Часть 1. Применение автоматизированных технологий в области учета документов и обеспечения их сохранности.

12 часов.

Тема 1.1. Составление учетных документов и создание паспорта архива с помощью общеотраслевых программ «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». 4 часа.

Цель работы: освоение студентами основ функционирования отраслевой системы автоматизированного централизованного учета документов.

В результате работы студент должен знать:

• назначение и функции, основы интерфейса программы «Архивный фонд»;

• назначение и функции, основы интерфейса программы «Фондовый каталог».

В результате работы студент должен уметь:

- работать с программой «Архивный фонд» в режиме пользователя и администратора;

• вводить данные из документов внутреннего учет архива (листа фонда, описей) в разделы основного меню программы «Архивный фонд» - фонд, опись, движение документов;

• создавать с помощью программы «Архивный фонд» паспорт архива;

• настраивать программу «Фондовый каталог» в режиме администратора и осуществлять экспорт данных из программы «Архивный фонд» (АФ);

• получать сводный паспорт архива в программе «Фондовый каталог» (ФК).

Программное обеспечение:

1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” (АФ) 2.0 или 3.0. for Windows (Федеральная архивная служба) - см. соответственно варианты заданий 1 и 2.

2. Программа “ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ СУБЪЕКТА ФЕДЕРАЦИИ” (ФК) 1.0 for Windows (Федеральная архивная служба).

Раздаточные материалы:

Заполненный лист фонда.

Практическое задание

Перед началом работы вспомните:

1) Каковы главные задачи учета документов в архиве?

2) В чем отличие внутреннего учета документов от централизованного учета документов?

3) Что является единицей учета архивных документов?

4) Каковы основные формы учета документов в государственном и ведомственном архиве?

Вариант 1. ( для АФ, версия 2.)³⁰¹

1. Общее знакомство с программой. Загрузите WORD for Windows. Откройте файл C:/WFOND/DOC/manual.doc. Законспектируйте разделы: НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ, СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА.

Просмотрите разделы ИЗМЕНЕНИЕ ПАРОЛЕЙ, МЕНЮ В РЕЖИМЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И РЕДАКТОРА, ПУТЕВОДИТЕЛЬ. Сверните файл, не закрывая его.

2. Возьмите ЛИСТ ФОНДА и введите данные в таблицы БД "Архивный фонд".

Для этого:

• загрузите программу АФ и войдите в нее под паролем «2» (редактора);

• выберите в главном меню пункт ФОНД; перед Вами появится список введенных ранее фондов; нажмите ENTER. Вы войдете в раздел ФОНД;

• Щелкните мышью по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, введите номер нового фонда в появившееся окно (с листа фонда); ENTER; щелкните по ПРИНЯТЬ. Не все поля карточки фонда обязательно заполнять, но без номера фонда никак не обойтись. Его необходимо ввести в первую очередь.

Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени переименования фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый экран, поля «Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное название фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда» (1, 2 или 3), «Исторический период» (0 - дореволюционный, 1 - послереволюционный, 2 - “без периода” для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1); «Даты документов»; «Количество описей»; выберите «Тип документов» фонда (вложенный список слева от поля). Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу.

Более ранние названия фондообразователя ведите в раздел ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ), обозначив даты каждого названия. Предварительно щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, затем по кнопке СОХРАНИТЬ.

Итак, Вы ввели в БД общие сведения о фонде из первых разделов листа фонда. Продолжаем последовательно пополнять данные о нашем фонде. Следующий раздел листа фонда – «Учет неописанных материалов» (т.е. россыпи).

3. Введите данные о количестве единиц хранения россыпи из раздела листа фонда (учет неописанных материалов) в раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Для этого:

- выберите пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ;

- выберите подпункт ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, далее - ДОБАВИТЬ, двойной щелчок мышью по РОССЫПЬ, ПРИНЯТЬ. Последовательно сохраняя, введите все поступления и все выбытия россыпи, указанные в листе фонда.

4. Следующий раздел листа фонда – учет описанных документов. Выберите подраздел ОПИСИ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Перед вводом новой описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Начните с номера описи. Также как для раздела ФОНД необходимо ввести номер фонда, для заполнения карточки описи сначала необходимо ввести номер описи (ENTER-ПРИНЯТЬ). Внесите данные о названиях, крайних датах описей, занесенных в лист фонда. Выберите соответствующий видам документов «Тип описи». После ввода щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ. Не вводите пока количество дел в описи (поле «объем»). Для этого надо обратиться к подразделу ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Напоследок щелкните по кнопке СПИСОК внизу и сверьте со списком описей во второй части листа фонда.

5. Введите в подраздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ) данные обо всех поступлениях и выбытиях описанных материалов, указанных в листе фонда. Для этого обратитесь к подпункту меню ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, выберите ДОБАВИТЬ. Как видите, перед Вами возник список описей фонда, которые Вы ввели, выполняя предшествующее задание. Выберите нужную опись, в которой произошло движение документов. Введите год движения, выберите вид движения, и, самое главное, количество поступивших или выбывших дел, последовательно сохраняя каждую запись (пункт нижнего меню СОХРАНИТЬ). Как Вы уже догадались, перед вводом нового движения по описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

6. Возьмите опись Можайского УИКА³⁰²и введите данные еще об одном фонде и описи, выполняя аналогичную процедуру (см. п. 2-4 задания). Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и самостоятельно получите «Перечень фондов в наличии», который должен включать и введенные вами два фонда.

7. Снова обратитесь к WORD for Windows. Прочитайте раздел 8 МЕНЮ АДМИНИСТРАТОРА. Запишите пункты меню. Закройте файл.

8. Закройте программу АФ и снова загрузите ее под паролем 3 (администратора). Войдите в раздел ПАСПОРТ. Заполните название архива, указанное в листе фонда. Щелкните по СЧИТАТЬ СВОДНЫЕ. Получите сводные данные паспорта. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и просмотрите ПАСПОРТ АРХИВА.

Закройте программу АФ.

9. Загрузите MS WORD

Загрузите файл FK/DOC/Manual.doc.

Законспектируйте разделы: «НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ», «СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА», «ОБНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ».

10. Загрузите программу ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ под паролем 3 (администратора).

Войдите в раздел ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ

Введение в раздел ПОЛНОЕ НАЗВАНИЕ данные об органе управления архивным делом. Например, Архивный отдел при администрации Вологодской области.

В раздел СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ - АО Вологодской области.

Адрес 122151 Вологда, ул. Ленина, 20

Сохраните данные.

11. Войдите в раздел АРХИВ, введите данные (из листа фонда) в поля:

«Полное название архива»; «Сокращенное название» (например, ГАВО); «Адрес архива»; выберите соответствующий «Урoвень» и «Тип» (например, для ЦМАМ - муниципальный, архив). Сохраните данные.

Выберите в списке Ваш архив. Нажмите ENTER, на вопрос программы об источнике данных введите адрес С:\wfond\DBF, щелкните по SELEKT, в пункте ГОД поставьте самый ранний год, за который у Вас было изменение (поступление или выбытие) учетных данных. Нажмите ENTER. Дождитеcь появления надписи ОБНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ УСПЕШНО ЗАВЕРШЕНО. Данные программы АФ скопировались в программу ФК. Нажмите ENTER.

12. Закройте программу ФК и еще раз загрузите ее с паролем «2» (редактора).

Теперь массив учетных данных региона пополнился данными Вашего архива. Убедитесь в этом. Откройте раздел АРХИВ-ФИЛЬТР. Выберите Ваш архив, нажмите ВЫПОЛНИТЬ.

Войдите в раздел ФОНД, выберите Ваш архив, нажмите ENTER.

Просмотрите изготовленный вами паспорт архива в разделе ПАСПОРТ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ).

Работая с программой, можно получить сводный паспорт по Вашему архиву за разные годы (подраздел СВОДНЫЙ ПАСПОРТ). Для чего служат подразделы «ДИНАМИКА – АБС.»; «ДИНАМИКА %»?

Вариант 2. (для АФ, версия 3.)³⁰³

1. Общее знакомство с программой. Загрузите WORD for Windows. Откройте файл manual3.doc. (в самораскрывающемся архиве DOC.EXE на второй инсталяционной дискете). Законспектируйте разделы: «НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ», «СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА». Просмотрите разделы «РЕЖИМЫ ДОСТУПА К БД». Сверните файл, не закрывая его.

2. Возьмите ЛИСТ ФОНДА и введите данные в таблицы БД "Архивный фонд".

Для этого:

• загрузите программу АФ-3 и войдите в нее под паролем «2» («Редактор-Все виды работ»); перед Вами появится список введенных ранее фондов; нажмите ENTER. Вы войдете в раздел ФОНД;

• щелкните мышью по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, введите номер нового фонда в появившееся окно (с листа фонда); ENTER; щелкните по ПРИНЯТЬ.

Снова разверните MsWORD. Откройте файл inrut3.doc (в самораскрывающемся архиве doc.exe на второй инсталяционной дискете). Заполняйте раздел ФОНД, пользуясь указаниями раздела 3.3. («Заполнение раздела “Фонд”»). Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени переименования фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый экран, поля «Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное название фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда», «Даты документов»; «Конечная дата»; «Количество описей»; «Год первого поступления». Далее щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и следуйте указаниями инструкции. После заполнения второго экрана щелкните по кнопкам СОХРАНИТЬ, СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН (внизу). В третьем экране раздела ФОНД обязательно введите в поле «Вид» значение «Упр.» из вложенного списка. Сохраните данные.

Далее перейдите к разделу ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Введите данные о переименованиях фондообразователя, обозначив даты каждого названия. Предварительно щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, затем введите очередное переименование, щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ.

Итак, Вы ввели в БД общие сведения о фонде из первых разделов листа фонда. Продолжаем последовательно пополнять данные о нашем фонде. Следующий раздел листа фонда – «Учет неописанных материалов» (т.е. россыпи).

3. Введите данные о количестве единиц хранения россыпи из раздела листа фонда (учет неописанных материалов) в раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Для этого:

- выберите пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ;

- выберите подпункт ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, далее - ДОБАВИТЬ, двойной щелчок мышью по РОССЫПЬ, ПРИНЯТЬ. Последовательно сохраняя, введите все поступления и все выбытия россыпи, указанные в листе фонда. При заполнении полей используйте инструкции файла INRUT3.doc (3.12. Заполнение раздела “Движение документов”).

4. Следующий раздел листа фонда – учет описанных документов. Введите в подраздел ОПИСИ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ) данные о номерах, названиях, крайних датах описей, занесенных в лист фонда. Выберите соответствующий видам документов «Тип описи». Перед вводом новой описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. После ввода – по кнопке СОХРАНИТЬ. С помощью инструкции в файле inrut3.doc (3.10. Заполнение раздела «Опись») выясните, для каких видов документов помимо поля «Объем» в ед.хр. заполняется поле «Объем» в единицах учета. Почему ? Не вводите пока количество дел в описи (поле «объем»). Для этого надо обратиться к подразделу ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Напоследок щелкните по кнопке СПИСОК внизу и сверьте со списком описей во второй части листа фонда.

5. Выберите подраздел ФОНД-ТЕКУЩИЙ в пункте главного меню РАЗДЕЛЫ. Затем выберите подраздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Введите данные обо всех поступлениях и выбытиях описанных материалов, указанных в листе фонда. Для этого щелкните по ДОБАВИТЬ. Как видите, перед Вами возник список описей фонда, которые Вы ввели, выполняя предшествующее задание. Выберите нужную опись, в которой произошло движение документов. Введите год движения, выберите вид движения, и, самое главное, количество поступивших или выбывших дел, последовательно сохраняя каждую запись (пункт нижнего меню СОХРАНИТЬ). Как Вы уже догадались, перед вводом нового движения следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

7. Теперь попробуем создать главный учетный и поисковый справочник – опись. Для этого нам понадобится традиционная опись Можайского УИКА.³⁰⁴Выберите подпункт ВЫБОР ФОНДА пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Далее повторите уже знакомую последовательность действий. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите номер фонда (см. оборот титульного листа описи), заполните данные первого экрана раздела ФОНД (см. пункт 2 задания). Далее выберите подраздел ОПИСЬ пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. В ответ на заявление программы о пустоте раздела, щелкните мышью в любом месте. Введите номер описи (она одна единственная) и другие сведения в карточку описи (см. п. 4. задания). Далее начинается ввод данныхна уровне единицы хранения. Выберите подпункт ДЕЛО пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Снова отреагируйте на заявление о пустоте раздела щелчком мыши. Перед вами карточка дела. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Программа попросит ввести номер дела. Откройте первый раздел традиционной описи и ведите номер первого дела (ENTER – ПРИНЯТЬ). Далее в соответствующие поля введите делопроизводственный индекс (номер) дела (если он есть в описи), заголовок дела, крайние даты и количество листов. В поле «Тип документов» выберите из вложенного списка наиболее подходящий тип. Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу.³⁰⁵Далее щелкните по ДОБАВИТЬ и повторите всю процедуру для второго дела. Так введите весь первый раздел описи. Напоследок щелкните по пункту меню СПИСОК и сверьте его с традиционной описью. Теперь надо получить опись в виде отчета. Щелкните по подразделу ОПИСЬ-ТЕКУЩАЯ пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Затем выберите пункт верхнего меню ОТЧЕТЫ– ОПИСИ – «АРХИВНАЯ ОПИСЬ- ТЕЛО ОТЧЕТА». Щелкните по флажку ЭКРАН и кнопке ПЕЧАТАТЬ. Полюбуйтесь результатом и сверьте его с традиционной описью.

8. Получите список фонда. Выберите раздел ВЫБОР ФОНДА главного меню РАЗДЕЛЫ. ENTER. Выберите пункт верхнего меню ОТЧЕТЫ - СПИСОК ФОНДОВ. Программа укажет диапазон дат введенных фондов. Щелкните по флажку ЭКРАН и кнопке ПЕЧАТАТЬ. Просмотрите титульный лист и таблицу (NEXT) списка фондов.

9. Снова обратитесь к WORD for Windows. Прочитайте раздел 10 РЕЖИМ АДМИНИСТРАТОРА руководства пользователя программой (файл manual3.doc. в самораскрывающемся архиве doc.exe на второй инсталяционной дискете). Запишите пункты меню. Закройте файл.

10. Закройте программу АФ и снова загрузите ее под паролем 8 (администратора). Войдите в раздел РЕКВИЗИТЫ АРХИВА. Введите данные о полном и сокращенном названии архива в соответствующие поля. Войдите в раздел ПАСПОРТ. Если программа сообщает, что раздел пуст, выберите пункт ЗАПИСЬ верхнего меню и щелкните по ДОБАВИТЬ НОВУЮ. Если программа выдает список уже готовых паспортов, выберите пункт ЗАПИСЬ верхнего меню и щелкните по ЗАБЛОКИРОВАТЬ, а затем по ДОБАВИТЬ НОВУЮ. Щелкните по кнопке ПОДСЧИТАТЬ внизу. И получите сводные данные паспорта. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и просмотрите ПАСПОРТ АРХИВА. Закройте программу АФ.

Далее выполняются пункты 9-11 первого варианта задания.

Контрольные вопросы:

1) Почему именно учет документов стал одним из первоочередных направлений компьютеризации архивного дела?

2) В чем важность применения общеотраслевых (типовых) баз данных для ведения учета документов Архивного фонда РФ?

3) Каковы преимущества автоматизированных систем учета перед традиционными учетными справочниками?

4) Назовите основные функции АИПС «Архивный фонд» и «Фондовый каталог субъекта Федерации».

5) Как строится автоматизированная система централизованного учета докумeнтов Архивного фонда РФ?

Литература:

Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ//Отечественные архивы. 1994. Т 2. С.104-106.

Киселев И.Н. Информационная система архива - модель и воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6. С. 28-33.

Кочеткова З.И. Ведение баз данных по учету в ЦАОДМ// Отечественные архивы. 1998. № 2. С. 39-42.