Пояснювальна записка

Цей термін використовується для назви двох документів:

- вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якій обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

- документ особистого характеру, в якому пояснюються причини певних дій особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи тощо). Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі, домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записку направляють за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють.

Деканові історичного факультету

проф. Бортку П. Д.

викладача кафедри

української мови

Романенко Наталії Василівни

Пояснювальна записка

Студенти 33-ї групи історичного факультету запізнилися на практичне заняття з Історії України (IV пару) тому, що відвідували музей Книги і друкарства, екскурсія до якого була організована кафедрою української мови.

20. 10. 2004 Підпис

Доповідна записка

Це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділятися на частини. У кінці тексту подають висновки й пропозиції. За змістом доповідні записки поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Деканат історичного факультету Завідувачеві кафедри

НПУ імені М.П. Драгоманова культури української мови

проф. Шевчук С. В.

Доповідна записка

05.03.2008

Про планування годин

Доводжу до Вашого відома, що на дисципліну «Ділова українська мова» в І семестрі 2003–2004 навчального року за новим навчальним планом відведено 1,5 кредити:

Усього – 81 год.

Самостійна робота – 30 год.

Аудиторні – 51 год, з них:

лекцій – 17 год.;

практичних – 34 год. х 5 акад. груп.

Форма контролю – екзамен.

Заступник декана

з навчальної роботи (підпис) М. Ю. Виговський

Протокол

Це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксується хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення, а у витягу з протоколу тільки рішення з питань, що цікавлять. У протоколі робиться помітка про зроблений витяг і зазначається, кому його вручено чи надіслано.

Протокол веде секретар або спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії (чи всі члени виборчої комісії).

Протоколи бувають:

стислі, де записуються лише ухвали;

повні, в яких записуються виступи доповідачів, а також конспективний виклад промов виступаючих;

стенографічні, де все записується дослівно.

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад лічильної комісії, а в другому – результати таємного голосування, які записуються так:

1. За Макогоненка І.П. – 43 голоси, проти – 2, утримався – 1.

2. За Петрищева М.І. – 25 голосів, проти – 15, утримались – 10.

Протокол має такі реквізити:

- назва виду документа;

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, конференцій тощо, із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

- назва установи, де відбулися збори;

- дата проведення зборів;

- місце проведення зборів;

- кількісний склад учасників (якщо кількість не перевищує 12 осіб, то вказують усіх присутніх);

- посади, прізвища й ініціали керівників зборів;

- порядок денний;

-текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів (головуючого і секретаря).

Основний текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить частини: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».