2.1. Загальна характеристика, визначення документної діяльності

Документ використовується в різних сферах людської діяль­ності і є невід'ємним її складником. Він є джерелом інформації, тобто задокументованим, зафіксованим свідченням чи доказом якогось факту, підтвердженням дії чи слова, зрештою, втілен­ням інтелектуальних досягнень, розвитку ідей, мистецьких фантазій та уяви людини. У сучасній українській мові закріпле­но три значення слова «документ»: 1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь; 2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу; 3) письмовий твір, грамота, рису­нок тощо як свідчення про щось історичне, важливе [27]. У на­шому випадку найбільш адекватним, точним для трактування й розуміння дисципліни є перше визначення поняття «доку­мент». Це підтверджується й Державним стандартом України 2392-94, чинним від 29 березня 1994 року. За ним, документ – це записана інформація, а інформаційна діяльність – постійне та систематичне збирання, оброблення записаної інформації з метою збереження, пошуку, використання чи пересилання, що виконуються якоюсь особою чи організацією [4; 11-12].

Документознавство та інформаційна діяльність є стрижнем при опрацюванні різної за змістом інформації та втілення її в різ­них за матеріальними характеристиками чи жанровими озна­ками документах, їх створенні, укладанні, обробці тощо. Доку­мент – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріальному тримачі за визначеним стандар­том чи розробленою формою. Як наслідок, остаточним резуль­татом такої роботи постає документ – матеріальний носій інфор­мації, який набуває офіційної чинності.

2.1.1. Функції документів

Будь-який документ є поліфункціональним, тобто має здат­ність одночасно виконувати кілька завдань, зумовлених потреба­ми суспільства. Н. М. Кушнаренко виділяє такі загальні функ­ції документа:

1. інформаційна, що задовольняє потреби суспільства в ін­формації;

2. комунікативна, що забезпечує інформаційний зв'язок, обмін у суспільстві;

3. кумулятивна – накопичувальна властивість документа – збирання і впорядкування інформації, функція, що дає змогу скористатися інформаційними накопиченнями сучасному й нас­тупним поколінням;

До спеціальних функцій зараховують:

1. управлінську (або регулятивну), що за посередництвом офі­ційно-ділових документів забезпечує реалізацію управлінських цілей і завдань;

2. правову, яка є засобом унормування і закріплення право­відносин у суспільстві;

3. пізнавальну, яка забезпечує передачу та отримання знань, реалізує освітній, науковий, технічний поступ суспільства;

4. загальнокультурну (або історичну), яка уможливлює зак­ріплення й розвиток культурних традицій, естетичних ціннос­тей людства;

5. меморіальну, властивість яку виконує документ-пам'ятка, тобто документ, що є соціально-культурною та історичною цінністю;

6. гедоністичну, ця функція забезпечується документами, що служать засобом відпочинку й раціонального використання цільного часу;

7. статистичну, яка дає змогу підтвердити, дізнатися й ви­користати цифрову інформацію тощо [14; 38-41].

За місцем дії та призначенням документи можна поділити на такі групи: розпорядчі; організаційні; довідково-організаційні; кадрові (кадрово-особові, контрактні); офіційні особисті; обліково-фінансові; дипломатичні; організаторсько-договірні; колегіальних органів тощо.