Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

то есть использовании с целью получения информации. Исследователи уже отмечали как свойство научной информации и знания их способность не ис-

чезать при передаче от одного человека к другому: если я что-то знаю и передам это знание другим людям, это не значит, что у меня знаний станет меньше. Это положение справедливо и относительно других видов социальной информации, не только научной. Материальная форма документа также в принципе не исчезает при его "потреблении"; она может только изме-

няться и разрушаться из-за структурных изменений вещества, из которого сделан материальный носитель, с течением времени или в результате механических повреждений.

Еще одно свойство документа обусловлено его местом в социальной коммуникации, его функцией передачи сообщения от коммуниканта к реципиенту, — это возможность охарактеризовать любой документ по

формуле: "кто, что, по какому каналу, кому, с каким эффектом сообщает". Этот перечень вопросов приобрел известность под названием

"формула Лассуелла": "Who says, what, in which channel, to whom, with what effect"1. Иногда его сокращают до минимума: "кто, что, кому". На наш взгляд, первоначальную формулу стоило бы дополнить вопросами: с какой целью, когда, где. Все эти вопросы в своей совокупности должны охарактеризовать процесс коммуникации: кто является коммуникантом, что передается в сообщении, каким каналом оно передается (то есть свойства материального носителя и знаковой системы), какому реципиенту предназначается, какова конечная цель коммуникации, а также пространственные и временные условия коммуникации (где, когда отправлено сообщение). Заключительный вопрос — с каким эффектом — должен показать, состоялась ли в действительности коммуникация, то есть получена ли потребителем информация.

Ксущественным свойствам документа относится также его

деятельностный характер, свидетельствующий о том, что документ всегда

111

создается в результате человеческой деятельности. Это может быть "чистая"

социально-коммуникационная деятельность, имеющая своей единственной целью передачу информации (например, частное письмо), или "вплетенная" в

другие виды деятельности, связанные с общественной практикой, познанием природы и общества, распространением знаний, художественным отражением действительности, социальным управлением. Проявление общих функций документа зависит от того, в каком виде деятельности он сформировался. Документ выполняет функции, обусловленные его местом в том виде деятельности, в котором он возник, а также конкретным назначением, то есть тем, для какой деятельности он предназначен. Эти конкретные функции, характерные только для документов, однородных по происхождению, обусловливают формирование жанров документов.

Такими являются важнейшие свойства документа, обусловленные его сущностью. Как уже было сказано, они свойственны документу в разных значениях этого понятия, только проявляются по-разному у объектов,

относящихся к Документу IV или к более широким или узким значениям.

Н.Н. Кушнаренко по-другому определяет свойства документа1. По ее мнению, это:

1.Атрибутивность (наличие определенных составляющих).

2.Функциональность (наличие определенных функций).

3.Структура (определенные взаимосвязи между элементами

документа).

Не отрицая наличия таких свойств у документа, нужно, однако,

отметить, что такие свойства присущи любой системе, то есть любому явлению, которое рассматривается с позиций системного подхода. Отличия документа проявляются в характеристике каждого из перечисленных свойств документа как системы.

В частности, атрибутивность документа — это наличие двух составляющих: информационной и материальной. На наш взгляд, сюда же

112

следует отнести третью составляющую — знаковую. Функциональность —

это способность документа выполнять определенные функции,

рассмотренные выше. Структура заключается в возможности выделить во множестве документов определенные виды документа; у каждого вида — выделить особенности материальной, знаковой и информационной составляющих; выделить элементы (структурные части) документа со стороны материальной, информационной и знаковой составляющих и т. п.

4.4. Признаки документа Кроме функций и свойств для характеристики документа выделяют

еще признаки. Признак — это показатель, примета, знак, по которым можно узнать, определить что-нибудь. Признаки документа непосредственно вытекают из его функций и свойств, иногда даже терминологически совпадают.

Признаки, по которым можно отличить документы от недокументов,

зависят от трактовки сущности документа, его функций и свойств.

Признаки документа определены А.В. Соколовым1; четкий перечень таких признаков дает Н.Н. Кушнаренко2. На наш взгляд, этот перечень,

названия отдельных признаков и их последовательность нуждаются в уточнении.

Выделим признаки главные:

1. Наличие социальной информации (то есть знаний, мыслей, чувств,

волевых импульсов, которые передаются от человека к человеку).

2.Фиксированность информации (то есть способность документа к ее сохранению и передаче во времени).

3.Предназначенность документа для передачи информации как главная его функция (не обязательно "созданный для передачи информации", но обязательно "используемый для передачи информации", то есть задействованный в информационно-коммуникационной системе, которая выполняет функции, определенные человеком-коммуникантом).

113

От этих признаков производными являются такие:

1. Вещественность (субстанциональность). Иначе говоря, документ — это "стабильный вещественный объект", потому что только вещественность носителя обеспечивает сохранение информации и передачу ее во времени.

2. Семиотический (знаковый) и семантический характер. Для документа характерно представление информации в форме знаков и

"наличие смыслового (семантического) содержания".

Дополнительные признаки выдвигаются при принятии за основу одного из восьми значений понятия "документ". В частности:

1.Для значения Документа II — искусственный характер материального носителя (в этом значении документ — это "любой созданный человеком объект").

2.Для значения Документа III — предназначенность для передачи информации именно при создании документа.

3.Для значения Документа IV — наличие записи информации, как способа ее фиксации.

4.Для значения Документа V — то, что этот объект возник как результат именно той деятельности, которая изучается историком.

5.Для значения Документа VI — наличие юридического содержания.

6.Для значения Документа VII — наличие элементов засви-

детельствования .

7. Для значения Документа VIII — наличие данных о личности.

Для документа как объекта библиотечного и архивного дела,

которым признается значение Документа IV, дополнительными признаками являются:

1. Предназначенность документа как материального объекта для его хранения или передачи.

114

2.Наличие элементов метаинформации (реквизитов), соот-

ветствующих жанру документа (то есть его специальным и конкретным

функциям).

3.Целостность документа (завершенность сообщения, содержащегося

внем).

Выводы

Характеристика функций и свойств документа является важным дополнением к его дефиниции. Среди функций документа следует различать главную (сущностную) функцию, общие, специальные и конкретные.

Каждый документ является полифункциональным объектом, потому что он выполняет несколько функций.

Понятие свойств документа уточняет и конкретизирует его функции,

дает качественную характеристику документа. Определение признаков документа вытекает из его функций и свойств, а также зависит от трактовки документа (принятия того или иного его значения).

В целом определение функций, свойств и признаков документа относится к дискуссионным вопросам теории документа и разными авторами решается по-разному.

Вопросы и задания для самоконтроля

1.Назовите главную сущностную функцию документа. Что она

означает?

2.Назовите функции, обусловленные материальной формой

документа.

3.Назовите функции документа, обусловленные назначением коммуникации. Охарактеризуйте их.

4.Что такое специальная функция документа? Как она проявляется?

5.Что такое конкретные функции документов? Как они проявляются?

6.Перечислите и охарактеризуйте свойства документа.

115

7.Назовите главные и производные признаки документа.

8.Какие дополнительные признаки используют для разных значений понятия "документ"?

116

Тема 5

ИНФОРМАЦИОННАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ ДОКУМЕНТА

Информационная составляющая является непременной составной частью документа, или его атрибутом (неотъемлемым свойством объекта).

Поэтому неправильно представлять документ только как материальный,

физический объект. Документ всегда является информационным объектом.

В связи с этим характеристике информации в документоведении уделяется значительное внимание.

В документоведческих исследованиях используют разные эпитеты,

характеризующие информацию. В частности, документальная информация

— это информация, которая передается с помощью документа, когда документ служит каналом коммуникации. Но существуют и другие значения прилагательного "документальный". Например, Н.Н. Кушнаренко понятие

"документальная информация" объясняет так: "Информация, основанная на документе(-ах), подтвержденная документом(-ами)". Документную информацию она понимает как "информацию, содержащуюся в документе".

Ею выделяется также понятие информация документа, которая состоит из

"документной информации" и "информации на документе". Последняя — это

"автографы, различные помет ки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции,

подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве"1.

Государственным стандартом Украины ДСТУ 2732:2004 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий"

117

предлагается следующее определение понятия документная информация:

"Вся информация документа (содержание, отпечатки печатей, штампов,

регистрационные номера, резолюции, подписи, другие реквизиты и служебные отметки, а также маргиналии, филиграни, элементы бланка и защиты)"2. Очевидно, понятие "документная информация" приравнивается здесь к понятию "информация документа". Отдельно определяется

"содержание документа" — как "информация в документе, потребность зафиксировать которую — основная цель его создания". Вообще нужно отметить, что терминология документоведения еще не устоялась, существу-

ют разные трактовки одних и тех же терминов и синонимические обозначения одних и тех же понятий.

5.1. Концепция социальной информации Современной науке известно огромное количество трудов,

посвященных понятию или феномену информации3. Относительно их содержания можно сделать вывод из названий разделов указателя литературы об информации: 1. Точные и естественные науки об информации; 2. Информация как предмет познания социо-гуманитарных наук; 3.

Дисциплины документально-коммуникационного цикла об информации; 4.

Философское осмысление феномена информации; 5. Наступление эры информационной цивилизации. В данном учебном пособии не ставится задача рассмотреть все перечисленные труды. Обратим внимание лишь на концепции, наиболее существенные для определения социальной информации как атрибута документа.

Известно, что сформировались определенные подходы относительно определения понятия "информация". Обычно их называют атрибутивной и функционально-кибернетической концепциями информации1. Но в действительности их намного больше.

Атрибутивная концепция — это трактовка информации как неотъемлемого внутреннего свойства всех естественных и социальных

118

систем. Она делится на два подхода. Первый означает признание так называемой "структурной информации", которая составляет внутреннее достояние любой системы, меру ее организации, присущую ей при любых условиях. Второй провозглашает трактовку информации как

"относительной", свидетельствующей о взаимодействии определенных объектов и возникающей как его результат2. Именно во втором значении информация определяется как "отраженное разнообразие", характеризующее перенесение определенной упорядоченности (структуры, формы) от одного объекта к другому. Согласно этой концепции информация возникает в определенном объекте в результате отражения в нем структуры (формы,

состояния) другого объекта (системы, процесса). Понятия "структурной" и "относительной" информации не являются видами информации, они лишь свидетельствуют о разном понимании самого феномена информации.

Выражением атрибутивного подхода к информации вообще как явлению, присущему любым объектам живой или неживой природы,

творениям человеческих рук или разума является ее деление на такие виды:

1. Элементарная информация — возникающая в неживой природе и характеризующая процессы отражения в ней (ее разновидности:

механическая, химическая, электрическая, электромагнитная, оптическая,

электронная).

2.Биологическая информация — возникающая в живой природе

(разновидности: генетическая, физиологичная, сенсорная,

зоокоммуникационная).

3. Социальная информация — та, что возникает в человеческом обществе, передается в процессе коммуникации между людьми (синонимы:

семантическая, семиотическая).

Признак, используемый в этом делении, — по природе сигналов,

которыми передается информация, и сферам ее бытования.

119

Особое место занимает машинная информация, которая передается и воспринимается техническими устройствами. Считают, что она является одновременно элементарной и социальной.

Данный перечень деления информации на типы (или виды) характерен,

прежде всего, для трактовки информации как относительной,

свидетельствующей о взаимодействии разных объектов. "Социальная информация" здесь — лишь одна из разновидностей информации,

выделяющихся "по сфере возникновения"1 или "по типу отражательных процессов, соответствующих разным уровням организации материи"2.

Функционально-кибернетическая концепция связывает существование информации с самоуправляющимися системами: техническими (машинами),

биологическими (живыми организмами), социальными (обществом).

Сторонники этой концепции не признают существования информации в неживой природе. Согласно этой концепции информация трактуется как содержание сообщения, связанного с управлением; как содержание сигнала,

имеющего синтаксическую, семантическую и прагматическую характеристики.

Существует еще концепция социальной информации, характеризующая ее не как один из видов информации, а как единственный объект теории социальной информации, изучающей информационные процессы в обществе.

Согласно этой концепции информация может быть только социальной, сле-

довательно, термины "информация" и "социальная информация"

используются в данном случае как синонимы. Социальная информация понимается как информация, передающаяся в обществе в процессе общения людей, то есть в социальной информационной коммуникации. Подается она в форме знаков, понятных членам общества и способных изменять их знания.

Наличие разнообразных подходов к определению и пониманию информации позволяет сделать вывод, что понятие "информация" — лишь средство познания в пределах информационно-коммуникационного подхода,

120