Функции работы с списками (базами данных)
В Excelсуществует группа функций предназначенных для работы со списками. Эти функции размещены в категории «Работа с базой данных» мастера функций.
Наиболее часто используемой функцией работы с базами данных является функция БДСУММ.
Синтаксис:
Бдсумм(База_Данных; Поле; Критерий)
где База_Данных– прямоугольный диапазон ячеек или наименование списка;Поле– имя поля, значения которого необходимо просуммировать;Критерий – диапазон или имя диапазона ячеек, содержащего критерии отбора записей списка для суммирования. Любой диапазон ячеек, содержащий в качестве первой строки названия полей, а второй – значения ограничений может быть использован в качестве параметра критерий.
Рассмотрим использование функции БДСУММна примере рассмотренного ранее списка «Реализация товаров». Предположим, что требуется получить отчет об объемах продаж за произвольный период времени.
Для этого будет необходимо создать на отдельном листе Excelсоответствующую форму вида:
|
№ п/п |
Наименование товара |
Ед.изм. |
Кол-во |
Сумма |
|
… |
… |
… |
… |
… |
Форма на листе «Отчет №1»Excelбудет выглядеть следующим образом:
Ячейки C4иС5предназначены для ввода начальной и конечной даты периода. Им необходимо присвоить имена (Вставка Имя Присвоить…)НачДатаиКонДата соответственно.
Далее на отдельном листе сформировать критерии отбора. Для этого создадим новый лист и назовем его «Критерии отбора». На этом листе создадим форму для установки критериев отбора следующего вида.
Ячейка B6должна содержать условие отбора элементов базы данных «Реализация товаров» по дате. Заголовок столбца (ячейкаB5) содержит левую часть логического выражения, следовательно ячейка под заголовком столбца (ячейкаB6) должна содержать правую часть логического выражения.
Введем в ячейку B6правую часть условия
=">="&НачДата
Оператор &выполняет роль соединителя строк.
Таким образом, получается логическое выражение вида:
Дата >= НачДата
где НачДата – имя ячейки, содержащей начальную дату периода расчета.
Теперь необходимо заполнить ячейку C6. Туда необходимо ввести ограничение временного интервала сверху.
="<="&КонДата
Получили второе условие:
Дата <= КонДата
Осталось ввести ограничение по наименованию товара. В ячейку А6введем наименование товара «Товар1», чем получаем третий критерий отбора
Наименование товара = «Товар1»
Выделим область критериев отбора для товара «Товар1» и присвоим ей имя (Вставка Имя … Присвоить…)Товар1Критерии.
Формирование критериев окончено. Возвращаемся к форме «Отчет №1. Реализация товаров».
Применим функцию БДСУММ.В ячейку сумма введем формулу
=БДСУММ(РеализацияТоваров;"Сумма";Товар1Критерии)
Что означает: просуммируй поле «Сумма» в базе данныхРеализацияТоваровс учетом условий, размещенных в диапазонеТовар1Критерии.
Теперь в ячейки C4иС5введем соответственно01.05.2001и02.05.2001. Получим:
Возвратившись к исходным данным нетрудно заметить, что ячейка Е8содержит выручку от реализации за период с01.05.2001по02.05.2001(т.е. за два дня) по товару «Товар1» (12 000 + 9 000 = 21 000).
Подсчитаем объем продаж в натуральном выражении. Формула для ячейки D8будет выглядеть следующим образом:
=БДСУММ(РеализацияТоваров;"Кол-во";Товар1Критерии)
Аналогичные операции можно проделать для других товаров, в результате чего получим отчет необходимой формы.