56. Создание предметного указателя

Предметный указатель представляет собой особый вид текстовой информации: текстовая информация представляет собой список понятий, терминов и определений, расположенных в алфавитном порядке, с указанием номеров страниц где встречается ключевое слово. Элементом предметного указателя является строка вида:

<Ключевое слово> <список номеров страниц>

Для создания предметного указателя необходимо найти каждое слово из списка ключевых слов «Список ключевых слов.doc» в основном документе «Основной документ.doc» и сформировать список номеров страниц, где встречаются данное слово. После этого необходимо сформировать текстовую информацию, состоящую из списка отсортированных по алфавиту ключевых слов, после которых следуют номера страниц, затем применить стилиУказатель1-Указатель9к каждому уровню и вывести текстовую информацию в основной документ.

При обнаружении ключевого слова в текст документа после данного слова вставляются специальные символы (непечатаемые знаки, которые становятся видны если включить инструмент ), которые видны только в режиме просмотра непечатаемых знаков. Таким образом, при изменении структуры текстовой информации, порядка следования материалов, ключевое слово в тексте абзаца все равно остается помеченным. Эта пометка и служит признаком включения слова в предметный указатель.

Существует два основных способа определения состава предметного указателя:

- пометка ключевых слов «вручную»– для добавления слова в предметный указатель необходимо выделить его, а затем выполнить командуВставка  Оглавление и указатели  Указатель  Пометить, где в появившемся диалоге настроить необходимые параметры и нажатьOk.

- Автопометка – поиск и выделение слов для предметного указателя специальными символами в тексте документа на основании предварительно созданного списка ключевых слов в отдельном файле – файла словаря. Для этого необходимо выполнить командуВставка  Оглавление и указатели  Указатель  Автопометка, выбрать файл содержащий список ключевых слов и нажать кнопку «Открыть». После этого во всем документе после обнаруженных ключевых слов будут вставлены специальные символы.

Рассмотрим создание предметного указателя на примере.

1. Создайте новый документ и сохраните его под именем «Основной документ.doc».

2. Введите текст, и разместите его на страницах, как указано ниже.

Текст на первой странице:

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации производимой продукции. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств предприятий, устанавливаются деловые контакты производителей с покупателями и потребителями продукции, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения производства и повышения эффективности хозяйственной деятельности.

Текст на второй странице:

Реклама товаров – это не прихоть. Это естественный инструмент экономики и важный регулятор рыночной системы. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий.

Текст на третьей странице:

Реклама возникла из естественной потребности одних людей сообщить другим те или иные сведения о производимых товарах или оказываемых услугах. Отсюда можно сделать предположение, что реклама возникла очень давно.

3. Создайте новый документ Wordи сохраните его под именем «Файл словаря.doc».

В этом файле необходимо создать таблицу из двух столбцов: первый столбец будет содержать словоформу(вариант слова в тексте, например «Время», «время», «временем»), второй – слово в тексте предметного указателя, которому будет соответствовать данная словоформа. Пример:

1 2

время	время
временем	время
времени	время
Время	время
Временем	время
Времени	время

Если необходимо ввести элемент указателя, вложенный в другой элемент (например, «временные затраты», как элемент относится к элементу указателя «время»), то необходимо во втором столбце после слова «время» поставить двоеточие («:»), а затем указать имя вложенного элемента словаря. Строка таблицы файла словаря в этом случае будет выглядеть следующим образом:

1 2

временные затраты

время: временные затраты

Для введенного текста создадим такой список ключевых слов в файле словаря, выраженный в табличной форме.

1 2

реклама	реклама
рекламе	реклама
рекламу	реклама
Реклама	реклама
Рекламу	реклама
Рекламе	реклама
спрос	спрос
спроса	спрос
спросом	спрос
рыночная система	рынок: рыночная система
рыночной системы	рынок: рыночная система
потребитель	потребитель
потребителем	потребитель
потребителями	потребитель
производитель	производитель
производители	производитель
производителями	производитель

На экране это будет выглядеть следующим образом:

4. Сохраните документ «Файл словаря.doc».

5. Откройте документ «Основной документ.doc».

6. Переведите курсор ввода в конец документа (Ctrl+End).

7. Вставьте разрыв страницы (Ctrl+Enter) для перевода курсора ввода на другую страницу (текст предметного указателя во всех документах начинается с новой страницы).

8. Выполните команду Вставка  Оглавление и указатели  Указатель

9. В появившемся диалоге произвести настройку параметров создания предметного указателя (приведенные на рисунке выше параметры являются стандартными по умолчанию)

Для выделения первых букв ключевых слов в заголовки текстовых блоков предметного указателя в поле «Форматы:» необходимо выбрать «Строгий».

Для настройки стилей предметного указателя необходимо нажать кнопку «Изменить…» и изменить параметры стилейУказатель1-Указатель9(каждый стиль предназначен для форматирования соответствующего уровня предметного указателя также, как и у стилей заголовков).

10. Произвести пометку ключевых слов в документе на основании заполненного ранее списка ключевых слов. Для этого воспользуемся средством Автопометка: необходимо нажать в диалогеОглавление и указателикнопкуАвтопометка, после чего выбрать имя файла-словаря «Файл словаря.doc» и нажатьОткрыть.

В результате, в текст документа после каждого найденного ключевого слова будут вставлены специальные непечатаемые символы, которые видны только в режиме показа непечатаемых знаков.

11. Вернуться в меню Оглавление и указатели и нажатьOk для вставки текста предметного указателя в текст документа.

В результате получим:

Предметный указатель, так же как и оглавление, представляет собой блок информации, который можно обновлять. Для обновления информации предметного указателя необходимо, также как и для оглавления, вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши когда курсор ввода находится на тексте предметного указателя и выбрать пункт Обновить поле.

Однако, при этом произойдет только обновление номеров страниц элементов предметного указателя.

Если изменился список ключевых слов в файле «Файл словаря.doc» (например, туда были добавлены словоформы слова «производство»)

производство	производство
производства	производство
производству	производство
производством	производство

то необходимо:

- снова провести автопометку ключевых слов в основном документе (Вставка  Оглавление и указатели  Указатель  Автопометка выбрать файл словаря и нажатьоткрыть);

- произвести обновление указателя через контекстное меню (выполнить команду Обновить поле контекстного меню) как было рассмотрено выше.

В результате получим обновленный предметный указатель с добавленным в него словом «производство», что видно из рисунка, представленного ниже.