Основные операции с документами

Операция	Клавиатурное сокращение	Вызов через меню	Кнопка на панели инструментов «Стандартная»
Создание нового документа	Ctr+N	Файл  Создать
Открытие существующего документа	Ctrl+O Ctrl+F12	Файл  Открыть
Сохранение документа	Shift+F12	Файл  Сохранить
Сохранить документ под другим именем		Файл  Сохранить как
Вывод документа на принтер (печать)	Ctrl+P	Файл  Печать
Предварительный просмотр документа перед печатью	Ctrl+F2	Файл  Предварительный просмотр
Отправить документ по электронной почте		Файл  Отправить  Сообжение
Отправить документ по факсу		Файл  Отправить  Факс
Проверить правописание документа	F7	Сервис  Правописание
Определение параметров страницы (печатного листа)		Файл Параметры страницы…

Примечание: В графе «Вызов через меню» выделение символов означает возможность вызова пунктов меню путем нажатия данных букв при удерживании клавиши Alt. Например, Alt+ф, к – вызов функции Сохранить Как. При этом буквы «ф» и «к» нажимаются последовательно.

Внимание!Рекомендуется не только запомнить кнопки отдельных опций, но и сочетания клавиш и названия опций меню. Т.к. рассматривается технология обработки текстовой информации, предполагающая большее использование клавиатуры, то сочетания клавиш и горячие клавиши будут являться приоритетным способом вызова соответствующих функций.

После создания нового документа необходимо определить его параметры, к которым в первую очередь относятся параметры страницы. Диалог «Параметры страницы» (Файл  Параметры страницы) предназначен для определения самых общих настроек документа, таких как:

• поля– набор параметров для определения отступов (слева, справа, сверху, снизу) от краев печатного листа;

• размер бумаги– набор параметров для определения формата документа, ориентации печатного листа;

• источник бумаги – настройка параметров вывода информации на печать;

• макет– настройка макета документа.

Вид диалога приведен на рисунке.

Для большинства текстовых документов устанавливаются следующие поля: слева – 2,5см, справа -1,5см; сверху -2,5см, снизу 2 см. Размер бумаги по умолчанию – формат А4 (стандартная машинописная станица).

В соответствии с проведенной структурной декомпозицией (выявление информационной структуры) текстовой информации рассмотрим операции на каждом структурном уровне.

1. Операции с символами

1. Ввод и редактирование символов – осуществляется путем нажатия клавиш на клавиатуре.

Для ввода прописных (больших) букв необходимо при наборе удерживать клавишу Shift. Если набираемый текст состоит только их прописных букв, то перед набором необходимо нажать клавишуCapsLock и убедиться, что на клавиатуре загорелась лампочкаCapsLock.

Внимание! Для ввода текста в произвольное место рабочей области необходимо сделать двойной щелчок мышью в этой точке, после чего ввести необходимый текст.

2. Перемещение курсора ввода по символам

Клавиатура:«стрелки»

Мышь: Щелчок левой кнопкой мыши

3. Выделение символов.

Клавиатура: Перейти курсором ввода в точку начала выделения,Shift + «стрелки»

Мышь:

Удерживая левую кнопку мыши выделить группу символов

Для снятия выделения необходимо нажать «стрелку» или щелкнуть мышью в любом месте документа.

4. Удаление символов.

Клавиатура:

Нажать Delete,если необходимо удалить символ после курсора ввода.

Нажать BackSpace, если необходимо удалить символ перед курсором ввода.

Для группы символов: выделить группу символов и нажать Delete.

5. Отмена удаления символа(ов) – Alt + BackSpace.

6. Копирование символов.

Клавиатура:

Копирование

Выделить группу символов иCtrl + Ins (Правка  Копировать или нажать кнопку панели инструментов«Стандартная»).

Переместить курсор ввода к точке вставки с помощью клавиш управления курсором.

НажатьShift + Ins(Правка  Вставить или нажать кнопку панели инструментов «Стандартная»)

Перемещение

Выделить группу символов иShift + Delete (Правка  Вырезать или нажать кнопку ). Исходный текст при этом удаляется.

Переместить курсор ввода к точке вставки с помощью клавиш управления курсором.

НажатьShift + Ins (Правка  Вставитьили )

Мышь:

Перемещение

Выделить группу символов с помощью мыши

Технология «draganddrop»:

выделил, нажал, потащил, отпустил.

Нажать на выделении левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить курсор мыши к точке вставки.

Отпустить левую кнопку мыши.

Копирование

Та же последовательность, что и при перемещении, но при перетаскивании необходимо удерживать клавишу Ctrl.

7. Форматирование символов.

Форматирование символов может производится с помощью инструментов панели «Форматирование» или вызова соответствующих диалоговых окон настройки через соответствующие опции меню.

Рассмотрим использование инструментов панели форматирование, необходимые для форматирования символов

Шрифт– способ представления символов в едином художественном стиле. Каждый шрифт имеет свое имя. среди стандартных шрифтов можно перечислить следующие шрифты:

Times New Roman – как правило используется в качестве основного шрифта текста в книгах, публикациях, газетных статьях. Является наиболее легким для чтения благодаря засечкам в нижних и верхних частях символов: глаз четко улавливает строку текста.

Arial– в основном используется для заголовков в различных материалах.

Размер шрифта– количественная величина в пунктах (пт). Для большинства документов стандартного формата (А4 - машинописная страница) применяется размер14 пт. Такой размер шрифта является наиболее легко читаемым при данном формате бумаги. Для других документов меньшего формата используются размеры шрифтов12и10 пт.

Внимание!Для деловой переписки рекомендуется использовать шрифт размером14 пт, т.к. данный размер шрифта также является оптимальным при отправке документов по факсу.

Следует также отметить, что размер шрифта также зависит от гарнитуры шрифта. Так текст, набранный шрифтом TimesNewRoman14 птбудет визуально одинаково по размеру смотреться с текстом, который набран шрифтомArial 12 пт.

Полужирное,курсивноеиподчеркнутоеначертание– способ выделения символов в рамках одного шрифта.

Для установления текущего форматирования символов необходимо установить необходимые параметры на панели инструментов Форматированиекак это уже было рассмотрено выше и начать вводить текст.

Если необходимо изменить оформление иже набранных символов необходимо:

1. Выделить эти символы.

2. Настроить их форматирование с помощью панели Форматированиекак это уже было рассмотрено.

Другим способом изменения форматирования является работа с диалогом Шрифт, в котором можно настроить другие параметры форматирования символов, установка которых иногда требуется

Для изменения форматирования символом с помощью диалога необходимо:

1. Выделить группу символов. Формат  Шрифт ….

Установить необходимые параметры символов и нажать EnterилиOk.