Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

существующих документов, используя разные источники для ознакомления с ними.

Предлагаемое пособие ставит целью быть теоретическим введением к документоведению и книговедению, обеспечить единый подход к классификации документов вообще и книг в частности. Оно отражает авторскую концепцию, основанную на собственных научных исследованиях и согласованную с распространенными представлениями о документе и книге, а также с исследованиями многих ученых, изучавших проблемы документоведения и книговедения. Пособие знакомит с достижениями современного документоведения, дискуссиями по до-кументоведческим проблемам, предлагает альтернативные подходы к их решению, которые должны стимулировать самостоятельную творческую деятельность студентов. Дидактический потенциал пособия заложен в последовательности изложения материала (от общих вопросов к частным), его делении на конкретные темы, наличии выводов, вопросов и заданий для самоконтроля по каждой теме.

Данное издание представляет собой перевод учебного пособия

"Документоведение", вышедшего на украинском языке, с некоторыми изменениями и дополнениями. Измененное название больше соответствует его содержанию, в котором отражено не все документоведение, а только его вводная часть. Отсутствие детальной характеристики отдельных видов документов в данном пособии объясняется необходимостью создания системы документоведческих учебных дисциплин и их соответствующего учебно-методического обеспечения. На самостоятельный статус заслуживают такие учебные дисциплины, как "Управленческое документоведение", "Электронное документоведение", "Кинофотофонодокументоведение" и другие, посвященные разным видам документов. Кроме перечисленных, в этой системе должны быть и такие

11

учебные дисциплины, как "Социальные коммуникации", "Документный

ресурс", "Документные потоки и массивы" и т. п.

12

Часть I

ОСНОВЫ ТЕОРИИ ДОКУМЕНТА

Тема 1

ПОНЯТИЕ "ДОКУМЕНТ": ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ ЕГО ЗНАЧЕНИЙ

Понятие "документ" в наше время является наиболее рас-

пространенным в науках, изучающих разные способы хранения и передачи в обществе знания (или информации). Существует множество определений документа, которые зафиксировали представления о нем.

Прежде всего, считаем нужным рассмотреть эмпирические представления о документе, исторические корни термина "документ" и

постепенное развитие его значений до XX в.; обобщить имеющиеся в литературе определения документа; показать соотношение между существующими в наше время значениями понятия "документ".

1.1. Эмпирические представления о документе Эмпирические представления возникли как следствие или как итог

наблюдений, как обобщение многих реальных явлений, но не как следствие теоретического познания, для которого нужны определенные методологические принципы, теория, которая бы объясняла смысл и происхождение явления.

Эмпирически документ представляется, во-первых, как определенная вещь, как "материальный объект" или "субстанциальный" (вещественный, в

отличие от энергетического) носитель информации. Иначе говоря, документ

— это вещь, которую можно увидеть, к которой можно прикоснуться или ощутить другими органами чувств.

Во-вторых, документ — это такая вещь, которая несет в себе некую

информацию, то есть может что-то (какие-то сведения, знания) передать тому, кто будет знакомиться с документом, изучать его, читать или иным

13

образом "потреблять информацию". Документ прежде всего нужен человеку именно для того, чтобы ознакомиться с этой информацией.

С другой стороны, документ создается человеком (точнее — об-

ществом) для того, чтобы сохранить определенное знание во времени и

передать его другим людям (потребителям информации).

Для того, чтобы передать информацию с помощью документа, человек использует разные средства. Во-первых, выбирает материальные объекты,

вещи, которые могут быть "вещественным носителем" информации. Во-

вторых, устанавливает, каким способом можно "закрепить информацию" на данном носителе. В-третьих, разрабатывает способы извлечения информации

из этого носителя.

Все эти свойства документа отражаются в его определениях. Например,

в таких: "документ — материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде"; "документ — материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике"; "доку-

мент — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и

пространстве"; "документ — материальный объект, содержащий

закрепленную информацию и специально предназначенный для ее передачи и использования"1; "документалистика толкует документ в широком плане как информацию, зафиксированную на материальном носителе..."; документ

— это "информация, закрепленная на носителе, позволяющем осуществлять ее передачу.... Документ — это воплощенная в физической форме информация".

Некоторые ученые в определениях документа подчеркивали, что он создается и используется именно человеком, то есть обществом, и поэтому содержит не любую информацию, а именно "социальную", или

"нооинформацию". Например: "документ — это любой материальный

14

носитель, на котором человеком зафиксирована (закреплена) социальная информация"4; "документом считается любая зафиксированная в пространс-

тве и во времени нооинформация (информация, созданная человеческим разумом; в отличие от информации, зафиксированной в явлениях природы,

биологии и т. п.)"5; "документом считается любая нооинформация

(информация, созданная человеческим разумом, в отличие от информации,

зафиксированной в явлениях неживой природы, или биологии), зафикси-

рованная на специальном вещественном носителе в целях ее использования,

передачи и хранения. Форма и способ фиксации здесь допускаются любые, то есть на бумаге, пленке, в виде кодекса, ленты, диска и т. п."6 (Выделено автором). По отношению к двум последним определениям следует заметить:

социальная или нооинформация, которая передается в обществе, то есть от человека к человеку, может быть зафиксирована не только "на специальном вещественном носителе", но и на предметах, принадлежащих к сфере неживой природы (например, камнях в минералогическом музее), и даже на представителях живой природы (животных в зоопарке). Утверждение о том,

что "форма и способ фиксации здесь допускаются любые", опровергается следующим перечнем, который свидетельствует о том, что имеются в виду материалы и формы носителя информации, приспособленные только для записи информации.

Безусловно, уточнения относительно того, что документом передается социальная или нооинформация, верны, но в действительности они ничего не меняют в упомянутой выше трактовке документа, потому что в любом случае

15

Наряду с такими определениями "документа", которые охватывают

очень широкий круг явлений, существуют и другие толкования,

связывающие понятие "документ" с определенными ограничениями его

материальной или знаковой формы, а также функций.

1.2. Значения понятия "документ"

Анализ множества разнообразной литературы, касающейся толкования

значения понятия "документ", позволяет сделать вывод о том, что для разных

ученых, в разных контекстах, разных науках понятие "документ" имеет

разный объем. Объем понятия — это класс обобщенных в понятии

предметов. Объем понятия взаимосвязан с содержанием понятия, то есть

совокупностью (обычно существенных) признаков, по которым проведено

обобщение и выделение предметов в данном понятии.

Разные значения понятия "документ" имеют общее основание: самое

широкое значение поглощает, охватывает все другие, менее широкие. Иначе

говоря, соотношения между разными значениями понятия "документ"

строятся по "принципу матрешки": каждое более широкое значение

поглощает менее широкое (рис. 1.1).

Документ I — любой материальный (субстанциальный) объект используемый для передачи информации в обществе

Документ II — предмет материальной культуры человечества (любой материальный объект "второй природы")

Документ III — созданный человеком материальный объект, специально предназначенный для передачи зафиксированной в нем информации в обществе Документ IV — любая запись информации

Документ V — запись, являющаяся непосредственным результатом определенной деятельности и свидетельствующая о ней

Документ VI — запись, содержащая сведения о юридическом факте

Документ VII — запись о юридическом факте, имеющая необходимый набор элементов засвидетельствования

16

Документ VIII — запись о юридическом факте, удостоверяющая личность

Рис. 1.1. Соотношение разных значений понятия "документ"

Чтобы показать это, обозначим разные значения понятия "документ"

таким образом: Документ I, Документ II, Документ III, Документ IV,

Документ V, Документ VI, Документ VII, Документ VIII. Что же означает понятие "документ" в разных значениях?

Документ I — наиболее широкое значение, охватывающее все остальные. Это любой материальный (субстанциальный) объект, как искусственный, так и природный, который может быть использован для передачи информации в обществе. Для этого он должен быть включен в определенное собрание или коллекцию. К таким документам относятся не только произведения письменности или другие документы, в которых информация "записана" тем или иным способом, но и любые вещи,

предметы, которые могут быть представлены в музеях, на выставках и т. п.

В объем понятия Документ I включают даже представителей живой природы — в том случае, если они используются для передачи знаний

(информации) о них. Дефиницию Документа I сформулировала, например,

Сюзанна Брие, бывшая вице-президентом Международной федерации по до-

кументации: это — "всякое свидетельство — конкретное или символичное,

закрепленное или зарегистрированное, служащее для представления,

воспроизведения или доказывания определенного физического или интеллектуального явления". Она дала также широко известный комментарий к этой дефиниции: "Является ли документом звезда? Или камень, обточенный струями воды? Нет. Но документами являются фото-

графии и каталоги звезд, камни в минералогическом музее, животные,

описанные в каталоге и выставленные в зоологическом парке"1.

Второе по объему понятия значение — Документ II — охватывает также разнообразные материальные объекты, за исключением объектов

17

естественного происхождения. Документ II — это предмет материальной культуры человечества или любой материальный объект так называемой второй природы, созданной человеком. Это — вещи, свидетельствующие об уме человека, об уровне развития человеческой цивилизации. В таком значении понятие "документ" использовал, например, немецкий пропагандист идей документации Отто Франк2.

Документ III — это материальный объект, созданный человеком специально для передачи информации в обществе. Из разнообразных произведений человеческих рук и мышления к объему понятия Документ III

принадлежат лишь такие, которые создавались именно для передачи определенных знаний, чувств, представлений человека. Это, кроме разнообразных форм "записи информации", еще и трехмерные произведения изобразительного искусства (скульптуры, архитектуры), а также модели,

макеты, муляжи, наглядные пособия и другие подобные объекты.

Документ IV — это материальный объект, в котором зафиксирована любая запись информации, выполненная любым разработанным человеком способом. Записью называют, прежде всего, письменную фиксацию слов

(естественных языков) любыми знаками. Но записью является и любая фиксация информации графическими знаками, в том числе и музыкальными

— нотами, и знаками, изображающими предметы (изобразительными), и

знаками, условно обозначающими определенную территорию

(картографическими). С развитием техники разнообразие записей увеличилось благодаря возможностям не "ручных", а опосредованных техническими средствами записей звука (в том числе устной речи, музыки,

шумов и т. п.); фотографических "записей" изображений;

кинематографических записей движущихся изображений и звука и т. п.

Записью информации является также ее фиксация электронно-вычисли-

тельной машиной на разнообразных носителях и разными способами,

18

обусловленными техническими характеристиками применяемой для записи электронно-вычислительной техники.

Понятие "запись информации" является достаточно широким и охватывает разные способы записи. Вместе с тем, оно еще не определено достаточно четко. Например, не ясно, можно ли считать "записанными"

произведения живописи в оригинале.

Некоторые авторы распростаняют понятие "записанная информация"

на все материальные объекты, которые могут использоваться для передачи информации в обществе. Например, Наталья Николаевна Кушнаренко считает, что определение документа как записанной информации "позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.)"1. На наш взгляд,

такая трактовка понятия "документ" возможна только в том случае, когда в его определении нет указания на способ фиксации информации (то есть на

"запись"); тогда объем понятия "документ" равняется значению Документа

I.

Краткая дефиниция Документа IV звучит так: "Записанная информация". Нет необходимости доказывать, что запись информации может быть осуществлена лишь человеком, разработанным человеком

(точнее, обществом) способом. Именно это значение понятия "документ"

принято как главное во многих трудах, посвященных информационной деятельности. Оно было закреплено в международном стандарте "ИСО

5127-83. Документация и информация. Словарь": это "записанная ин-

формация, которая может использоваться как единица в документационном процессе". Такое определение не означает, что документ перестал быть

"материальным объектом". Оно только подчеркивает, что информация в таком документе существует в виде записи. Этот вывод подтверждается и следующей редакцией международного стандарта ИСО 5127, где документ

19

определяется как "записанная информация или материальный объект,

который может рассматриваться как единица в документационном процессе"2.

В объем понятия Документ IV не включаются трехмерные произведения искусства (скульптуры) и трехмерные наглядные пособия, а

также другие произведения материальной культуры человечества и природные объекты.

Именно Документ IV является тем значением понятия "документ",

которое используется в библиотечном деле, в библиографической и научно-

информационной деятельности, в архивном деле.

Документ V — это такая запись информации, которая является

"остатком" (или непосредственным результатом) определенной человеческой деятельности и свидетельствует о ней. К объему понятия Документ V относят, прежде всего, материалы деятельности государственных учреждений, общественных организаций, должностных лиц, а также другие документы, создаваемые в процессе административной или производственной деятельности. За пределами понятия документа в этом значении остаются материалы, описывающие ту деятельность, которая изучается историком, но создаваемые вне ее. Такое понимание документа является относительным, характерным именно для исторической науки.

Объем понятия Документ V может изменяться в зависимости от того,

какой вид деятельности изучается историком. Например, при изучении деятельности государственного учреждения документами считаются его планы, отчеты, протоколы заседаний и т. п., а недокументальными материалами — научные исследования об этом учреждении,

публицистические статьи, учебные пособия, воспоминания, описывающие эту деятельность. Но при изучении деятельности ученого, автора научных трудов, учебных пособий именно они (научные исследования, учебные пособия и т. п.) будут рассматриваться как документальные материалы, если

20