PM_Handbook_final

РОЗДІЛ 1 ЩО ПОТРІБНО ЗНАТИ ПРО ПРОЕКТ ЯК ОБ’ЄКТ УПРАВЛІННЯ 19

14 Управління проектами

Executive Summary

Presently our society goes through simultaneous processes of rapid technological development as well as globalization and integration, generating a high level of uncertainty, and faces today’s global economy transition to the knowledge economy. The Treaty of Lisbon signed in 2007 sets a crucial objective for the European Union: to become the most dynamic knowledge-based economy in the world. The global economic crisis requires changed thinking in order for it to be addressed. In such complex context, Ukraine’s economic progress depends on it joining the group of countries where the innovative means for development prevail.

Using modern project management instruments is a practically proven way to effect changes in a prompt, transparent, cost-effective and results-oriented manner. Project management is also a toolkit for effective investment planning, meeting clients’ needs, ensuring competitiveness and transparency of various processes leading to the development of new innovative products as well as to increase both efficiency and effectiveness of specific project activities.

Our prospective successes depend largely on our ability to anticipate the future, rather than on our capacity to copy the past. That is why today only a balanced application of strategic planning and project management tools could ensure sustainable development of social and economic systems of all levels (community, region, country).

Effective application of these tools is the primary task of public servants, communitymembersandbusinesspeople,aswellasoffutureprojectmanagement specialists. Therefore, the main objective of this handbook is to help these categories of people to acquire basic project management skills.

Thus, the handbook includes the know-how required to apply project management principles while implementing regional social and economic development strategies. Some of them were practically tested during the last five years within the Canada – Ukraine partnership project for Regional Governance and Development activities aimed at creating models for development and implementation of the Zaporizhzhia and Zakarpattya regional development strategies.

This handbook is based on systematic integration of the latest knowledge in project management, set forth in the international project management standards as well as in the integrated methodological recommendations for managing social and economic systems development. Content of the individual chapters as well as their titles are based on the universal model of project activities, basing on the six main functions: informational, planning, technological, staffing, organizational and administrative. Chapter titles are formulated in the interrogative form. They are connected with the listed functions by their implication, which allowed to reflect the “activity – main function” model in the handbook structure.

Chapter 1 entitled «What do you need to know about the project as a subject of management?» describes a project as a subject of management. It provides the definition of the project and the project components applied in the subsequent chapters.

Chapter 2 entitled «Why is it necessary to manage a project and what is the goal of project management?» (the informational function mentioned above) describes the rationale and objectives of formulating specific project management activities, and gives an insight into the project management concept.

Chapter 3 entitled «What should be done in project management and when?» (the planning function) describes various project management activities at all project life stages.

Chapter 4 entitled «Who, how and by what means executes the project management function?» (the technological, organizational and staffing functions) includes a specific toolkit through which a project management team implements its managerial function aimed at the creation of a project product and project implementation.

Chapter 5 entitled «What to do when problems in project management arise?» (the administrative function) describes typical mistakes, arising in project management, as well as the ways to avoid them and how to use them to generate new knowledge.

Chapter6entitled«Howtoapplyprojectmanagementknowledgepractically?» gives an example of performing the managerial functions aimed at the project implementation, specifically by using the SureTrak software.

Addendums to this book include materials that could be helpful either for practical use of the project management components, or for mastering the handbook toolkit. Specifically the addendums include: one feasibility study template; sample project product budget including specific expense lines; answers to the handbook test questions; glossary, and subject indexes (general subject index, classified subject catalogue, index of tables and graphics).

This handbook is unique due to its extensive use of visual information. High efficiency of learning handbook materials at all levels is ensured by using special symbols – road signs in the margins. These signs are associated with certain training components from different sections that are stated as a whole in the subject index. The road signs indicate which of the training components are detailed within the section and how to find them.

While using the handbook it is important to realize that there could be no a-priori correct decisions in the project management process. Each project is unique and requires unique project management decision-making.

ВСТУП

Програма соціально-економічних інновацій в Європі, яку прийняла Лісабонська Євпропейська рада на початку 21 століття визначальною політичноюметоюдляЄвропи,проголосиластворенняособливоїдинамічної і орієнтованої на знання економіки. Економіка знань – це економіка, в якій і спеціалізовані, і загальні знання є джерелом розвитку.

Для України в цих умовах орієнтиром економічного прогресу є входження до групи країн, де домінує інноваційний шлях розвитку. А це пов’язано з необхідністю створення інституцій економіки знань. Одним із завдань таких інституцій є впровадження інновацій в усі сфери життєдіяльності суспільства.

Досвід розвинутих передових країн довів, що єдиною ефективною методологією впровадження інновацій є методологія управління проектами. Управління проектами – це інструментарій ефективного планування інвестицій, задоволення очікувань клієнтів, забезпечення конкурентних переваг, прозорості процесів для керівництва, розроблення нової інноваційної продукції, а також підвищення результативності та ефективності діяльності. В період кризи – це єдиний інструментарій виживання. Криза примушує думати про зміни. А застосування сучасних методів управління проектами

– це найкращий, перевірений практикою спосіб швидкого, прозорого, економічно ефективного і результативного здійснення змін. Тому сьогодні в світі існує велика армія фахівців з управління проектами, для яких ця праця є професійним видом діяльності.

Проектна методологія дуже швидко входить складовою компонентою в інші професії. Це зачепило всі без винятку професії, пов’язані з сучасним управлінням, зокрема й державним. Для осіб цієї категорії професій і для тих, хто тільки починає займатись управлінням проектами як основним видом діяльності, потрібні початкові знання трьох рівнів: методологічні, методовизначальні та методичні (інструментальні). Для них потрібні не просто початкові знання для управління проектами ознайомчого характеру, а такі, що формують мінімальні уміння управляти невеликими проектами професійно і ефективно. Саме для такої категорії осіб цей посібник.

Для студентів спеціальностей «Управління проектами», «Державна служба» (спеціалізація «Управління проектами»), «Економіка підприємства» це базовий курс з управління проектами. В подальшому вони застосовуватимуть засвоєні знання при вивченні інших дисциплін там, де буде необхідність втілення будь-яких інноваційних змін. Для державних службовців і службовців органів місцевого самоврядування – це підручник з підвищення кваліфікації та настільна книга, яка буде корисна при реалізації стратегій розвитку (області, району, міста, органу влади чи самоврядування

тощо). Для студентів спеціальності «Управління проектами» – це вступ до професійної діяльності.

Об’єкт осмислення в навчальному посібнику – управлінська діяльність, пов’язана з управлінням створенням продукту проекту та управлінням реалізацією проекту. А предмет – методологічний, методовизначальний та методичний інструментарій такої управлінської діяльності. Тому мета посібника полягає не тільки в тому, щоб представити на методологічному рівні системно інтегровані новітні знання з управління проектами, які є доробком авторів посібника. А й у тому, щоб «озброїти» читачів інструментами реалізації цих знань на практиці у вигляді різноманітних моделей, процесних алгоритмів, методів.

Вивчаючи матеріал посібника, слід звернути особливу увагу на те, що в управлінні проектами НЕМАЄ заздалегідь правильних рішень. Унікальність кожного проекту потребує й унікальних проектних рішень з управління ним. Тому посібник допоможе сформувати лише так звану кваліфікаційну компоненту діяльності, тобто знання, вміння та елементарні навички з управління проектами. А на практиці необхідно буде до кваліфікаційної компоненти додавати особисту позицію, власні здібності та творчу активність, що дозволить проявити вашу компетентність для отримання очікуваного продукту проекту.

Успіх у формуванні кваліфікаційної компоненти гарантовано тим, що в основу означення сутності окремих розділів та їхніх назв покладено універсальну модель діяльності, базовану на шести головних функціях: інформаційній, плановій, технологічній, персоналу, організаційній, управлінській. Назви розділів зроблено у вигляді питань, які змістовно пов’язані з перерахованими функціями. Це дозволило і в структурі посібника передати модель діяльності відповідно до цих головних функцій. Крім того, поставлені питання визначили завдання вивчення кожного з розділів.

Так, розділ 1 «Що треба знати про проект як об’єкт управління?» характеризує проект як об’єкт управління. В ньому подано означення та елементи проекту, які використано в подальших розділах. Розділ 2 «Чому і навіщо потрібно управляти проектом?» (інформаційна функція) дає уявлення про причини та мету появи специфічної діяльності з управління проектами, розкриває суть поняття «управління проектами». У розділі 3 «Що і коли виконується в управлінні проектом?» (планова функція) описано різні види діяльності з управління проектом протягом його життєвого циклу. Розділ 4 «Яким чином, ким і чим здійснюється управління проектом?» (функції технологічна, організаційна, персоналу) містить конкретний інструментарій, за допомогою якого команда управління проектом реалізує управлінськудіяльність,спрямованунастворенняпродуктупроектутавиконання проекту. В розділі 5 «Якщо виникають проблеми при управлінні проектом?» (управлінська функція) описано типові помилки, які виникають під час управління проектами, шляхи їх уникнення, а також роботи з ними для генерування нових знань. У розділі 6 «Як застосувати знання з управління проектом на практиці?» наведено приклад виконання управлінських дій,

спрямованих на виконання проекту, зокрема за допомогою програмного за-

собу SureTrak.

Відоме висловлення Талмуда наголошує: «Якщо зустрінете голодну людину та дасте їй рибу, вона буде сита день, але якщо ви навчите її ловити рибу, то вона буде ситою все життя». НАВЧИТИ. Саме таку мету ставили перед собою автори посібника. Але пам’ятайте слова Йоганна Вольфґанґа Ґете: «Мало знати, треба застосовувати. Мало бажати, треба діяти».