8.4 Оформление отметок на документах (2 часа)

Вопросы для обсуждения:

1. Требования к оформлению юридически значимых реквизитов служебных документов.

2. Оформление делопроизводственных отметок на документах.

Задания для самостоятельной работы студентов:

1. Изучить требования ГОСТ Р 6.30–2003 к расположению и оформлению реквизитов, придающих юридическую силу документам: дата, регистрационный номер, подпись, виза согласования, гриф согласования, гриф утверждения, резолюция, отметка о заверении копии.

2. Выяснить порядок оформления отметок, проставляемых в процессе создания документа: ссылка на регистрационный номер и дату документа; отметка об исполнителе; адресат.

3. Определить состав и изучить требования к оформлению реквизитов, проставляемых в результате обработки и исполнения документа: отметка о поступлении в организацию, отметка о контроле, отметка об исполнении и отправлении в дело.

4. Рассмотреть порядок оформления отметок, идентифицирующих документ в электронной форме: код формы документа, идентификатор электронной формы документа.

5. Обсудить проблему регламентации реквизитов организационно-распорядительной документации.

6. Подготовить творческую работу, посвященную эволюции одного из реквизитов данной категории.

7. Провести анализ оформления отметок в документах организации.

Методические рекомендации по подготовке к занятию

Следует отметить, что все реквизиты организационно-распорядительной и информационно-справочной документации отражают этапы работы с ними. Часть реквизитов наносится на документ непосредственно в процессе создания, другие содержат информацию о комплектовании информационно-документационного фонда организации. Особое значение имеют отметки, придающие юридическую силу документу. Все реквизиты рассмотреть по схеме: функциональное назначение, расположение, правила и варианты оформления. При этом необходимо изучить рекомендации, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003, Типовой инструкции по делопроизводству. После рассмотрения реквизитов, определенных в нормативных актах, необходимо дать обзор других отметок, используемых в практике, но непредусмотренных ГОСТ Р 6.30–2003: отметка об ограничении доступа к документу, отметка о государственной регистрации (например, в органах инспекции по труду), виза ознакомления, заверительная подпись и др.

В итоге важно отметить отсутствие законодательного документа, закрепляющего основной состав реквизитов любого документа. Состав элементов официального документа зависит, безусловно, от вида документа, но без некоторых реквизитов не обходится создание любого из них. В практике применяется более пятидесяти реквизитов, а регламентируются нормативными актами только наиболее важные из них.

Тематика докладов по теме:

1. История развития отметки, проставляемой на служебном документе (по выбору).

2. Оформление резолюции на документе.

3. Виды печатей. Оттиск печати на документах.

4. Придание юридической силы копии документа.

5. Порядок внутреннего визирования и внешнего согласования документа.

Список источников и литературы

Источники