Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

они являются произведениями этого лица; при изучении деятельности писателя такими будут его произведения, принадлежащие к художественной, публицистической, научно-популярной или другой литературе.

Документ VI — это такая запись, которая не только создается в процессе определенной деятельности, но и обязательно содержит сведения о юридических фактах. Юридическими фактами считают предусмотренные законом обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения (или видоизменения, прекращения) конкретных правоотношений.

Правоотношения — это отношения между отдельными личностями (или лицами и учреждениями), которые определяют их права и обязанности,

правила поведения в обществе. Правоотношения закрепляются в договорах,

соглашениях, административных актах и других официальных письменных документах, направленных на регулирование общественных отношений.

Документом в значении Документа VI уже нельзя называть научные труды или художественные произведения.

Документ VII — это запись о юридических фактах, имеющая необходимый набор засвидетельствований. Например, протокол заседания,

в котором нет подписей председателя и секретаря, уже не считается документом в таком понимании. Для разных видов документов (в этом значении) нужны разные формы засвидетельствования: подписи должностных лиц, печати, специальные бланки документов и т. д. Даже внутренняя форма записи, наличие и последовательность тех или иных сведений имеет определенное значение при установлении степени

"документальности" таких материалов. Особенности подготовки и оформления таких документов изучают в курсах делопроизводства.

Наконец, в значении Документа VIII документом считается только такая запись о юридическом факте, которая удостоверяет личность.

Документы, принадлежащие к этому значению, неоднородны. Это могут

21

быть личные документы официального происхождения, удостоверяющие факты жизни гражданина (свидетельства о рождении, браке, смерти), его общественное состояние, партийную принадлежность (а также членство в разных общественных организациях), награды, права (имущественные,

водителя) и т. п. Другой класс документов в значении Документа VIII —

служебные документы, удостоверяющие личность: служебные удостоверения, свидетельства (на командировку), доверенности (на ведение дел, представительство в суде), другие мандаты. Именно в значении Документа VIII употребляют термин "документ", когда просят, например, "предъявить документы".

Это значение понятия "документ" самое распространенное в быту.

Оно известно каждому человеку. На первый взгляд, оно не имеет ничего общего с Документом I или с Документом IV, но оказывается, что определенные общие черты у них есть. Безусловно, за пределами понятия Документ VIII остается множество таких материальных объектов, которые в других значениях тоже считаются документами.

С точки зрения любого значения понятия "документ" все, что не входит в объем этого понятия, не может считаться документом. Так, исходя из объема понятия Документ I, документами нельзя считать: 1)

невещественные (точнее, незакрепленные на вещественном материале)

объекты (например, представление на сцене, радиопередачу, телерепортаж в прямом эфире и т. п.); 2) материальные объекты, невключенные в собрание или коллекцию с целью их экспонирования и использования для передачи некоторого знания (например, камни в горах, а не в музее); 3) материальные объекты, не имеющие вербального (словесного) сопровождения, хотя бы в виде этикетки, которая должна зафиксировать название объекта и другие сведения о нем.

Взаимосвязь между разными значениями понятия "документ" можно показать как дихотомическое деление объема понятия, то есть деление на

22

две части: класс предметов, имеющих определенный признак, выбранный как основание деления, и класс предметов, не имеющих этого признака.

Все, что не входит в понятие "документ" на той или иной ступени деления, считается недокументом (или не считается документом). На каждой ступени деления не признается никаких других документов кроме того, который определяется данной ступенью (рис. 1.2).

Схема показывает, что:

1)все значения Документа имеют общую основу (или стер-

2)каждое из значений Документа отличается объемом понятия (то есть тем, какие явления принадлежат к объему понятия Документ в данном значении, а какие — нет);

3)каждое значение Документа можно сопоставить с другим, показать,

вчем они совпадают и чем отличаются;

4)постепенное сужение объема понятия Документ связано с увеличением количества явлений, которые не считаются документом.

Тот, кто считает документом только Документ VIII, отрицает применение термина "документ" к другим явлениям, например, в значении Документ IV; тот, кто считает документом только Документ VII, отрицает возможность называть "документом" Документ VI и т. д. Такие примеры случаются не только в повседневной жизни, но и в научных дискуссиях.

Итак, понятие "документ" может использоваться в разных значениях,

находящихся друг с другом в отношениях целого и

Документ I

23

Рис. 1.2. Дихотомическое деление объема понятия "документ"

части. С точки зрения того или иного значения понятия "документ" все,

что не входит в его объем, не является документом.

Предложенное деление и показ соотношения разных значений понятия

"документ" являются методологическим средством для анализа разных дефиниций документа. Всегда важно знать, какой именно объем понятия

"документ" признает тот или иной автор, тот или иной источник. Иначе невозможно сравнить разные трактовки документа, разработать класси-

фикацию документа (потому что не известно, о каких документах идет речь),

характеризовать деятельность документирования (или документаризации),

обработки и использования документов.

Считаем целесообразным оценивать то или иное определение

"документа" и его характеристику в разных источниках согласно приведенной структуре соотношения значений понятия "документ" для того,

чтобы выяснить, какие же именно явления тот или иной исследователь

(автор, источник) относит к классу "документов".

Существуют некоторые трудности, не позволяющие определить в

дефиниции самые существенные черты того документа, с которым имеют дело определенные учреждения, поэтому дефиниция документа, как правило,

дополняется перечнем предметов, принадлежащих к "документу" в этом значении. Иногда случается так, что дефиниция термина "документ" сви-

детельствует якобы об одном понимании объема данного понятия, а

характеристика явлений, принадлежащих к документу, — о другом.

Например, приведенное выше определение документа в "Украинской

24

советской энциклопедии" (как информации, зафиксированной на материальном носителе) может быть отнесено к самому широкому значению

— Документу I, потому что не содержит никаких ограничений объема понятия "документ" ни по характеру информации, ни по материальному но-

сителю. Но далее в скобках приводится перечень объектов, принадлежащих к документам: "письменный текст, книга, журнал, перфокарта, магнитная пленка и т. д."1. Проанализировав этот перечень, можно сказать, что все перечисленные предметы принадлежат к объему понятия Документа IV, а не Документа I, потому что они отличаются способом создания: записью информации (учитывая разные способы записи).

Некоторые примеры определения понятия "документ" с ха-

рактеристикой охватываемого тем или иным определением объема данного понятия приведены в таблице 1.1. Определения, приведенные в таблице,

расположены в хронологическом порядке. Эта таблица подтверждает разнообразие значений понятия "документ", которые применялись иногда одновременно и не всегда осознавались и отображались в дефинициях.

Вместе с тем таблица показывает эволюцию представлений о сущности документа, которая отразилась, например, в ДСТУ 2732—94 (поз. 5), словаре

"Архивистика" (поз. 13) и ДСТУ 2732:2004 (поз. 20). Перечисленные определения иллюстрируют разные исторические периоды развития документоведения в Украине; сопоставлять их следует в историческом контексте, а не как определения, функционирующие синхронно.

Предложенный прием нумерации разных значений понятия "документ"

применяют и другие авторы, но не всегда учитывают последовательность: от самого широкого значения, обозначаемого как Документ I, к меньшим по объему понятиям. В частности, в учебнике Н.Н. Кушнаренко1 Документом I

названа дефиниция, которая характеризует документ как запись информации,

а Документом II — любой материальный объект с информацией,

закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и

25

пространстве. Согласно нашей характеристике "запись информации" — это Документ IV, а "любой материальный объект ..." — Документ I. Названый Н.Н. Кушнаренко Документом III "материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение", может трактоваться или как Документ VII, или шире — как Документ IV.

Сцелью установления объема понятия "документ", преду-

сматриваемого той или иной дефиницией, студентам предлагается самостоятельно провести анализ нескольких определений документа из разных источников и объяснить, какие ограничения к объему понятия "документ" налагает та или иная его дефиниция.

Таблица 1.1. Разные определения документа

27

30