Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

Вопросы и задания для самоконтроля

1.В каких государственных стандартах приводилось определение документа? Какие преимущества и недостатки каждого из этих определений?

2.Как определяется документ в международных стандартах?

3.Какое значение документа принято в современной информационной деятельности и информационной науке?

4.Как определяется документ с точки зрения библиотековедения?

5.Объясните понятия "официальные документы", "документы личного происхождения" и "личные документы".

6.Каковы отличия делопроизводственных и архивных документов?

7.Какие термины, обозначающие понятие "документ", употребляются

вмеждународной архивной практике и теории?

8.Найдите определения документа в современных словарях,

монографиях и учебниках по библиотечному делу, информатике и

смешанным отраслям знания. Объясните их соотношение с понятием

Документ IV.

81

Тема 4

ФУНКЦИИ, СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА

Понятия функций и свойств документа тесно связаны с его определением. Иногда они перечисляются в определении, иногда выводятся из него.

Трактовки функций и свойств документа так же разнообразны, как и значения понятия "документ". Среди функций и свойств документа есть такие, которые присущи самому широкому значению понятия "документ" (то есть любой трактовке документа); такие, которые характеризуют значение

"документа" того или иного низшего уровня, и такие, которые присущи лишь документам определенного вида. Понятия функций документа принадлежат к дискуссионным вопросам документоведения, разные авторы определяют и комментируют их по-разному.

Рассмотрим функции и свойства документа, присущие любому его значению.

4.1. Понятие "функции документа". Главная (сущностная) функция документа и производные от нее

Понятие "функция" имеет разные значения (общественное,

математическое, физиологическое, лингвистическое). Поскольку документ — это объект, создаваемый обществом, к нему применяют общественное значение понятия "функции": "обязанность, круг деятельности; назначение,

роль"1. "Функция документа — это его общественная роль, социальное на-

значение, цель, задача", — пишет Наталья Николаевна Куш-наренко2.

Анализ показывает, что документ выполняет не одну функцию, а

несколько, или определенное множество функций. Поэтому документ является полифункциональным объектом (от лат. "поли", что означает

82

"много"). Разные функции документа не являются однопорядковыми. Есть функции главные и производные (подчиненные); общие (присущие всем документам) и специальные (присущие отдельным группам, видам, до-

кументов), а также есть конкретные функции, присущие определенным ограниченным группам (жанрам, видам) документов.

В теоретическом плане вопрос о функциях документа изучался, прежде всего, применительно к определенным жанрам и видам документа (то есть изучались конкретные и специальные функции). Но в последнее время появились труды, посвященные, главным образом, общим функциям документа3. Характеристика функций документа настолько разнообразна, что автор данного пособия решил отойти от традиционного способа изложения материала (сначала — изложение мнений разных авторов, потом их критическое рассмотрение, и только после этого — собственные предложения). В данной теме будет излагаться позиция автора, которую желающие могут самостоятельно сравнить с другими мнениями.

На наш взгляд, нужно сначала выделить главную, сущностную

функцию любого документа — социально-коммуника-ционно-

информационную. Эта функция вытекает из определения документа как единства информации и материального (вещественного) носителя, которое используется в качестве канала передачи информации в обществе. Это определение является функциональным, потому что показывает роль

(назначение) документа в обществе.

Следовательно, функциональная сущность документа заключается в том, что он является особой формой канала передачи информации в системе социальных коммуникаций: такой формой, в которой переданное сообщение фиксируется на (в) материальном (вещественном, субстанциальном)

носителе, обеспечивающем передачу сообщения во времени и делающем возможной передачу сообщения (вместе с документом) в пространстве.

83

Социально-коммуникационно-информационная функция — это единая функция документа, но иногда ее характеризуют как соединение двух

(в частности, коммуникационной и информационной), а то и трех отдельных функций (добавляя к названным выше еще и социальную функцию). Первая часть этого слова — "социально" — указывает на то, что документ является средством (каналом) именно социальной коммуникации, которая осуществляется в обществе (социуме) и служит для передачи социальной информации, то есть информации, функционирующей в обществе. Документ не может существовать вне общества.

Информационная и коммуникационная — это две стороны названной выше функции, обусловленной местом документа в системе социальных коммуникаций, однако их можно характеризовать как самостоятельные.

Коммуникационная функция заключается в том, что документ является средством (каналом) коммуникации; обеспечивает один из видов социальной коммуникации (документальную), которая без него была бы невозможна. Между понятиями "средство" и "канал" здесь нет противоречия;

второе служит для уточнения, конкретизации первого. "Средство" понимает-

ся как орудие, предмет (или совокупность устройств), необходимое для осуществления определенной деятельности, а "канал" — как устройство,

средство для передачи (движения) информации и достижения ею цели коммуникации.

Иногда эту функцию документа называют коммуникативной, а

характеризуют ее в значительной мере так же, как и коммуникационную. На наш взгляд, термин "коммуникативная" больше подходит характеристике документа как средства общения, а это значение несколько иное.

Коммуникационная функция документа состоит из четырех подфункций: во-первых, документ является приемником выраженной передатчиком и предназначенной для передачи информации; во-вторых, он представляет собой хранилище переданной информации, в котором она

84

сохраняется и не исчезает с течением времени; в-третьих, документ является

передатчиком информации, полученной от коммуниканта как источника информации, к реципиенту; в-четвертых, он является непосредственным

источником информации для реципиента.

Информационная функция документа тесно связана с ком-

муникационной, потому что функция передачи информации выполняется документом только в коммуникационной системе. Соответственно, документ характеризуется как средство (или канал) передачи информации, которое может выступать как приемник, хранилище, передатчик или источник

информации.

Вимеющейся литературе, посвященной функциям документа,

информационная функция выдвигается на первый план как "наиболее обобщающая", но, на наш взгляд, она является лишь стороной единой социально-коммуникационно-информационной функции.

Нет также необходимости выделять отдельно "социальную функцию"

документа, потому что все функции документа являются социальными, или общественными, поскольку документ функционирует в обществе, возникает в ответ на потребности общества и удовлетворяет их. А особый — социальный — характер коммуникации и информации, с которыми связано возникновение документа, можно подчеркнуть в названии его главной функции — социально-коммуникационно-информационной.

Эта главная функция отражает функциональную сущность понятия

"документ". Однако она не показывает отличий документа от других средств

(каналов) коммуникации, обусловленных материальной формой документа.

Эту задачу выполняют общие функции документа, производные от главной.

К таким функциям, обусловленным материальной формой документа,

отнесем: 1) функцию фиксации (закрепления) информации на материальном

(вещественном, субстанциальном) носителе, отчужденном от человека; 2)

85

функцию сохранения информации, то есть передачи ее во времени в неизменном виде. Благодаря этим функциям документ обеспечивает диа-

хронную коммуникацию (в отличие от синхронной, которая происходит при непосредственном контакте коммуникаторов или при передаче информации с помощью энергетических каналов). На выделении этих функций основано определение документа, данное Анджеем Суски: "Документ — субстанциальный временной коммуникант"1.

Унекоторых авторов функции "сохранения информации"

соответствует другое название: "кумулятивная функция". Эта функция объясняется таким образом: "Способность документа накапливать,

концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений"1. На наш взгляд, это название и его трактовка свидетельствуют больше о функции определенных собраний (фондов) документов, производной от изначальной функции любого документа, — функции сохранения информации.

4.2. Другие общие функции документа. Понятие специальных и конкретных функций документов

■

Итак, общими мы называем функции, присущие всем документам.

Среди них на первом месте — главная, сущностная функция документа

(социально-коммуникационно-информационная) и производные от нее функции, обусловленные материальной формой документа (фиксация информации на вещественном носителе, отчужденном от человека;

сохранение информации). Некоторые авторы этим перечнем ограничивают общие функции документа.

Но наряду с названными функциями, отражающими сущность документа и его особенности, связанные с материальной формой, можно выделить ряд функций более частного характера, обусловленных назначением коммуникации, то есть конечной целью передачи информации.

86

Поскольку конечная цель может формулироваться по-разному, выделяют соответственно несколько таких функций. К ним относятся пять функций:

—познавательная;

—свидетельства;

—мемориальная;

—культурная;

—управленческая.

В отдельных видах документа одна или две-три из перечисленных функций преобладают, что дает основание считать их специальными функциями. Однако, на наш взгляд, все эти

функции присущи всем документам, хотя и выполняются в разной степени теми или иными разновидностями документа. Вместе с тем в некоторых документах преобладают одна или несколько таких функций,

поэтому они могут быть основанием для классификации документов, то есть выделения их видов с учетом преобладания той или иной функции.

На первом месте среди данной группы функций следует назвать

познавательную, или когнитивную (от лат. cognitio — знание, познание).

Важнейшее значение этой функции подтверждается этимологией слова

"документ", которое происходит от лат. docere — учу, обучаю.

Познавательная функция документа имеет несколько аспектов. Первый и наиболее очевидный из них: документ служит средством передачи знаний

от одного субъекта коммуникации (коммуниканта) к другому (реципиенту).

Большинство документов создаются именно для того, чтобы передать опре-

деленные знания, и используются они потребителями информации для того,

чтобы получить знания, содержащиеся в документах. Отметим, что о передаче "знаний" мы говорим здесь условно, имея в виду содержание всех форм общественного сознания, а не только науки. Эту функцию документа определяют также другими словами: "усвоение общественного опыта", "обмен идеями", "передача мыслей" и т. п.

87

Второй аспект познавательной функции документа состоит в том, что документ является отражением объективной действительности. Очевидно,

что содержание информации, или знаний, зафиксированных в документе,

возникает не само по себе, "ниоткуда", в сознании коммуниканта. Документ является результатом познания объективной реальности, данной по-

знающему субъекту как непосредственно, в форме явлений или эмпирической реальности, так и опосредованно, в созданных ранее другими людьми документах — отражениях этой реальности — или в виде устной передачи опыта.

Третий аспект познавательной функции документа определяется ролью процесса документирования (то есть процесса создания документа) в

завершении процесса познания, или, точнее, в осознании субъектом того, что познано. Эта роль документа наиболее ярко проявляется при создании документов, отражающих результаты научных исследований или художес-

твенного творчества: произведение окончательно формируется именно в процессе документирования. Этот же аспект познавательной функции документа можно заметить и в процессах документирования "для себя" (то есть в автокоммуникации): конспектировании учебной или научной литературы, ведении личных дневников и т. п. (поскольку во время документирования завершается осмысление полученной информации). Во всех подобных случаях документируемое знание становится личностным знанием автора документа именно в момент документирования.

Следовательно, познавательную функцию документа можно определить как "получение и передачу знаний в обществе". Документ является завершающим этапом процесса познания объективной реальности и началом, источником процесса передачи знаний из индивидуального в общественное сознание, то есть процесса обобществления знаний. Известно,

что разные виды документов занимают разные места в процессе познания, в

частности в научно-исследовательской, опытно-конструкторской и

88

производственной деятельности, от поиска принципиальных решений до обобщения имеющихся знаний, производства и сбыта продукции. Но в любом случае, на любом этапе познания именно документ служит средством подытоживания приобретенного знания, его изложения в доступной для других членов общества форме и благодаря этому передачи в общественное сознание. "Истина, увиденная однажды, хотя бы даже одним умом, в

конечном счете станет достоянием коллективного человеческого сознания",

— писал Пьер Тейяр де Шарден, один из разработчиков теории ноосферы1.

Считаем, что в этом процессе важная роль принадлежит документам.

Познавательная функция свойственна всем документам, но существует и особый класс документов, в которых она является главной, — научные документы (точнее, документальные источники научной информации, как их называет С.Г. Кулешов)1. Это документы, отражающие процесс функци-

онирования науки как сферы человеческой деятельности и научное сознание как форму общественного сознания. Научные документы дифференцируются в соответствии с конкретной целью создания и особенностями потребителей информации (читателей), для которых они создаются. Типологии научных документов и функциям их отдельных видов (типов, жанров) уделяют значительное внимание информатика (особенно так называемая научная информатика), книговедение, теория редактирования и другие научные дисциплины.

Следующей наиболее существенной функцией документа является

функция свидетельства, которая означает, что документ служит средством доказательства, подтверждения каких-то фактов (сведений), их реального существования в действительности. Наиболее ярко эта функция проявляется в документах, относящихся к значениям Документа VIII, Документа VII,

Документа VI. В них она четко выделилась в главную функцию и получила название правовой, или юридической функции.

89

В тех случаях, когда документу придается соответствующее значение,

правовая функция подчиняет себе все другие и рассматривается почти как единственная функция документа. Например, Анатолий Борисович Венгеров,

оспаривая наиболее широкое значение Документа I, писал: "Именно такой признак документа, как его юридическое значение, отличает документ от других носителей информации, фиксирующих объективную действительность и мыслительную деятельность человека"2. По его мнению, "документом является носитель такой информации, содержанию и способам фиксации которой действующее законодательство придает определенное правовое значение". Правовое значение таких документов "выражается в их способности вызывать юридические последствия, то есть определенным образом влиять на возникновение, изменение или прекращение соответствующих правоотношений в сфере управления. Право закрепляет за соответствующими документами их роль в правоотношениях". Особое внимание уделяется достоверности информации о фактах объективной действительности, содержащейся в таких документах.

В значении Документ V (запись, являющаяся непосредственным результатом (остатком) какой-либо деятельности и свидетельствующая о ней) функция свидетельства также очень важна. Документы как результат человеческой деятельности свидетельствуют о том, что деятельность,

которая их создала, реально существовала в действительности. В этом значении документы рассматривают как разновидность исторических источников, подтверждающих существование тех событий, в результате которых возникли документы. Они отличаются от повествовательных источников, в которых только рассказывается об исследуемых исторических событиях.

Как видим, отличие это вызвано подходом историка, изучающего определенные события, — следовательно, имеет относительный характер.

Если рассматривать любой Документ IV с точки зрения того, результатом

90