Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

По внешней структуре документ может состоять из одного носителя

информации (например, открытка) или нескольких носителей (например,

комплект открыток, грампластинка с конвертом, собрание произведений из нескольких томов и т. п.) или быть частью одного носителя (например,

статья в журнале).

С точки зрения внутренней структуры документ может состоять из

одного произведения (например, монография) или нескольких произведений

(например, энциклопедия — из справочных статей, журнал или газета — из многих разнообразных публикаций); или быть частью какого-то большого произведения (один раздел или часть, параграф, пункт монографии, учебника и т. п.).

Внутренняя структура документа предусматривает также наличие его

основного содержания (текста или изображения), иллюстративного

(комментирующего или поясняющего) материала, дополнений, а также

справочных и вспомогательных текстов в виде вступительной статьи,

предисловия, послесловия, "содержания" или "оглавления", вспомогательных указателей и т. п.

Если определенный вид документа имеет устоявшуюся внутреннюю структуру, предусматривающую наличие и последовательность отдельных частей текста, говорят, что такой документ имеет типовой формуляр.

Для отдельных видов документов разработаны также перечни сведений, которые нужно добавлять к основному тексту, чтобы можно было опознать (идентифицировать) данный документ. Это — реквизиты документа (от лат. requisitum — необходимое, нужное). Установлены реквизиты для официальных документов, выходные сведения для изданий.

Выходные сведения издания содержат сведения об авторе, заглавие документа, надзаголовочные данные, подзаголовочные данные, выходные данные (место и год издания, название издательства). К ним добавляют также

161

аннотацию или реферат, международный стандартный книжный номер

(ISBN) или международный стандартный номер сериального издания (ISSN).

Выходные сведения издания размещают преимущественно на внешних элементах документа: титульном листе и его обороте, обложке, на концевой полосе в печатных изданиях; на этикетке, конверте, коробке — для грампластинок, аудиокассет, видеокассет, компактных оптических дисков.

Для каждого вида документа устанавливают свой набор реквизитов, но в целом их совокупность соответствует упоминавшейся выше формуле Лассуелла: "Кто, что, кому, по какому каналу, с какой целью (каким эффектом) сообщает". Для документов, имеющих технотронное происхождение, указывают дополнительно их технические характеристики,

чтобы можно было правильно выбрать способ воспроизведения информации из таких документов.

162

Выводы

Характеристика знаковой и материальной составляющих документа на

уровне Документа IV показала их разнообразие и, вместе с тем,

взаимозависимость.

Самый распространенный способ записи информации — ручной — связан с такими знаковыми системами, как письмо (отображение языка),

ноты, изображения, картография.

Механический способ записи информации дает возможность размножать (тиражировать) документы, созданные ручным способом, а

также создавать документы методом Брайля, способом фонозаписи,

перфорацией.

Магнитный способ используется для фонозаписи и записи технически

микрофильмировании, ксерокопировании, создании кинофильмов и видеозаписей, в оптических дисках.

Вещественная (физическая) основа Документа IV зависит от используемого способа записи. Для ручного и механического способов записи информации используется преимущественно бумага в разнообразных ее разновидностях. Для магнитной и оптической записи используют полимерные материалы в виде пленок, лент или пластинок.

Форма (конструкция) носителя информации у Документа IV зависит от используемого материала и способа записи. Для бумажных документов характерны формы листа, карточки, кодекса, для полимерных — ленты,

диска.

По форме записи информации различают одномерную (линейную),

двухмерную (плоскостную) и трехмерную (объемную) запись.

Структура документа обусловлена способом записи, вещественной основой и конструкцией носителя информации. Различают структуру

163

внешнюю и внутреннюю. Идентификационные признаки документа

отражают в его реквизитах.

164

Вопросы и задания для самоконтроля

1.Что такое документирование?

2.Назовите способы записи информации.

3.В каких знаковых системах записывается информация?

4.Охарактеризуйте формы записи информации.

5.Охарактеризуйте вещественную (физическую) основу Документа

IV.

6.Какой может быть форма (конструкция) носителя информации у Документа IV?

7.Объясните понятия внешней и внутренней структуры документа.

8.Что такое "реквизиты документа"?

9.Назовите основные типы письма.

10.Охарактеризуйте разновидности оптической записи информации.

11.Охарактеризуйте разновидности применения механического способа записи информации.

165

Тема 7 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТА IV

Классификация является логической процедурой, особым случаем применения деления объема понятия. Деление объема понятия производится по определенному признаку (или совокупности признаков), называемому основанием деления. Выбор основания зависит от цели, ради которой производится деление.

Цель любой классификации — выделение и перечень видов,

составляющих объем данного понятия. Основные требования к классификации: выделение видов по одному основанию деления (чтобы обеспечить отсутствие пересечения выделяемых видов) и полнота перечня видов (в своей совокупности они должны охватить весь объем понятия).

Классификация является также процедурой практического деления определенных объектов на классы (виды, роды, типы, жанры) в соответствии с наиболее существенными признаками, присущими данным объектам.

Каждый класс (вид, тип и т. д.) отличается от другого определенным признаком или видоизменением этого признака1.

Процесс осуществления классификации называют класси-

фицированием. В результате применения метода классификации получают определенную классификацию (или классификационную систему,

классификационную схему) как перечень признаков, ставших основанием деления, и классов, то есть подразделов, на которые делится исходное понятие.

Подразделы, выделяемые как итог классификации, можно называть

классами или видами, типами, жанрами и т. д. Принципиальных отличий у перечисленных классификационных категорий нет. В каждой классификации выбирают наиболее пригодное (традиционное) для нее название подразделов.

Наиболее общими являются такие названия подразделов, как вид, класс,

группа. Они могут использоваться по отношению к любому подразделу классификации.

166

Понятие "вид" используется потому, что при использовании метода классификации родовое понятие делится на видовые, следовательно,

получаются виды того понятия (или явления), которое классифицируется.

Понятие "класс" может использоваться потому, что любой подраздел классификации можно назвать классом. Понятие "группа" тоже может быть общим для классификации, но чаще всего в том случае, когда речь идет о классификации реальных вещей или предметов, а не об абстрактной клас-

сификации объектов, обобщенных в определенном понятии.

Классификация может быть иерархической (когда результаты первого деления опять делятся на виды или подразделы, и каждое следующее деление подчиняется предыдущему) или параллельной, когда деление по каждому признаку осуществляется независимо от предыдущих. В иерархической классификации иногда применяют разные названия для классификационных подразделов разных ступеней. Например, подразделы высшей ступени деления называют типами; те, которые подчиняются данной ступени, —

подтипами; следующие — родами, а те, которые им подчиняются, —

разнородностями и т. д. Однако еще не доказано, как именно следует называть подразделы разных ступеней деления. В классификации документа целесообразно деление каждой ступени считать делением на виды

(аргументацию см. выше).

Определив эти общие понятия и требования к классификации,

рассмотрим классификацию документов.

7.1. Задачи и особенности классифицирования документов

Классификация является одним из способов теоретического познания любого объекта. Для познания документа его тоже нужно классифицировать,

то есть определить виды документа и признаки, по которым они различаются.

167

Кроме научного значения классификация документов имеет и практическое предназначение: она помогает в практической деятельности по выявлению, отбору, организации хранения и использования документов.

Следует сказать, что практическая (эмпирическая) классификация

документов учитывает, как правило, только важнейшие для той или иной деятельности признаки. Она не предназначена для всеобъемлющего анализа документа как объекта познания. Теоретическая классификация строится на основании теоретического анализа документа в целом, а также его составляющих и условий его существования. Теоретическая классификация может быть положена в основу практической классификации документов, но последняя не всегда совпадает с первой, потому что, как правило, является упрощенной, приспособленной к определенной цели использования.

Существуют разнообразные классификации документов, по разным признакам. Самыми известными являются семантические классификации, то есть классификации по содержанию (отраслям знаний, тематике)

документов, в зависимости от того, о чем в них идет речь. Это такие классификации, как УДК (Универсальная десятичная классификация), ББК

(Библиотечно-библиографическая классификация) и т. п. Каждая из таких классификаций предназначается для документов определенных видов

(например, печатных) и определенных типов учреждений, работающих с документами.

Определение видов, типов, жанров документов — важная задача науки и практики. Ее можно выполнить с помощью типологической классификации документа. Классификация, в которой выделяются виды, типы, жанры документов, не зависящие от их тематики, называется типологической в отличие от семантической классификации, осуществляемой по содержанию

(тематике) документов.

Типология — это наука о типах, точнее, это раздел научного знания, в

котором определяются типы, виды и другие типологические подразделы или

168

разновидности документов, не касающиеся семантики (то есть отраслевого содержания, тематики) документа.

Типология документа еще недостаточно развита, она находится на стадии становления. Типологические классификации охватывают, как правило, не весь класс документов, а определенные подклассы, с

обусловленными границами. Во многих случаях существующие типологические классификации документа не придерживаются требования единства основания деления.

Теоретическую типологическую классификацию документа лучше всего производить по разным признакам независимо друг от друга, то есть создать параллельную классификацию, состоящую из разных фасетов. Фасет

в типологической классификации документа — это отдельная часть классификационной системы, где все виды документа выделяются по одному и тому же признаку. Классификация, состоящая из отдельных самостоятельных фасетов, называется фасетной.

Для разработки классификационной системы нужно, во-первых,

определить признаки, по которым будут выделяться виды документа; во-

вторых, определить виды документа по каждому признаку.

Виды документа, выделяемые по определенному признаку, составят отдельный фасет классификации. Таких фасетов может быть много, в

зависимости от того, сколько признаков документа используем в качестве основания деления, следовательно, классификация будет называться

многоаспектной. Фасеты, в которых используются признаки классификации родственного происхождения, можно объединить в блок, то есть в совокупность фасетов. Тогда классификация будет фа-сетно-б лонной.

Все признаки, по которым можно классифицировать Документ IV,

целесообразно объединить в несколько групп (блоков):

— во-первых, признаки, характеризующие знаковую систему, в

которой записана информация;

169

—во-вторых, признаки, характеризующие материальный носитель документа;

—в-третьих, признаки, характеризующие передаваемую информацию.

Могут быть еще и другие признаки и блоки классификации.

Соответственно отдельными блоками фасетов в классификации

документа являются:

—"виды документа по особенностям знаковых средств фиксации и передачи информации";

—"виды документа по особенностям носителя информации";

—"виды документа по его информационной составляющей";

—"виды документа по обстоятельствам его существования во внешней среде".

Последовательность блоков и отдельных фасетов классификации документа внутри них не имеет принципиального значения.

Целесообразно также более четко определить объем класси-

фицируемого понятия. Для библиотековедения и библиогра-фоведения,

делопроизводства и архивного дела это — Документ IV, охарактеризованный выше.

Теоретическая типологическая классификация документа в данное время не является завершенной, она находится в процессе развития. Разные авторы предлагают разные схемы (системы) типологической классификации документа. Эти схемы в целом или в отдельных частях становятся предметом дискуссий, в результате чего изменяются и совершенствуются. Схема типологической классификации документа, предложенная ранее автором данного учебного пособия, тоже испытала изменения после ее обсуждения и опубликования других исследований.

7.2.Классификация Документа IV по признакам,

характеризующим знаковую систему записи информации

170