2. Сутність комунікацій та їх види.

Комунікації — обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Місце комунікацій у процесі менеджменту показано на рис. 13.1

Види комунікацій. Існує два види комунікацій.

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Напри­клад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парла­менті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються служ­бові записки, відеострічки, звіти та ін.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками орга­нізації.

Комунікації можуть здійснюватись:

— від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлег­лих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

— між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

— від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так над­ходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо;

— між окремими працівниками;

— між менеджером (керівником) і його робочою гру­пою (апаратом).

3. Комунікаційний процес: сутність, елементи, види.

Комунікаційний процес — процес обміну інформацією з метою розв'язання конкретної проблеми.

Невід'ємними елементами процесу комунікацій є:

— відправник (джерело) — особа, група осіб (підроз­діл), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає ін­формацію;

— повідомлення — інформаційна ідея, закодована з

допомогою символів;

— канал — засіб передавання інформації;

— отримувач (споживач) — особа, група осіб (під­розділ), організація, для яких призначена інформація.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

1. Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2. Кодування (перетворення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

3. Вибір каналу (вибір способу передавання з допомо­гою телефонного, електронного зв'язку, відеострічок тощо).

4. Передавання ідеї (повідомлення).

5. Декодування (трансформація символів відправни­ка в думки отримувача).

6. Оцінювання та уточнення повідомлення.

7. Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

Комунікаційний процес показаний схематично на рис. 2З.

Найважливіша роль у комунікаціях приділяється зворотному зв’язку. За його наявності відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями. Зворотній зв'язок необхідний для того, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле.

У комунікаційних процесах постійно виникають шу­ми, які деформують зміст повідомлення, спричиняють відхилення, помилки тощо. Тому обов'язково слід вра­ховувати можливі неточності під час передавання інфор­мації, пам'ятаючи водночас, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд.

Керівники постійно отримують надлишкову інформацію. За твердженням академіка Федоренка менеджери отримують близько 8 біт інформації в секунду, а нормальні можливості сприйняття та переробки інформації людиною в середньому – 3 біт/сек.. Ця обставина вимагає раціональної організації отримання та роботи з інформацією. Трудомісткість комунікаційного процесу вимагає її автоматизації. Автоматизовані системи управління призначені для забезпечення ефективного функціонування об’єкту управління шляхом автоматизованого виконання функцій управління.

Технічні засоби групують за певними ознаками: носії інформації, засоби перетворення інформації, технічні засоби оснащення техніки, елементи яких зображено на рис.3З.