7.6. Завдання для самостійної підготовки з теми.

Для комплексного розуміння суті та змісту функцій контролю та регулювання доцільним є вивчення наступних питань:

1. Внутрішній та зовнішній контроль

2. Управління за відхиленнями

3. Система контролювання виробничих процесів

4. Системи контролю

5. Інструменти операційного контролю.

6. Контроль поведінки працівників в організації

7. Підсистема фінансового аналізу в системі контролю підприємства.

8. Координація як центральна функція контроллінгу

9. Горизонтальна модель керування виробництвом .

10. Форми здійснення координації в організації.

Змістовий модуль №3. Фактори ефективності менеджменту

Тема 8. Інформація і комунікації в менеджменті. Керівництво та лідерство – 2 год.

8.1. Мета та завдання лекції:

Інформація, виступаючи предметом та результатом управлінської системи, є одним з найважливіших ресурсів організації, а комунікації дають можливість передавати її, здійснюючи при цьому управлінський вплив. Наявність права впливати на діяльність підлеглих є необхідною передумовою керування, але ще не гарантує ефективності такого впливу. Існують різні способи реалізації такого права: від жорсткого автократичного до найменшого (ліберального) утручання в діяльність підлеглих. Справжніх керівників відрізняє наявність специфічної властивості – здатність підібрати для кожної конкретної ситуації щонайкращий механізм впливу на підлеглих, здатність до ефективного лідерства, тому метою лекції є вивчення наукової основи та практичних аспектів здійснення ефективних комунікацій та дієвого керівного впливу. Завданнями вивчення лекції є:

• зясувати сутність інформації та комунікацій в управлінні;

• охарактеризувати модель процесу комунікації в організації;

• ідентифікувати можливості удосконалення комунікаційних процесів в організації;

• розкрити природу лідерства та відмінності між категоріями “повноваження”, “вплив”, “влада” та “лідерство”;

• охарактеризувати сутність різних підходів до вивчення лідерства.

• усвідомити практичне значення теорій лідерства.

8.2. План лекції.

1. Інформація як основа комунікацій. Класифікація інформації.

2. Сутність комунікацій та їх види.

3. Комунікаційний процес: сутність, елементи, види.

4. Керівництво: сутність та місце в процесі менеджменту.

5. Лідерство, влада та вплив як основа керівництва.

Література: [7, 9, 12, 13, 14, 28, 36, 49-51, 61-63, 67].

8.3. Основні категорії, ключові поняття та визначення теми.

1. Інформація.

2. Комунікації.

3. Діловодство.

4. Документація.

5. Комунікаційний процес.

6. Влада.

7. Повноваження.

8. Лідерство.

9. Керівництво.

10. Стиль управління.

8.4. Текст лекції.

1. Інформація як основа комунікацій. Класифікація інформації.

Розробка планів — дармова трата часу, якщо це не доручено тим, хто буде їх виконувати.

Г.Кессінжер

Інформація — сукупність повідомлень, які відображають конкрет­ний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентра­лізованою та змішаною схемами. Інформацію класифі­кують за різними ознаками.

За повнотою охоплення явища:

— повна — всебічно та повною мірою розкриває сут­ність явища;

— часткова — відображає лише певний аспект яви­ща, не даючи його цілісної характеристики;

— надлишкова — містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

— разова — використовується лише один раз у спе­цифічній ситуації;

— періодична — застосовується та формується сис­тематично, залежно від потреб;

— довгострокова — використовується протягом три­валого терміну.

За змістом:

— планово-економічна — містить дані про заплано­вані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

— фінансова — відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

— облікова — містить дані податкового та управлін­ського обліку щодо діяльності організації;

— бухгалтерська — охоплює дані, що використову­ються при здійсненні бухгалтерського обліку;

— технологічна — розкриває зміст технології здійс­нення основних та супроводжувальних виробничо-гос­подарських операцій;

— довідкова — містить загальнодоступні дані, вико­ристання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

— адміністративна — відображає дані про права, обов'яз­ки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

— достовірна — об'єктивно і правдиво характеризує певне явище;

— недостовірна — має сумнівне походження, суб'єк­тивне забарвлення та потребує перевірки.

Носіями інформації є документи, диске­ти, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магніт­ні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація — письмове надання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію класифікують за різними ознаками.

За змістом:

— адміністративна (правила, процедури, інструкції, накази, розпорядження тощо);

— планово-економічна (техніко-економічний план, план збуту, інвестиційний проект та ін.);

— комерційна (договори щодо постачання та збуту, замовлення, оферти, рахунки-фактури тощо);

— фінансова (бюджет, фінансовий план, платіжні ві­домості та ін.);

— зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні дого­вори, вантажно-митна декларація, інвойс тощо);

— бухгалтерська (журнали-ордери, касова книга та ін.);

— обліку кадрів (трудові книжки, штатні розписи, по­садові інструкції тощо);

— технологічна (технологічні карти, конструкторсь­кі схеми, інструкції з експлуатації техніки та ін.).

За складністю:

— проста — відображає один процес;

— складна — відображає кілька процесів. За призначенням:

— індивідуальна — призначена для конкретних по­садових осіб;

— типова — призначена для широкого кола корис­тувачів.

За місцем у менеджменті:

— службово-інформаційна (службові листи, акти тощо);

— розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інс­трукції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

— спеціальна (фінансова, бухгалтерська, технологіч­на, планова, звітна та ін.).

Діловодство — процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

До основних функцій діловодства належать:

— попередній розгляд і облік документів;

— довідково-інформаційне обслуговування;

— контроль за виконанням;

— удосконалення (раціоналізація) документообігу;

— експедиційне оброблення і транспортування доку­ментів.

За ступенем централізації виділяють такі системи ді­ловодства:

— централізована — за такої системи вся документа­ція прямує в єдиний центр організації (наприклад, в кан­целярію);

— децентралізована — передбачає надходження до­кументів за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

— змішана — поєднує елементи централізованої та децентралізованої системи.

Роботу з документацією здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секрета­ріат, референтура тощо.