PM_Handbook_final

4.8

Шаблон листа супроводження документу проекту

Важливе значення в управлінні проектами має правильне погодження та затвердження документів. Для цього можна використовувати універсальний шаблон супровідного листа документа, який містить обов’язкові реквізити і відбиває історію документа та перелік осіб, залучених до його розроблення, погодження та затвердження (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Шаблон супровідного листа документа проекту

4.1. Технологія виконання робіт на фазі ініціалізації проекту

Термін «технологія» в перекладі з грецької означає вивчення мистецтва, майстерності, уміння. В практичній діяльності термін почали застосовувати наприкінці XVIII століття. Його застосовували в широкому розумінні як обсягзнань,якийможнавикористовуватидлявиробництва товарів і послуг з економічних ресурсів. У вузькому розумінні технологія – це спосіб перетворення матерії, енергії, інформації в процесі виготовлення продукції, оброблення та перероблення матеріалів, складання готових виробів, контролю якості, управління [55; 56]. Тобто технологію можна розглядати як певну послідовність сукупності операцій.

У зв’язку з тим, що технологія охоплює методи, способи, режими роботи, послідовність операцій і процедур і вона тісно пов’язана із засобами, інструментами, матеріалами, які використовують при реалізації операції, доцільно для її представлення використовувати графічну модельпроцесу.Застосуваннятакоїмоделісприяєпереходу до процесного мислення. Таке мислення відрізняється від традиційного, орієнтованого на функції, ієрархію та структуру і яке дає нечітке розуміння того, як виконувати роботу.

Фазу ініціалізації проекту можна представити як процес, що складається з чотирьох послідовних підпроцесів: розробленняконцепції,проведеннятехніко-економічного дослідження і бізнес-планування, підготування оцінного висновку та прийняття стратегічного рішення про доцільність інвестування проекту (рис. 4.3).

4.1.1

Поняття

технології

4.1.2

Процесна модель для представлення технології

4.1.3

Опис технології виконання робіт на фазі ініціалізації проекту

4.1.4

Схема

виконання робіт на фазі ініціалізації проекту

4.1.5

Підпроцес

розробки

концепції

проекту

4.1.6

Підпроцес проведення ТЕД

Рис. 4.3. Схема виконання робіт на фазі ініціалізації проекту

Ці підпроцеси збігаються з назвами етапів фази ініціалізації та міжфазним стратегічним рішенням Р4 (рис.3.1).Виконаннякожногозпідпроцесівзавершується отриманням відповідного документа. Так, підпроцес розроблення концепції полягає в переробленні вхідної інформації, яка міститься в документі «Бізнес-ідея проекту». Перелік операцій визначається змістом вихідного документа, структура якого визначається шаблоном та правилами його заповнення. До розроблення концепції доцільно залучати фахівців з управління проектами та осіб, які достатньо добре ознайомлені зі стратегією розвитку соціально-економічної системи, в рамках якої буде виконуватись проект.

Концепція містить вхідну інформацію для проведення ТЕД. Це є окремим видом діяльності, в якій використовується досить велика кількість методів і методик (маркетингового дослідження, фінансового аналізу, бізнес-планування тощо). Тому до виконання цієї діяльності залучають відповідних фахівців. Роль команди управління проектом на цьому етапі (якщо вона буде створена до цього моменту) полягає в організації реалізації техніко-економічних досліджень як міні-проекту. Результатом виконання операцій цього підпроцесу є документ ТЕО доцільності проведення проекту, а також бізнес-плани, які описують різні проектні альтернативи.

Наступним підпроцесом є підготування оцінного висновку. Виділення його в окремий підпроцес зумовлено тим, що його виконують незалежні експерти. При цьому вони використовують відповідні методи і методики проведення окремих аспектів проектного аналізу (технічного, комерційного, екологічного тощо) [40 – 42].

Результатом цієї роботи є експертний висновок, який разом з «Концепцією проекту» та матеріалами підпроцесу техніко-економічних досліджень є вхідними для реалізації підпроцесу прийняття стратегічного рішення. На початку його реалізації команда управління проектом готує такі документи, як «Статут проекту» та «Логічна матриця проекту». Крім того, розробляють процедури оцінювання проектних альтернатив. Наприкінці реалізації цього підпроцесу у безпосередньому прийнятті рішень беруть участь замовник, інвестор із залученням керівника проекту та представників ключових зацікавлених сторін. Результат підпроцесу збігається з результатом виконання передінвестиційної фази, якими є протокол наради про інвестування проекту, статут та логічна матриця проекту.

Якщо простежити перетворення входу фази ініціалізації («Бізнес-ідеї проекту») на вихід («Статут проекту»), то можна визначити, що за своєю суттю документи «Бізнес-ідея», «Концепція проекту» та «Статут проекту» є ідентичними, відрізняються лише точністю та обсягом інформації, яка в них міститься.

4.1.7

Підпроцес

підготовки

оціночного

висновку

4.1.8

Ідентичність

документів «Бізнес-ідея», «Концепція» та «Устав» проекту

4.1.1. Як представити бізнес-ідею проекту

Причиною появи будь-якого проекту є нерозв’язана проблема. Але це повинна бути така проблема, яку неможливо розв’язати завдяки реалізації звичайної функціональної діяльності. Розв’язання проблеми пов’язане з необхідністю застосування нових, інноваційних підходів та ідей.

Всі проблеми, які є причиною появи проектів, можна розділити на дві групи.

Проблеми першої групи пов’язані зі стратегічною діяльністю організації і стосуються необхідності реалізації розроблених і затверджених стратегій розвитку. В цьому випадку чітко відомі глобальні (стратегічні)

4.1.1.1

Проблема як причина появи проекту

4.1.1.2

Кроки аналізу проблеми

4.1.1.3

Сутність

документа «Бізнес-ідея проекту»

4.1.1.4

Контрольні

запитання для розкриття сутності бізнесідеї проекту

та операційні цілі. Ці проблеми пов’язані з пошуком шляхів досягнення операційної мети.

Проблеми другої групи пов’язані з оперативною діяльністю організації. Вони завжди виникають раптово (непередбачено). Для аналізу таких проблем пропонується виконати таке.

1.Визначити, чому поставлене завдання не виконано або поставленої мет не досягнуто, тобто визначити проблему.

2.Відмежувати цю проблему від інших та визначити складність її розв’язання.

3.Виявити причини або джерела появи проблеми.

4.Визначити важливість проблеми для соціальноекономічноїсистемизпозиціїїїмісіїтастратегіїрозвитку.

Як бачимо, проблеми другої групи також треба оцінювати з позиції стратегії розвитку соціальноекономічної системи. В обох випадках треба знайти таку інноваційну ідею, яка б давала найефективніше та найрезультативніше розв’язання проблем.

Нема єдиної форми документа, який би регламентував спосіб описання проблеми. Тому важливо її описати так, щоб було зрозуміло, в чому полягає суть проблеми і як вона пов’язана зі стратегією розвитку соціальноекономічної системи. Такий документ є основою для розроблення іншого – «Бізнес-ідеї проекту». Його головне призначення – представити інноваційну ідею з позиції можливості розв’язання конкретної проблеми.

Розкриття сутності «Бізнес-ідеї проекту» доцільно виконати шляхом відповідей на контрольні запитання

(табл.4.2).

Таблиця 4.2

Контрольні запитання для розкриття сутності бізнес-ідеї проекту

Зміст відповідей на такі запитання визначає структуру шаблону «Бізнес-ідеї проекту» як документа та правила його заповнення (табл. 4.3).

Таблиця 4.3

Шаблон змісту бізнес-ідеї проекту

БІЗНЕС-ІДЕЯ ПРОЕКТУ Дата створення Номер документа

Організація (замовник) Номер та назва проекту Автор документа

Місцезнаходження оригіналу документа

Точність наведеної числової інформації ±40 – ±50%

1. Причини ініціалізації проекту в організації

[Описати в загальному вигляді проблему в організації, яку передбачається розв’язати завдяки втіленню інноваційної ідеї]

2. Сутність запропонованої інноваційної ідеї та спосіб її використання для розв’язання конкретної проблеми організації

[Описати інноваційну ідею, не розкриваючи її ноу-хау, але так, щоб було зрозуміло, як її можна втілити в практику і завдяки чому буде розв’язано проблему]

3. Мета проекту

[Сформулювати мету проекту в загальному вигляді з визначенням майбутнього продукту проекту]

4. Очікувані вигоди проекту

[Навести перелік основних зацікавлених сторін та їхніх інтересів]

4.1.1.5

Шаблон змісту бізнес-ідеї проекту

4.1.1.6

Матриця

зацікавлених сторін проекту

5. Обмеження проекту

[Оцінити основні витрати, а також доходи з проекту] 6. Допущення та ризики проекту

[Перерахувати основні ризики, які впливають (як негативно, так і позитивно) на реалізацію інноваційної ідеї]

Для опису очікуваних вигід (п. 4 документа) доцільно використовувати матрицю зацікавлених сторін проекту (табл. 4.4). За її допомогою досить зручно конкретизувати зацікавлені сторони проекту та їхні основні інтереси. Окремо слід визначити показники якості з урахуванням інтересів кожної зацікавленої сторони. Для різних проектів вони є унікальними. Тому неможливо передбачити універсальні однакові показники, слід визначити їх з урахуванням специфіки та унікальності кожного конкретного проекту.

Формалізовано представлена в документі «Бізнес-ідея проекту» інформація є основою прийняття стратегічного рішення з проекту про перехід до етапу розроблення концепції проекту командою управління проектом.

4.1.2. Як розробити концепцію проекту

Якщо інноваційна ідея проекту загалом зацікавила власника організації, виникає потреба отримати точнішу та глибшу інформацію про майбутній проект з позиції його цінності для стратегії розвитку організації, тобто

потрібно розширити та доповнити розділи «Бізнес-ідеї проекту». Цю роботу зазвичай доручають групі фахівців з боку замовника.

Результатом глибшого дослідження та уточнення цієї інформації є документ «Концепція проекту». Тому структура концепції ідентична структурі бізнес-ідеї проекту, але інформацію представлено детальніше й точніше.

Контрольні запитання, які допомагають розкрити сутність концепції проекту як документа, наведено в табл.  4.5

Таблиця 4.5

Контрольні запитання для розкриття сутності концепції проекту

4.1.2.1

Сутність

документа «Концепція проекту»

4.1.2.2

Контрольні

запитання для розкриття сутності концепції проекту

4.1.2.3

Шаблон змісту концепції проекту

Відповіді на контрольні запитання дають можливість визначити структуру шаблону змісту концепції проекту як документа та правила його заповнення (табл. 4.6).

Таблиця 4.6

Шаблон змісту концепції проекту

КОНЦЕПЦІЯ ПРОЕКТУ

Точність наведеної числової інформації ±30 – ±40%

1. Причини ініціалізації проекту (визначення проблеми, яка буде розв’язана за допомогою продукту проекту та підстави для ініціалізації проекту в організації)

[Деталізувати проблему, яку передбачається розв’язати за допомогою проекту]

2. Сутність запропонованої інноваційної ідеї та спосіб її використання для розв’язання конкретної проблеми організації

[Описати спосіб функціонування продукту проекту для розв’язання проблеми організації з позиції стратегії її розвитку]

3. Мета проекту

[Сформулювати мету проекту із визначенням майбутнього продукту проекту, часових і фінансових обмежень]

4. Очікувані вигоди проекту

[Уточнити перелік зацікавлених сторін проекту та їхніх інтересів з урахуванням стратегії розвитку організації]

5. Обмеження проекту

[Оцінити основні витрати, а також доходи з проекту. Представити їх розподіленими в часі. Оцінити можливі початок і тривалість проекту з позиції стратегії розвитку організації]

6. Допущення та ризики проекту

[Виявити внутрішнітаі зовнішні основні ризики, які можуть виникнути в процесі реалізації проекту і вплинути (як негативно, так і позитивно) на реалізацію та досягнення цілей проекту]