9.3 Система информационно-справочной документации (8 часов)

Вопросы для обсуждения:

2. Состав и назначение системы информационно-справочной документации.

3. Требования к оформлению справок, докладных, служебных, объяснительных записок.

4. Особенности оформления актов, представлений, заявлений.

5. Состав, назначение, содержание документов, относящихся к переписке.

6. Язык, стиль, этикет служебного письма. Гарантийное письмо. Коммерческое письмо.

7. Составление и оформление характеристики, отзыва, рекомендации, заключения.

8. Требования к оформлению плановой, отчетной документации.

Задания для самостоятельной работы студентов:

1. Определить состав реквизитов, порядок оформления информационно-справочных документов, оформив таблицу.

Требования к оформлению

информационно-справочной документации

Наименование вида информационно-справочного документа	Код по ОКУД	Структура текста	Порядок согласования	Порядок удостоверения
1	2	3	4	5

2. Провести анализ документов организаций. Определить ошибки в содержании и оформлении документов.

3. Оформить информационно-справочные документы по индивидуальным заданиям преподавателя.

Методические рекомендации по подготовке к занятию

Изучение темы необходимо начать с определения видового состава данной системы документации, определения назначения, функций информационно-справочных документов. Отметить многообразие документов данной категории, дать их классификацию: информационно-справочные, информационно-аналитические, корреспонденция (переписка). Охарактеризовать документы каждой группы, определив бланк, состав реквизитов, особенности текста и порядка удостоверения. Особое внимание следует уделить переписке, включающей большую группу информационных документов различного содержания. Отметить зависимость вида документа от способа передачи информации. Далее следует рассмотреть правила оформления служебных писем, дать их классификацию по функциональному признаку. Дать понятие «электронное сообщение», определить состав информации, особенности текста. Необходимо пояснить назначение, порядок оформления плановой, отчетной документации.

Тематика докладов по теме:

1. Справочно-аналитическая документация: состав, оформление.

2. Разновидности и оформление доверенностей.

3. Заявление и представление как документы информационно-справочной системы.

4. Актовая документация.

5. Особенности оформления гарантийного письма.

6. Особенности оформления зарубежного письма.

Список источников и литературы

Источники

1. Основные источники

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 2006. – №10.