PM_Handbook_final

192 Управління проектами

важливі для людей та суспільства, до яких вони належать. Припущення про те, що все повинно робитись «нашими методами» лише загострює відмінності настільки, що вони перетворюються на внутрішні вади для проекту.

Длятогощобкомандипрацювалиефективно,особисті іколективніролійобов’язкикерівникатачленівкоманди управління проектом завжди повинні встановлюватись за двосторонньою згодою. Якщо команда складається з представників різних культур, то вимоги до керівництва і членів команди будуть різними. Особливо важливим є виявлення вимог до ступеня рівності, відповідальності та підзвітності керівника і членів команди. Отже, створення і формування команди має життєве значення для успіху проекту. «Універсальні» дії з формування команд управлінняпроектомтакожважливі,аледонихнеобхідно додати вимоги, які є специфічними для міжнародних команд. Серед них слід назвати:

• здібність обговорювати і дотримуватись звичних методів роботи;

• знання власної ментальної запрограмованості;

• знання ментальних програм інших особистостей.

Здібність обговорювати і дотримуватись звичних методів роботи означає створення такої культури в команді,приякійвідкритообговорюютьвсіміжкультурні спірні питання і таким чином можуть бути знайдені раціональні шляхи поєднання всіх вимог. Неформальні контакти між членами команди, постачальниками, замовниками й іншими учасниками проекту, на додаток до офіційних командотворчих нарад, створюють розвинуту мережу зв’язків і шляхи для взаєморозуміння, взаємного визнання та поваги.

Створення добрих стосунків між людьми, які мають несхожий життєвий досвід, є для керівника проекту однимзнайефективнішихзасобіввпливунареалізаціюпроекту. Водночас компанії, які беруть участь у довгострокових спільних підприємствах, також можуть впливати на розширення мереж особистих стосунків за допомого частих робочих нарад, ротації кадрів, горизонтальних кар’єрних переміщень, корпоративних нарад, зустрічей і навчальних курсів. Чим міцніше та розгалуженіше переплетення контактів між організаціями, тим краще. Це повинно відбуватись на всіх рівнях організацій. Такий процес прийнято називати «залученням».

7.Розкрийте, як типові помилки в управлінні проектом пов’язані зі змістом управлінських дій протягом життєвого циклу проекту.

8.Поясніть, як можна уникнути більшості помилок в управлінні нетрадиційними проектами.

9.Розкрийте причину того, чому під час управління міжнародними проектами майже завжди виникають типові помилки у взаємодії між їхніми зацікавленими сторонами.

10.Визначте перспективи «м’яких проектів» на нинішньому етапі розвитку національної економіки.

Тестові завдання

1.Помилки проекту:

а) детально розглядають на оперативних нарадах;

b)детально фіксують у звіті по завершенні проекту.

2.Що найдорожче коштує проектові:

a)приховування помилки;

b)виявлення помилки на наступному етапі реалізації проекту;

c)виявлення помилки після здачі продукту проекту;

d)негайне інформування про помилку особою, яка її припустила.

3.В якій послідовності необхідно описувати помилки в проекті?

a)симптоми помилки визначають її джерела та відповідні дії з усунення;

b)джерела помилки визначають її симптоми та відповідні дії з усунення;

c)дії з усунення помилки визначають її джерела та відповідні симптоми;

d)дії з усунення помилки визначають її симптоми та відповідні джерела.

4.Управлінський трикутник дозволяє отримати:

a)найраціональніше рішення щодо вартості проекту;

b)найраціональніше рішення щодо якості продукту проекту;

c)найраціональніше рішення щодо часу створення продукту проекту;

d)компроміснерішення,якевизначаєнайраціональнішеспіввідношення між вартістю, якістю та часом.

5.Якщо в проекті зроблено помилку та внаслідок цього виникла певна проблема, передусім необхідно:

a)провести аудит проекту;

b)призупинити проект;

c)перепланувати проект;

d)виявити та вилучити з проекту винних у здійсненні помилки.

6.Які типові помилки роблять наведені зацікавлені сторони проекту?

Зацікавлені сторони проекту:

a)замовник та інвестор;

b)команда управління проектом;

c)керівник проекту.

Види помилок:

1)методичні помилки в підготуванні інформації про виконання проекту та методологічні помилки в прийнятті операційних рішень з проекту;

2)методологічні помилки в прийнятті стратегічних рішень з проекту;

3)технологічні помилки в підготуванні інформації про виконання проекту.

7.Визначте основні причини проблеми, які виникають у вказаних типах проектів, та можливий підхід до їхнього розв’язання:

Типи проектів:

a)міжнародні проекти; b) нетрадиційні проекти.

Основні причини проблем:

1)культурно-мовні відмінності зацікавлених сторін;

2)нестандартні структури життєвих циклів;

3)турбулентність зовнішнього середовища.

Підхід до управління проектом:

a)кваліфікаційний підхід;

b)компетентнісний підхід.

8.Визначте послідовність процесу прийняття управлінського рішення при реалізації проекту:

Етап:

a)Аналіз зовнішніх факторів проекту та його стану;

b)Перегляд мети та завдань проекту;

c)Перегляд плану проекту;

d)Визнання наявності проблеми в реалізації проекту та виявлення її джерела;

e)Визначення альтернативних варіантів розвитку проекту.

Порядковий номер етапу: 1.

2.

3.

4.

5.

9.Визначте пріоритетність факторів проекту девелопменту, якими слід керуватись під час прийняття управлінських рішень:

a)1 – час, 2 – якість, 3 – вартість.

b)1 – якість, 2 – час, 3 – вартість.

c)1 – якість, 2 – вартість, 3 – час.

d)1 – вартість, 2 – якість, 3 – час.

6

За відомим висловом А. Ейнштейна, немає нічого практичнішого, ніж гарна теорія, але оцінити її «практичність» можна тільки під час розв’язання практичних проблем.

Описані в перших розділах теоретичні положення з управління проектами дають можливість їх застосувати до проектів різних типів і видів. Це підтверджує, що методологія управління проектами є універсальною).

Щоб спростити застосування викладених теоретичних положень при розробленніконкретногопроектупропонуєтьсярозшифруванняпослідовних етапів його підготування в прив’язці до змісту посібника (табл. 6.1).

Таблиця 6.1

Поетапне представлення діяльності з управління проектами

Доситьвеликатрудомісткістьрозробленняпроектівзумовлюєнеобхідність застосуваннясучаснихінформаційнихтехнологій.Сьогоднієвеликакількість спеціалізованих програмних продуктів з управління проектами. Їх досить детально описано в сучасній літературі [54; 78; 79; 80 та інші].

Для того щоб зрозуміти, як використовувати програмні продукти при розробленні проектів, в подальшому застосовуватимемо один з них при поетапному описі проектів. Таким програмним продуктом обрано SureTrak [81]. Це одна з перших русифікованих і найпростіша версія з цілого класу професійних програмних продуктів з управління проектами торгової марки

Primavera.

6.1. Проект створення відеофільму «Запорізький феномен»

Розгляньмо один з проектів, пов’язаний з реалізацією стратегії регіонального розвитку. Варіанти бізнес-ідеї цього проекту розглянуто під час навчання представників органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, громадських об’єднань та бізнесу Запорізької області в рамках проекту партнерста Канада – Україна «Регіональне врядування та розвиток».

Нижче детально описані основні етапи, пов’язані з виконанням робіт на фазах ініціалізації, розроблення та реалізації проекту.

Детально не описано етапи, пов’язані з закриттям проекту, оскільки він віртуальний. А для опису цих етапів потрібно мати фактичні матеріали з його реалізації. Тоді використовуючи інформацію та методичні вказівки, наведені в розділі 3, реалізувати ці етапи досить просто.

Етап 1. Аналіз проблемної ситуації

У червні 2008 р. Запорізька обласна рада прийняла стратегію соціального та економічного розвитку Запорізької області. Досягнення однієї зі стратегічних цілей повинно зробити Запорізький край інвестиційно привабливою територією з високотехнологічними індустріальним та аграрним комплексами. Для цього передбачено виконати відповідні дії, зафіксовані в десятиопераційнихцілях.Одназопераційнихцілейпередбачаєнеобхідність забезпечення інформаційної підтримки та маркетингового обслуговування інвестиційної діяльності. Така мета є комплексною і потребує декомпозиції. Першим компонентом декомпозиції виступає інформаційна підтримка. Це багатоаспектне поняття, тому його необхідно уточнювати з позицій отримання максимального ефекту для досягнення стратегічної мети. Застосування системної моделі життєдіяльності (розділ 1.6) показує, що в рамках стратегічної мети як системи зазначений компонент може бути окремим складником. А результативність цього складника необхідно вимірювати тим внеском, який він робить у діяльність інших складників, насамперед економічного. Тому критеріями оцінювання ефективності компонента можуть бути індекс інвестиційної активності, динаміка іноземних інвестицій, структурні показники інвестиційної активності за формами вкладень тощо.

Статистикасвідчить,щозастосуваннятрадиційнихметодівінформаційної підтримки не приводить до очікуваних результатів. Тому постає проблема пошуку нетрадиційних способів інформаційної підтримки або традиційних способів з нетрадиційним змістом. Це комплексне завдання, тому окремі його компоненти потрібно досягати, реалізуючи ті чи іншіпроекти, які обов’язково треба вибирати на альтернативній основі.

Щоб знайти бізнес-ідею для розв’язання зазначеної проблеми, був застосований метод мозкового штурму, в якому взяли участь керівники та члени команд окремих проектів реалізації стратегії розвитку Запорізької області. В результаті була згенерована достатня кількість інноваційних ідей, які стали основою для формування бізнес-ідеї, яку передбачається використати як основу майбутнього проекту.

Етап 2. Формування бізнес-ідеї проекту

Таблиця 6.2

Місце знаходження Регіональний офіс проекту «Канада – Україна: місцеве оригіналу документа врядування та розвиток» в м. Запоріжжя

Точність наведеної числової інформації ±40 – ±50%

1. Причини ініціалізації проекту в організації

Недостатній рівень інвестицій в Запорізьку область, передусім іноземних. Наяв­ ність операційної мети забезпечення інформаційної підтримки та маркетингового обслуговування інвестиційної діяльності в стратегії розвитку Запорізької області.

[Описати в загальному вигляді проблему в організації, яку передбачається розв’язати завдяки втіленню інноваційної ідеї]

2. Сутність запропонованої інноваційної ідеї та спосіб її використання для розв’язання конкретної проблеми організації

Створити відеофільм з цікавою назвою «Запорізький феномен», в якому очима потенційного іноземного інвестора та за безпосередньої його участі у відеофільмуванні розкрити ті переваги, які він фактично отримав сам в Запорізькій області порівняно з іншими областями України та іншими країнами.

Переваги розкрито через показ зустрічей з представниками влади, бізнесу, консалтингових фірм, банків з питань, пов’язаних з відкриттям бізнесу в Запорізькій області. Інші змістовні інновації стосовно сценарію фільму запропоновані керівники та члени команд окремих проектів реалізації стратегії розвитку Запорізької області.