13.2. Облік і звітність у сфері праці

Усі процеси в суспільному виробництві повинні контролюватися. Саме облік забезпечує компетентні органи управління необхідною інформацією, здійснює реєстрацію та контроль усіх без винятку операцій, пов’язаних з виробництвом як з кількісного, так і з якісного боку.

У сфері праці та її оплати облік забезпечує:

– облік та контроль чисельності працівників, використання робочого часу, фактичної продуктивності праці всіх категорій працюючих;

– облік, оцінку і розподіл трудових затрат у розрізі підрозділів та видів продукції;

– нарахування заробітної плати кожному працівникові відповідно до існуючих систем оплати праці;

– забезпечення використання фонду заробітної плати відповідно до нормативних вимог.

Більш детальна звітність за необхідності формується в систему управлінського обліку для внутрішнього користування. Джерелом даних для звітності є табельний облік на підприємствах, відомості нарахованої заробітної плати, інша інформація з первинного та аналітичного обліку.

Звітність це специфічна форма отримання інформації в процесі реалізації управлінських функцій. У сфері праці звітність відображає динаміку трудових показників та результативність процесу управління працею на підприємстві.

Питання функціонування та організації державної статистики в Україні регламентується Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про державну статистику», Законом України «Про національну програму інформатизації», Указом Президента України «Про утворення Державного комітету статистики України», «Положенням про Державний комітет статистики України», затвердженим Указом Президента України, різними відомчими інструкціями й положеннями окремих міністерств і державних комітетів [13]. Правовою основою державної статистичної діяльності є також Конституція України та інші нормативно-правові акти, які регулюють відносини в галузі статистики, інформації, а також міжнародні договори України в галузі статистики, згода на обов’язковість котрих надана Верховною Радою України. Нині в Україні продовжується перехід на міжнародну систему обліку і статистики.

Статистичною діяльністю в Україні керує Державний комітет статистики, який має систему статистичних органів, побудовану за адміністративно-територіальним принципом. Держкомстат видає накази, інструкції та рекомендації з питань організації обліку і звітності, які є обов'язковими для виконання всіма суб'єктами господарювання незалежно від форми власності. Підприємства, організації та установи подають до районних (міських) відділів і обласних управлінь статистики статистичні звіти та інші документи.

Управління державою і соціальними процесами, які відбуваються в ній, неможливе без достовірних статистичних даних. Тому будь-яка управлінська структура вкрай у них зацікавлені, а з боку держави встановлюють різні види відповідальності за навмисне перекручення звітних статистичних даних. Для здійснення моніторингу соціально-трудової сфери на всіх рівнях, для стратегічного й оперативного управління підприємством необхідно мати достовірну, оперативну і повну інформацію про перебіг процесів, пов'язаних з організацією та використанням праці й соціально-трудовими відносинами.

Показники у сфері праці оформляють у вигляді звітів та широко використовують у роботі як усередині підприємства, так і за його межами  на місцевому, регіональному, галузевому й загально-державному рівнях управління. Звітність показників з праці на підприємстві поділяють на статистичну та оперативну, вона може мати різні напрями використання і періодичність складання. Найширшу й достовірну інформацію про результати впровадження програм з праці, управління і розвитку персоналу надає державна статистична звітність підприємств з питань праці. Вона формується на основі звітів установлених форм, які підприємства незалежно від форм власності та господарювання зобов'язані подавати в установлені терміни до управління статистики місцевості, де підприємство зареєстроване (головного управління статистики в АР Крим, обласного (районного, міського) органу державної статистики). У регіональних управліннях статистики ця звітність акумулюється, аналізується й узагальнені результати подаються до Держкомстату України і Міністерства праці та соціальної політики України, яке використовує ці дані для планування і координації роботи з управління соціально-трудовими процесами в країні. Державна статистична звітність підприємств з питань праці складається із статистичної звітності про працю, про стан заборгованості щодо виплати заробітної плати та про використання робочого часу.

Державна статистична звітність з питань праці включає такі звіти:

 «Звіт з праці» (форма № 1-ПВ місячна, форма №1-ПВ квартальна), який подається підприємствами, установами, організаціями (далі  підприємствами) незалежно від форм власності та господарювання до сьомого числа наступного після звітного періоду місяця;

 «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання» (форма№ 6-ПВ (річна) — подається до 9 лютого наступного після звітного періоду року;

 «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників і спеціалістів» (форма № №9-ДС (річна) — подається до 9 лютого;

 «Звіт про травматизм на виробництві» (форма №7-тнв (річна) — подається до 9 лютого;

 «Звіт про витрати на утримання робочої сили» (форма №1-РС) – подається один раз на чотири роки;

 «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці» (форма № 4-ПН) заповнюється підприємствами, установами та організаціями у разі запланованого масового вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва й праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємств, установ і організацій, скороченням чисельності або штату працівників підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, виду діяльності й господарювання. Іформація подається підприємствами, установами, організаціями не пізніше ніж за два місяці до вивільнення працівників до територіального органу Державної служби зайнятості України

Основними нормативними документами, які регламентують порядок статистичного обліку з праці є:

 Інструкція зі статистики чисельності працівників. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України «Про державну статистику» з урахуванням міжнародних рекомендацій у системі статистики зайнятості та оплати праці. Інструкція містить основні методологічні положення щодо визначення показників кількості працівників у формах державних статистичних спостережень з метою одержання об'єктивної статистичної інформації щодо зайнятості працівників і розмірів їхньої оплати праці (затверджена Наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 р. № 286).

 Інструкція зі статистики заробітної плати. Ця Інструкція розроблена відповідно до Законів України «Про державну статистику» та «Про оплату праці» з урахуванням міжнародних рекомендацій у системі статистики оплати праці й стандартів Системи національних рахунків (СНР 93) (затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 р. № 5).

 Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (Із змінами і доповненнями, внесеними) (затверджений 25 грудня 2009 року № 496).

 Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження форм державних статистичних спостережень зі статистики праці» (від 29 червня 2011 року № 163), який було видано відповідно до статей 4, 14, 18 Закону України «Про державну статистику», враховуючи положення статей 80, 81 Цивільного кодексу України, частини 8 статті 19 і статті 55 Господарського кодексу України, з метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень зі статистики праці та отримання повної, всебічної й об'єктивної статистичної інформації.

На підприємствах роботу зі складання і вчасного подання звітів з питань праці здійснює економіст з питань праці.

Також для здійснення аналізу використовують дані бухгалтерської звітності, дані відділу кадрів, акти ревізій і перевірок. Оперативна звітність з праці складається для задоволення поточних потреб підприємства в даних про працю й соціально-трудові відносини. На її базі здійснюється прийняття оперативних та розроблення перспективних рішень щодо кадрових змін на підприємстві, змін у чисельності та складі персоналу, показниках продуктивності праці, мотивації праці в організації, соціально-економічного розвитку трудового колективу.