Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

научных документов часто рассматривают как самостоятельные виды (или типы) документов.

Понятием художественный документ объединяются документы,

относящиеся к художественному творчеству и создаваемые в сфере искусства: художественная литература, записи произведений музыки,

изобразительного искусства, видеозаписи кинофильмов и театральных представлений и т. п. Такие документы содержат произведения, влияющие прежде всего на чувства, на эмоциональное состояние человека.

Религиозные документы — это документы, отражающие религиозное сознание: литургическая (богослужебная), теологическая, религиозно-

публицистическая, религиозно-популярная, религиозно-учебная, религиозно-

справочная и другая подобная литература.

Понятием экономические документы объединяются документы,

создаваемые в сфере экономики: бизнеса, производства, торговли,

транспорта, строительства и т. п. Здесь можно выделить такие типологические разновидности, как коммерческий

(связанный с отношениями товарообмена, купли-продажи) и

технологический (связанный с производством, практической деятельностью)

документы.

Бытовые документы создаются в сфере обслуживания жизнедеятельности человека. Развлекательные (игровые) предназначены для проведения досуга в игровой форме. Развлекательные документы содержат сведения по разным вопросам, соответствующие увлечениям человека, в том числе самодеятельному творчеству. Это — игры, кроссворды, гороскопы,

сборники песен, репертуарные сборники и т. п. Спортивные документы

создаются в сфере спорта, во время соревнований. Личные — ото документы,

создаваемые в сфере частной жизни человека, удостоверяющие особу,

дающие сведения о ее общественном состоянии, содержащие биографические и/или другие сведения о ней.

191

Предложенная классификация охватывает как неопубликованные, так и опубликованные документы, принадлежащие к значению Документа IV. В

связи с их разнообразием данный фасет может оказаться неполным. Но для практики работы с документами более важной будет не общая их классификация, а более конкретная, учитывающая особенности отдельных классов документов, например печатных изданий (которая будет дана в темах

12—13).

7.4.2.Представление о первичных и вторичных документах

Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации.

Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непосредственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. На-

пример, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически);

количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

В результате аналитико-синтетической переработки информации,

содержащейся в документах, попадающих в упоминавшуюся выше систему,

создаются новые документы, призванные устранить тот или иной барьер.

Документы, которые попадают в информационную систему "на входе" и

подвергаются аналитико-синтетической переработке информации, на-

зываются первичными, а те, которые создаются системой в результате

192

обработки первичных документов и передаются потребителям информации

"на выходе" из системы, — вторичными. Таким образом, можно сказать, что эта классификация осуществляется по уровню обобщения информации.

Такая классификация документов очень важна для деятельности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предоставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.

Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зависит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например,

библиографическое пособие является результатом переработки информации об определенных документах, и с этой точки зрения оно является вторичным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее "входе" может рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например,

каталожная библиографическая запись — как вторичный.

Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-

библиографическом деле принято считать первичными только такие документы, которые не дают информацию о других документах, а точнее,

не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в которых представлена информация о других документах.

Вторичные документы призваны облегчить потребителю информации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информации, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использованных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.

193

В информатике даются еще и другие разъяснения относительно отличий между первичными и вторичными документами. Считается, что первичные документы — это документы, "непосредственно отражающие результаты человеческого познания и используемые на практике как источники информации о реальном мире"; что они "содержат новые знания или новое осмысление известных фактов и концепций". При этом

"непосредственность отражения" заключается в том, что первичный документ должен иметь познавательную ценность сам по себе, а не отсылать к другому документу. А вторичные документы — это те, которые создаются путем "свертывания первичных документов" для информирования об их содержании1.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исходную информацию (ГОСТ

6.10.2—83), а вторичные — те, которые являются результатом аналитико-

синтетической переработки одного или нескольких первичных документов.

Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокращенное изложение их основного содержания.

С.Г. Кулешов объяснял отличия между первичными и вторичными документами следующим образом: "Считается, что первичные документы создаются в сфере научно-исследовательской деятельности, а вторичные — в

сфере научно-информационной деятельности. Первичные документы — это все, которые мы знаем под названиями научная, производственная, учебная,

справочная и научно-популярная литература, а вторичные — это так называемая информационная литература. Задача информационной литературы — характеристика одного или определенной совокупности

(сводная характеристика) документов и/или формулировка каких-то суждений (оценок, прогнозов и т. п.) на основе анализа их текста"1. С.Г.

Кулешов изложил здесь общепринятый в научной информатике подход.

194

Однако в этом подходе не учитывается наличие других первичных документов (например, правовых первоисточников или художественной литературы), кроме тех, которые отражают результаты научно-исследова-

тельской деятельности.

Итак, под названиями "информационная литература" или

"информационные документы", "информационные издания" понимают такие источники, которые содержат информацию о первичных документах. Среди них различают "библиографические" — дающие сведения о документах в виде библиографического описания и аннотаций, "реферативные", дающие характеристику первичного документа в виде реферата, и "обзорные" —

дающие обзор нескольких первичных документов. Такой подход стал общепринятым, утвержденным в государственном стандарте2. Однако он не соответствует теоретическим воззрениям специалистов относительно библиографии и библиографической информации, согласно которым библиографическая информация не ограничивается способами библиографического описания и аннотации. Для библиографо-ведов все документы, передающие информацию о других документах любым способом, являются библиографическими. Поэтому нельзя называть

"библиографическими" только документы с библиографическим описанием и аннотацией. Скорее, все вторичные документы следовало бы считать библиографическими.

Препятствуют этому представления о первичной и вторичной информации и, соответственно, о ее источниках. Первичной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты,

объекты реального мира или мышления человека, а вторичной —

информацию, создаваемую человеком на основании изучения и обобщения документов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной научной информации считают "научные монографии и статьи, диссертации, описания

195

изобретений и т. п.", а источниками вторичной информации — "учебную,

справочную и научно-популярную литературу"1. С.Г. Кулешов подчеркивал,

что деление на источники первичной и вторичной научной информации не следует путать с делением на первичные и вторичные документы, но такая путаница все же иногда происходит. Деление на первичные и вторичные документы иногда связывают с характером отраженной в них информации.

Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению "первичности" или "вторичности": с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает первичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными.

Однако сама "информационная система" может быть либо

"библиографической", то есть направленной на информирование о первичных документах через вторичные, либо "авторско-издательской",

направленной на обобщение и переработку информации (преимущественно

— научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информации (как в учебной и научно-популярной литературе).

Дело в том, что "информационная система" — понятие не конкретное,

а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию,

которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа человеком опирается на определенные знания,

полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

196

Например, возьмем такие признанные первичные документы как диссертация или научная монография. Они действительно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач информационной системы, обрабатывающей документы.

7.5. Классификация Документа IV по обстоятельствам его

существования во внешней среде

7.5.1.Понятия "опубликованные" и "неопубликованные"

документы

Опубликованными являются документы, предназначенные для использования любым потребителем информации (то есть предназначенные не определенному конкретно, а абстрактному адресату) и прошедшие официальную регистрацию как опубликованные документы.

Неопубликованные документы, соответственно, предназначены конкретному адресату и не имеют

официальной регистрации как опубликованные документы. Это деление производится по характеру аудитории, на которую рассчитан документ

(табл. 7.4).

Таблица 7.4. Блок Г. Виды документа по обстоятельствам его

существования во внешней среде

классификации

197

Как правило, опубликованные документы — это издания, являющиеся одним из средств массовой коммуникации. В процессе опубликования такой документ проходит редакци-онно-издательскую обработку (рецензирование,

редактирование) и размножается (тиражируется) в любом количестве эк-

земпляров, каждый из которых является полноправным представителем этого

издания, то есть опубликованного документа.

Отметим, что издание в целом считается одним опубликованным документом, и в то же время каждый экземпляр издания — тоже отдельный опубликованный документ. В составе издания можно выделить также более-

менее самостоятельные части, которые тоже в определенных условиях считаются отдельными изданиями (например, отдельный том многотомного издания). Кроме того, опубликованным документом можно считать часть издания, если она является более-менее законченным и самостоятельным

сообщением. Например, журнал является опубликованным документом

(изданием) и статья в журнале тоже может рассматриваться как отдельный опубликованный документ.

Каждое издание должно пройти официальную регистрацию в государственных учреждениях или организациях, обеспечивающих

198

соблюдение закона об авторском праве. Автор опубликованного документа сохраняет права на него как на свою интеллектуальную собственность.

Все другие документы, не прошедшие процесс официальной регистрации, являются неопубликованными, даже в том случае, когда они размножаются в значительном количестве экземпляров. Например, приказ министра или производственная инструкция могут тиражироваться в количестве, зависящем от количества подчиненных учреждений, но они остаются неопубликованными документами.

В то же время неопубликованные документы могут стать объектом редакционно-издательской деятельности, после чего они будут опубликованы. Так неопубликованные документы могут перейти в ранг опубликованных после прохождения процессов редакционно-издательской деятельности. Говоря точнее, текст неопубликованного документа может быть опубликованным в другом документе, а первоначальный документ останется в своем статусе неопубликованного документа.

Однако существует определенная категория документов, которые не проходят редакционно-издательских процессов, но официально считаются опубликованными. Это — депонированные документы. Они предназначаются для депонирования в специально определенных научно-информационных центрах. Центр депонирования получает такие документы, хранит их, создает и публикует библиографическую информацию о них и обязывается предоставлять такие документы для использования любым потребителям информации при определенных условиях. Депонируются, как правило,

научные статьи и монографии, а также сборники материалов конференций и т. п.

Кроме того, существуют отдельные жанры научных документов,

которые не называются депонированными, но считаются опубликованными после того, как они попадают в специальные центры хранения таких документов, регистрируются в соответствующих изданиях и могут быть

199

предоставлены потребителю согласно определенным правилам. К таким документам относятся, например, отчеты о научно-исследовательской работе

(НИР) или опытно-конструкторской разработке (ОКР), диссертации,

рукописные переводы, подготовленные научно-информационными центрами и т. п.

Все перечисленные выше документы, которые считаются опубликованными в результате их хранения и организации использования в

опубликованными", чтобы отличать их от документов, опубликованных в виде изданий. Но буквальный смысл термина "неопубликованные документы" не соответствует особенностям депонированных документов.

Кроме тех документов, которые попадают в разряд опубликованных в результате депонирования, любой неопубликованный документ может стать опубликованным, если он будет экспонироваться на выставке в архиве, музее или после того, как он будет продемонстрирован на телевидении или прочитан по радио. Но все это — особые случаи опубликования документов,

когда не изменяется ни их материальная форма, ни место и способ хранения.

Среди неопубликованных документов выделяются разные категории.

Одни в будущем могут быть опубликованы, потому что они создаются специально для опубликования, и только временно остаются неопубликованными. Это, например, произведения художественной литературы, научные статьи, монографии, публицистические статьи и прочие творческие документы. Другие изначально не предназначаются для опубликования или предназначаются для узкого, конкретно определенного

200