-
Архивный фонд
Архив - социальный институт, ответственный за сбор, хранение, главным образом, служебной документации, не требующейся в повседневной работе тех учреждений, из которых она поступает. В организационном отношении наименование архива имеют учреждения или структурная часть учреждения, принимающие на хранение документы, утратившие свое первоначальное целевое назначение, но сберегающие вторичное значение (историческое, культурное, политическое, научное, экономическое и т.д.)
Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ), находится в ведении Федеральной архивной службы России (Росархива), представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение. АФ РФ является важнейшей составной частью государственных информационных ресурсов страны. Документные фонды и коллекции архивов освещают историю народов России и бывшего СССР с XI в. до наших дней. Одно из наиболее фундаментальных описаний архивных фондов содержится в АФ РФ. АФ в соответствии с формой собственности на документы состоит из государственной и негосударственной частей. По данным последней паспортизации (2001) объем Архивного фонда РФ составляет свыше 460 млн. ед. хранения на различных носителях.
Постоянное хранение документов в АФ РФ осуществляют государственные и муниципальные архивы, государственные музеи и библиотеки (на долю последних приходится 7 млн. ед. хр.) Архивы библиотек чаще всего называются отделами рукописей .Старейший из них основан в 1728 г. В составе Библиотеки Академии Наук Значительным по объему и ценности является является Научно-исследовательский отдел рукописей РГБ. Специализированные архивные фонды создают библиотеки, получающие обязательный экземпляр. РГБ начала создавать такой архивный фонд с 1934 г. Основной архив печати создан при Российской книжной палате (РКП) с 1922г. Объем фонда составляет 86 млн. документов. Временное хранение документов АФ РФ осуществляют министерства, ведомства, учреждения, организации и предприятия, в том числе негосударственной формы собственности, отнесенные в установленном порядке к источникам комплектования государственных и муниципальных архивов. В них сосредоточено 44,4 млн. ед. хр. В непосредственном ведении Росархива находится свыше 193 млн. ед. хр. документов, находящихся в федеральных архивах, а также в государственных и муниципальных архивах субъектов РФ. Этот объем в среднем ежегодно увеличивается на 1,6 млн. ед. хр., в основном за счет приема документов от более чем 119 тыс. учреждений, организаций, предприятий, объединений государственной и негосударственной форм собственности, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. В государственных архивах сосредоточено также около 4 млн. ед. хр. различных видов печатной продукции. По содержанию Архивы делятся на универсальные, многопрофильные, узкопрофильные.
Рис.2 – Типы архивов
Важнейшим элементом системы государственного учета является Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива, содержащий сведения о составе 600 тыс. фондов архивов России. Первоочередной задачей информатизации архивной отрасли является создание и ведение БД «Архивный фонд», отражающей данные ЦФК. Объем вводимых данных постоянно растет: в 1999 прирост составил 25,2 %, в 2000 г. – 45,5 % , в 2001 – 51, 6 %, в 2007- более 75%.
Следующая задача – накопление более детальных сведений по введенным документам. В государственных и муниципальных архивах в основном хранятся документы на бумажных носителях (примерно 97 %). Управленческая документация -78%,документы по личному составу - 19 %, научно - техническая документация -2%, документы личного происхождения – 1 %.
Имеются документы на других носителях – кино, фото, фонодокументы, документы на машинных носителях, количество таких документов увеличивается. Изучение географической структуры ГИР показало, что больше всего архивных документов находится в архивах субъектов РФ (64%). В муниципальных архивах хранятся 16 % документов; 20 % сконцентрировано в 17 федеральных архивах. Нерешенной проблемой является участие архивных служб в формировании ЦФК. БД «Фондовый каталог» ведется в 54 субъектах Российской Федерации, лишь 18 из них представляют сведения в БД «Федеральный каталог», что не обеспечивает полноты и надежности статистических архивных сведений в пределах РФ.