5. Аудит расчетов с подотчетными лицами и прочими дебиторами и кредиторами

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводят по каждому лицевому счету в журнале-ордере 7 по счету 372 и начинается с инвентаризации расчетов.

Затем методом сплошной проверки выясняют:

1. обоснованность выдаваемых авансов в подотчет, их назначение и фактическое использование;

2. наличие Приказов на командировку;

3. целесообразность командировок;

4. сроки предоставления авансовых отчетов, правильность их составления и наличие оправдательных документов;

5. правильность составления корреспонденции счетов;

6. своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам.

Материалами для проверки служат:

• приказы и журнал регистрации командировок;

• табель учета рабочего времени;

• приходные и расходные кассовые ордера;

• расчетно-платежные ведомости;

• авансовые отчеты;

• журналы-ордера 1 и 7;

• главная книга.

Вначале проверяют записи в журнале-ордере 7 по счету 372 и сопоставляют их с приказами, записями в журнале регистрации командировок.

Командированный должен быть работником предприятия. отметки о его выбытии и прибытии в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью предприятия. затем проверяется правильность выдачи аванса с учетом оплаты проезда, квартирных, суточных. Нет ли задолженности по ранее выданным авансам и своевременность представления авансовых отчетов (3 дня). Проверяется правильность возмещения расходов, наличие оправдательных документов.

Проверяют своевременность и полноту возврата неиспользованных подотчетных сумм в 3-дневный срок. В случае невозврата – по приказу руководителя в месячный срок удерживается из заработной платы, а если в иностранной валюте – в 3-кратной сумме в пересчете на национальную валюту по курсу НБУ.

Проверяется правильность ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами, корреспонденция счетов.

При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту учета важно исследовать сторнированные и исправленные записи, за которыми могут скрываться ошибки и злоупотребления.

Кредитовые обороты по счету 372 сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материалов (20), затрат (92-94), денежных средств (30), расчетов (63). А дебетовые обороты по счету 372 сверяют с кредитом 301.

При проверке руководствуются Инструкцией “О служебных командировках в пределах Украины и за границу” от 13.03.98 № 59 и с дополнениями в 99 г. № 146.

Типичные ошибки:

1. Авансовые отчеты не подписаны главным бухгалтером, подотчетным лицом и не утверждены руководителем;

2. Иногда к ним прилагают недействительные документы;

3. Несоответствие дат, чисел в командировочном удостоверении, приказе, табеле и оправдательных документах;

4. Выдача командировочного удостоверения без приказа и задания;

5. Возмещение расходов при отсутствии печатей о прибытии и выбытии;

6. Возмещение сверхнормативных расходов без письменного разрешения руководителя;

7. Иногда вместо заработной платы работникам начисляют командировочные расходы с целью занижения налогов;

8. Завышенная оплата суточных, оплата проезда производится без предъявления проездных документов.

По результатам проверки составляют Ведомость переплат и недоплат по авансовым отчетам.