Тема 10. Простые и сложные комплексы документов. Научно-историческая и практическая ценность документов

10.1 Простые и сложные комплексы документов. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы документов. Признаки группировки документов в первичные комплексы. Номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический признаки заведения дел. Существующая практика первичной группировки текстовых документов. Особенности первичных комплексов технических документов. Личное дело.

Понятия «сложные комплексы документов», «документальный фонд». Документальные фонды учреждений, организаций, предприятий, структурных подразделений. Подвижность документального фонда. Понятие «архивный фонд». Архивный фонд личного происхождения. «Объединенные архивные фонды». Понятия «коллекция документов», «архив». Межведомственные, ведомственные архивы. Архивы организаций, предприятий, учреждений. Государственные архивы. Государственный архивный фонд.

10.2 Научно-историческая и практическая ценность документов. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы и критерии ценности документов. Возникновение и развитие экспертизы. Перечни документов с указанием сроков хранения. Анализ авторства, содержания, датирования, достоверности документов. Методика определения происхождения и содержания ранних документов. Определение места и времени создания документа. Повторяемость, периодичность образования документов. Виды повторяемых документов. Дублетные документы. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией.

Особенности критериев научно-технической документации, кинофотофонодокументов.

Выборочная оценка документов. Изучение документации по тематике, конструкциям. Особенности оценки машиночитаемых документов.

Тема 11. Совершенствование документационных

ПРОЦЕССОВ

11.1 Управление документационными процессами. Информация – полноценный ресурс, важный элемент социальной и политической жизни общества. Факторы, влияющие на увеличение объема информации и количества документов в современных условиях. Влияние научно-технической революции на информационно-документационные процессы.

Увеличение объема документооборота в управленческой сфере. Необходимость регулирования процесса документообразования. Задача управления документацией в организациях. Необходимый комплекс документов для обеспечения каждой функции управления. Межотраслевая и отраслевая унификация форм управленческих документов. Современные задачи правового регулирования процесса образования документов. Формы правового регулирования.

Проблемы автоматизации управления документацией. Задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях. Использование информационного менеджмента как новой методологии построения системы управления документацией.

11.2 Применение новых технологий в документировании.

Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание юридической силы документу в электронной форме. Особенности согласования электронного документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронно-цифровая подпись.

Использование компьютерных технологий при создании и оформлении документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов. Программные продукты по делопроизводству. Текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Бездокументный обмен информацией в управлении. Задачи информационного менеджмента.