11. 1. Создание источника данных и заполнение его данными

В большинстве случаев данные для серийных документов находятся в файлах Excel, либо могут быть экспортированы в этот формат.

Для создания источника данных на базе книги Excelнеобходимо выполнить следующие действия:

• запустить Excel;

• создать новых документ (Файл  Создать  Книга).

Теперь необходимо на листе книги Excelсоздать базу данных. Как уже известно из предыдущих занятий база данных вExcel– это диапазон ячеек прямоугольной формы, первой строкой которого является строка заголовков.

Предположим, требуется напечатать ценники определенной формы на все товары магазина канцелярских принадлежностей. Тогда строка заголовка будет выглядеть следующим образом:

Код товара

Наименование товара

Ед. изм.

Цена, руб.

Отдел

Введем после строки заголовка некоторую информацию. В результате получим:

После заполнения базы данных информацией, необходимо присвоить ей некоторое имя – присвоить имя диапазону ячеек с данными:

• выделите диапазон ячеек базы данных;

• Вставка  Имя  Присвоить илиCtrl+F3.

• в открывшемся диалоге Присвоение имениввести в поле «Имя» ввести наименование диапазона латинскими буквами без пробелов (например, «BASE»).

• нажать Ok для присвоения имени и закрытия окна диалога.

В заключение, необходимо сохранить книгу под каким-либо именем (например, «Источник данных.xls»):Файл  Сохранить Как …  в поле имя файла ввести текст «Источник данных»  Нажать кнопкуСохранить.

12. 2. Создание формы подстановки данных

Для создания формы подстановки данных необходимо выполнить следующие действия:

- запустите Word;

- Файл  Создать  Новый документ  Ok.

В тексте документа необходимо создать форму, куда будет производится подстановка данных. Как правило, при этом необходимо полностью создать форму, т.е. ввести всю текстовую, графическую и табличную информацию в документ и произвести ее форматирование, а также оставить место для вставки полей подстановки данных.

Для ценника необходимо создать следующую форму

Сохраните полученную форму под именем «Бланк ценника.doc» (Файл  СохранитьилиShift+F12)

Теперь осталось вставить поля подстановки из источника данных. Для этого необходимо определить параметры слияния:

- выполните команду Сервис  Слияние… для вызова диалога настройки параметров слияния.

Как видно из рисунка из самой формы диалога Слияние, настройка параметров слияние проходит в три шага:

1. Основной документ(форма подстановки) – создание основного документа и выбор типа слияния.

Перечислим основные типы слияния:

Тип слияния	Описание
документы на бланке (по умолчанию)	вид взаимодействия с источником данных, при котором подразумевается подстановка данных каждой строки источника данных в документ. В результате такой связи возможно путем подстановки напечатать 100, 200 и более серийных писем, приглашений, договоров и т.п.;
наклейки	предполагает создание шаблона для подстановки данных определенного размера. Количество наклеек на одном листе ограничено только размером наклеек. При этом можно задать строго определенный размер наклеек. Данный вид связи обычно используется для печати ярлыков, наклеек, ценников, карточек и др. документов, где необходимо размещение нескольких форм на одном листе
каталог	вид связи, при котором записи выводятся одна за другой. Данный вид связи предназначен для создания различного вида прайс-листов. Часто сведения о товарах и ценах оформлены располагаются в отдельном источнике данных и необходимо сформировать несколько видов прайс-листов на основании одного и того же источника данных.

По умолчанию всегда используется тип слияния «Документы на бланке». В связи с тем, что основной документ (форма подстановки) создается самостоятельно, то на первом шаге настройки параметров слияния не нужно ничего делать. Для других случаев необходима настройка типа слияния и определение основного документа (документа подстановки).

2. Источник данных – определение источника данных для подстановки. На этом шаге необходимо нажать кнопкуПолучить данные, где выбрать командуОткрыть источник данных.

В открывшемся диалоге Открытие источника данных необходимо выбрать созданный ранее файл источника данных «Источник данных.xls». Для этого необходимо в поле «Тип файла» выбрать «КнигаMSExcel», после чего выделить файл источника данных и нажать кнопкуОткрыть.

После нажатия кнопки Открытьна экран будет выведен список имен диапазонов книгиExcel.

В этом диалоге необходимо выбрать имя диапазона, содержащего данные для подстановки. Как читатель уже заменил, это имя диапазона, которое было определено на стадии создания и заполнения источника данных. После выбора диапазона необходимо нажать Ok.

На экран будет выведено сообщение, что в документе отсутствуют поля слияния, с предложением перейти к правке документа для вставки этих полей (см. рис. ниже).

Необходимо нажать кнопку Правка основного документа.

После этого все диалоги закрываются и на экране снова окно формы подстановки, но теперь на нем появилась панель инструментов Слияние.

Панель инструментов слияние используется для настройки параметров слияния, для вставки полей слияния в документ, а также для объединения (подстановки данных) источника данных с формой документа.

Рис. Панель инструментов Слияние.

Для вставки в форму документа полей слияния необходимо:

- перевести курсор ввода к точке вставки поля слияния (например, значения поля «Отдел» должно быть вставлено в определенном месте бланка);

- нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментовСлиянияи выбрать пункт «Отдел».

В результате в текст документа будет вставлено поле подстановки данных из источника данных.

Таким же образом необходимо добавить в форму и остальные поля слияния: «Наименование_товара», «Ед_изм», «Код_товара», «Цена_руб». В результате получим:

Поля слияния

Отформатируем текст таким образом, чтобы выделялось наименование товара и цена.

Теперь необходимо размножить полученную форму ценника на весь лист с помощью копирования и вставки: выделить ячейку таблицы (выделение, копирование ячеек таблицы подробно рассмотрено в материале занятия 2 раздела 1) скопировать ее в буфер обмена, перейти в точку вставки и вставить.

В данном случае это производится следующим образом:

• выделите ячейку;

• скопируйте ячейку и ее содержимое в буфер обмена (Правка  КопироватьилиCtrl+Insert);

• переметите курсор ввода в точку справа от ячейки таблицы щелчком мыши в этой области;

• вставьте скопированную ранее ячейку из буфера обмена (Правка  Вставить илиShift+Insert).

Аналогичным образом необходимо заполнить всю область до печатного поля. Затем необходимо скопировать строку таблицы в буфер обмена и сходим образом заполнить пространство до нижнего поля страницы.

В результате получим:

Внимание!Если точно такое размещение не получается, измените параметры страницы.

Последним этапом создания формы подстановки является расстановка служебных полей Word.

Внимание! Если в данной стадии создания формы подстановки произвести объединение, то весь лист будет заполнен данными одной записи из источника данных.

Поля Word– непечатаемые поля, управляющие последовательностью следования записей при подстановке в форму. В частности, для того, чтобы в другой ячейке таблицы в поля подстановки выводились значения следующей записи, необходимо перед текстом этой ячейки вставить служебное поле «NEXT»:

• переместить курсор ввода в начало текста второй ячейки;

• выполнить команду Добавить поле Word  NEXT как показано на рисунке.

Поле «NEXT»перемещает курсор источника данных на следующую запись. После вставки поля«NEXT» в верхней части каждой ячейки (для этого также рекомендуется использовать методы копирования и вставки) получим.

Форма подстановки готова. Необходимо ее сохранить под именем «Бланк ценника.doc».