Тема 2.2.Информационно-поисковые функции программы «Архивный фонд».4 или 8 часов.

Цель работы: освоение студентами информационно-поискового модуля общеотраслевой программы «Архивный фонд». В результате работы студент должен знать:

основы информационного поиска в АИПС (контекстного поиска, поиска по ключевому слову, по классификатору).

В результате работы студент должен уметь:

• вводить данные в БД программы «Архивный фонд» из путеводителя и описей, формируя электронный путеводитель (в при работе с третьей версией программы – путеводитель, опись и каталог);

• редактировать рубрикатор программы «Архивный фонд»;

• осуществлять поиск информации во всех режимах, предусмотренных пунктом меню ФИЛЬТР;

• формировать отчеты.

Программное обеспечение:

1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” (АФ) 2.0 или 3.0 for Windows (Федеральная архивная служба). См. соответственно варианты 1 и 2 задания.

Раздаточные материалы:

Опись фонда³⁰⁷, путеводитель по фондам архива, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период).

Для работы с третьей версией программы дополнительно понадобятся дела (2 дела на каждого студента) или CD-ROM Компьютерная обучающая система «Архивистика» (М.: РГГУ, 2000).

Вариант 1. (Для второй версии программы АФ).

Практическое задание - 4 часа.

Перед началом работы вспомните:

1. Основные информационно-поисковые справочники архива.

2. Место в системе НСА путеводителя по архиву, состав характеристики фонда в путеводителе.

3. Методику описания документов в путеводителе.

4. Назначение и структуру Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

1. Итак, приступим к созданию электронного путеводителя. Загрузите программу «Архивный фонд». ПУСК-ПРОГРАММЫ-АРХИВНЫЙ ФОНД-АРХИВНЫЙ ФОНД. Введите пароль «2». Обычно для создания электронного путеводителя используется традиционный путеводитель. Возьмите традиционный (т.е. изданный типографским способом) путеводитель по архиву. Выберите индивидуальную характеристику фонда. Введете сведения о выбранном фонде в базу данных. Введите в раздел ФОНД поисковые данные о фонде (название, номер фонда, количество единиц хранения, историческую справку, аннотацию и др.)

Для этого щелкните мышью по пункту ФОНД главного меню. Появится список фондов, введенных ранее. Щелкните по ENTER. Щелкните по пункту ДОБАВИТЬ нижнего меню. Введите номер фонда (ENTER, ПРИНЯТЬ), полное и сокращенное название фонда, исторический период (1-совесткий, 0 – дореволюционный), тип фонда. Надеюсь, Вам не надо объяснять, что означают аббревиатуры упр., л/п, л/c, НТД, кино, фото и др.? Введите крайние даты документов фонда. Щелкните по СОХРАНИТЬ, СЛЕДУЩИЙ ЭКРАН. Все эти операции Вам уже знакомы по выполнению задания № 1.

Щелкните по пункту нижнего меню РЕДАКТИРОВАТЬ. К этому пункту следует обращаться каждый раз после сохранения данных.

Введите объем единиц хранения в соответствующее поле. СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН.

Введите ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ И АННОТАЦИЮ в соответствующее поле. Для этого надо щелкнуть по РЕДАКТИРОВАТЬ в нижнем меню, затем по ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА, РЕДАКТИРОВАТЬ, ввести текст исторической справки из путеводителя, щелкнуть по СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН.

Введите ключевые слова в поля ПЕРСОНАЛИИ, ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ, ТЕМАТИКА. Персоналии – фамилии, географические сведения – географические названия, упоминаемые в аннотации фонда, тематика – ключевые слова, передающие содержание документов. Виды документов не являются ключевыми словами. Каждое ключевое слово вводится в отдельную строчку, после ввода следует нажать F4. Для выхода из режима ввода ключевых слов следует нажать ESC.

2. В том случае, если характеристики фонда нет в традиционном путеводителе (допустим, он устарел), для ввода данных используется опись фонда. Возьмите опись фонда. Начните все сначала. Войдите в раздел ФОНД. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите номер нового фонда. Введите в раздел ФОНД последнее название фонда, а раздел ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ первые названия фонда (см. оборот титульного листа описи). Каждое переименование вводится отдельно, с датами.

3. Вернитесь в раздел ФОНД. Введите историческую справку (см. предисловие к описи), АННОТАЦИЮ (см. собственно опись), ключевые слова – ТЕМАТИКУ, ГЕОГРАФИЮ, ИМЕНА (см. указатели к описи). Аннотацию надо составить на основе описи. Как обычно, нажимайте СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, пока не найдете нужные поля.

4. Вызовите преподавателя, и в его присутствии осуществите поиск информации.

Войдите в пункт верхнего меню ФИЛЬТР.

Осуществите поиск по введенным Вами :

- переименованиям;

- ключевым словам;

- тексту исторической справки или аннотации.

Если Вы не помните введенных Вами ключевых слов, щелкните по пункту меню СПИСОК справа.

6.Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и просмотрите несколько файлов отчетов, обязательно загрузите путеводитель (щелкните по разделам оглавления) и указатели к нему.

Закройте АРХИВНЫЙ ФОНД (РАЗДЕЛЫ-ВЫХОД).

7. Откройте программу АРХИВНЫЙ ФОНД в режиме администратора (введите пароль «3»). Откройте пункт меню РУБРИКАТОР. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите рубрику 6. (Государственные учреждения советского периода). Нажмите CTRL-N. Введите подразделы 6.1-6.9., используя соответствующий раздел традиционной СХЕМЫ ЕДИНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). Замените буквенно-цифровые индексы на цифровые по смыслу. Закройте программу.

8. Запустите программу в режиме редактора (пароль «2»). Найдите в списке фондов введенные Вами фонды. Проставьте рубрику. Сохраните.

9. Пометьте к уничтожению фонд Можайского УИКА. (ЗАПИСЬ-УДАЛИТЬ-ДА). Покажите результаты работы преподавателю.

10.Уничтожьте запись о Можайском УИКЕ. Закройте АФ. Загрузите АФ в режиме администратора (пароль «3»). Щелкните по СЖАТИЕ БД-ДА-ENTER.

11. Убедитесь, что запись уничтожена. Закройте АФ. (ВЫХОД).

12. Загрузите АФ в режиме редактора (пароль «2»). Просмотрите список фондов (раздел ФОНД) и убедитесь, что фонда Можайского УИКА в нем нет.

Вариант 2. (Для третьей версии программы АФ).

Практическое задание - 8 часов.

Цель работы: осуществить описание документов на трех уровнях (фонда, дела, документа), и создать информационно-поисковые архивные справочники (путеводитель, опись и каталог).

Перед началом работы вспомните:

1. Основные информационно-поисковые справочники архива.

2) Назначение и место в системе НСА путеводителя по архиву, состав характеристики фонда в путеводителе.

3. Назначение и место в системе НСА архивной описи. Элементы информации в описании единицы хранения.

4. Назначение и место в системе НСА архивных каталогов. Виды каталогов.

5. Назначение и структуру Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

Работа 1. 4 часа. Описание на уровне фонда, описи, единицы хранения.

1. Итак, начнем работу по созданию электронного НСА с уровня фонда. Т.е. с путеводителя.

Загрузите программу «Архивный фонд 3»: ПУСК-ПРОГРАММЫ-АРХИВНЫЙ ФОНД-АРХИВНЫЙ ФОНД3. Введите пароль «2». Перед Вами появится список фондов. Нажмите ENTER. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу (Более быстрый вариант – выбрать пункт верхнего меню ДОБАВИТЬ). Программа запросит номер фонда («Введите номер нового фонда»). Возьмите традиционный путеводитель по архиву. Выберите индивидуальную характеристику фонда. Обратите внимание на то, что номер фонда состоит из трех частей. Поле «Период» предназначено для ввода буквы, если номер фонда в путеводителе состоит из буквы и цифры. Так как в областных и краевых архивах нумерация фондов ведется раздельно для периодов до октября 1917 года и после этой разделительной даты, перед номером фонда может стоять буква «Д» (дореволюционный) или «Р» (советский, послереволюционный). Введите эту букву в первое поле. Если ее нет, ничего не вводите. «Цифры» - это уникальный номер фонда, который следует посмотреть в кратких справочных данных о фонде, «литер» - это буквенное обозначение для фондов, находящихся на депозитарном хранении. В данном случае оно не понадобится, это поле можно оставить незаполненным. Щелкните по ENTER, ПРИНЯТЬ. Отнеситесь к номеру внимательно. ³⁰⁸

2. Перед Вами появится первый экран меню ФОНД. Введите полное последнее название фондообразователя (с него начинается характеристика фонда в традиционном путеводителе) в поле «Название фонда». Если в скобках после полного название приведено сокращенное (например, МГИАИ), введите и его – в поле «Сокращенное название фонда». Введите исторический период (1-советский, 0 – дореволюционный), выберите тип фонда исходя из состава документов, указанного в характеристике фонда. Введите крайние даты документов (только годы !) в поля «Даты документов». Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу. Все эти операции Вам уже знакомы по выполнению задания № 1. Но сейчас наша задача – не подсчитать учетные данные, а отразить состав и содержание документов архива.

3. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, «Редактировать» (внизу). Введите в верхнюю таблицу сведения о количестве ед.хр. (из кратких справочных данных о фонде). Сохраните данные.

4. Дважды щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН. Перед вами появится экран СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА, а в нем кнопки ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА; АННОТАЦИЯ. Щелкните по пункту нижнего меню РЕДАКТИРОВАТЬ. К этому пункту следует обращаться каждый раз после сохранения данных. Щелкните по кнопке ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА. Откроется окно для ввода исторической справки о фонде. Еще раз щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ в нижней части данного окна. В окне появится курсор. Введите историческую справку о вашем фондообразователе (в традиционном путеводителе она помещается мелким шрифтом сразу после названия фондообразователя и кратких справочных данных о фонде). Щелкните по СОХРАНИТЬ, ВЫХОД в нижней части окна.

Далее щелкните мышью по кнопке АННОТАЦИЯ. Появится окно для ввода аннотации документов фонда. Как вы помните, аннотация документов – это основная часть характеристики фонда в путеводителе. Она приводится вслед за исторической справкой. Смысл ее в том, чтобы исследователь мог понять, нужны ли для работы по его теме материалы данного фонда, и стоит ли обращаться к описям фонда для более детального поиска. Нашли по данному описанию аннотацию в традиционном путеводителе? Тогда щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ в нижней части окна и введите аннотацию в наш электронный путеводитель. Щелкните по СОХРАНИТЬ, ВЫХОД в нижней части окна.

5. Поисковые возможности нашего электронного путеводителя увеличатся, если мы создадим к нему указатели – предметный, именной и географический. Этим мы и займемся сейчас. Щелкните по кнопке ПЕРСОНАЛИИ внизу. Откроется окно именного указателя. Курсор уже стоит в верхней строчке. Сюда Вы можете ввести фамилию, имя, отчество фондообразователя (если вы описываете личный фонд) и все другие фамилии, упомянутые в исторической справке и аннотации. Для ввода следующей фамилии нажмите F4. По окончании ввода последней фамилии нажмите ESC. Если фамилий в характеристике фонда нет, выйдите из данного окна, не заполняя его (ESC). Затем щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ внизу и затем – по кнопке ГЕОГРАФ. СВЕДЕНИЯ. Как минимум, сюда надлежит внести название губернии и уезда (области, края, района), где функционировал (родился, творил) фондообразователь. Далее возвращаемся в окно Состав НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА (ESC), снова выбираем РЕДАКТИРОВАТЬ в нижнем меню и нажимаем на кнопку ТЕМАТИКА. Вы должны ввести ключевые слова в предметный указатель путеводителя. Еще раз напоминаем, что виды документов (протоколы, приказы) не являются ключевыми словами. Ключевые слова (дескрипторы) раскрывают содержание документов. Например, для фонда МГИАИ ключевыми словами можно считать: «историко-архивоведение», «высшее образование», «архивы», «архивное дело», «историческая наука», «историческое образование», «культура», «студенты», «высшие учебные заведения» и др. Каждое ключевое слово вводится в отдельную строчку, после ввода следует нажать F4. Для выхода из режима ввода ключевых слов следует нажать ESC.

6. Теперь следует отнести наш фонд к определенному разделу путеводителя. Для этого снова щелкните по «Редактировать» (внизу). При этом активизируется кнопка «Рубрика». Щелкните по ней. Если рубрикатор уже введен в программу, Вам остается только выбрать стрелочками подходящую по смыслу рубрику, а затем щелкнуть по ENTER.

Если рубрикатора нет, ваша задача усложняется. Сохраните данные и закройте программу. Снова откройте программу АФ3 с паролем «8» (Администратора). Выберите пункт основного меню «Рубрикатор». Введите слева цифру «1», название рубрикатора: «Оглавление путеводителя». Введите рубрики:

1. Фонды Московского царства.

2. Фонды Российской империи.

3. Фонды Временного правительства.

4. Фонды Советского государства.

5. Фонды Российской Федерации.

Определите, к какому периоду относится Ваш фонд. Откройте оглавление традиционного путеводителя и внесите несколько подразделов данного раздела, в том числе подраздел, к которому относится выбранный фонд. При этом номера подразделов должны быть связаны с номером раздела – например, для раздела 1.2. подразделы 1.2.1, 1.2.2., 1.2.3. и др. После каждого подраздела нажимайте F4. Программа автоматически сортирует введенные рубрики по порядку номеров. После окончания ввода нажмите ESC. Для выхода из программы выберите «Выход».

Снова запустите программу АФ под паролем «2». Выберите нужный фонд. Листайте СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, пока не дойдете до четвертого - СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА. Щелкните по РЕДАКТИРОВАТЬ внизу, затем по РУБРИКА. Выберите нужную рубрику и сохраните данные. Теперь характеристика фонда в путеводителе создана.

7. Наша работа по вводу в БД характеристики фонда свелась к простому копированию данных традиционного путеводителя в соответствующие поля. Но так бывает не всегда. В том случае, если характеристики фонда нет в «традиционном» путеводителе (допустим, он устарел), для ввода данных используется опись фонда.

Итак, возьмите опись фонда (традиционную). В верхнем меню выберите пункты РАЗДЕЛЫ-ВЫБОР ФОНДА. Появится список фондов. В верхнем меню выберите ДОБАВИТЬ. Введите номер фонда, руководствуясь описанными в пункте 1 правилами (Он на титульном листе описи или на его обороте). ENTER, ПРИНЯТЬ. Перед Вами снова раздел ФОНД. Он Вам знаком. Но не торопитесь вводить данные в знакомые поля. Предположим, что у данного фонда только одна опись (другой у нас все равно нет). Снова обратимся к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ – ОПИСЬ. Программа предупредит о том, что для данного фонда не ведено ни одной описи. Щелчок мышью в произвольном месте окна – и мы в разделе ОПИСЬ. Таким образом, мы переместились на иной, более подробный уровень описания. Щелкните по ДОБАВИТЬ и введите номер описи (если его нет на титульном листе, поставьте номер «1» в поле «Цифры»). ENTER, ПРИНЯТЬ. Введите в соответствующие поля название описи, крайние даты документов (с титульного листа), просмотрев опись, определите и введите тип документов описи, категорию фонда. Просмотрев итоговую запись, введите данные об объеме документов. Сохраните данные (кнопка СОХРАНИТЬ внизу). Затем выберите пункт верхнего меню «Запись» и щелкните по «Копировать опись в фонд». Программа оповестит Вас о том, что опись успешно скопирована в фонд. Вам не придется дважды вводить одни и те же данные на уровне фонда, так как повторяющиеся поля заполнены автоматически.

8. Теперь переходим к поединичному описанию дел данной описи. Щелкните по пунктам верхнего меню РАЗДЕЛЫ – ДЕЛО. Программа снова напомнит, что раздел пуст и попросит ввести новую запись. Это Вам известно и без нее. Щелкните мышью в любом месте окна. Перед Вами появится раздел ДЕЛО. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Программа запросит номер ед.хр. (для КФФД и электронных документов указывается еще и номер единицы учета). Надо сказать, что дела можно вводить в БД в произвольном порядке. Полистайте традиционную опись. Выберите любое дело и введите его первый номер (надеюсь, Вы понимаете, что речь идет не о делопроизводственном номере, а именно о номере единицы хранения, который является частью архивного шифра дела). ENTER, ПРИНЯТЬ. Вы в разделе ДЕЛО. Курсор автоматически переместился в поле ЗАГОЛОВОК ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ. Введите его. Затем в соответствующие поля введите делопроизводственный индекс (если он есть), крайние даты документов дела, количество листов. Если возможно, введите тип документации. Как видите, поля БД полностью соответствуют графам традиционной описи. Однако количество элементов описания дела значительно больше, чем в традиционной описи. В этом легко убедиться, щелкнув по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН. Какие дополнительные данные можно указать о деле? Для чего предназначены поля «Аннотация», «Примечание», «Персоналии», «Географ. сведения», «Тематика»?

Поле «Рубрика» предназначено для классификации дела в соответствии со схемой классификации описи.

С помощью кнопок ДОБАВИТЬ, СОХРАНИТЬ введите необходимый минимум сведений еще о пяти делах описи.

9. Теперь снова вернемся к уровню фонда. Выберите пункты верхнего меню РАЗДЕЛЫ – ФОНД (текущий). Щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ (внизу). Руководствуясь титульным листом описи, введите в соответствующие поля полное и сокращенное название фонда, исторический период. Остальные сведения о фонде уже имеются, так как они скопированы с данных единственной описи.

Щелкните по (СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН (трижды)- РЕДАКТИРОВАТЬ). Теперь Вам следует ввести данные в раздел ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА И АННОТАЦИЯ. Руководствуйтесь при этом указаниями пункта 4 задания. Для ввода исторической справки используйте предисловие к описи, где описана история фондообразователя. Аннотацию составьте на основании самой описи.

Далее создайте автоматизированные указатели к путеводителю ( поля «Персоналии»; «Географ. сведения», «Тематика») руководствуясь, указаниями п. 5 задания. Для ввода ключевых слов используйте соответствующие указатели к традиционной описи (в конце).

Далее проставьте нужную рубрику, соответствующую разделу путеводителя (см. п. 6. задания). Сохраните данные. Вы внесли в базу данных описание еще одного фонда.

10. Теперь осталось увидеть результаты Ваших трудов – осуществить поиск введенной информации в БД. Это лучше сделать в присутствии преподавателя.

Войдите в пункт верхнего меню ПОИСК.

Осуществите поиск «по фондам» и найдите оба введенных фонда по:

- ключевым словам (если не помните введенных ключевых слов, воспользуйтесь списком справа);

• тексту исторической справки или аннотации;

• полному или сокращенному названию.

Осуществите поиск «по делам». Найдите хотя бы одно из введенных пяти дел по тексту заголовка или датам.

12. Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и просмотрите несколько файлов отчетов, обязательно загрузите путеводитель (щелкните по разделам оглавления) и указатели к нему.

13. Пометьте к уничтожению фонд, опись которого Вы ввели. Для этого щелкните по РАЗДЕЛЫ – ВЫБОР ФОНДА. Найдите в списке нужный фонд, нажмите на ENTER. В разделе ФОНД щелкните по ЗАПИСЬ – УДАЛИТЬ/ВОССТАНОВИТЬ – ДА). Уничтожьте запись об этом фонде. Закройте АФ3 (РАЗДЕЛЫ – ВЫХОД). Загрузите АФ3 в режиме администратора (пароль «8»). Щелкните по СЖАТИЕ Базы Данных -ДА-ENTER. Загрузите АФ3 (пароль «2»). Просмотрите список фондов (раздел ФОНД) и убедитесь, что удаленного фонда в нем нет.

Работа 2. 4 часа. Каталогизация.

1. Итак, приступим к более подробному описанию - на уровне документа и документной информации. Столь трудоемкая работа, требующая досконального изучения документов каждого дела, проводится обычно (как Вы, надеюсь, помните) при создании таких видов архивных справочников как каталоги или архивные обзоры. Каталоги в настоящее время создаются, в основном, в виде БД.

Вам потребуются архивные дела или компьютерная обучающая система «Архивистика» (CD-ROM). Возьмите традиционное дело или загрузите CD-ROM, руководствуясь указаниями по инсталяции на обложке диска или коробки. В главном меню обучающей системы (слева) выберите пункт АРХИВ. Щелкните мышью в любом месте окна ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ, в окне СОСТАВ АРХИВА выберите раздел ДОКУМЕНТЫ 1917-1991 ГОДОВ. Выберите любой раздел (документы государственных учреждений или общественных организаций) и любой из имеющихся в электронном архиве фондов.

Запустите программу АФ3 с паролем 2 «Редактировать все». Выберите пункт ДОБАВИТЬ верхнего меню. Если вы работаете с CD-ROM – все просто. Номер фонда, как и его название, указаны в списке фондов. Введите их в соответствующие поля БД (последовательность действий подробно разобрана в предыдущем задании). Если Вы работаете с делом, придется поработать головой (не все же за Вас должен делать компьютер). Если архивный шифр и название фонда на указаны на обложке дела, присвойте фонду произвольный номер и определите фондовую принадлежность дела. После чего введите название фонда в соответствующее поле.³⁰⁹Сохраните данные.

2. Далее обратитесь к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ-ОПИСЬ. Программа сообщит, что раздел пуст. Щелкните мышью в любом месте окна. Введите данные об описи, которую Вы хотите создать (кнопка ДОБАВИТЬ внизу). Присвойте описи номер 1 (ENTER, ПРИНЯТЬ). Введите название описи («Материалы…» – далее название фондообразователя или «Опись коллекции документов…» - признак создания коллекции). Укажите количество дел – 2 ед. хр. Если Вы работаете с CD-ROM, введите крайние даты документов фонда. Сохраните данные.

3. Далее обратитесь к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ-ДЕЛО. Программа сообщит, что раздел пуст. Щелкните мышью в любом месте окна. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Введите номер дела (естественно, первый). ENTER, ПРИНЯТЬ. Далее начнется самое трудное и интересное. Программа ждет от Вас формулировки заголовка дела. Если вы работаете с традиционной россыпью, внимательно изучите документы дела, сформулируйте заголовок и внесите его в соответствующее поле БД. ³¹⁰Далее введите другие информационные характеристики дела (крайние даты, количество листов и др.) Сохраните данные. Далее возьмите второе дело. Определите его фондовую принадлежность. Если дело относится к тому же фонду, просто щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ в окне ДЕЛО и опишите второе дело также, как и первое. Если фонды разные, обратитесь к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ-ВЫБОР ФОНДА - ДОБАВИТЬ. И повторите описание по цепочке ФОНД-ОПИСЬ-ДЕЛО, как сказано в пунктах 1-3 настоящего задания.

Если Вы работаете с CD-ROM, щелкните мышью по номеру фонда, появится список дел. Далее щелкните мышью по иконке с изображением дела (любой в списке). Появится список листов дела. Поочередно открывая документы (щелчок мышью по иконке с изображением листочка), просмотрите их и составьте заголовок дела. Далее введите другие информационные характеристики дела (крайние даты, количество листов и др.) Сохраните данные. Откройте второе дело. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ в окне ДЕЛО и опишите второе дело также, как и первое. Сохраните данные.

4. Теперь приступим к описанию на уровне документа. Можно просто обратиться к верхнему меню РАЗДЕЛЫ – ДОКУМЕНТ. Но для удобства мы сначала подготовим программу к каталогизации и войдем в нее под специальным паролем. Закройте АФ3 (РАЗДЕЛЫ – ВЫХОД). Снова запустите ее под паролем 8 (Администратора). В главном меню выберите пункт КАТАЛОГ. Программа предложит Вам ввести рубрикатор в соответствии с которым будет строиться структура Вашего каталога. В верхней строчке (название рубрикатора) введите: «0. Схема классификации документной информации в каталоге № 1». Щелкните по ДОБАВИТЬ вверху. Теперь следует ввести рубрики. Возьмите традиционную СХЕМУ ЕДИНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). Конечно, она безнадежно устарела и чрезвычайно идеологизирована. Однако, это единственный общеотраслевой классификатор документной информации, и он составлен для документов именно того периода, который вы описывали. Найдите соответствующий раздел схемы, к которому по смыслу подходит Ваш фонд (фонды). Введите его вместе с подразделами (достаточно трех делений), после ввода каждой рубрики нажимайте ДОБАВИТЬ в верхнем меню. Замените буквенно-цифровые индексы на цифровые по смыслу (например, 1.; 1.1; 1.1.1 и др.). Завершив ввод, нажмите ESC. Закройте программу (ВЫХОД).

5. Снова запустите программу АФ3 с паролем «5» («Каталогизация»). Появится список фондов. Внимательно просмотрите его и выберите именно те фонды, которые вы только что описали. Если будет выбран фонд, который не описан поединично, программа предложит Вам повторить выбор (каталогизировать россыпь нельзя). Последовательно нажимая ENTER, выберите из списка опись, затем первое дело. Появится карточка дела с его заголовком. Обратитесь к верхнему меню (РАЗДЕЛЫ – ДОКУМЕНТ). Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Теперь откройте дело или файл с изображением документа, щелкнув по иконке с листочком в электронном архиве. Описывайте каждый документ, формулируя его заголовок и внося его в сответствующее поле³¹¹. Введите также номер листа дела, номер, вид и дату документа, дату события, если речь идет о событии. Если в документе или его оформлении содержится что-либо значимое, что не отражено в заголовке, например, автограф исторического лица, щелкните по кнопке АННОТАЦИЯ и внесите туда эти данные. Введите также (СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН) внешние особенности, данные о подлинности и способе воспроизведения. Обратите внимание на то, что можно ввести и текст документа. Но вводить его с клавиатуры слишком трудоемко – удобнее было бы присоединить графический файл с его изображением. Сохраните данные. Опишите таким образом все документы дела и приступайте ко второму делу (РАЗДЕЛЫ – ВЫБОР ДЕЛА ОПИСИ). Сохраните данные.

Теперь обратитесь к пункту верхнего меню ПОИСК. Осуществите поиск «По документу» - поочередно по тексту заголовка, по виду (можно выбрать из списка справа), и дате документа.

5. Теперь приступим к описанию документной информации. Обратитесь к верхнему меню (РАЗДЕЛЫ – КАТАЛОГ). Выберите нужную рубрику введенного вами ранее (в режиме администратора) рубрикатора. Откроется карточка систематического-именного-географического каталога. Щелкните по ДОБАВИТЬ внизу и введите вопрос содержания документа. Щелкните по СВЯЗАТЬ и укажите фонд, опись и дело, к которому относится вопрос. Таким образом введите десять вопросов.

Теперь обратитесь к пункту верхнего меню ПОИСК. Осуществите поиск введенных данных по вопросу, персоналиям, географии.

Контрольные вопросы:

1. На каких уровнях осуществляется описание информации в АИПС программы «Архивный фонд», версия 2 и версия 3 ? Какие возможности для поиска информации предоставляет эта программа?

2. В чем достоинства и недостатки программы как поисковой системы?

3. Можно ли с помощью данной программы непосредственно проводить обработку россыпи, минуя традиционное описание?

Литература:

Киселев И.Н. Информационная система архива - модель и воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6. С. 28-33.

Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации - важнейший элемент информатизации архивной отрасли// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.8-14.