Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

(административно-хозяйственные, планово-экономические, организационно-

распорядительные, финансовые, технологические, конструкторские и т. п.).

Как правило, они сохраняются временно, пока являются актуальными.

После этого значительная часть таких документов уничтожается, а наиболее важные в правовом, научном или художественном отношении документы отбираются для хранения в архивах. Большинство документов, хранящихся в архивах, остаются навсегда неопубликованными, а при необходимости используются в качестве неопубликованных документов, для чего существуют специальные правила. Часть таких документов может быть подготовлена к опубликованию в виде издания или его части либо путем демонстрирования документа через каналы массовой коммуникации.

Вопрос о делении документов на опубликованные и неопубликованные остается до настоящего времени дискуссионным. Дело в том, что документы,

названные тут депонированными и отнесенные к опубликованным документам, у многих авторов называются "неопубликованными".

Зарубежные ученые предлагали называть этот вид документов

квазипубликуемыми (часть "квази... " означает "как будто" или

"ненастоящий"), потому что они действительно отличаются от изданий, но отличаются и от настоящих неопубликованных документов1. К сожалению,

эти предложения не получили поддержки, и термин, которым следует называть эту группу документов, стал предметом дискуссий.

Дискуссия относительно термина, которым следует называть такие документы, как диссертации, отчеты о НИР и ОКР, рукописные переводы и другие документы, которые сохраняются в определенных центрах,

отражаются в библиографических пособиях и предоставляются в пользование на определенных условиях, еще не завершена. На наш взгляд, их следует называть депонированными документами и относить к опубликованным. Действительно неопубликованными следует считать такие документы, которые не попадают в центры депонирования,

201

предназначаются узкому, конкретно определенному кругу пользователей и не предоставляются другим потребителям информации без специального разрешения автора или владельца такого документа. Такие документы остаются неопубликованными и в том случае, когда они сохраняются в архивах или в специальных отделах библиотек (отделах рукописей).

Промежуточным видом документов между опубликованными и неопубликованными считаются так называемые препринты

(предварительные публикации). В действительности это — опубликованные документы, потому что они имеют все признаки опубликованных. Но есть в них такая особенность: считается, что препринт предшествует более основательной, завершенной публикации, а издается потому, что предлагается для обсуждения специалистами, и, как правило, ограниченным тиражом.

Новые проблемы относительно определения опубликованных и неопубликованных документов, в частности, установления границы между ними, возникают в связи с распространением электронных документов. Если такой документ тиражируется в виде записи на компактном оптическом диске и каждый экземпляр такого издания является идентичным оригиналу и не изменяется во время использования, а также имеет другие признаки издания, — это, безусловно, издание, то есть опубликованный на машиночитаемом носителе документ. Если документ записан на дискете,

существует в единичном экземпляре, не предназначается для тиражирования и широкого распространения информации, — он является неопубли-

кованным.

Документ на машиночитаемом носителе, существующий в единичном экземпляре, может приобрести статус депонированного (и таким образом опубликованного) документа, если он будет оформлен как депонированный документ и сдан на хранение в научно-информационный центр, имеющий право депонирования. Центр должен обеспечить широкое информирование о

202

депонированном документе через библиографические издания, его сохранение в неизменном виде и доступность для заинтересованных пользователей. Так будет обеспечена возможность широкого использования таких документов.

Важным условием опубликования вообще и депонирования в частности является неизменяемость текста (точнее — всей информации),

присущей опубликованному документу. Изменения могут происходить только в другом издании настоящего документа, если это необходимо, но новое издание — это уже другой, новый документ.

Исходя из этих рассуждений, нужно формировать отношение и к другой форме опубликования электронного документа: когда он физически остается в месте создания (или хранения), а информация из данного документа передается телекоммуникационной сетью в место заказа. Такое электронное издание можно считать разновидностью настоящих изданий,

если оно регистрируется официально как издание, отражается в библи-

ографической информации, а издательский центр гарантирует идентичность информации, посылаемой в ответ на запрос, оригиналу документа и доступность документа как любого издания.

Известно, что появление электронных публикаций вызвало особый интерес к вопросам авторского права в системе электронных публикаций,

многие из которых пока только обсуждаются и еще не нашли такого решения, которое бы устраивало всех участников системы социальной коммуникации.

На наш взгляд, в современных условиях, когда многие авторы создают электронные документы и согласны предоставлять их для широкого пользования, следует предусмотреть увеличение количества центров депонирования, которые имели бы право предоставлять документу статус опубликованного. Таким центром может быть любая библиотека, создающая фонд электронных документов. Этот центр должен иметь полномочия

203

предоставлять документы для широкого использования (то есть любым не определенным предварительно пользователям). Для того, чтобы депонированные в таком центре документы приобрели статус опубликованных, следует предусмотреть некоторые требования относительно их оформления при поступлении в библиотеку, предусмотреть регистрацию самой библиотеки как центра депонирования и объявление об этом в средствах массовой информации, а также широкое, открытое информирование о депонированных электронных документах в государственных библиографических пособиях. Депонированные электронные документы не должны изменяться, даже если автор будет стремиться актуализировать их содержание.

В этом случае он должен создать новый документ и заново пройти процедуру депонирования, а предыдущий документ оставить в неизменном виде.

Представление документа в телекоммуникационной сети Интернет без выполнения названных выше требований, на наш взгляд, еще нельзя считать его изданием, невзирая на широкую доступность информации из такого документа.

Итак, деление документов на опубликованные и неопубликованные является очень важным для организации их использования.

7.5.2. Документы — оригиналы и копии

Деление документов на оригиналы и копии свойственно преимущественно делопроизводству и архивному делу, потому что именно там среди неопубликованных документов очень важно выделить те, которые являются оригиналами. Признак деления — но времени появления во внешней среде и правовому характеру.

Оригинал служебного документа — это экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу1. Вообще

204

оригинальный документ — это документ, создаваемый первым и используемый для того, чтобы снять с него копии. Копирование — это дублирование, воссоздание содержания и формы оригинала в другом документе. Копия — документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания (или информации) оригинального документа и,

в отдельных случаях, — некоторых его внешних признаков2.

Различать оригинал и копии необходимо в том случае, когда оригинал имеет определенное правовое значение. Как правило, такой оригинал существует в одном экземпляре и имеет необходимые правовые засвидетельствования (подпись, печать, гриф и т. п.).

В рукописных и машинописных документах оригиналом считается только первый экземпляр. Второй и другие экземпляры, написанные или напечатанные через копировальную бумагу, являются копиями. Новые проблемы относительно определения оригинала и копий возникают при печатании документов с применением компьютера, поскольку никаких внешних отличий между первым экземпляром и другими, которые выйдут из-под принтера, не существует.

Для служебных документов (то есть документов, созданных или полученных учреждением или другим субъектом ведения хозяйства в процессе их деятельности) особенно важным является свойство юридической силы документа. Юридическая сила служебного документа — это его способность осуществлять правовое регулирование и/или управленческие функции, предоставленная действующим законодательством, которая явля-

ется основанием для решения правовых вопросов. Итак, оригиналом

считается экземпляр служебного документа, который создается первым и оформлен в соответствии с действующими требованиями, что придает ему юридическую силу. Если оригинал служебного документа потерян или поврежден, для использования повторно создается документ, который является дубликатом оригинала и имеет такую же юридическую силу.

205

Копии служебных документов могут быть незасвидетель-ствованными и засвидетельствованными. Незасвидетельст-вованная копия — та, в

которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу.

Засвидетельствованная копия — это копия, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала1.

При подготовке печатных (полиграфических) документов тот документ, с которого осуществляется набор текста, считается издательским оригиналом. Казалось бы, с этой точки зрения все экземпляры издания — это копии того документа, который был оригиналом. Но в правовом отношении любой экземпляр издания считается оригиналом.

При необходимости снять копию с издания — в полном объеме или его части — создаются копии, которые называются репродуцированные документы. В зависимости от способа репродуцирования различают:

фотокопии, микрофильмы, микрофиши, ксерокопии. Репродуцирование изданий осуществляется по определенным правилам, обеспечивающим права автора на свою интеллектуальную собственность и на прибыль от ее использования. Отсюда английское название знака авторского права:

"copyright" (копирайт), что буквально означает "право на копирование", а

сокращенно помечается на изданиях английской буквой "с" в кругу: ©.

7.5.3. Аутентичный (подлинный) и фальшивый (поддельный)

документы

По степени достоверности и юридической силе в исторической науке и в правовом отношении различают документ аутентичный (настоящий) и

фальшивый (поддельный). Аутентичный документ (от греч. authentikos —

подлинный) — это подлинный документ, являющийся первоначальным источником информации, действительный, верный.

Историческая наука придает большое значение определению подлинности исторического документа. Для того, чтобы определить, можно ли данный источник признать действительным историческим свидетельством

206

определенных явлений и событий, применяют разнообразные, выработанные исторической наукой приемы (методы) источниковедческой критики.

Выявление внешних особенностей документа (характера материала, из которого сделан документ; особенностей знаковых средств фиксации информации; оформления документа, наличия и особенностей реквизитов и т. п.) дает основания сделать предварительные выводы о времени его создания, подлинности или фальсификации.

Дополнительные данные для установления времени и места создания документа и его авторства предоставляет так называемая "внутренняя критика" источника, связанная с изучением его содержания (текста), а также с использованием всех имеющихся знаний о соответствующих документу исторических событиях и фактах. С точки зрения документоведения установление подлинности документа заключается в проверке достоверности его реквизитов, их соответствия документу (в частности, сведений об авторе,

времени и месте создания документа).

Фальшивый (поддельный) документ связан с обманом, мо-

шенничеством. Производитель такого документа сознательно стремится выдать поддельный документ за настоящий для того, чтобы иметь определенную выгоду: достичь фальсификации в изложении исторических событий или юридических фактов.

Подделка действующих юридических документов карается законом. С

историческими документами сложнее. Иногда ученым приходится прилагать немало усилий не только для того, чтобы обнаружить фальшивку, но и для того, чтобы в общественном мнении сформировать правильное отношение к тому или иному "историческому источнику", в действительности являющемуся поддельным.

Среди изданий к фальшивым (поддельным) документам относят так называемые контрафактные (или "пиратские") издания, нарушающие законодательство об авторском праве и предпринимательской деятельности.

207

Контрафакция — это самовольное воспроизведение или распространение произведения без разрешения автора. Контрафактные издания, как правило,

содержат неверные выходные данные (о месте и годе издания, издательстве)

с целью избежания криминальной ответственности .

208

Выводы

В данном разделе рассмотрено несколько направлений классификации

документов по типологическим признакам. Предложенная здесь классификация касается значения Документа IV, то есть "записанной информации, используемой в качестве единицы в документационном

209

Вопросы и задания для самоконтроля

1.Что такое классификация?

2.Что такое типологическая классификация документа?

3.Назовите виды документа по способу записи информации.

4.Назовите виды документа по характеру знаковых средств передачи информации.

5.Назовите виды документа по принадлежности знаков записи к определенным знаковым системам.

6.Назовите виды документа по характеру языковой знаковой системы,

вкоторой воплощена информация.

7.Назовите виды документа по форме записи информации.

8.Назовите виды документа по предназначению для восприятия информации.

9.Назовите виды документа по каналу восприятия информации человеком.

10.Назовите виды документа по способу декодирования информации человеком.

11.Назовите виды документа по материалу носителя информации.

12.Назовите виды документа по форме (материальной конструкции)

носителя информации.

13.Назовите виды документа по внешней структуре документа.

14.Назовите виды документа по сфере возникновения информации и объекту отражения.

15.Охарактеризуйте понятия первичных и вторичных документов.

16.Охарактеризуйте понятия опубликованных и неопубликованных документов.

17.Охарактеризуйте понятия "документы — оригиналы и копии".

18.Охарактеризуйте понятие аутентичного документа.

210