Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

рассматриваемые в аспекте их передачи в пространстве и времени,

независимо от физической формы их представления, используемые в целях сохранения или получения знания, принятия решений, обеспечения функ-

ционирования общества".

Как видно из содержания этих определений, в них речь идет именно о социальной информации, рассматриваемой как форма существования и движения знаний в обществе, но термин, который определяется, называется просто "информация", прилагательное "социальная" не используется.

Внутренняя характеристика информации здесь зависит от понятия

"знание". Являются ли все знания человека "воспроизведенными в формах языка"? Возможно, существуют такие знания, которые не имеют языкового выражения? Всегда ли знания отражают "объективные, закономерные связи

... объективного мира"? Из истории известно, что на определенных этапах развития общества то, что считалось знанием, не отражало объективные явления и законы объективного мира. Всегда ли сведения, составляющие знания, "концептуально связаны между собой"? Всегда ли получаемые знания изменяют наши представления об объектах и явлениях окружающего мира? А если не изменяют, то являются ли эти сведения информацией?

Всегда ли получаемая информация используется в общественной практике

(управлении, науке, технике, производстве)? Предлагаем попробовать дать собственные ответы на эти вопросы. Вы убедитесь, что эти ответы не являются однозначными, они вызывают дискуссии. Наиболее распространен-

ные дискуссии — вокруг определения понятия "научная информация"1.

2.4. Функциональное определение понятия "документ"

С точки зрения теории коммуникации наиболее оправданным является определение документа как канала передачи информации в элементарном процессе социальной информационной коммуникации. Но этот канал неразрывно связан с содержащимся в нем сообщением. От других каналов

(например, в устной коммуникации) документ отличается тем, что в нем

51

сообщение передается в форме, зафиксированной на вещественном

(субстанциальном) носителе, который не изменяется во времени.

Документ — это единство информации (сообщения) и

вещественного (субстанциального) носителя, которое используется в социальном информационно-коммуникационном процессе как канал передачи информации.

Документальное сообщение, будучи зафиксированным на вещественном носителе, не изменяется с течением времени и не исчезает, в

чем и заключается отличие документа от других каналов коммуникации:

телефонного, радио, телевизионного или устной коммуникации.

С позиции коммуниканта документ может рассматриваться не только как канал передачи информации, но и как ее передатчик. Или как приемник,

как хранилище переданной информации. Образно говоря, документ представляется скорее не как канал, а как озеро, в котором накапливается информация, потому что коммуникант, как правило, не видит получателя информации, а беспокоится лишь о том, чтобы зафиксировать сообщение

(или определенные знания, информацию) на вещественном носителе.

Документ предстает перед потребителем информации как определенная вещь, материальный объект, содержащий информацию

(информационный объект). С точки зрения реципиента именно этот объект является источником информации, потому что документ не всегда в восприятии реципиента связывается с действием коммуниканта, начавшего информационно-коммуникационный процесс. С позиции реципиента документ может восприниматься также как сообщение, то есть как совокупность сигналов, знаков, которые нуждаются в декодировании и должны превратиться в знания, эмоции, волевые действия в сознании воспринимающего его человека.

В характеристиках документа воспроизводится также сложная,

диалектическая взаимосвязь между понятиями "знания" и "информация".

52

Как мы уже определили, социальная информация — это сведения,

предназначенные для передачи в процессе социальной коммуникации.

Информация — это содержание сообщения, а сообщение — форма существования информации.

Поскольку конечная цель социальной коммуникации — передача знаний, эмоций, волевых стимулов от коммуниканта к реципиенту, то условно можно сказать, что в документах, как и в сообщениях, содержатся знания, эмоции, волевые действия. Но в действительности в документе (как и в сообщении) находится только набор сигналов, знаков, которые могут стать знанием в сознании реципиента. Поэтому правильным является утверждение,

что в документе нет знаний (эмоций, волевых действий), а есть только информация.

В то же время мы знаем, что информация — это результат коммуникации. Это — то, что получает реципиент, и пока он не ознакомится с документом, нельзя сказать, что коммуникация состоялась, что документ выполнил свое назначение, что в нем содержалась информация. Где же находится информация?

Точного, однозначного ответа на этот вопрос нет, потому что, как мы выяснили выше, информация — это абстрактное понятие, которое лишь свидетельствует о "движении идеального в обществе", о применении информационно-коммуникационного подхода к анализу тех или иных явлений действительности.

Поскольку документ используется в качестве канала передачи информации только в социальной коммуникации, то при характеристике информации, содержащейся в документе, применяют прилагательные: "социальная", "нооинформация", "семантическая" или "семиотическая"

информация. "Семантической" называют информацию, имеющую определенное значение, смысл для человека, который ее воспринимает. "Семиотической" — информацию, передающуюся в определенной знаковой

53

форме. Эти названия происходят от терминологии семиотики — науки о знаковых системах.

Однако вся социальная информация является и семиотической, и

семантической, потому что она может передаваться от человека к человеку только в знаковой форме и является информацией для человека только в том случае, когда имеет значение, смысл, который может быть расшифрован

(декодирован).

Исходя из таких соображений, можно сказать, что определение документа как "семантического сообщения, зафиксированного знаковой системой на материальном носителе для передачи его во времени и пространстве"1, не противоречит данному выше определению документа как канала социальной коммуникации.

В особом рассмотрении нуждается определение документа как

сообщения. Аркадий Васильевич Соколов пишет: "Документ — это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной смысловой коммуникации в качестве завершенного сообщения"2.

В этом определении документа все совпадает с приведенным выше, кроме указания на место документа в социальном информационно-коммуника-

ционном процессе. Возникает вопрос: документ — это канал передачи информации или сообщение?

На наш взгляд, документ — это особая форма канала коммуникации,

такая, где сообщение нельзя оторвать от его материального носителя. Канал

— это устройство для передачи информации, а в документальной коммуникации таким устройством является документ.

Канал передачи информации — это обязательный элемент информационно-коммуникационной системы: это путь, по которому передается сообщение. Такой канал может быть незаметным для людей-

коммуникаторов (например, при устной коммуникации) или может быть специально созданным для передачи сообщения (например, технические

54

устройства в телефонной коммуникации). В документальной коммуникации каналом передачи информации является материальный объект, в котором зафиксирована информация, то есть документ.

Безусловно, документ можно одновременно рассматривать и как сообщение, но такое, которое нельзя оторвать от канала его передачи. Из документа потребитель может воспринять в качестве сигналов содержание сообщения, расшифровывая его знаковую форму.

Содержание сообщения (информацию, зафиксированную в документе),

человек может воспринять и по недокументальному каналу. Например,

документальное сообщение может быть прочитано преподавателем в аудитории, и тогда студенты получат документальную информацию по каналу устной коммуникации. Содержание телеграммы (документа) тоже передается в пространстве по недокументальному каналу, и только в конечном пункте фиксируется в новом документе. С содержанием аудиального документа человек знакомится при его прослушивании с помощью определенных технических средств; с содержанием электронного документа — на экране монитора компьютера.

Иной подход нужен в том случае, когда документ в целом (а не только информация, содержащаяся в нем) рассматривается как объект передачи в материальной (вещевой) коммуникации. В таком случае документ рассматривается не как сообщение и не как канал передачи информации, а

как материальный объект, который нужно передать из одного пункта в другой, от одного участника коммуникации другому. Тогда для его передачи необходимы определенные общественные институты: почта, книжная торговля, библиотечное дело и т. п.

55

Выводы

Для теоретического определения понятия "документ" необходимо применять информационно-коммуникационный подход, то есть рассматривать документ как элемент социального информационно-

коммуникационного процесса.

Главной категорией информационно-коммуникационного подхода является понятие "информация", которое означает "то, что передается в процессе коммуникации". Информация, передаваемая в обществе (между людьми), называется социальной. Социальная информация одновременно является "нооинформацией", "семантической информацией", "семиотической информацией".

Сточки зрения информационно-коммуникационного подхода документ

—это особая форма канала передачи социальной информации, которая характеризуется фиксацией (закреплением) информации на материальном

(вещественном) носителе. В коммуникационном процессе документ может

рассматриваться также как сообщение или как источник информации, ее

передатчик или хранилище.

56

Вопросы и задания для самоконтроля

1.Что такое информационно-коммуникационный подход?

2.Назовите основателей теории информации.

3.Перечислите элементы информационно-коммуникационной

системы.

4.Что такое информация с точки зрения теории коммуникации?

5.Назовите главные элементы социальной коммуникации.

6.Что такое социальная информация?

7.Какое место занимает документ в процессе социальной информационной коммуникации?

8.Дайте определение документа с точки зрения информационно-

коммуникационного подхода.

57

Тема 3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА IV

Значение Документа IV (см. тему 1) является главным среди тех,

которые применяются в деятельности документально-информационных систем. Но среди специалистов наблюдается стремление уточнить дефиницию документа.

Рассмотрим в качестве примера несколько определений "документа"

как объекта делопроизводства, архивного дела, научно-информационной деятельности и библиотечного дела.

6.1. Определение документа в стандартах и словарях по

делопроизводству и архивному делу

Первый государственный стандарт, в котором была дана дефиниция

"документа", предназначенная для потребностей делопроизводства и архивного дела, — ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения". Первая редакция этого стандарта (1970 г.) давала такое определение: "Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"1.

Указание на "специальный материал", необходимый для "закрепления информации", но без определения способа закрепления, дает возможность допустить, что в этой дефиниции речь шла о значении Документа III, хотя для делопроизводства и архивного дела более подходящим было бы значение Документа IV. При обсуждении этого стандарта было высказано ряд замечаний и предложений, призванных улучшить дефиницию документа.

В частности, отмечалось, что слово "средство" — нейтральное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному. Документ действительно является средством закрепления информации, потому что именно благодаря документу информация сохраняется и передается во времени. Но "средство закрепления информации" можно понимать и в том смысле, что это "авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы

58

и т. д."2, которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова

"средство" в определении "документа" позже вынуждены были отказаться.

Высказывание "различным способом" тоже не понравилось пользователям стандарта. Было предложено заменить его на "созданным человеком способом". Указание "на специальном материале" в этом случае казалось ненужным.

Отмечали, что характеристика "информации" в этой дефиниции документа практически соответствовала понятию "социальная информация",

поэтому было решено от любой характеристики информации в определении документа отказаться.

В результате вторая редакция того же стандарта (1983 г.) — ГОСТ

16487—83 — дала такое определение "документа": "Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Эта дефиниция "документа" действительно стала более обобщенной,

чем предыдущая. Однако объем понятия, определяемого ею, значительно больше, чем в Документе IV. Документ согласно такой дефиниции равняется или Документу III, как в предыдущей редакции стандарта, или Документу I,

потому что "закрепление информации созданным человеком способом"

присуще документу в любом значении. Даже предметы, которые сохраняются в естественнонаучном музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно "созданным человеком способом". Однако,

невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия "Документ",

его дефиниция из ГОСТа 16487—83 оказалась наиболее долговечной (в

России она действовала до 1998 г.).

Государственный стандарт Украины ДСТУ 2732—94 "Де-

лопроизводство и архивное дело. Термины и определения" предложил еще одно определение документа: "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и

59

имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу"1. Ограничения объема понятия "документ" здесь касаются не харак-

теристики материала, из которого сделан "объект", и не способа фиксации информации, а способа "оформления" документа и наличия у него

"юридической силы". К сожалению, высказывание "оформленный в заведенном порядке" не объясняет, какой именно порядок имеется в виду.

Документы в любом значении нуждаются в "оформлении" в определенном порядке, только этот порядок — разный для Документа VIII и Документов

VII, IV, I.

Юридическую силу тоже имеют документы в разном значении. Не вызывает возражений юридическая сила Документа VIII, Документа VII. В

значении Документа VI документами также считаются только такие записи,

которые отражают юридические факты, но не все из них имеют официальную юридическую силу из-за отсутствия оформления, характерного для Документа VII.

Можно допустить, что приведенная дефиниция соответствует значению Документа VII. Но все издания, которые можно отнести к значению Документа IV, тоже оформляются в заведенном порядке и имеют в соответствии с действующим законодательством юридическую силу, хотя бы благодаря тому, что любое издание осуществляется под ответственность определенных лиц или учреждений: автора, редактора, издательства и т. п.

Следовательно, данное в ДСТУ 2732—94 определение не позволяло точно установить объем понятия "документ". Скорее всего, "документ" в

этой трактовке не превышал уровня Документа VII, но возможно, что эта дефиниция соответствовала значению Документа IV.

С другой стороны, документами в этом государственном стандарте считаются как официальные документы ("созданные организацией или должностным лицом и соответственно оформленные"), так и документы личного происхождения ("созданные лицом вне сферы его служебной

60