13.2. Процес контролю та його зміст

Процес контролю включає три етапи:

— розробку стандартів і критеріїв;

— зіставлення їх з реальними результатами дальності органі­зації;

— здійснення необхідних коригувальних дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. Етапи процесу контролю наведені на рис. 13.1.

I

II

III

Рис.13.1.Етапи процесу контролю

Стандарти розробляють на основі цілей організації, сформуль­ованих у процесі стратегічного планування. Вони характеризують­ся існуванням часового періоду, протягом якого має бути викона­на робота, і конкретного критерію (показника), відносно якого можна оцінити стан виконання роботи.

Подібні показники дають змогу керівництву зіставити реально виконану роботу із запланованою і дати відповідь на питання, що слід зробити, щоб досягти запланованих цілей, і що залишилося невиконаним.

Другий етап процесу контролю полягає в порівнюванні фактич­но досягнутих результатів із встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають встановленим стандартам, а також, наскільки прийнятні або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів.

Невеликі (припустимі) відхилення суттєво не впливають на діяльність підприємства. Тому менеджер має визначити неприпус­тимі відхилення від стандартів.

Третій етап процесу контролю передбачає ситуацію, коли менед­жер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки — нічого не роз­починати, усунути відхилення, переглянути стандарт.

Якщо порівняння фактичних результатів зі стандартами свідчить про те, що встановлені цілі досягаються або фактичні па­раметри функціонування системи не перевищують припустимих відхилень, ніяких заходів не вживають.

Якщо відхилення перевищують припустимі, їх потрібно усуну­ти. У випадках, коли відхилення пов'язані з нереалістичністю цілей і стандартів, останні підлягають перегляду.

Рекомендації щодо поведінки для проведення ефективного кон­тролю:

• Встановлюйте двостороннє спілкування. Люди повинні зна­ти, що стандарти, які використовуються для оцінювання їхньої діяльності, дійсно достатньо повно і об'єктивно відображають їх роботу. Якщо в підлеглого виникають якісь проблеми із системою контролю, то в нього повинна бути можливість відкрито обговори­ти їх, не боячись, що керівництво ображатиметься на це.

• Уникайте надмірного контролю. Керівництво не повинне пе­ревантажувати своїх підлеглих численними формами контролю, оскільки вони будуть поглинати всю їхню увагу.

• Встановлюйте жорсткі, але такі, яких можна досягти, стан­дарти. Чіткий і ясний стандарт створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація, але ці цілі повинні бути реальними.

• Винагороджуйте за досягнення стандарту. Це буде мотивува­ти співробітників на повну самовіддачу на користь організації.

13.3. Шляхи підвищення ефективності контролю

Здійснюючи контроль, менеджери повинні пам'ятати, що бага­то працівників сприймають цю функцію негативно, оскільки побо­юються критики та стягнень за виявлені помилки в їх діяльності. Тому слід знати про те, що під впливом контролю можливі такі види поведінки людей:

а) поведінка, при якій люди будуть найліпше працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є його предметом;

б) поведінка, яка може сприяти передачі працівниками неправ­дивої або неточної інформації;

в) поведінка, спрямована на приховування необхідної для кон­тролю інформації тощо.

Тому розробляючи процедури контролю, менеджери повинні враховувати поведінку персоналу організації.

Контроль як інструмент управління має стимулювати продук­тивність праці, розвиток персоналу організації та об'єднання його для подолання недоліків на шляху досягнення поставленої мети.

Для того щоб контроль міг якісно виконувати своє завдання, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен:

1) відображати пріоритети організації відповідно до стратегіч­ної спрямованості її діяльності. Контроль має відбивати стратегічні цілі організації;

2) орієнтуватися на досягнення конкретних кінцевих результатів. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, визначити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб допомагати працівникам розв'язати завдання, які стоять перед організацією. У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає запланованих цілей і в змозі сформу­лювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому;

3) відповідати тому виду діяльності, яка є основною для органі­зації. Контроль має об'єктивно оцінювати те, що дійсно важливе. Так, на підприємствах контроль прибутку більш важливий, ніж контроль обсягу реалізації, оскільки товарообіг може збільшувати­ся і при низькій ефективності діяльності внаслідок зростання цін на товари та послуги;

4) забезпечувати своєчасність контролю. Своєчасність контро­лю полягає не в частоті чи швидкості його проведення, а в опти­мальній періодичності;

5) відзначатися простотою. Прості методи контролю потребують менше зусиль і витрат, а головне — вони зрозумілі персоналу. Дуже складна система контролю неефективна, оскільки люди її не розу­міють і не підтримують;

6) забезпечувати гнучкість застосування контрольних операцій. Контроль, як і плани, має бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, які відбуваються в діяльності організації;

7) бути економічним, тобто ґрунтуватися на порівнянні витрат на контроль з його дієвістю.

Для того щоб контроль міг використовувати своє справжнє зав­дання, бути ефективним, він повинен мати такі властивості:

— Стратегічну спрямованість, тобто відображати загальні пріо­ритети організації і підтримувати їх.

— Орієнтацію на результати. Кінцева мета контролю полягає в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.

— Відповідність справі, тобто об'єктивно вимірювати і оцінюва­ти те, що дійсно важливо.

— Своєчасність контролю полягає не у високій швидкості або частоті проведення, а в часовому інтервалі між проведенням оці­нок, який адекватно відповідає явищу, що контролюється.

— Гнучкість контролю та простота контролю. Надлишкова складність контролю веде до безпорядку.

— Економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контроль над ситуацією, а спрямовує роботу по неправильному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю.