, розгорткову, фактоло­гічну тощо). У ній викладають суть питання, проблеми, наво­дять факти, докази, пояснення, обґрунтовують думку, супрово­дячи статистичними, цифровими матеріалами, посиланнями на законодавчі акти, нормативні документи тощо.

3. Закінчення (або висновок); тут, зазвичай, розміщено виснов­ки, пропозиції, рішення, сформульовано кінцеву мету документа.

Залежно від змісту документів застосовують певний порядок розташування трьох елементів тексту:

1. прямий (вступ, доказ та закінчення);

2. зворотний (закінчення, потім основна частина, а вступ за такої композиції логічно відсутній).

Текст, що складається з самого закінчення, називається про­стим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним.

Зрозуміло, що основним і жанрововизначальним складником документа є змістова частина тексту, яка має конкретно сфор­мульовану назву та мету. Укладаючи текст, варто дотримувати певних технічних вимог, а саме:

• на бланку з реквізитами організації друкують тільки пер­шу сторінку, а наступні – на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору, ґатунку тощо;

• підпис укладача (автора) чи відповідальної особи можна переносити на другу сторінку за умови наявності там не менше двох рядків тексту;

- текст складних та великих за обсягом документів для швидшої обробки, зручності та кращого сприймання поділяється на певні частини (рубрики), що можуть мати заголовки.

До змісту, побудови та оформлення деяких текстів інформаційної діяльності, зокрема реферату та анотації, є сформовані міждержавним стандартом ГОСТ 7.9–95 (ИСО 214-–76) вимоги (докладніше про це в модулі 4).