PM_Handbook_final
.pdf
Розділ 2. Чому і навіщо потрібно управляти проектом |
51 |
безпечують інформаційну та комунікаційну підтримку продуктно-технологічної діяльності з проекту, тобто результативному та ефективному отриманню продукту проекту.
Третій вид управлінських дій націлений на підтримку взаємозв’язку проекту із зовнішнім середовищем (передусім з організацією, в якій виконується проект) та підтримку взаємодії у внутрішньому середовищі (в команді проекту).
2.2.1. Як формулювати мету проекту
Формулювання мети проекту належить до одного з головних моментів діяльності з проекту [35, c. 53 – 55]. Від того, як сформульована мета, залежить, як її сприймають всі зацікавлені сторони проекту. Тому терміни, використовувані при формулюванні мети, повинні бути зрозумілими і однозначно трактованими всіма зацікавленими сторонами. Інакше може відбутись така ситуація, яка зображена на рис. 2.6.
Вхід. Вхідною інформацією для формулювання мети проекту є :
•формулювання проблеми, яка виникла в ході діяльності соціально-економічної системи (організації, підприємства, громади);
•перелік зацікавлених сторін з певними інтересами та цінностями, які вони бажають отримати від продукту проекту для розв’язання проблеми,
•інформація про наявність або брак матеріального об’єкта, за допомогою якого передбачають усунути проблему;
•інформація про вплив терміну впровадження продукту проекту на результативність розв’язання проблеми;
•інформація про очікувані витрати на проект. Враховуючи, що як окремий проект може бути пред-
ставлено будь-яку фазу або її частину з життєвого циклу проекту,точністьінформаціїпрочас,витратибудерізною. Так, на передінвестиційній фазі – ± 50%, на фазі розроблення – ± 10 – 20%, на фазах реалізації, експлуатації та закриття – 100%.
2.1.1.1
Необхідність
єдиної
термінологічної
основи
управління
проектами
2.1.1.2
Вхідна інформація для формулювання мети проекту
52 |
Управління проектами |
Проект «Гойдалка»
Як пояснив |
Як |
Як описав в |
Як написав |
Як |
Що вдалось |
клієнт чого |
зрозумів |
технічному |
програміст |
планува- |
впровадити |
він прагне |
клієнта |
завданні |
|
лось |
|
|
керівник |
аналітик |
|
впровадити |
|
|
проекту |
|
|
|
|
2.1.1.3
Ресурси для формулювання мети проекту
Як |
Як |
Як заплатив |
Як |
Що хотів |
представив |
задоку- |
замовник |
спрацювала |
клієнт |
проект бізнесментували |
|
технічна |
|
|
консультант |
проект |
|
підтримка |
|
Рис. 2.6. Розуміння мети проекту різними зацікавленими сторонами
Ресурси. Формулювання мети проекту можуть здійснювати одна або декілька зацікавлених сторін (замовник, інвестор, команда проекту та інші). Але незалежно від цього мета повинна бути сформульована з урахуванням всіх вимог, які наведені в цьому розділі.
2.1.1.4
Керівні впливи для формулювання мети проекту
Керівні впливи. Мета проекту може мати узагальнений вигляд або деталізований за допомогою SMARTметоду [36]. Узагальнений вигляд структурно має такі семантичні складники.
Перший складник характеризує глобальну дію, яку необхідно реалізувати під час виконання проекту для отримання продукту проекту в матеріальному вигляді. Наявність матеріального об’єкта може передбачати дії для його удосконалення, покращення, впровадження, ліквідації. Якщо об’єкта немає, то залежно від стану опрацювання ідеї проекту можуть бути реалізовані заходи щодо створення, розроблення, побудови тощо.
Другий складник повинен давати уявлення про майбутній матеріальний продукт проекту, з назвою якого він зазвичай збігається.
Розділ 2. Чому і навіщо потрібно управляти проектом |
53 |
Третій складник містить бажані показники реалізації проекту в часі, вартості та по змозі особливості його реалізації (територіальні, оточення тощо).
Сутність деталізації мети проекту за допомогою SMART-методу випливає з розшифрування термінів, які формують його назву: специфічність (Specific), вимірюваність (Measurable), узгодженість (Agreed Upon), реалістичність (Realistic), обмеженість в часі
(Time-related).
Cпецифічність вимагає, щоб сформульована мета давала чітке якісне уявлення про унікальні та інноваційні властивості майбутнього продукту проекту порівняно з іншими його альтернативами.
Вимірюваністьпередбачаєвстановленнявимірюваних показників вартості.
Узгодженість встановлює, що мета повинна випливати з реальних проблем, місії, стратегічних планів, планів розвитку, а також узгоджуватись з інтересами зацікавлених сторін проекту.
Реалістичність показує, що мета є такою, яку можна досягти з урахуванням реально доступних ресурсних можливостей та обмежень (людських, фінансових тощо).
Обмеженість зумовлює необхідність «прив’язки» мети до певних обґрунтованих термінів її досягнення (або початку та тривалості дій до її досягнення).
Правильно деталізована за допомогою SMARTметоду мета дозволяє сформувати загальне уявлення про проект, яке допомагає особам, що приймають рішення, а іншим зацікавленим сторонам дає змогу зрозуміти масштаби та особливості проекту. Вона також є основою для визначення потреби в ресурсах і складання графіка робіт.
Послідовність кроків
1.Виявити проблему, яка буде розв’язана завдяки застосуванню продукту проекту.
2.Виявити зв’язки між розв’язуваною проблемою та стратегічними цілями розвитку соціально-економічного суб’єкта.
3.Визначити альтернативний матеріальний об’єкт, який виступатиме як продукт проекту.
4.Визначити глобальну дію, яку необхідно виконати для отримання запланованого продукту проекту.
2.1.1.5
Послідовні
кроки
формулювання мети проекту
54 Управління проектами
5.Виявити та описати специфічність як проекту, так і продукту проекту з указанням переваг порівняно з іншими альтернативами.
6.Описати реально доступні ресурсні можливості та обмеження проекту.
7.Визначити обґрунтовані терміни досягнення мети проекту.
8.Розробити систему кількісних показників проекту, що дадуть повне уявлення про проект як єдине ціле.
Надати у письмовому вигляді короткий та деталізований варіанти мети проекту.
Вихід
1.Мета проекту, сформульована в узагальненому (скороченому) вигляді.
2.1.1.62.Мета проекту, сформульована у SMART-форматі.
Продукт
формулювання мети проекту
2.1.2.1
Специфіка
прийняття
управлінських рішень в проекті
2.1.2.2
Вхідна інформація для формулювання мети управління проектом
2.2.2. Як формулювати мету управління проектом
Загальна мета управління проектами є універсальною відноснобудь-якогопроекту.Цеприйняттяуправлінських рішень. Але цілі різних видів управлінських дій з проекту повинні відбивати специфіку кожного проекту. Вона виражається в тому, як втілюються етапи підготування, розроблення, прийняття, реалізації та аналізу результатів реалізації рішень. Крім того, специфіка прийняття управлінських рішень визначається повнотою, достовірністю та невизначеністю інформації, на базі якої їх приймають.
В управлінні проектами повнота та достовірність інформації визначаються інноваційністю ідеї проекту, унікальністю реалізації проекту, турбулентністю зовнішнього та внутрішнього оточення проекту.
Вхід. Вхідною інформацією для формулювання мети управління проектом є узагальнена та сформульована у SMART-форматі мета проекту.
Розділ 2. Чому і навіщо потрібно управляти проектом |
55 |
Ресурси.Ресурсомдляформулюванняметиуправління проектом виступають керівник і команда проекту.
Керівні впливи.
1.SMART-метод, який описано вище. Теорія управління проектами.
Послідовність кроків
1.Виявити фази та етапи життєвого циклу проекту виходячи з інформації про специфічні унікальні та інноваційні властивості майбутнього продукту проекту.
2.Виявити процеси управління в проекті, які мають найменш достовірну та неповну інформацію, виходячи з інформації про реально доступні ресурсні можливості та обмеження проекту, його кількісні показники, які дадуть повне уявлення про проект як єдине ціле.
3.Виявити найтурбулентніші зони зовнішнього та внутрішнього оточення проекту з урахуванням особливостей корпоративної культури, культури та рівня компетентності його команди.
4.Сформулювати мету управління проектом, заповнюючи таку загальну формулу: «Компетентно обирати найраціональніші для результативного та ефективного здійснення злагоджених дій з проекту альтернативи розв’язанняпроблем,яківиникаютьпротягомйогожиттєвого циклувумовахнеповноївизначеностіінформації:
•для управлінських дій, спрямованих на створення продукту проекту, вказати найневизначеніші фази та етапи життєвого циклу проекту;
•для управлінських дій, спрямованих на вико-
нання проекту, вказати ті, що мають найменш достовірну та неповну інформацію;
•для загальноуправлінських дій та дій з управління трудовими ресурсами вказати найтурбулентніші зони зовнішнього та внутрішнього оточення проекту.
2.1.2.3
Ресурси для формулювання мети управління проектом
2.1.2.4
Керівні впливи для формулювання мети управління проектом
2.1.2.5
Послідовні
кроки
формулювання мети управління проектом
56 Управління проектами
Вихід. Сформульована мета управління проектом.
2.1.2.6
Продукт
формулювання мети управління проектом
Контрольні запитання
1.Охарактеризуйте, чим є управління проектом як явище.
2.Поясніть, в чому полягає суть управління проектом.
3.Поясніть, чому проектом обов’язково потрібно управляти як єдиним цілим протягом всього його життєвого циклу.
4.Обґрунтуйте необхідність застосування методології управління проектами для розвитку сучасних соціально-економічних систем.
5.Наведіть приклад успішного та невдалого управління проектами за останнє десятиріччя.
6.Поясніть,щовідрізняєтаодночаснооб’єднуєуправлінськутапродуктнотехнологічну діяльності в межах проекту.
7.Доведіть, що мета, продукт та результат проекту пов’язані між собою.
8.Доведіть, що мета, продукт та результат управління проектом пов’язані між собою.
9.Поясність, чому продукт проекту та результат управління проектом слід розглядати як тотожні.
10.Вкажіть, в чому полягає принципова різниця між управлінськими діями, спрямованими на створення продукту проекту, на виконання проекту та загальним управлінням й управлінням трудовими ресурсами в проекті.
11.Поясність, чим забезпечується цілісність процесу управління проектом.
12.Вкажіть, які із зацікавлених сторін повинні виконувати управлінські дії, спрямовані на створення продукту проекту, а які з них – управлінські дії, спрямовані на виконання проекту.
13.Поясніть, від чого залежить успіх управління проектом.
Розділ 2. Чому і навіщо потрібно управляти проектом |
57 |
Тестові завдання
1.Твердження, що кожен проект можна розглядати як унікальний соціокультурний організм, який «живе» за власними внутрішніми закономірностями:
a) правильне; |
b) неправильне. |
2.Процес прийняття компетентних рішень стосовно результативної та ефективної координації дій як цілісної системи для отримання продукту з унікальними властивостями – це означення:
a)управління створенням продукту проекту;
b)управління виконанням проекту;
c)управління проектом;
d)управління взаємодією в проекті.
3.Розроблення плану проекту належить до:
a)управлінських дій, спрямованих на створення продукту проекту;
b)управлінських дій, спрямованих на виконання проекту;
c)загального управління та управління трудовими ресурсами в проекті;
d)до управлінських дій з проекту не належить.
4.Найсуттєвішою причиною інтенсивного розвитку управління проектами на сучасному етапі є:
a)перехід людства до економіки знань;
b)зростання розмірів організацій;
c)обмеженість наявних фінансових та інших ресурсів;
d)диверсифікація бізнесу.
5.Протягом реалізації проекту відбувається координація взаємозалежних дій між:
a)менеджерами в проекті;
b)виконавцями проекту;
c)менеджерами та виконавцями проекту;
6.З давніх часів до теперішнього часу:
a)кількість проектів значно зменшилась, а їхня тривалість значно збільшилась;
b)кількість проектів значно зменшилась, та їхня тривалість значно зменшилась;
c)кількість проектів значно збільшилась, а їхня тривалість значно зменшилась;
d)кількість проектів значно збільшилась, та їхня тривалість значно збільшилась.
58 |
Управління проектами |
7.Визначте, яким чином означення відповідають наведеним термі нам:
Терміни:
a)мета проекту;
b)продукт проекту;
c)результат проекту;
d)мета управління проектом;
e)продукт управління проектом;
f)результат управління проектом.
Означення:
1)прийняття управлінських рішень по проекту;
2)створення матеріального об’єкта (послуги);
3)цінності для всіх зацікавлених сторін;
4)результативне та ефективне отримання продукту проекту;
5)передані для реалізації управлінські рішення з проекту;
6)створений матеріальний об’єкт (послуга).
8.Визначте послідовність взаємопов’язаних етапів формулювання мети проекту
Етапи:
a) визначити альтернативний матеріальний об’єкт, який виступатиме як продукт проекту;
b) описатиреальнодоступніресурсніможливостітаобмеженняпроекту;
c) виявити проблему, яка буде вирішена завдяки застосуванню продукту проекту;
d) визначити глобальну дію, яку необхідно виконати для отримання майбутнього продукту проекту;
e) виявити зв’язки між розв’язуваною проблемою та стратегічними цілями розвитку соціально-економічного суб’єкта;
f) визначити обґрунтовані терміни досягнення мети проекту;
g) виявити та описати специфічність як проекту, так і продукту проекту з указанням переваг порівняно з іншими альтернативами.
Порядковий номер етапу: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Розділ 2. Чому і навіщо потрібно управляти проектом |
59 |
9.При формулюванні мети, пов’язаної з управлінськими діями, спрямованими на створення продукту проекту, необхідно вказати:
a)найневизначеніші фази та етапи життєвого циклу проекту;
b)процеси управління в проекті, які мають найменш достовірну та неповну інформацію;
c)найтурбулентніші зони зовнішнього та внутрішнього оточення проекту;
d)не потрібно вказувати жодної додаткової інформації.
Творчі завдання
На підставі наведеної нижче вхідної інформації:
1)сформулюйте мету проекту в узагальненому вигляді;
2)сформулюйте мету проекту у СМАРТ-форматі;
3)сформулюйте мету управління проектом.
Формулювання проблеми. Одна із стратегічних цілей стратегії розвитку Запорізькоїобластіпередбачаєнеобхідністьрозвиткуїїаграрногопотенціалу як засобу забезпечення підвищення рівня життя громад регіону. Сьогодні великий потенціал, з цього погляду має бджолярство. При цьому окремі господарства не можуть ефективно розвиватись за сучасних економічних умов в країні. Очевидною є необхідність їх об’єднання в такому ефективному виробничому об’єднанні, як кластер. Але робити це треба з урахуванням численних унікальних рис бджолярських господарств Запорізької області.
Зацікавлені сторони розв’язання проблеми та їхні інтереси.
БджоляріЗапорізькоїобласті:отриманняінформаційно-консультативної підтримки і захисту своїх прав та інтересів, одержання прибутку та покращення рівня життя.
Фермерські господарства власники садів, ягідників, ланів соняшникових та медоносних рослин: опилення рослин.
Бізнесмени, які мають інноваційно привабливі ідеї, пов’язані з бджільництвом: виготовлення тари, вуликів та іншого інвентарю, ветпрепаратів,спеціалізованогоодягу,сувенірноїпродукції,фармакологічні, парфумерно-косметичні та харчові підприємства тощо.
Влада в особі керівництва області (Управління економіки, Управління культури і туризму, Управління агропромислового розвитку) та органів місцевого самоврядування, депутатів ВРУ, обласної, міської та районних рад: стійкий соціальний розвиток сільських територій, створення нових робочих місць, покращення рівня життя населення.
Наукові заклади ННЦ «Інститут бджільництва ім. Прокоповича УАНН», Таврійський державний агротехнологічний університет, Мелітопольський державний педагогічний університет: втілення в життя інноваційних технологій.
60 |
Управління проектами |
Громадські організації: Національна асоціація пасічників України «Укрбджілпром», Міжнародна фундація сприяння ринку, Запорізька обласна спілка сприяння розвитку сільського зеленого туризму в Україні, Мелітопольська благодійна спілка бджолярів-любителів «Бджілка» – сприяння розвитку громади.
Працездатнебезробітненаселення,жінки,людизобмеженимифізичними можливостями (Мелітопольська спілка дітей та інвалідів з дитинства та їхні родини «Лебідонька»), пенсіонери: створення нових робочих місць для інвалідів і покращення рівня їхнього життя.
Найраціональнішим терміном проекту є 1 – 2, але не більше двох років. Очікувані витрати з проекту становлять приблизно 100 000 грн.