Формирование заголовка отчета
Каждый отчет должен начинаться с заголовка(титула). В заголовке любого отчета в обязательном порядке должны содержаться следующие реквизиты:
1. Наименование отчета– текстовой наименование отчета отражающее содержание представленной в отчете информации.
Для суммовой оборотно-сальдовой ведомости движения материалов предлагается следующий шаблон наименования отчета.
Пример.
Оборотно-сальдовая ведомость по движению _________________________
Здесь вместо прочерка проставляется: «ТМЦ», «Товаров на складе», «Денежных средств» и др.
Как правило, оформляется жирным шрифтом и прописными буквами с выравниванием по центру или по ширине.
2. Объект – то, к чему относится данный отчет. Например, необходим отчет по движению материалов на складе по Складу №1.
Пример:
ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО ДВИЖЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ
по складу СКЛАД №1
Объектов может быть несколько, если структура составляемого отчета является достаточно сложной. В этом случае выравнивание наименования отчета производится по центру, а выравнивание объектов по левому краю.
Оборотно-сальдовая ведомость по движению материалов на складе
Склад: СКЛАД №1
Группа товаров: Строительные материалы
Наименование реквизитов в этом случае отделяется от их значения двоеточием.
3. Период отчета– как реквизит отчета характеризует его результаты относительно временной шкалы. Период может быть:
Фиксированным (регламентированным): месяц, квартал, полугодие, год и т.п. В этом случае после наименования отчета и указания объектов принадлежности добавляется строка вида:
за __________________ 200__ г.
Произвольным: с <начальная дата> по <конечная дата>.
с «____» ____________ 200__г. по «____» ____________ 200__г.
Как правило, вся титульная информация отчета выполняется одним шрифтом по гарнитуре (Times или Arial). Выбор определенной гарнитуры и начертания (полужирный, курсив и т.п.) определяется, как правило, один раз для всех отчетов организации и является элементом стиля оформления документов для всей организации. Вопрос определения стиля оформления документов организации является чрезвычайно важным и будет рассмотрен отдельно.
Таким образом, получим заголовок отчета следующего вида.
Оборотно-сальдовая ведомость по движению материалов на складе
с «____» ____________ 200__г. по «____» ____________ 200__г.
Склад: СКЛАД №1
Группа товаров: Строительные материалы
Формулы массивов
Для обработки массивов информации в MS Excel существует специальный тип формул – формулы массивов.
Под массивом в MS Excel понимается любой блок информации– группа ячеек, которым присвоено определенное имя. Группа ячеек также может называтьсядиапазоном.
Для создания массива необходимо:
1. Выделить группу ячеек мышью или с помощью клавиатуры (Shift+«стрелки»)
2. Вставка Имя Присвоить …
3. В поле «Имя» диапазона указать имя массива. Например, “Блок1”.
4. Нажать клавишу EnterилиOk.
Таким образом, получим массив Блок1, доступный для дальнейшей обработки.
Основные операции обработки массивов:
1. Суммирование значений элементов.
= СУММ (Блок1)
2. Определение среднего значения по значениям элементов массива
= СРЗНАЧ (Блок1)
Формулы массивов представляют собой формулы, где предусмотрена обработка массивов информации. Под обработкой информации здесь понимается процесс перебора значений массива, выборку определенных значений на основании совокупности условий и расчет какого-либо выражения.
Структура формулы массива
{= < Операция > ( < Условие > * <Выражение> )}
где { }(фигурные скобки) – результат нажатияCtrl + Shift + Enterпри завершении работы с формулой. Круглые скобки вставляются автоматически после нажатияCtrl + Shift +Enterи указывают на то, что данная формула является формулой массива. Далее все формулы массива будем брать в фигурные скобки.
Операция– функция обработки данных (операции над группой ячеек). Например, функция «СУММ».
Условие– совокупность выражений вида
ЕСЛИ(Условие1;1;0) * ЕСЛИ(Условие2;1;0) … ЕСЛИ(УсловиеN;1;0),
где ЕСЛИ(Условие1;1;0) – функция, возвращающая1, в случае истинности условия,0– если условие ложно. Совокупность данных выражений, соединенных оператором умножения реализует функцию отбора элемента массива:
F ( x ) = 1 * 1 * 1 …
Условие1– условное выражение Например:B5 = НаимТовар,что означает: если в очередной элемент массиваНаимТоварравен значению ячейкиB5текущего листа, то результат -1, иначе -0.
Выражение - арифметическое выражение, в составе которого имеются наименования массивов.
Например,