Лекция 2.Организация информатизации архивного дела.

План лекции.

1) Организационные основы информатизации архивного дела.

2) Правовая база информатизации архивного дела.

3) Информатизация архивной отрасли: концепция, программа, планирование.

4) Проблема внедрения типового программного обеспечения в архивах.

5) Информатизация на уровне региона.

6)Внедрение информационных технологий в государственном архиве.

Итак, влияние автоматизированных технологий на теорию и методику архивного дела изменилось с началом эпохи, которую Питер Нортон назвал "эрой персональных вычислений". Технической базой информатизации стали ПЭВМ. С этого момента мы можем проследить два направления в развитии информатизации архивного дела, которые развивались параллельно:

• стихийная информатизация на уровне отдельных архивов;

• организованная информатизация на уровне архивной отрасли.

Начало стихийной компьютеризации сначала московских, а затем областных, краевых, городских архивов связано с концом 1980-х годов. Архивы приобретали ставшую доступной компьютерную технику, разрабатывали и внедряли программное обеспечение по собственному усмотрению. К середине 1990-х годов в архивной отрасли начал складываться неофициальный рынок программных продуктов, лидирующее положение на котором занимали сами архивы-разработчики программ – Российский центр космической документации, отдел автоматизации ВНИИДАД, Центр хранения и изучения документальных коллекций (ЦХИДК, с 1999 года в составе РГВА). В регионах программное обеспечение активно создавал Государственный архив Пермской области и другие архивы. Очень редко программные продукты для архивов разрабатывали профессиональные фирмы-системные интеграторы. Архивы внедряли программные продукты изолированно друг от друга. Первая общеотраслевая конференция по проблеме информатизации прошла лишь в 1996 году в Перми (ГАПО). Это приводило к тому, что архивы, действуя методом «изобретения велосипеда», создавали довольно разношерстные программы в разных средах и форматах, но предназначенные для решения одних и тех же задач. Вот, например, какие программы использовались в 1995 г. в архивах г. Москвы для учета документов:

Архив	РНИЦ КД	ГАРФ	РГАЭ	РГВА	ЦХИДК	Московское городское объединение архивов
Назва-ние ПО	«Учет фондов»	«Учет фондов»	«Учет фондов», «Паспорт архива».	БД «Пер-вичный учет по храни-лищам».	«Учет фондов»	«Учет фондов» по архивам объе-динения
Раз-работ-чик	РНИЦ КД	РНИЦ КД	ВНИИДАД	РГВА	ЦХИДК	Информ центр Мосгор архива
Фор-мат (СУБД)	FOX PRO?	FOX PRO?	Clipper 5.5.	«Ребус»	Clipper 5.5.	Q and A

Кроме того, в первой половине 1990-х гг. резко уменьшилось количество публикаций по проблеме компьютеризации архивного дела по сравнению с 1970-80-ми годами, что привело к снижению теоретического уровня разработки проблемы⁹⁸. Архивами-разработчиками программ игнорировались международные стандарты описания документов.

Вместе с тем, еще в конце 1980-х годов высказывались идеи о необходимости общеотраслевой программы компьютеризации архивного дела. Так, В.Д. Банасюкевич утверждал, что работа по развитию автоматизированных архивных технологий тормозится не только отсутствием современных технических средств, но и разрозненностью научно-технических решений. И поэтому разработку ААТ необходимо проводить в рамках единой концепции информатизации, которая будет способствовать соединению автоматизированных систем архивов в общегосударственную базу данных.⁹⁹

Можно выделить несколько основных причин для направления информатизации архивного дела в централизованное русло:

1) Управленческие причины. Составление общеотраслевого плана-прогноза позволяет не бросаться на решение сиюминутных задач, а наметить приоритетные цели, которые должны быть реализованы в первую очередь, а значит, более рационально расходовать средства.

2) Технологические причины. Единство применяемых решений ускорит и упростит процесс внедрения ААТ. Архивы будут избавлены от необходимости самостоятельно разрабатывать ПО, которое уже внедрено в других архивных учреждениях. Централизованное изучение ПО, координация усилий архивов позволит избежать ошибок в выборе СУБД и формата данных, которые могут привести к потере всего массива.

3) Методические причины. Централизация и унификация важна для создания информационно-поисковых систем (АИПС) на межархивном уровне. Компьютерные технологии дают возможность объединения информационно-поисковых справочников отдельных архивов (путеводителей, описей, каталогов) в единую межархивную автоматизированную информационно-поисковую систему, а также возможность объединения АИПС государственных и ведомственных архивов, депозитарных отраслевых фондов. Например, архивисты РНИЦ КД еще в начале 1990-х годов писали о перспективах создания на основе ЭВТ и средств связи (сетей) не много не мало как глобальной, общепланетарной общедоступной мировой архивной исторической базы. Эту задачу предлагалось решить в несколько этапов:

• 1) создание локальных баз данных в архивах и региональных центрах;

• 2) объединение локальных баз данных в региональные сети; включение в эту работу всех архивов региона;

• 3) установление горизонтальных связей между сетями различных регионов;

• 4) установление вертикальных связей между архивами и центральным органом управления архивным делом;

• 5) объединение всех архивов в единую информационную сеть.

Увы, объединение информационных систем не только в межпланетном, но и в межархивном масштабе (то есть на втором этапе) невозможно без унификации программного и лингвистического обеспечения, совместимости форматов представления данных. На практике же в области программного обеспечения информационно-поисковых систем в 1990-е годы царил еще больший разнобой, чем в области учетных программ. Для создания электронных каталогов, указателей, описей, путеводителей применялись СУБД Clipper, FoxPro для DOS и Windows в т.ч. «Ребус», Clarion, FoxBase, СDS ISIS, IRBIS, Q and A, позже – Ms. Access, Visual FoxPro, Oracle и другие.¹⁰⁰Приостановилась разработка единых классификаторов.

Еще в большей степени требовала унификации методика учета документов. Дело в том, что одним из основных принципов учета является его централизация, то есть периодическое суммирование учетных данных на уровне архива, региона, отрасли. Но, учитывая разнообразие применявшихся программ (см. таблицу в начале лекции), невозможно было осуществить не только сложную статистическую обработку, но и простое сложение учетных данных двух архивов. Большинство форматов было совместимо, но каждая база данных имела также свой состав полей и отчетов. Для осуществления учета наиболее удобен единый общеотраслевой формат (См. подробнее лекцию 3.)

Наконец, существовали важные предпосылки для унификации автоматизированных архивных технологий – высокая степень стандартизации и унификации архивного дела, существование основных правил работы государственных и ведомственных архивов, общеотраслевых стандартов и нормативов.

Организация внедрения информационных технологий осуществляется на различных уровнях:

• на уровне Архивного фонда РФ в целом;

• на уровне региона (республики, края, отрасли, города);

• на уровне архива;

• на уровне внедрения отдельной автоматизированной технологии (базы данных).

На уровне архивной отрасли в целом организация информатизации архивного дела регламентируется законодательными актами, и постановлениями правительства, федеральными целевыми программами, отраслевыми программами, планами, стандартами, приказами органа управления архивным делом и другими нормативными документами.

В 1990-е годы был принят ряд законодательных актов, составивших основу правовой базы информатизации архивного дела: Основы законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.), утратившие силу в связи с принятием федерального закона «Об архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об Архивном фонде РФ (1994 г.), Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» (1993 г.); Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» (1994 г.); Закон РФ « Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» (1996 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Можно выделить следующие аспекты информатизации, ставшие объектами правового регулирования:

• авторские права на используемое архивами программное обеспечение и созданные архивами базы данных, другие информационные ресурсы (Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах»; Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», нормы международного права, например, Бернской конвенции);

• деятельность архивов по формированию и защите государственных информационных ресурсов – собственность на информационные ресурсы, доступ к государственным информационным ресурсам, защита персональных и конфиденциальных данных (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»; Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене»);

• правовой статус электронных документов – дефиниция, юридическая сила, вопросы комплектования электронными документами государственных архивов (федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об Архивном фонде РФ (1994 г.), законы «Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «Об электронной торговле» и др.).

Создание и пополнение информационных ресурсов – процесс не только трудоемкий, но и дорогостоящий (создание компьютерной среды, разработка и использование ПО). Поэтому важным аспектом является как соблюдение, так и защита авторских прав при внедрении и разработке программного обеспечения. Закон «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», принятый осенью 1992 года и вступивший в силу в 1994 году, законодательно регламентирует понятие «программа для ЭВМ» и «база данных». Под программой для ЭВМ понимается объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата. База данных – это объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ. Программы ЭМВ и базы данных являлись объектами авторского права. Причем авторское право распространяется на базы данных и программы, как выпущенные, так и не выпущенные в свет, для вступления в действие авторского права не требуется депонирования или регистрации баз данных (хотя возможна регистрация в установленном порядке¹⁰¹). Обладатель авторских прав приобретает не только личные, но имущественные права. Это обязывает архив приобретать только лицензионное программное обеспечение, в цену которого входят авторские отчисления разработчикам ПО. В свою очередь, программы и базы данных, разрабатываемые в архивах, являются объектом авторского права. Что касается баз данных, то здесь есть специфическая особенность, которая за рубежом получила название«права базы данных». Ст. 5 закона предусматривает, что авторское право на базу данных признается при условии соблюдения авторского права на каждое из произведений, включенных в эту базу данных. Под составными частями базы данных, которые, в свою очередь, могут быть объектами авторского права, подразумевается система управления базами данных (СУБД) или язык программирования, на основе которого создана программа, и непосредственно данные. СУБД, используемая для создания базы данных, должна быть лицензионной. Что касается самих данных, то авторским правом на справочники (описи, путеводители), воплощаемые в электронной форме, обладает сам архив. Но архив, естественно, не обладает авторскими правами на документы, хранящиеся в нем. Поэтому вопрос об авторских правах может возникнуть в случае электронной публикации (например, в интернете) или создания полнотекстовой базы данных на основе рукописей литературных и научных произведений, фотодокументов, стоп-кадров кинофильмов. В этом случае архиву необходимо получить согласие авторов на использование произведений в базе данных.¹⁰²

Отечественное законодательство по авторскому праву не свободно от противоречий. Во-первых, обладателем авторских прав на программу для ЭВМ может быть физическое лицо (или несколько физических лиц) – программист- одиночка («вольный художник») или творческий коллектив. В этом смысле авторское право на базу данных приравнивается к праву на другие плоды творчества: ст. 2 закона «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» и ст. 6 закона «Об авторском праве и смежных правах» приравнивает программы для ЭВМ к произведениям литературы, а базы данных - к сборникам. Но современная практика создания программного обеспечения далеко ушла от творчества одиночек. СУБД и другое программное обеспечение, необходимое для создания баз данных, производят мощные корпорации со множеством сотрудников. И определить персональный творческий вклад каждого разработчика бывает довольно сложно. Например, в создании электронного каталога архива принимают участие не только те, кто непосредственно участвовал в разработке программы и вводе данных, но и те сотрудники, которые производили выявление документов, выдачу их из хранилища, описание. Впрочем, в ст. 12 закона «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» есть оговорка о том, что если программа создана физическими лицами «в порядке выполнения служебных обязанностей», то имущественные права могут принадлежать работодателю. Впрочем, и физические лица в этом случае могут претендовать на авторское вознаграждение, о чем следует заключить договор с работодателем.

Обращает на себя внимание и другое противоречие. С одной стороны, отечественное законодательство предоставляет автору очень широкий круг прав. Автор и только автор может давать разрешение и определять условия (в договоре) не только выпуска в свет и модификации, но и воспроизведения (полного или частичного) в любой форме, распространения программы и базы данных. С другой стороны, учитывая техническую легкость копирования данных, совершенно не понятно, как автор может проконтролировать распространение, особенно в случае публикации данных в интернете. В большинстве европейских законов есть исключения – позволяется без разрешения автора «справедливое распределение» (в английском законодательстве), «справедливое использование» (в законе США), и «личное копирование» (в большинстве европейских законов). Отечественный закон не предоставляет гарантий защиты авторского права и не предусматривает механизма регистрации авторского права на ПО и базу данных (патентования).¹⁰³Множество правовых проблем возникает в связи с созданием ресурсов архивов в интернете.

Применение норм авторского права на программы для ЭВМ и базы данных в практике информатизации архивного дела встречает множество препятствий. «Ножницы цен» лицензионного и пиратского программного обеспечения в нашей стране столь велики, а черный рынок в области IT- технологий столь мощен, что подавляющее большинство архивов в 1990-е годы использовало пиратское программное обеспечение. Архивы просто не имели средств для оплаты лицензионных программ. По мере усложнения программного обеспечения это грозит не только конфликтами с законом, но и потерей данных. Владелец пиратской копии лишается технической поддержки разработчика программ, не получает своевременно новых версий ПО и вынужден самостоятельно производить конвертирование данных при смене технологий, для чего требуется квалифицированный штат программистов. В связи с этим все чаще звучит мнение о необходимости централизованного финансирования закупки ПО архивами в рамках общеотраслевой программы информатизации архивного дела. С другой стороны, защитить архивные базы данных от неправомерного копирования также сложно, поэтому многие архивы не только не выставляют электронный НСА в интернете, но и не предоставляют его пользователям в читальном зале.

Участие архивов в реализации государственной информационной политики регламентируется прежде всего федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.). Архивы играют важную роль в создании условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов власти и управления. Так, архивы должны принимать непосредственное участие в формировании и защите государственных информационных ресурсов, создании федеральных и региональных информационных систем и сетей.

Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.). Таким образом, под государственными информационными ресурсами понимают и документы, хранящиеся в архиве, и созданные архивами базы данных. Согласно статье 7 закона государственные информационные ресурсы подразделяются на:

- федеральные информационные ресурсы;

- информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (далее - информационные ресурсы совместного ведения);

- информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Задание:

Подумайте, к какой категории информационных ресурсов можно отнести:

- базу данных «Награжденные медалью за доблестный труд в годы Великой отечественной войны» (Тверской областной государственный архив);

• сайт федеральной архивной службы «Архивы России»;

• банк данных «Книга памяти» (межархивный);

• электронный каталог «Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов» (РГИА и еще 6 архивов Москвы и Санкт-Петербурга).

Под информационными системами понимают организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Таким образом, документы архива в совокупности с научно-справочным аппаратом, в том числе автоматизированным, представляют собой единую информационную систему.

Важное место в законе занимает вопрос о собственности на информационные ресурсы (Ст. 6). Закон разграничивает полномочия владельца, собственника, и пользователя информационных ресурсов и предоставляет собственнику широкие права по распоряжению, доступу и защите информации. Что касается архивов, то собственником ресурсов, созданных за счет средств государственного бюджета, является Российская Федерация и субъекты Российской Федерации. Эти ресурсы находятся в ведении соответствующих учреждений, которые должны осуществить их учет и защиту. Отдельные объекты федеральных ресурсов даже могут быть объявлены общероссийским национальным достоянием.

Закон регулирует доступ к государственным информационным ресурсам. Государственные информационные ресурсы являются открытыми кроме ресурсов ограниченного доступа (информация, относящая к государственной тайне и конфиденциальная информация).¹⁰⁴Важно, что ст.10 запрещает относить к ресурсам ограниченного доступа в числе других «документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов». Таким образом, архивные базы данных также относятся к ресурсам открытого доступа, поскольку они представляют «общественный интерес» и необходимы «для реализации прав, свобод и обязанностей граждан». Закон обязывает «организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов», к которым относятся и архивы, «обеспечивать условия для оперативного и полного предоставления пользователю документированной информации», закрепляет права граждан на доступ к информации (независимо от целей ее использования, в том числе коммерческого использования). Отказ в доступе к ресурсам может быть обжалован через суд. С другой стороны, закон обязывает архивы осуществлять охрану персональных данных. На практике это часто осуществляется путем «обезличивания данных», то есть доступ к базе данных предоставляется без поля (полей), позволяющих идентифицировать запись базы данных с конкретным человеком (фамилия, адрес и др.) Закон предусматривает обязательную сертификацию информационных систем, «предназначенных для информационного обслуживания граждан и организаций». Кроме того, для государственных организаций, которые обрабатывают документированную информацию с ограниченным доступом (а к ним относятся и архивы), сертифицированию подлежат не только сами информационные системы, но и средства защиты информации (например, криптографические программы) – ст. 19. Наконец, закон регламентирует установление режима защиты информации:

• в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне;

• в отношении конфиденциальной документированной информации;

• в отношении персональных данных (ст. 21).

Защита от несанкционированного копирования проводится также и с целью защиты авторских прав разработчика программ.

Закон «Об участии в международном информационном обмене» призывает органы власти РФ не только создавать государственные информационные ресурсы, но и стимулировать расширение взаимовыгодного международного информационного обмена (в частности, путем содействия внедрению современных информационных технологий); обеспечивать своевременное и достаточное пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации иностранными информационными продуктами. Под такого рода информационными продуктами можно понимать и электронный научно-справочный аппарат зарубежных архивов. Одновременно на органы власти возлагается обязанность по защите государственных информационных ресурсов Российской Федерации (Ст.4). Интересно, что если в пределах Российской Федерации открытые фонды библиотек и архивов запрещено относить к ресурсам ограниченного доступа, то при международном информационном обмене закон разделяет статус библиотек и архивов. Открытые библиотечные фонды отнесены к документной информации, вывоз которой за пределы РФ не ограничен (Ст.7). Что касается документов Архивного фонда РФ, то они отнесены к документной информации, вывоз которой ограничен. (Ст.8). Причем это ограничение распространяется и на перемещение с территории Российской Федерации документированной информации при предоставлении доступа пользователям, находящимся за пределами территории Российской Федерации, к информационным системам, сетям, находящимся на территории Российской Федерации. Т.е. ограничение распространяется не только на сами архивные документы, но и на базы данных по архивным документам (информационные системы). Возможность вывоза информации «определяется в каждом конкретном случае». Не совсем понятно, как это ограничение можно реализовать в отношении документов и справочников, помещенных в глобальной сети интернет, которая не имеет границ и позволяет передать скопированные документы, минуя таможенные запреты. Но согласно ст.10 закона для включения информационных систем, сетей в состав средств международного информационного обмена необходимо получение международного кода, порядок выдачи которого устанавливается Правительством Российской Федерации. А для систем содержащих информацию ограниченного доступа необходимо еще разрешение Государственной технической комиссии при Президенте РФ и ФАПСИ. Напомним, что согласно ст. 29 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» запрещен вывоз архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, но согласно ст. 30 разрешается вывоз копий документов на любых носителях и ничего не говорится об ограничении на вывоз документной информации. Координация деятельности в области международного информационного обмена осуществляется Комитетом при Президенте Российской Федерации по политике информатизации. Деятельность по осуществлению международного информационного обмена подлежит обязательному лицензированию, а информационные системы и средства их защиты – сертифицированию.

Вопросы защиты информации при создании информационных ресурсов широко рассматривались в «Доктрине информационной безопасности РФ», утвержденной Президентом РФ 9 сентября 2000 г. Цель доктрины - совершенствование правового, методического, научно-технического и организационного обеспечения информационной безопасности Российской Федерации. В Доктрине выделено три основные составляющие национальных интересов РФ в сфере информатизации:

• соблюдение конституционных прав и свобод человека и гражданина в области получения информации и пользования ею;

• информационное обеспечение государственной политики Российской Федерации, связанное с доведением до российской и международной общественности достоверной информации о государственной политике Российской Федерации;

• развитие современных информационных технологий, отечественной индустрии информации, в том числе индустрии средств информатизации, телекоммуникации и связи, а также обеспечение накопления, сохранности и эффективного использования отечественных информационных ресурсов;

• защита информационных ресурсов от несанкционированного доступа.

Все составляющие связаны с информатизацией архивного дела. Так, создание информационно-поисковых баз данных по материалам архивных документов облегчит доступ граждан к информации, в частности, выполнение социально-правовых запросов, непосредственно связанных с соблюдением прав и свобод человека. Не даром в доктрине одной из информационных угроз названо «неправомерное ограничение доступа граждан к открытым информационным ресурсам…, к открытым архивным материалам», а также «дезорганизация и разрушение системы накопления и сохранения культурных ценностей, включая архивы». В доктрине также отмечено, что наибольшую опасность в сфере духовной жизни представляет упадок архивов, музеев, недостаток их финансирования.

Ресурсы архивов являются частью государственных информационных ресурсов и их развитие напрямую связано с информационной политикой государства. В доктрине предусмотрено принятие и реализация федеральных программ, предусматривающих формирование общедоступных архивов информационных ресурсов федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации. Важным моментом также является гармонизация отечественных стандартов в области информатизации и обеспечения информационной безопасности автоматизированных систем управления, информационных и телекоммуникационных систем общего и специального назначения. Унификация информационных систем имеет большое значение для комплектования архивов электронными документами.

Среди других мер информационной безопасности названы:

• создание безопасных информационных технологий для систем, используемых в процессе реализации жизненно важных функций общества и государства;

• пресечение компьютерной преступности;

• создание информационно-телекоммуникационной системы специального назначения в интересах федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации,

• обеспечение технологической независимости страны в области создания и эксплуатации информационно-телекоммуникационных систем оборонного назначения и другие.

В законодательстве регламентирован статус документов на машинных носителях и электронных документов.

Вопрос :

Вспомните, когда впервые документы на машинных носителях были включены в состав государственного архивного фонда? На основании каких нормативных документов? (См. лекцию 1.)

В правовом регулировании всех аспектов работы с электронными документами возникает множество нерешенных проблем:

- дефиниция понятия «электронный документ» и соотношения его с понятиями «документ», «архивный документ»;

• понятия подлинника, копии и оригинала в применении к электронным документам;

• вопросы юридической силы электронного документа.

Дефиниция понятия «документ на машинном носителе» приведена в ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело: термины и определения»: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Наиболее важным является тот факт, что в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах и в Положении об Архивном фонде РФ утверждалось: в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от вида носителя. В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (Ст. 5) оговорено, что в состав Архивного фонда РФ входят документы независимо от «времени и способа создания, вида носителя», в том числе «документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы».¹⁰⁵Cтатья 6 закона запрещает уничтожение до проведения экспертизы ценности документов на носителях «любого вида», находящихся в федеральной собственности, собственности субъекта федерации или муниципальной собственности. Это означает необходимость сохранения электронных документов наравне с документами на традиционных носителях.

На электронные документы распространяются и другие нормы архивного законодательства. В Положении «Об архивном фонде РФ» зафиксирован срок хранения ДМН, относящихся к государственной части Архивного фонда РФ в организациях-создателях до передачи в государственный архив – 5 лет. С учетом быстроты смены информационных технологий этот срок представляется неоправданно большим. Правда, в федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г., ст. 22) срок хранения в организациях этой категории документов до передачи на постоянное хранение не указан, а для «технологической и конструкторской документации» он составляет 20 лет.¹⁰⁶

Юридическая сила электронного (машиночитаемого) документа удостоверяется в современном российском законодательстве двумя способами:

• с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании #G0ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» - см. лекцию 1.);

• с помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.).

Однако в первом случае способ удостоверения юридической силы документа не позволяет передавать данные по телекоммуникационным сетям (письмо должно быть заверено в традиционной форме). К тому же, автором письма, согласно ГОСТу должен быть создатель массива МЧД. Но, согласно Основным правилам работы архивов организаций, архивист должен осуществлять перезапись и конвертирование данных в новые форматы. Как в данном случае будет удостоверяться юридическая сила «трансформированного» массива, закон умалчивает.

Что касается ЭЦП, то в ее использовании для удостоверения юридической силы документов постоянного и долговременного хранения также существует ряд препятствий. Во-первых, действие российского закона об ЭЦП распространяется только на документы, образующиеся #G0при совершении гражданско-правовых сделок. Закон «Об электронной торговле» распространяется также на узкий круг документов временного хранения. Поскольку закон «Об электронном документе» в нашей стране не принят, регулирование юридической силы документов постоянного хранения находится под вопросом. Во-вторых, ЭЦП имеет слишком сиюминутную природу для использования в архивном деле. Судите сами:

• ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован #G0сертификат ключа подписи (документ удостоверяющего центра, подтверждающий подлинность подписи), логика деятельности по защите информации требует как можно более частой смены ключей для избежания «взлома» ЭЦП, поэтому в среднем сертификат действует не более года;

• регулярно меняются стандарты на оформление ЭЦП;

• криптографическое программное обеспечение, с помощью которого создается ЭЦП также подвержено быстрому старению; поэтому Закон об электронной торговле даже требует хранить вместе с электронными документами те программно-аппаратные средства, с помощью которых они были созданы.

Правда, после аннулирования сертификата ключа ЭЦП еще может удостоверять юридическую силу, если можно доказать, что данный сертификат действовал на момент подписания документа. Однако аннулированные сертификаты имеют временные сроки хранения в удостоверяющих центрах. К тому же сама процедура создания ЭЦП, согласно закону, чрезмерно бюрократизирована (создание сети удостоверяющих центров, федерального уполномоченного органа, лицензирование и т.п.). Таким образом, в области правового регулирования ЭД существует множество нерешенных проблем.

Задание:

Изучите статью Кукариной Ю.М. (Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи в странах СНГ //Делопроизводство. 2002. № 3. С.75-79.)

Какие отличия в законодательном регулировании статуса электронных документов существуют в нашей стране и странах СНГ?

Постановление Совета Министров - Правительства РФ «О реализации государственной политики в архивном деле» (23 августа 1993 г.) предписывало Министерству науки и технической политики РФ с 1994 г. предусмотреть финансирование программы «Информатизации государственных архивов РФ» как составной части программы «Информатизация России». Однако программа была разработана позже.

В ноябре 1995 года Коллегия Росархива одобрила Концепцию информатизации архивного дела в России – первый документ о принципах и направлениях информатизации архивов на уровне всей отрасли. В работе над Концепцией участвовали специалисты ВНИИДАД, Росархива, РНИЦ КД, ИПУ АН РФ. Утверждение Концепции было важным шагом в преодолении стихийности процесса информатизации отрасли. Концепция была основана на законодательных актах, затрагивающих сферу информатизации архивного дела и послужила основой для разработки Программы информатизации архивного дела на 1997-2000 гг., изменений в Регламенте государственного учета архивных документов, Основных правилах работы государственных архивов. Главной целью разработки Концепции было преодоление разнобоя во внедрении автоматизированных архивных технологий (как в теоретических подходах, так и в конкретных технологических решениях) и осуществление реальной интеграции информационных ресурсов на межархивном уровне.¹⁰⁷Концепция предполагает, что «создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решить вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти».¹⁰⁸Концепция состояла из следующих разделов:

• основные цели информатизации;

• состояние информатизации архивного дела;

• основные направления и принципы информатизации;

• программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений;

• лингвистическое обеспечение;

• архивные документы на нетрадиционных носителях;

• международное сотрудничество;

• организация работ по информатизации.

В концепции подводились итоги развития информатизации архивов к середине 90-х годов. К этому времени в межархивных базах данных было накоплено 250 тыс. записей. Правда, из них 70 тыс. записей – данные автоматизированного ЦФК, который перестал функционировать в середине 1990-х годов. Сводные данные по внутриархивным базам можно представить в виде следующей таблицы:

№	Архивы/Базы данных	Всего баз данных	Учетные базы данных	Информационно-поисковые базы данных (НСА)	Административно- управленческие базы данных (планирование, бухгалтерия, кадры)
	1	2	3	4	5
1	Федеральные архивы	77,6%	1,4%	98,5 %	0,1%
2	Региональные архивы	22,4 %	40%	54,3%	5,7 %
3	Всего (федеральные и региональные архивы)	100%	10%	88,7%	1,3 %

Из общего соотношения количества баз данных в федеральных архивах и в регионах (столбец 2) следует, что федеральные архивы имеют почти в 3 раза больше информационных ресурсов. Это объясняется лучшей технической оснащенностью и финансированием (в основном, за счет грантов зарубежных фондов). Однако, во второй половине 1990-х годов ситуация стала изменяться, поскольку региональные архивы активно осуществляли компьютеризацию за счет местных бюджетов, а также за счет расширения международного сотрудничества. Из сопоставления процентного соотношения статистических (учетных), тематических (поисковых) и административно-управленческих баз данных (строка 3) следует, что число информационно-поисковых баз данных почти в 9 раз превышает число учетных.¹⁰⁹Однако это не значит, что задача информатизации НСА решалась более успешно, чем задача информатизации учета. Скорее наоборот. Особенности технологии учета таковы, что для его информатизации достаточно одной-двух БД. Большое количество поисковых баз данных объясняется тем, что они создавались изолированно по различным видам справочников (описи, каталоги, путеводители, указатели), по различным темам (каталоги и указатели), по различным фондам. Такое дробление приводило к созданию множества разрозненных АИПС, не объединенных в единую поисковую систему архива. Наконец, таблица показывает явное преобладание тематических баз данных в федеральных архивах (строка 1) по сравнению с региональными, где тематические и учетные базы создаются примерно в равном количестве (строка 2). Это может быть объяснено более интенсивным использованием документов в федеральных архивах в середине 1990-х годов (участие в публикаторских программах, исследовательских грантах), что побуждало федеральные архивы активно создавать электронный НСА. В целом в концепции делался неутешительный вывод о том, что информатизация архивов развивается стихийно благодаря отсутствию единой методической и программной базы.

На основе анализа имеющегося опыта в концепции были намечены цели, направления и принципы информатизации. Общей целью провозглашалось развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования документов Архивного фонда РФ и защиты его информационных ресурсов.

В области научно-справочного аппарата информатизация должна была способствовать осуществлению права граждан на доступ к информации, который подчас органичен не грифом секретности, а низким качеством НСА. С этой целью планировалось:

• создание в архивах информационно-поисковых баз данных (электронных каталогов, описей, путеводителей, указателей и других справочников);

• создание электронных копий архивных документов;

• предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и электронным копиям документов через телекоммуникационные сети и системы;

• использование общероссийских (еще не существовавших к моменту принятия концепции) и международных стандартов для складывания общероссийского информационного пространства на основе интеграции ресурсов отдельных архивов;

• расширение международного сотрудничества в области информатизации НСА.

Вопрос:

Сравните концепцию с планом создания планетарной архивной сети, предложенной РНИЦ КД в начале 1990-х годов (см. выше). В чем сходство и различие?

В области учета документов планировалось достичь повышения точности и оперативности учета за счет:

- создания внутриархивных баз данных учетного характера;

• формирования автоматизированных фондовых каталогов и ЦФК;

• ведения списков фондов, списков учреждений-источников комплектования и других справочников в автоматизированном режиме.

В области управления и организации труда (архивного менеджмента и маркетинга) для повышения эффективности управления архивами, планирования и контроля намечалось :

• создание баз данных по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов;

• использование сетей и телекоммуникационных систем для горизонтальных и вертикальных связей между архивными учреждениями и органами управления архивным делом, взаимодействия архивов с федеральными и региональными органами власти;

• увеличение перечня платных услуг, оказываемых архивами (возможно, имелись ввиду услуги по доступу к базам данных, оцифрованию документов, тематические запросы, скорость выполнения которых повысится в результате автоматизации НСА и др.);

• избавление труда архивиста от рутинных операций (в основном, в области учета, где трудоемкие, особенно для гуманитария, операции по суммированию данных следовало возложить на плечи ЭВМ).

Направления информатизации совпадали с основными направлениями работы архивов – комплектование и ЭЦД, учет и обеспечение сохранности, научно-справочный аппарат, использование и публикация документов, организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве.

Задание и вопрос:

1. На основе изучения Концепции информатизации архивного дела (раздел «Основные направления и принципы автоматизации») составьте «рейтинговый ряд» направлений информатизации в порядке убывания их значимости. Представьте себя в роли директора архива. Считаете ли Вы, что для Вашего архива наиболее важное значение имеют именно те направления информатизации, которые названы первоочередными в концепции?

Какие направления более важны для исследователя, использующего архивные документы?

2. Назовите конкретные виды работ, предусмотренные для каждого направления информатизации архивного дела.

В Концепции были названы принципы информатизации архивного дела:

1. преемственность автоматизированных архивных технологий по отношению к традиционным архивным технологиям;

2. преемственность в развитии самих архивных технологий;

3. системность в реализации ААТ в рамках отрасли - на уровне архива и межархивном уровне;

4. внутиротраслевая унификация ААТ.

5. сопряженность информационных систем вне рамок отрасли – государственных архивов и ведомственных архивов учреждений - источников комплектования, учреждений – потребителей информации; других информационных систем (национальных и международных).

Принцип преемственности традиционных и архивных технологий не означает слепого копирования бумажной технологии при внедрении ААТ. И вместе с тем, при разработке базы данных следует внимательно изучить традиционную технологию по следующим причинам. Во-первых, традиционная технология сложилась в результате двух столетий развития отечественной архивоведческой науки и многих столетий архивной практики; вряд ли вам удастся изобрести что-либо сенсационное. Во-вторых, традиционная технология в нашей стране отличается высокой степенью унификации и стандартизации, традиционные архивные справочники имеют табличную форму и легко формализуемы при создании баз данных. Кроме того, базы данных далеко не всегда создаются путем нового описания документов. Часто используются уже существующие архивные справочники. Необходимость перевода традиционных справочников в электронную форму, и, наоборот, получения и распечатки из информационных систем обязательных видов традиционных справочников (опись, лист фонда, список фондов и др.) требует совместимости полей и отчетов с традиционными справочниками. Например, если назвать базу данных «картотека дел», не всякий пользователь догадается, что речь идет об описи. При заполнении поля «название документа», архивист, вводящий данные, не поймет, идет ли речь о заголовке документа или о виде документа.

Преемственность в развитии самих архивных технологий преследует своей целью сохранение созданных ранее информационных ресурсов в ходе непрерывного развития и усовершенствования информационных технологий. Этот принцип означает, что при смене программного обеспечения или при вводе новой версии старого ПО созданные ранее данные должны конвертироваться (преобразовываться) в новую версию без потерь информации. Это позволит избежать гибели данных.

Принципы системности, унификации и сопряженности ААТ связаны с главной целью концепции – интеграции создаваемых информационных ресурсов, преодоления стихийности во внедрении ПО. Соблюдение этих принципов требует соблюдения международных, национальных и отраслевых стандартов и правил описания информации в информационных системах, унификации программного обеспечения, форматов представления данных с целью возможности межархивного информационного обмена.

Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно Концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов. Под типовым программным обеспечением понимают специализированные прикладные программы для архивов и взаимосвязанные комплексы таких программ, разработанные с целью автоматизации какой-либо архивной технологии или нескольких технологий (комплектования, учета документов, информационного поиска и др.) во всех архивных учреждениях определенной категории (федеральные архивы, органы управления архивным делом субъектов федерации и др.). Внедрение типового ПО может осуществляться следующим образом: разработка в едином центре, экспертиза пользователей (архивистов), адаптация и доработка. После того как программа рекомендуется в качестве общеотраслевой для всех архивных учреждений, она внедряется либо путем простого тиражирования, когда каждый архив формирует свой массив данных в рамках единого ПО, либо путем преобразования данных программы архива в формат типовой программы (в том случае, если архив не желает заменять собственную программу, которая уже внедрена, на общеотраслевую). Второй вариант, естественно, требует гораздо больших трудозатрат от архива – требуется «подгонка» своей программы под стандартизированный перечень полей типовой программы. Таким образом, формат типовой программы становится общеотраслевым.

Вопрос:

1) Какие доводы приведены в Концепции (раздел «Программное обеспечение») в пользу использования архивами типового программного обеспечения? Согласны ли Вы с ними?

Согласно концепции, при создании типового ПО следует исходить из функционального и интеграционный принципов. Первый подход предполагает создание программ, формирующих БД для автоматизации отдельных функций архивов (работа с источниками комплектования, учет документов, обеспечение сохранности документов и др.) Интеграционный подход предполагает соединение их воедино. Например, путем создания «ключевой» базы данных на уровне фонда и описи, которая соединяла бы в три функциональные БД:

по учету документов,

по раскрытию их содержания (путеводитель, опись);

по сохранности (учету наличия и состояния) документов.

Интеграционный подход также предполагает создание типовых программных комплексов, позволяющих последовательно объединять информационные ресурсы по цепочке: госархив – орган управления архивным делом субъекта федерации - Росархив.

Внедрение типового ПО в масштабах всей отрасли открывает перспективы создания межархивных банков данных (того же центрального фондового каталога); а также возможность объединить архивные базы данных в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями разных уровней. Реализацию на практике задачи создания типового ПО мы рассмотрим ниже.

Лингвистическое обеспечение информатизации архивного дела (создание классификаторов, тезаурусов, словарей) предполагает стандартизацию его на двух уровнях: внутриотраслевом и общенациональном. Первый уровень предполагает внедрение в пределах архивной отрасли единых классификаторов, стандартов описания документов. Стандартизация лингвистического обеспечения необходима в тех же целях, что и стандартизация ПО – обеспечения межархивного информационного обмена. Что касается межотраслевого уровня, то совмещение языковых средств создаваемых в различных отраслях баз данных необходимо прежде всего для комплектования государственных архивов документами на машинных носителях. Решение этой задачи возможно в рамках общегосударственных программ, таких как «Электронная Россия».

Отдельный раздел концепции посвящен проблеме комплектования архивов документами на нетрадиционных носителях.

Вопросы:

1. Какие категории документов на машинных носителях (ДМН) создаются в учреждениях РФ? (См. раздел «Архивные документы на нетрадиционных носителях»).

2. В Концепции сказано, что отбору на госхранение подлежат ДМН, не имеющие аналога на традиционных носителях. Какие категории ДМН из перечисленных выше, имеются ввиду?

3. Какие проблемы, мешающие сохранению ДМН, названы в Концепции?

В Концепции предлагается три подхода к комплектованию государственных архивов документами на машинных носителях. Первый подход предполагает принятие на хранение всего круга ДМН, прошедших экспертизу ценности. При этом документы принимаются во всем многообразии форматов, в которых они были созданы, подробно описываются (справочный аппарат должен включать описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения). Обеспечение сохранности документов в архиве сводится при этом к простому копированию данных. А проблему чтения информации пользователь решает самостоятельно, подбирая ПО, с помощью которого можно открыть данный формат (см. рис 13). Второй подход предполагает перевод всех ДМН в процессе комплектования в единый формат. Это, естественно, сокращает круг баз данных, которые можно принять на хранение массивами простой структуры. Но, с другой стороны, более удобно для пользователя, поскольку любую программу можно открыть и использовать в рамках единого ПО, существующего в архиве. Однако архивистам это добавляет головной боли. Они должны не просто выявить и описать массивы данных, но конвертировать их сначала в единый формат, а затем, в процессе хранения – в новые версии используемого в архиве ПО (см. рис. 14). Третий подход предполагает, что в перспективе единый, или, по крайней мере, совместимые форматы данных будут внедрены уже на стадии автоматизированных систем документооборота в делопроизводстве. В таком случае архивисты снова смогут принимать достаточно широкий круг массивов, конвертируя их в единый формат. Пользователь также сможет их использовать в рамках единого ПО (см. рис. 15).

Вопрос:

1) Подумайте, какой из трех способов комплектования архивов ДМН наиболее удобен для архивистов (трудозатраты, финансирование) и для пользователей.

Кроме того, в Концепции рассмотрены перспективы использования в архивном деле технологии гипертекста, мультимедиа, оцифрования. Однако решение этих задач требует организации экспериментальных работ. Затраты на их проведение можно сократить путем международного сотрудничества в научной и методической области, а также участия в международных проектах. Очень важной задачей является участие в разработке международных стандартов описания документов.

Через год на основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела. Причем по каждой задаче был намечен срок исполнения и учреждения-исполнители. Программа предусматривала:

• создание единой нормативно-правовой базы информатизации;

• разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания);

• создание и ведение типовых баз данных (типовых программных и технологических решений) по основным направлениям работы архивов;

• внедрение межархивных баз данных: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда»; «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов;

• проведение работ защите информации в архивах;

• подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень, а централизованное направление информатизации возобладать над стихийным. Слабой стороной программы были организационные вопросы – конкретные источники финансирования не были в ней названы.¹¹⁰Ответственными исполнителями по всем направлениям назначались Росархив и ВНИИДАД (при участии учреждений федеральной архивной службы), которые не могли справиться в столь краткий срок (четыре года) с таким широким кругом задач. К решению проблем подготовки кадров планировалось привлечь РГГУ. Наиболее широкий круг соисполнителей привлекался к экспериментальным работам по НИР в области применения технологии оцифрования для создания страхового фонда и фонда пользования, реставрации документов. В работах должны были принять участие РГАНТД, Лаборатория мирофильмирования и реставрации документов федеральных архивов, лаборатория обеспечения сохранности документов архивного управления г. Санкт-Петербурга и др. Организация внедрения типового ПО должна была осуществляться следующим образом. В отрасли создавались «базовые центры» информатизации, которые занимались разработкой ПО. Росархив и ВНИИДАД должны были осуществить оснащение этих центров. Оценку созданного центрами ПО осуществляла Экспертная комиссия по ААТ при Росархиве (1994 г.), которая должна была рекомендовать программу для всей отрасли. Далее программа распространялась по архивам, где формировались БД. Интеграцию данных отдельных архивов, по-видимому, должны были осуществлять также базовые центры. На практике создать такие центры не удалось и работу по постановке задачи, конвертированию данных, а на первых порах и по созданию программного обеспечения, выполняли непосредственно ВНИИДАД и Росархив. По этим причинам полностью задачи программы к 2000 г. не были выполнены.

Однако к настоящему времени в ее реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имела разработка и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Фактически во все разделы этих важнейших методических документов внесены положения о нефондовой организации, комплектовании, учете, описании, хранении машиночитаемых (электронных) документов.¹¹¹Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы «Основных правил работы государственных архивов» об учетных базах данных (5.4.3), автоматизированном НСА (7.4.) и организации применения информационных технологий в архиве (3.6.)¹¹². Большое значение для унификации внедрения ААТ имеет также построение седьмого раздела нового издания Основных правил работы государственных архивов (посвященного НСА) с учетом требований Общего международного стандарта архивного описания (ISADCG) к многоуровневому описанию документов¹¹³. Важными нормативными документами по созданию единой автоматизированной системы учета стал «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (1997 г.) и приказ Росархива «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (см. подробнее лекцию 3).

Разработка типового программного обеспечения.

Особо хочется остановиться на создании типового ПО. Значительные успехи достигнуты в области автоматизации учета.

Работы по созданию типового ПО для централизованного государственного учета документов велись с 1994 г. Согласно Программе информатизации архивного дела в РФ типовые БД должны создаваться одним разработчиком - ВНИИДАД, а затем распространяться по архивам. Однако разработанные ВНИИДАД в 1995-97 годах базы данных ( «Учреждения-источники комплектования», «Учет фондов», «Паспорт архива», «Обеспечение сохранности документов», «Аннотация», «Учет использования документов архива» и др.) не были рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям при Росархиве как общеотраслевые. Несомненным достоинством этих баз данных были низкие требования к аппаратным средствам. С другой стороны эти программы, написанные в СУБД Clipper и FoxPro для DOS, морально устарели с точки зрения пользовательского интерфейса, имели негибкий, громозкий поисковый аппарат, не учитывали возможностей объединения всех баз данных архива в единую интегрированную систему, возможности работы в сети и имели ряд других недостатков. Росархив самостоятельно выступил в роли постановщика задачи. В 1995 г. архивам была передана 1-я экспериментальная версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» (для MS DOS), реализованного на основе принципов унификации описания и многофункциональности. В 1997 г. архивам была предоставлена вторая версия ПК «Архивный фонд» (для Windows), органам управления архивным делом субъектов РФ - ПК «Фондовый каталог», а в Росархиве начала функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.¹¹⁴

С 1996-97 году согласно концепции Росархива началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия программы «Архивный фонд» представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета - Паспорт архива, а также множество других отчетов. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учета архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов Российской Федерации. Были введены данные о 132 тыс. фондов. В 2002 г. программа «Архивный фонд» была внедрена в 11 федеральных, 78 региональных и 254 муниципальных архивах субъектов Федерации. Программа внедряется не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.¹¹⁵

Формат программы «Архивный фонд», согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», является общеотраслевым. Это значит, что архивы, которые используют другие программы для автоматизации учета, должны ежегодно конвертировать учетные данные в составе определенных реквизитов, то есть переводить их в формат программы «Архивный фонд» для того, чтобы данные могли быть включены в массив программы «Фондовый каталог», используемой органами управления архивным делом субъектов федерации. В итоге все данные аккумулируются в массиве программы «Центральный фондовый каталог» Росархива

В 2002 г. «Фондовый каталог» был внедрен в органах управления архивным дела 18-ти субъектов федерации. В 2001 г. В массив базы «Центральный фондовый каталог» были введены сведения о 230 тысячах фондов и 270 тыс. описей.¹¹⁶

По другим направлениям работы архивов такой степени унификации автоматизированных технологий достигнуто не было, хотя с 2002 г. в Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники комплектования» и «Контроль исполнения документов».¹¹⁷Однако предприняты шаги по унификации форматов автоматизированного архивного НСА. Вторая версия программы«Архивный фонд» позволяет создавать путеводитель по фондам архива и искать информацию не только по переименованиям фондов, но и по ключевым словам трех типов, а также по тексту аннотации и исторической справки, классификатору. Далее разработчики столкнулись с проблемами общеотраслевых классификаторов информации, тезаурусов и глоссариев. Третья версия программы «Архивный фонд» позволяет вести архивное описание на уровнях фонда, описи, дела, документа и создавать, таким образом, унифицированный электронный НСА.

Экспериментальное внедрение третьей версии программы «Архивный фонд» началось в 2002 г. В частности, в ЦДНИ Удмурдской республики вносились данные в систему «Дело» (всего сведения о 29 тыс. ед.хр., 5 % общего объема документов). Архивисты ЦДНИ УР утверждают, что это существенно сократило трудозатраты по совершенствованию, переработке, составлению описей. ¹¹⁸

И все же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остается делом будущего. Однако сайт Федеральной архивной службы «Архивы России»¹¹⁹, который объединяет информационные ресурсы российских архивов в интернет¹²⁰, и на котором публикуются путеводители и другие справочники – весомый шаг в данном направлении (см. рис. 17). В области создания межархивных баз данных пополняются «Зарубежная архивная Россика» и другие АИПС. После утверждения регламента учета уникальных документов началось формирование автоматизированного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. Важное значение имеет создание гипертекстовой поисковой системы по нормативно-методической базе архивного дела и документоведения (в рамках информационной системы «Кодекс» фирмы «Теrmika», реализованной в сетевой версии¹²¹и наCD-ROM) - см. рис. 16. Задачи, поставленные в программе в области комплектования архивов электронными документами и применения технологии оцифрования еще ждут своего решения.¹²²

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов. Реализация первой отраслевой программы информатизации архивного дела продолжается.¹²³В 2001 году была поставлена задача разработка новой программы на среднесрочную перспективу.

Положения программы информатизации архивного дела конкретизируются в плановых документах отрасли: Основных направлениях развития архивного дела в РФ на очередной год. Так, за последние пять лет (1999-2003 гг.) в «Основных направлениях» были поставлены следующие задачи:

- оснащение архивных учреждений компьютерной техникой и создание в них локальных вычислительных сетей, а также внедрение современных средств телекоммуникации;

• разработка нормативной базы автоматизированного централизованного учета документов архивного фонда РФ, внедрение «Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ»;

• разработка и внедрение ПО для централизованного учета; внедрение типовых (общеотраслевых) программ «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»; разработка межархивной учетной базы данных «Центральный фондовый каталог»;

• разработка и внедрение расширенной (третьей) версии программы «Архивный фонд», которая содержит подсистему НСА (с 2000 г.), ее модернизация в новой программной среде (2003 г.);

• продолжение разработки общеотраслевого программного обеспечения – создание экспериментальных базы данных («Учреждения – источники комплектования», «Контроль исполнения документов»);

• создание экспериментальной БД по экспертизе ценности документов «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях»;

• создание и ведение общеотраслевых и межархивных баз данных («Археобиблиобейз», «Зарубежная архивная Россика», «Нормативно-методическая база архивной отрасли»; «Каталог утраченных в годы войны документов архивных фондов бывших партийных архивов»; «Книг Памяти», базы данных о местонахождении сведений о документах по личному составу в федеральных архивах, архивных учреждениях и архивах организаций, расположенных в г. Москве и Московской области);

• создание информационно-поисковых систем по документам Архивного фонда РФ (каталога кинодокументов РГА КФД, базы данных «Материалы организационно-инструкторского отдела ЦК ВКПБ за 1941-45 гг.», базы данных по материалам высших органов партии в 1939-41 гг. (РГАСПИ); автоматизированных справочников по архивохранилищам РФ типа путеводителей; региональных «Книг памяти»);

• реализация международных проектов по компьютеризации «архива Коминтерна» (РГАСПИ); «Воссоздания памяти Польши» (РГИА, РГВИА, РГА ВМФ, РГАДА); проекта «Нидерландика» (РГИА);

• создание Web-сервера Федеральной архивной службы «Архивы России» и сайтов архивных учреждений в интернете, разработка методических рекомендаций по созданию архивных сайтов; ведение описания кинодокументов периода Великой Отечественной войны в разделе «Победа» сайта «Архивы России».

Была также запланирована научная работа по разработке дифференцированного подхода к описанию при создании автоматизированных банков данных, концепции создания отраслевого классификатора, рекомендаций по отбору на постоянное хранение электронных НТД, по составлению архивных описей на основе стандартизированных форматов описания, разработке широкой программы научных исследований по теме «Электронные документы», в т.ч. по публикации документов на электронных носителях, по использованию электронных копий документов на пленочных носителях, созданию базы данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ», проведению экспериментальных работ по реставрации электронных документов с помощью компьютерных технологий, разработке типовых норм времени по работе с применением ЭВМ.

Запланированные показатели по объему баз данных (Mb) в Основных направлениях развития архивного дела в РФ

Год	1999	2000	2001	2002
Учетные БД	157,7	169,9	415 ,8	314,6
Информационно-поисковые БД	386,4	337,9	442,6	829,1

Обращает на себя внимание, что в отраслевых планах не предусмотрено комплектование архивов электронными документами, хотя в отчете за 2000 г. эта проблема упоминается среди нерешенных задач отраслевой науки, наряду с разработкой нормативно-методической базы электронного документооборота. Проблемы архивоведения электронных документов обсуждались на конференциях и круглых столах, среди которых можно выделить ежегодные конференции «Документация в информационном обществе»¹²⁴, Всероссийскую межотраслевую научно-практическую конференцию «Современное информационное пространство и его отражение в документах на нетрадиционных носителях» (Пермь, 1998); Всесоюзные научно-практические конференции «Электронные документы и архивы: теория и практика» (Москва, 1997)¹²⁵; «Безопасность архивов и архивных фондов»¹²⁶(Москва, 1999); «Информационные технологии в архивном деле» (Москва, 2001)¹²⁷; конференции «Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот: практика и перспективы» (Москва, 2002); «Архивоведение и источниковедение отечественной истории, проблемы взаимодействия на современном этапе» (Москва, 2002) и других¹²⁸.

В планах научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций федеральной архивной службы на 2002-2003 гг. предусмотрено новое направление – создание баз данных для архивов организаций. В 2003 г. запланировано и осуществлено внедрение ВНИИДАД программного комплекса «Архив организации». В плане отражена работа с общеотраслевыми базами данных («Зарубежная архивная Россика» и др.), разработка общеотраслевого классификатора документной информации, создание аналитического обзора по опыту публикации исторических документов на компакт дисках (CD-ROM), исследование практической работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти РФ, изучение свойств и стабильности текстов, создаваемых с помощью современных средств письма и компьютерных печатающих устройств. Исследование электронного документооборота в федеральных ведомствах, несомненно, актуальная задача. Что касается изучения сохранности текстов, созданных с помощью принтеров, то эта работа даже несколько запоздала. На государственное хранение уже успели поступить тексты, созданные с помощью матричных принтеров, и степень угасания их очень велика.

Информатизации архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999 гг. (1996 г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005 гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002 - 2010 гг. (2002 г.).

Подпрограмма «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ 1997-1999 гг.» ставила главной задачей обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышение уровня безопасности архивов. Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учета документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полнотекстовых баз данных. В разделе «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось:

• обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путем внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате;

• применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путем создания электронных копий);

• создание управленческих баз данных (прежде всего по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.

На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд. руб. (в ценах 1996 г .), в том числе:

• на создание типовых баз данных - 1,2 млрд. руб.,

• на создание общеотраслевых баз данных¹²⁹- 0,6 млрд. руб.

К сожалению, подпрограмма «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999 гг. финансировалась не в полном объеме. Так, в 1998 году было осуществлено финансирование только по НИОКР и в половинном объеме от запланированного. Это привело к свертыванию ряда проектов, связанных с наукоемкими технологиями и не позволило сколько-нибудь продвинуться в направлении преодоления недостатка компьютерной техники в архивах. ¹³⁰Впервые во второй половине 1990-х гг. федеральные архивные учреждения были профинансированы полностью, по всем видам расходов в 1999 году.¹³¹

Особенно значимы для архивной отрасли были две последние федеральные целевые программы, В результате реализации подпрограммы «Архивы России» ФЦП «Культура России» удалось развернуть в 2000 году работу Центра информационных технологий Росархива на базе РГАЭ, создать сайт «Архивы России», провести работы по внедрению системы автоматизированного учета документов Архивного фонда РФ. Федеральные целевые программы являются ценным источником дополнительного финансирования для информатизации архивов. Так, например, в рамках подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2003-2004 годы предусмотрены следующие финансовые вливания на нужды информатизации ¹³²:

	2003 г.					2004 г.
	Федера-льный бюд-жет	Бюд-жеты субъектов феде-рации	Вне-бюд- жет-ные сред-ства	Все-го	Фе-дера-льный бюд-жет		Бюджеты субьек-тов Феде-рации	Вне-бюд- жетные средства	Все-го
По разделу 6 подпрограммы133(«Информатиза-ция»)	8,86 млн.руб.	3,16 млн. руб.	4,18 млн. руб.	16,2 млн. руб.	8,57 млн. руб.		2,95 млн. руб.	2,83 млн. руб.	14,45 млн. руб.
По другим разделам подпрог-рам-мы:134	0,595 млн. руб.	0,3 млн. руб.	-	0,895 млн. руб.	1,99 млн. руб.		- млн. руб.	0,05 млн. руб.	2,04 млн. руб.

Несомненно, большое влияние на развитие архивного в будущем будет оказывать федеральная целевая программа «Электронная Россия»¹³⁵. Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ):

• повышение эффективности российской экономики;

• повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления;

• реализацию права граждан на свободный доступ к информации и создание тем самым предпосылок для формирования гражданского общества;

• подготовку квалифицированных кадров как разработчиков ИКТ так и пользователей путем информатизации образования.

Для достижения этих целей планируется решить следующие задачи:

1) сформировать эффективную нормативно-правовую базу информационных и коммуникационных технологий…;

2) обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия органов государственного управления и местного самоуправления, как на внутри- и межведомственном уровне, так и с хозяйствующими субъектами и гражданами…;

3) обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба использования информационных технологий в экономике на основе организационно–институциональных мероприятий;

4) обеспечить повышение уровня подготовки и переподготовки кадров за счет модернизации системы образования на базе ИКТ в координации с проводимой реформой образования;

5) содействовать развитию независимых СМИ посредством стимулирования внедрения ИКТ в их профессиональную деятельность;

6) содействовать развитию публичной инфраструктуры доступа для предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, к общедоступным электронным библиотекам и базам данных, библиотекам научно-технической информации, а также существенно повысить качество предоставляемых услуг в этой области;

7) сформировать необходимую телекоммуникационную инфраструктуру для обеспечения работы органов государственной власти и местного самоуправления, единой образовательной информационной среды России.

Не трудно заметить, что в решении задач повышения эффективности управленческой деятельности государственных структур и реализации доступа права граждан на информацию роль архивных учреждений как хранителей информационных ресурсов очень велика.

Программа рассчитана на три этапа (2002 г., 2003 - 2004 гг. и 2005 - 2010 гг.). Для каждого этапа определены задачи в законодательной, технологической, администра­тивной, кадровой и других сферах.

В ходе реализации программы облик страны должен измениться. В результате роста объемов рынка информационных услуг и программного обеспечения в 2-3 раза к 2005 году и 5-6 раз к 2010 году доля ИКТ-сектора в экономике увеличится в несколько раз и составит к 2010 году не менее 2%. Парк персональных компьютеров, используемых бизнесом, увеличится в 6 раз, а используемых населением - в 4 раза. При этом примерно каждый второй компьютер будет иметь выход в Интернет. Уровень компьютеризации учебных заведений (включая доступ к глобальной сети) достигнет 100% для высших учебных заведений к 2005 году и 100% для средних учебных заведений к 2010 году. Вооруженное техникой и знаниями в сфере ИКТ население сможет осуществлять свое волеизъявление, используя для связи с властью центры общественного доступа к сети и портал «электронного правительства»¹³⁶. Реализация программы должна позволить нашей стране к 2010 году вплотную приблизится к средним показателям информатизации по странам Европейского Союза. Недаром пресса почти сразу окрестила программу «Электронным планом ГОЭЛРО»¹³⁷, имея ввиду не только масштабность поставленных задач, но и их амбициозность. Общий объем финансовых ресурсов, необходимых для реализации Программы, составляет 77179,1 млн. рублей, в том числе средства федерального бюджета - 39383 млн. рублей, средства бюджетов субъектов Российской Федерации - 22610,1 млн. рублей, внебюджетные источники - 15186 млн.¹³⁸

Программа должна существенно повлиять и на развитие архивного дела. Прежде всего потому, что ее реализация вызовет лавинообразный рост количества электронных документов: предполагается довести к 2010 г. долю безбумажного документооборота в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте.¹³⁹Существенно расширится применение электронного документооборота и в негосударственном секторе, прежде всего, в сфере экономики, электронной коммерции.¹⁴⁰Планируется создание общегосударственных банков данных -единого федерального реестра результатов научно-технической деятельности, единого реестра юридических лиц, автоматизированной системы «Государственный регистр населения», кадастра единых объектов недвижимости, сводного каталога библиотек и архивов России и других. Таким образом, к 2010 году может сложиться ситуация, в которой нам если не совсем придется попрощаться с бумагой, 18 столетий верой и правдой служившей человечеству, то определенно столкнуться с огромным массивом электронных (машиночитаемых) документов, являющихся частью Архивного фонда РФ. При этом исследователи отмечают¹⁴¹, что в программе не только сведена к минимуму роль архивов во всем этом «электронном великолепии», но и вообще отсутствует какая бы то ни было концепция долговременного и постоянного хранения электронных (машиночитаемых) документов. Так, в первоначальном проекте программы¹⁴²вообще отсутствовало упоминание о существовании архивов, как хранителей информационных ресурсов страны. В число баз данных, которые должны быть открыты для общества, входилисводный электронный каталог библиотек России, система научной и научно-технической информации, базы данных министерств культуры, образования, экономического развития. Но о доступе к архивным документам и справочникам там не было сказано ни слова. Не отражена в проекте программы и роль архивных учреждений в контроле за делопроизводством ведомств - внедрение электронного документооборота возлагалось на аппарат Правительства, Минэкономразвития, ФАПСИ и Минсвязи России. Но в окончательном варианте программы Федеральная архивная служба была включена в число организаций, ответственных за ее выполнение. На нее было возложено (совместно с другими ведомствами) определение стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти и местного самоуправления, координация вопросов использования стандартов документооборота на региональном и муниципальном уровне и даже «создание банка данных форм электронного документооборота». Но в непосредственном внедрении безбумажного документооборота, который должен охватить все федеральные органы управления, Росархив не участвует. В «мероприятиях, проводимых в рамках реализации ФЦП «Электронная Россия» были намечены шаги:

• создание сводного каталога библиотек России, государственных и муниципальных архивов России;

• перевод находящихся на хранении документов в общедоступные базы данных, в том числе оцифрование документов Архива Президента Российской Федерации (правда, не ясен вопрос с открытием доступа к этому значимому массиву).

Но о хранении электронных документов в утвержденном варианте программы по-прежнему ничего сказано не было. Вместе с тем, на наш взгляд, программа создания центров хранения электронных документов должна развиваться параллельно с программой внедрения электронного документооборота. Необходимо планомерное осуществление взаимосвязанных мер в области научных исследований, правового регулирования, управленческих и технических мероприятий для того, чтобы не утратить ценные документы, образовавшиеся в ходе перехода к безбумажному документообороту, как это уже было в 1970-е годы в связи с массовым созданием АСУ и внедрением ОГАС НТИ (см. лекцию 1).

В заключении остановимся на организационных структурах, которые осуществляют руководство внедрением информационных технологий в архивную отрасль.

Помимо законодательных актов, вопросы информатизации архивного дела отражены и в других нормативных документах.

Положение о Федеральном архивном агентстве (в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций) от 17 июня 2004 г. не упоминает об информатизации. Однако некоторые полномочия данного органа напрямую связаны с информационными технологиями:

• информационное обеспечение граждан и организаций, в том числе путем создания информационных поисковых систем по архивным документам;

• ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Реализация функции государственного заказчика федеральных целевых, научно-технических и инновационных программ и проектов в сфере деятельности Агентства также будет направлена и на более широкую информатизацию архивов.¹⁴³

Согласно Положению о Федеральной архивной службе РФ (утверждено постановлением Правительства 28 декабря 1998 г.), которое ныне утратило силу, Росархив выполнял следующие функции в области информатизации:

• определял политику информатизации в области архивного дела;

• организовал создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Российской Федерации.

Функции по руководству информатизацией были возложены на Отдел организации научно-методической работы и информационных технологий¹⁴⁴Росархива. В задачи отдела, в частности, входила организация создания информационных сетей, систем, баз и банков данных по документам Архивного фонда Российской Федерации, а также ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).

Задание

Вспомните, когда была предпринята первая попытка автоматизации ЦФК и почему она закончилась неудачей (см. лекцию 1)

На отдел также было возложено организационно-методическое руководство отраслевыми научно-исследовательскими учреждениями, отраслевым центром научно-технической информации. Кроме того, отдел должен был вносить предложения по совершенствованию законодательства в этой области, распространять прогрессивный опыт и оказывать методическую помощь архивным учреждениям в области информатизации. Но самой главной задачей Росархива была разработка «стратегического плана» информатизации отрасли, который должен был определить приоритетные направления работы на многие годы - Концепции и Программы информатизации архивного дела.

В 1993 году была создана Экспертная комиссия Росархива по автоматизированным архивным технологиям - совещательный орган с целью осуществления экспертной оценки программных разработок в области информатизации учреждений архивной отрасли. Председателем комиссии является начальник отдела организации научно-методической работы и информационных технологий Росархива (ныне - И.Н. Киселев), а состав утверждается Руководителем Росархива. Для того чтобы дать объективную оценку качества программного продукта, в состав комиссии должны входить как архивисты, так и специалисты по информационным технологиям. В обязательном порядке в состав комиссии входят представители отраслевых научно-исследовательских учреждений (ВНИИДАД). Главные задачи комиссии - содействие проведению единой научно-технической политики в области информатизации архивного дела и повышение качества программных разработок. С этой целью комиссия проводит экспертизу как программного обеспечения, так и методических разработок в области информатизации архивного дела. В обязательном порядке утверждение на экспертной комиссии должны пройти:

• программы, разработанные научно-исследовательскими организациями (ВНИИДАД) в рамках государственного бюджета;

• программы любых разработчиков, предлагаемые в качестве типовых.

Кроме того, комиссия может рассматривать любые программы любых разработчиков, созданные на бюджетные или внебюджетные средства и рекомендуемые для применения в архивных учреждениях – по инициативе разработчиков или заказчиков. Главная роль комиссии – давать рекомендации для применения программ (прежде всего типовых) в архивной отрасли или (в случае отклонения программы) – предложения по их доработке. Программное обеспечение предоставляется на рассмотрение экспертной комиссии только после завершения опытной эксплуатации в архивном учреждении. Вместе с программой на рассмотрение предоставляется сопроводительная документация: техническое задание, описание программы и результатов ее применения, заключение архивного учреждения, где применялась программа, инструкция пользователям. На изучение всех этих материалов комиссии отводится не менее месяца. В течение этого срока комиссия изучает соответствие разработки требованиям заказчика (архива), совместимость данной разработки с уже имеющимися в архивной отрасли, соответствие ее современному научно-техническому уровню. Большинством голосов принимается решение о рекомендации программы для применения и оформляется заключение комиссии по экспертизе программного продукта. Таким образом, ни одна программа не может быть рекомендована в качестве типовой для архивной отрасли без заключения экспертной комиссии по ААТ.¹⁴⁵Экспертные комиссии по ААТ создаются и в субъектах РФ, например, в республике Алтай.

В 2000 г. создан Центр информационных технологий Росарихва (в составе РГАЭ на правах отдела). Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения, создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей¹⁴⁶. Центр, снабженный компьютерной техникой и имеющий штат специалистов, непосредственно осуществляет работу по разработке и сопровождению типового программного обеспечения, ведению и обеспечению сохранности информационных массивов общеотраслевых баз данных, подготовку представления архивной информации в Интернет, практическую и консультативную помощь по доступу в Интернет архивным учреждениям¹⁴⁷, разрабатывает методическое обеспечение. Именно в центр стекаются все массивы данных автоматизированной системы централизованного учета документов для создания автоматизированного ЦФК. Центр работает в тесном сотрудничестве с Росархивом, ВНИИДАД и другими архивным учреждениями. Центр также разрабатывает рекомендации по оснащению архивных учреждений техникой и программным обеспечением. Создание Центра помогло Росархиву сосредоточится на руководстве процессом информатизации, освободив его отдел от прикладных задач по ведению типового общеотраслевого ПО.

Научная общественность также принимает активное участие в решении проблем информатизации архивного дела. В 1998 г. была создана секция центрального совета Российского общества историков и архивистов (РОИА) «Электронные документы и архивы: проблемы и решения». Секция ставила своей задачей изучение мирового и отечественного опыта работы архивистов с электронными документами, участие в разработке нормативно-правовой базы работы с электронными документами. Члены секции – О.А.Михайлов, Г.З. Залаев. Е.В. Боброва опубликовали ряд статей по проблемам экспертизы ценности и классификации ЭД, создания интернет-ресурсов архивных учреждений, стандартизации форматов архивного описания, опыта работы зарубежных архивов. Регулярно проводились круглые столы по проблемам работы с ЭД: «Электронные документы и архивы: состояние и перспективы»¹⁴⁸(Москва, 2000); «Работа с электронными архивами: состояние, перспективы развития» (Москва, 2001)¹⁴⁹; круглый стол Российского общества историков и архивистов (РОИА) и РГА НТД «Опыт работы по применению современных автоматизированных архивных технологий» (Москва, 2002) и других.¹⁵⁰

Информатизация архивного дела на уровне региона.

Информатизация архивного дела в регионах осуществляется на основании законодательства и нормативных актов субъектов федерации, целевых программ и планов развития архивного дела в субъектах РФ, специализированных программ развития информатизации региона и программ информатизации архивного дела в регионах. Естественно, все эти документы должны разрабатываться взаимосвязанно, с учетом федерального законодательства, федеральной концепции и программы информатизации, федеральных целевых программ.

1. Законы субъектов федерации.

К 2000 г. были приняты законы об архивном деле и архивах в 65 субъектах федерации, 10 положений об архивном фонде субъектов федерации. Эти законы распространяются на архивные документы, в том числе и на электронных носителях. В частности, законы закрепляют ответственность собственника за сохранность документов и его обязанность вести учет документов, независимо от места их хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации. Закон г. Москвы «Об архивных фондах Москвы и архивах» предусматривает внедрение новейших информационных технологий в область финансового, материально-технического и социального обеспечения деятельности архивных учреждений столицы. Кроме того, важны законы, регулирующие создание и использование информационных ресурсов. Например, Закон «Об информационных ресурсах и системах Москвы» (2001 г.) обязывает московские органи­зации регистрировать информационные системы, создаваемые на бюджетные средства, в специальном реестре информационных ресурсов и систем Москвы, что облегчает ЦАДЭНМ работу по учету массивов электронных документов в учреждениях-фондообразователях¹⁵¹.

2. Программы развития архивного дела в субъектах федерации.

Долгосрочные программы развития архивного дела в регионе, как правило, содержат специальные разделы, посвященные информатизации архивного дела.

Так, например, Программа и ос­новные направления совершенствования архивного дела, утвержденные Правительством Москвы 1 июня 1993 г., где были намечены мероприятия по автоматизации архивной технологии на 1993 -1996 гг., помогли московским архивам не только увеличить компьютерный парк, создать две локальные вычислительные сети, запустить электронную почту и телефакс, но автоматизировать основные направления работы.

С 2000 г. наблюдается распространение программно-целевого метода регулирования архивного дела в регионах России. Более чем в половине субъектов федерации утверждены или уточнены пролонгированные целевые программы и долгосрочные планы развития архивного дела.

В 2002 г. почти в 30-ти субъектах федерации велись работы по выполнению собственных региональных целевых программ и долгосрочных комплексных планов развития архивного дела.¹⁵²В 6 регионах мероприятия по совершенствованию деятельности архивных учреждений включены в программы социально-экономического и культурного развития этих территорий. Целевое выделение средств на развитие архивного дела привело к тому, что в 2000 г. фактическое финансирование в 1,7 раз превысило уровень 1999 г., а в 2002 г. объемы финансирования были на 43% выше, чем в 2001 г.¹⁵³

Во всех республиканских и областных целевых программах такого рода, как правило, имеется раздел, посвященный информатизации. Реализация программ не обходится без проблем.

Например, к 2000 г. в шести центральных регионах РФ были разработаны долгосрочные целевые программы развития архивного дела, но утверждены они были только в Москве и Московской области из-за недостатка финансирования. Областная программа реализации неотложных мер по сохранению Архивного фонда Свердловской области от 21 декабря 1998 года на 1999-2001 гг. была профинансирована на 13 %, поэтому в области информатизации на эти средства удалось приобрести один компьютер и один принтер.¹⁵⁴И все же реализация подобных программ наиболее результативна для решения проблем информатизации, поскольку в них, как правило, указывается источник финансирования и сумма, выделяемая на решение конкретных задач. Программа развития архивного дела в Удмурдской республике на 1998-2000 гг. предполагала выделение на реализацию программы информатизации архивного дела (о ней будет сказано ниже) 466 млн. рублей, при этом 400 млн. руб. выделялось из республиканского бюджета.¹⁵⁵В программе ставились задачи оснащения архивных учреждений техникой, создания, ведения и модернизации 14 баз данных по управлению деятельностью и различным направлениям работы архивных органов и учреждений Удмурдской республики, внедрения общеотраслевых баз данных, создание единой республиканской компьютерной сети архивных учреждений. Республиканская целевая программа развития архивного дела в республике Марий-Эл на 2001-2005 годы в разделе «Развитие информационных технологий» предусматривает широкий комплекс мер по информатизации архивного дела:

• приобретение технического обеспечения для ведения типовой программы «Архивный фонд» (16 ПК в архивах ); и «Фондовый каталог» (1 ПК в Комитете по делам архивов, факс, сканер и ксеркос);

• разработку и внедрение программного обеспечения - программного комплекса по делопроизводству и кадрам в комитете по делам архивов республики; программы по исполнению социально-правовых запросов в Центре хранения документов по личному составу; программы по работе с учреждениями – источниками комплектования в службе информирования Архивного фонда РМЭ Комитета по делам архивов.

На решение этих задач планируется выделить 741 тыс. руб., в т.ч. из республиканского бюджета 369 тыс. руб. из городских и районных бюджетов - 322 тыс. руб., из внебюджетных средств – 50 тыс. руб.¹⁵⁶Программа «Мероприятия по развитию архивного дела в республике Алтай» на 2000-2003 гг. планировала выделение 14 548 млн. руб., в том числе на приобретение компьютерной техники архивами для ведения централизованного учета, учета исполнения социально-правовых запросов и автоматизированного НСА, а также на оплату труда штатной единицы программиста¹⁵⁷. Работа по информатизации архивного дела в республике Алтай была нацелена в 1990-г гг. прежде всего на создание автоматизированных тематических каталогов, поскольку только 10% архивных фондов были полностью обеспечены НСА, а в научном обороте находилось 3-4 % фондов. Решить эту проблему планировалось с внедрением компьютерных средств поиска.¹⁵⁸В Новосибирской области дважды утверждалась областная целевая программа «Сохранение архивного фонда и развитие архивного дела в Новосибирской области» - на 1997-1999 гг. и на 2001-2003 гг. Программу можно признать самой масштабной из региональных проектов по уровню сложности и наукоемкости поставленных задач:

• создание автоматизированного научно-справочного аппарата, тематических баз данных, содержащих электронные копии документов¹⁵⁹;

• создание и ведение баз данных «Учет фондов»¹⁶⁰, «Справочник по фондам архива», «Автоматизированный контроль исполнения запросов», «Решения органов власти»;

• внедрение ААТ в деятельность территориальных управлений администрации области, централизованное оснащение компьютерной техникой учреждений районного и городского звена (всего 27 АРМ);

• создание ЛВС в областном архиве на 6 АРМ;

• переход к плановому приему электронных документов, который намечалось довести до 30% от приема документов на традиционных носителях ежегодно;

• применение технологии оцифрования для создания страхового фонда, в первую очередь запись на лазерные диски записи сибирского фольклора, собранные экспедициями профессора М.Н. Мельникова.

На реализацию программы информатизации архивного дела в Новосибирской области планировалось выделить в 1997-1999 гг. 45 млн. рублей из областного бюджета¹⁶¹, в 2001-2003 гг. - еще 1 млн. 85 тыс. руб.¹⁶²

Вопросы информатизации нашли отражение в плановых документах: основных направлениях развития архивного дела и планах развития архивного дела в регионах.

Так, в ходе реализации «Основных направлений развития архивного дела в Краснодарском крае на 2001-2004 год» в числе других мероприятий было осуществлено создание сайта «Архивы Кубани», компьютеризация краевых государственных архивов и монтаж в них локальной вычислительной сети (ЛВС).¹⁶³Планы работы архивных учреждений Амурской области на 2002 год и «Основные мероприятия архивных учреждений Амурской области до 2005 года» предусматривали ведение общеотраслевых баз данных («Архивный фонд», «Фондовый каталог»), создание БД «Описи», «Документы по личному составу», «Население», «Кадры», «Бухгалтерия», «Паспорт ведомственного архива», решение вопросов компьютеризации архивных отделов органов местного самоуправления городов и районов области.¹⁶⁴В «Основных направления развития архивного дела» Свердловской области ставились задачи введения временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, создание программного обеспечения по ведению сводного списка учреждений-источников комплектования архивных органов и учреждений области, организация введения БД «Архивный фонд» в муниципальных архивах, решение вопроса о представлении в интернете сведений об архивах Свердловской области, создание справочного-информационного фонда архивов Свердловской области в электронном варианте.¹⁶⁵

3. Программы информатизации архивного дела в субъектах федерации.

Такие программы и планы стали создаваться архивными учреждениями республик, краев, областей с начала 1990-х годов.

Одной из первых была разработана «Программа внедрения автоматизированных архивных технологий системы архивных учреждений Томской области на 1993-1995 гг.»¹⁶⁶«Глобальный план» информатизации предполагал поэтапное решение следующих задач:

• внедрение в архивах баз данных по направлениям работы;

• создание локальных сетей (в пределах архива);

• создание региональной сети (в пределах области);

• внедрение в автоматизированную сеть архивов России.

Программа предполагала внедрение в деятельность Государственного архива Томской области, Центра документации новейшей истории, районных архивов и архивного отдела баз данных по всем основным направлениям работы:

- работа с ведомственными архивами (БД «Учреждения - источники комплектования»);

• учет и обеспечение сохранности (БД «Сведения о фондах», БД «Учет фондов»; БД «Фондовый каталог»);

• научно-справочный аппарат (БД «Справочник по фондам» - путеводитель, «Архив» - ввод описей; «Картотека решений и постановлений органов государственной власти», «Тематический каталог», «Сведения по истории и о местонахождении документов по личному составу учреждений, предприятий, организаций» - каталоги и указатели);

• использование документов (БД «Автоматизированный контроль исполнения запросов»);

• управление (БД «Контроль исполнения документов» в архивном отделе, «Учет хозрасчетной деятельности архива» в бухгалтерии).

В программе указывалось также на важность решения проблемы технического оснащения архивов и подготовки квалифицированных кадров. Слабым место было ПО, которое предполагалось использовать - программы, разработанные ВНИИДАД, ВНИИ «Электроностандарт» (Томск), и ГАТО в начале 1990-х годов.

В первой половине 1990-х годов была также разработана программа компьютеризации архивных учреждений Тюменской области, предполагавшая как разработку собственных программ, так и использование программ других разработчиков¹⁶⁷. В 1995 году в соответствии с постановлением Совета Министров (Правительства) Удмуртской республики от 11 апреля 1995 года «О реализации закона Удмурдской республики “Об архивном фонде Удмурдской республики и архивах”» началась разработка «Концепции и программы создания и развития автоматизированной системы архивного дела в Удмурдской республике». Программа предполагала создание автоматизированной системы архивного дела в республике из двух составных частей:

• автоматизированной системы архивной технологии;

• автоматизированной системы управления архивным делом.

Автоматизированная система архивной технологии должна была создаваться путем соединения нескольких типов унифицированных информационно-вычислительных комплексов на двух уровнях: первый уровень – в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмурдской республики, Центральном государственном архиве и ЦДНИ УР; второй уровень – автоматизированная система архивной технологии в архивных отделах органов местного самоуправления. Таким образом, программа предполагала высокий уровень унификации ААТ в республике. Разработка автоматизированной системы началась с базы данных «Учет источников комплектования». Автоматизированная система управления архивным делом включала в себя подсистемы контроля исполнительской деятельности; планирования и отчетности, делопроизводства экспертно-проверочной методической комиссии. ¹⁶⁸

В «Основных направлениях развития архивного дела в РФ на 1997 год» было запланировано разработать программы информатизации федеральных архивов и информатизации архивного дела в субъектах федерации. Программы информатизации архивного дела в регионах должны быть составными частями отраслевой программы и, вместе с тем, коррелироваться с планами развития информационной инфраструктуры регионов. ¹⁶⁹

В 2000 г. такие программы информатизации архивного дела были разработаны в Вологодской и Кировской областях¹⁷⁰. В Комитете по делам архивов администрации Красноярского края началась разработка краевой целевой программы информатизации края до 2005.

4. Программы информатизации субъектов федерации.

Субъекты Федерации разрабатывают собствен­ные программы развития информационной инфраструктуры регионов, создания информационных ресурсов, которые включают и положения об информатизации архивов.

Среди них можно назвать «Концепцию движения Москвы к информационному обществу» и «Комплексную программу движения Москвы к информационному обществу» (2001-2002 г.)¹⁷¹На основе общегородской программы информатизации в 1998 г. Информцентром Мосгорархива была создана программа «Учет архивного фонда».

Правительство республики Калмыкия приняло постановление от 5 июня 2000 г. «О создании республиканской информационной сети архивной службы республики Калмыкия», в соответствии с которым выделены средства на создание компьютерной сети архивных учреждений.¹⁷²

Одной из главных проблем информатизации архивов на региональном уровне остается оснащение архивных учреждений компьютерной техникой.

Так, 1995 году учреждения архивные учреждения Краснодарского края, Омской области, республики Алтай находились на стадии планирования работ и выбора программного обеспечения. В 2000 г. современной компьютерной техникой располагали архивные учреждения 51 региона (57%), в то время как 25 % архивных учреждений вообще не имело компьютерной техники. В 2001 г. компьютерный парк отрасли составил 2387 машин за счет реализации подпрограммы «Архивы России».¹⁷³Таким образом, уровень оснащения компьютерной техникой в регионах остается крайне неравномерным. Это видно на примере архивов центрального региона. На 1 января 2001 г. в архивных учреждениях Центрального района РФ было установлено 357 ПК, но 181 из них (51 %) приходилось на архивы Москвы и Московской области. При этом в архивах Брянской области было установлено 2 ПК, Владимирской и Рязанской – по 3 ПК. Если в московских архивных учреждениях на 1 ПК приходилось 2,6 сотрудников, то в Московской области - 4 сотрудника, а в других 11 регионах по 12 сотрудников. Крайне слабо компьютеризированы муниципальные архивы, на них приходилось 11% всех ПК. Более 25% компьютеров архивных учреждений специального региона устарели.¹⁷⁴

Деятельность по организации информатизации в регионе возлагается на органы управления архивным делом субъектов федерации и специальные отделы /службы автоматизации.

5. Организация внедрения информационных технологий в государственном архиве.

В ходе информатизации архива решаются следующие задачи:

1. планирование применения ИТ в деятельности архива; в том числе представления сведений об архиве и его документах в сети интернет.

2. внедрение компьютерной техники и программного обеспечения в архиве, их государственная регистрация;

3. сопровождение программного обеспечения, координация ведения баз данных (БД) в архиве;

4. организация доступа работников и пользователей к БД; защита информации и обеспечение безопасности БД и ПО;

5. организация обучения и повышения квалификации работников в области применения ИТ в архивном деле.

Внедрение автоматизированных архивных технологий – процесс трудоемкий и дорогостоящий. Очень важно, чтобы в результате его действительно произошло повышение эффективности работы архивистов. Поэтому осуществлять разработку и внедрение ААТ следует планомерно и обдуманно. Планирование работы по внедрению ААТ осуществляется как в текущих и перспективных планах работы архива, так и в специальных программах информатизации архива, которые разрабатываются на достаточно длительный период. Программа информатизации архива должна определять цели и задачи, решаемые в ходе внедрения ААТ в архиве, предусматривать приоритетные мероприятия и этапы их осуществления, учитывать необходимость информатизации всех направлений работы архива и потребности всех структурных подразделений архива во внедрении ААТ, развитие и усовершенствования действующего ПО, расширение технической базы информатизации, сохранение существующих массивов данных. Целесообразно также указать объемы и источники финансирования по каждому из пунктов программы. Программы информатизации составляются в федеральных, республиканских, областных, краевых архивах. В Основных направлениях развития архивного дела на 2000 г. была поставлена задача разработать программы информатизации муниципальных архивов ¹⁷⁵. Задачи, поставленные в программе информатизации архива, включаются в годовой план работы архива.

Так, в ГА РФ первый план – «Предложения по компьютеризации ГА РФ» был разработан в 1994 г. В них предусматривались разработка автоматизированных технологий по основным направлениям деятельности архива (БД учетного характера; БД, реализующие тематический поиск; административно-управленческие БД). Концепция информатизации архива реализуется с 1999 г.

В государственном архиве Пермской области (ГАПО) «Перспективный план информатизации ГАПО на 1997-2000 г.» был составлен на основании Концепции информатизации архивного дела в РФ. В 1996 г. была также разработана комплексная «Программа информатизации Государственного архива Астраханской области на 1997-2002 г.»¹⁷⁶В Архиве Президента РФ рамках утвержденной Администрацией президента Концепции создания системы электронного документооборота был разработан проект «Информационная система архивных документов в электронном виде». Проект предполагает перевод документов Архива Президента в электронно-цифровой вид для ускоренного исполнения запросов Президента РФ, Администрации и «сторонних пользователей».¹⁷⁷

Кроме того, задачи информатизации могут быть предусмотрены в планах научно-исследовательских работ (НИР).

В РНИЦ КД в 1994 г. в рамках темы «Создание системы хранения и поиска полнотекстовых документов на оптических дисках» была создана экспериментальная база факсимильных копий фото Ю.А. Гагарина.

В соответствии с программой информатизации и планом работы архива осуществляется внедрение конкретной автоматизированной архивной технологии. При внедрении ААТ архив становится перед выбором – пользоваться общеотраслевым (типовым) программным обеспечением, введенным в действие вышестоящим органом управления архивным делом, или разрабатывать собственное программное обеспечение. Использование общеотраслевого ПО значительно выгоднее для архива по целому ряду причин. Типовое ПО унифицировано для всей отрасли, что обеспечивает совместимость данных, созданных разными архивами. Программное обеспечение, утвержденное экспертной комиссией по ААТ, вызывает больше доверия как в плане функциональных возможностей, так и в плане надежности системы. Наконец, внедрение готового ПО требует значительно меньших финансовых и трудовых затрат по сравнению с собственной разработкой. Однако использование общеотраслевого ПО не является обязательным. Как правило, архив, делает выбор в пользу собственных разработок по двум причинам. Во-первых, общеотраслевые программы пока не могут удовлетворить потребности архива в ААТ по всем направлениям его работы. Так, не существует общеотраслевых программ для государственных архивов в области комплектования и экспертизы ценности, использования и обеспечения сохранности документов. Для архивов организаций типовое ПО также отсутствует. Во-вторых, в том случае если в архиве уже внедрено собственное программное обеспечение по направлению работы, для которого предусмотрена общеотраслевая программа, и накоплен значительный массив данных, при этом архив считает собственную программу эффективнее общеотраслевой. Однако выбор в пользу собственного программного обеспечения не означает полной стихийности в его внедрении. В собственных программах архива должны предусматриваться: включение в структуры информационных массивов обязательных реквизитов, предусмотренных Росархивом (т.е. обязательного перечня полей БД с их спецификациями; обязательной процедуры обработки данных и представления результатов обработки – отчетов). В настоящее время такой перечень обязательных реквизитов существует только для программ по учету (в архивах, которые не используют для автоматизации учета общеотраслевую программу «Архивный фонд»). Он приведен в положении о «Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (2000 г.), п.2.6.¹⁷⁸Подобные перечни обязательных реквизитов призваны сделать максимально совместимыми данные, создаваемые в рамках различного ПО. Архив, принявший решение о разработке собственных программ, становится перед выбором – поручить разработку собственным сотрудникам (для этого надо иметь в штате квалифицированных программистов или привлечь их по договору) или заказать разработку по техническому заданию фирме, специализирующейся на создании ПО. И первый, и второй путь требует значительных финансовых затрат.¹⁷⁹Кроме того, существует опыт обмена программами между архивами (на коммерческой или безвозмездной основе).¹⁸⁰

При внедрении программного обеспечения в архиве необходимо найти оптимальное сочетание функционального подхода (создание баз данных по отдельным направлениям работы архивов) с интеграционным подходом (создание многофункциональных систем). «Основные правила работы государственных архивов» ориентируют архивистов не на создание множества отдельных баз данных, а на внедрение единой интегрированной системы архива. Интегрированная информационная система архива (ИС) представляет собой комплекс взаимосвязанных БД по основным направлениям деятельности архива. В рамках ИС решаются задачи по автоматизированному учету и поиску документов; контролю за обеспечением их сохранности; ведению списков источников комплектования; учету использования документов архива.

Одним из первых комплексная система электронного НСА, базирующаяся на едином программном обеспечении была реализована в конце 1980- начале 1990-х годов в Российском научно-исследовательском центре космической документации РНИЦ КД (базы данных «КИНО», «ФОТО», «ФОНО», «НИР» и др.) В первой половине 1990-х годов разработка интегрированных поисковых систем иерархической структуры велась в Государственном архиве Пермской области (ГАПО), ЦГА Удмурдской республики, Центре документации «Народный архив».¹⁸¹Одной из первых интегрированных разработок стал программный комплекс «Госархив», созданный в государственном архиве Пермской области (ГАПО) в 1994-96 гг. и дважды отмеченный на конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии. Программа позволяет осуществлять описание на уровне фонда, описи и дела; учет документов, контроль за сохранностью, состоянием НСА. Однако разработка пермских архивистов не претендует на универсальность – помимо данной программы в архиве существует еще 12 баз данных, некоторые из которых, впрочем, интегрированы с программой «Госархив» (например, БД «Картографические документы»).¹⁸²В ЦГА Удмурдской республики, опираясь на опыт Пермского государственного архива, было решено создать единую систему по управлению следующими базами данных: учет фондов, учет описей, учет единиц хранения, учет ведомственных архивов, систематический каталог, картотека регистрации и учета социально-правовых запросов населения, картотека местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах, тематические картотеки. Впрочем, от программы «Учет фондов», созданной архивом, отказались после внедрения общеотраслевой программы «Архивный фонд».¹⁸³

Попытки выработать требования к универсальной интегрированной поисковой системе архива были предприняты в РГАЭ еще в 1992 году. После первых практических опытов по созданию ПО архивисты пришли к выводу, что разрозненные базы данных дублируют друг друга. Кроме того, они недостаточно информативны. Сектор автоматизированной архивной технологии РГАЭ приступил к разработке проблемы «Анализ задач, решаемых архивом. Создание опытной модели автоматизированного банка данных РГАЭ». В результате работы планировалось создать модель банка данных архива с примерным перечнем входящих в него баз данных. Информационная система архива должна была складываться из функциональных подсистем при единой обеспечивающей части (программное, лингвистическое обеспечение) и смешанного (документально-фактографического) информационного массива из локальных и общеархивных баз данных.¹⁸⁴

Универсальная модель интегрированной информационной системы архива была предложена И.Н. Киселевым. Система должна была соединять в себе три функции: учета, контроля за обеспечением сохранности документов и ведения НСА. При этом учетные и поисковые сведения должны вноситься в базы данных, разделенные по четырем уровням описания:

- фонда;

- описи;

- дела;

- документа.

Возможен также пятый уровень – ввод текста документа. В совокупности все базы данных образуют иерархическую структуру ИС, где все уровни связаны вертикально и горизонтально с помощью БД о переименованиях фонда, биографических справках, сведениях о фондовых включениях и незадокументированных периодах, топографических указателей и файлов ключевых слов и рубрикаторов.¹⁸⁵Эти принципы были положены в основу создания общеотраслевой программы «Архивный фонд» и реализованы в третьей версии программы, рекомендованной к экспериментальному внедрению в 2002 г.

Необходимость объединения архивных справочников в единую систему иногда вытекает из практических потребностей архива, когда большое количество созданных баз данных делает поиск весьма трудоемким, запутанным и неэффективным.

Например, в Информцентре Мосгорархива к середине 1996 году было создано 105 баз данных общим объемом 2 млн. записей (700 MB)¹⁸⁶, а объемы некоторых БД измерялись сотнями тысяч записей¹⁸⁷. Возникла необходимость создания новой технологии обработки больших объемов информации с сетевой архитектурой клиент – сервер. В рамках городской программы информатизации, утвержденной Правительством Москвы, в 17 архивных учреждениях Мосгорархива с 1998 г. началось внедрение единой интегрированной системы. Первые подсистемы получили название «Учет архивного фонда» и «Научно-справоч­ный аппарат». Они позволили объединить учетные базы данных, на основе «умной» технологии внутреннего и централизованного учета документов и построить электронный НСА как систему многоаспектного поиска информации на уровне фонда, дела, описи, документа.¹⁸⁸ Позднее были разработаны подсистемы «Комплектование Архивного фонда Москвы», «Организационно-методическое руководство», «Использование документов Архивного фонда Москвы». Аналогичная ситуация несколько позднее сложилась в Государственном архиве РФ (ГА РФ). К 1999 г. в архиве было создано 32 БД объемом свыше 230 тыс. записей, а к 2002 г. – 52 базы данных объемом свыше 450 тыс. записей. С 1999 г. архивом совместно с Институтом проблем передачи информации РАН ведутся работы по созданию единой ИПС «Электронный архив», которая включала бы в себя как электронные образы документов, так и поисковую систему, созданную на основе интеграции всех созданных в архиве ранее поисковых баз данных. Ныне сделаны первые шаги к реализаци системы – создана концепция единой электронной ИПС, предполагающая описание документов на уровнях фонд-опись-дело-документ, приняты меры к унификации описания (разработаны памятки по заполнению полей БД «Опись-дело» и «Электронный каталог»).¹⁸⁹Однако опыт показывает, что объединить множество разнородных баз данных в единую систему гораздо сложнее, чем изначально вводить данные в единый интегрированный комплекс.

Вопрос:

Что объединяет все интегрированные системы, созданные в различных архивах?

Реализация на практике интегрированной системы, охватывающей все направления работы архива - дело будущего. На сегодняшний день ни одна из действующих в архивах интегрированных систем не является универсальной, охватывающей все функции архива и все виды справочников. И все же при внедрении баз данных в архивах (особенно, различных каталогов) следует учитывать возможность в перспективе объединения их в интегрированную систему. Для этого необходима совместимость форматов, классификаторов, приемов описания.

Организация внедрения информационных технологий в архиве организации имеет свою специфику. Информационная система архива может строится на основе внедренной в организации системы управления документооборотом или существовать автономно.¹⁹⁰

Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

1. Изучение традиционной архивной технологии, которая подлежит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. Оно должно быть составлено архивистами, а также сотрудниками службы информационного обеспечения (отдела автоматизации, информцентра) совместно.

3. Разработка программного продукта специалистами архива или другой организации. В случае, когда программное обеспечение разрабатывается другой организацией, целесообразно заключение договора между архивом и фирмой, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, техническое обслуживание системы, в частности, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. Выбор фирмы системного интегратора целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой – системным интегратором договора о долговременном сотрудничестве. Подготовленная программная разработка должна состоять из собственно ПО; исходного текста программы; комплекта документации, в который входят инструкция по инсталляции, руководство пользователю, инструкция по вводу данных.

4. Сертифицирование и регистрация программного продукта. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке. Архив должен вести учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). Дистрибутивы созданного ПО и сопутствующую документацию целесообразно хранить в подразделении, отвечающем за информатизацию архива (в нескольких экземплярах).

Наиболее важным этапом во внедрении конкретной базы данных является разработка технического задания – документа, которым руководствуется разработчик при создании ПО. От того, насколько грамотно задание разработано, зависит эффективность созданной информационной системы. В техническом задании указывается:

• цель создания;

• функция (функции) программной разработки;

• общие требования к программному обеспечению;

• состав информационного массива;

• отчеты и выходные формы;

• программно-аппаратные средства, на основе которых будет реализована система.

Рассмотрим, например, создание программного продукта «Электронная опись». Целью создания ПО в данном случае является усовершенствование системы научно-справочного аппарата архива. В функции системы входит: осуществление информационного поиска по элементам описания единицы хранения (единицы учета); осуществление информационного поиска по элементам заголовка единицы хранения; по ключевым словам (включенным в предметный, географический, именной указатели), по классификаторам или классификационной схеме описи в автоматизированном режиме; систематизация дел в автоматизированном режиме; редактирование и распечатка описи, реестров описей, указателей к описи, а также различных видов тематических перечней дел; ведение учета документов и т.д. В общие требования к программному обеспечению следует включить совместимость форматов системы со стандартными форматами, принятыми в архивном отрасли, совместимость с уже имеющимся в архиве программным обеспечением (например, электронными каталогами), соответствие программно-аппаратным средствам, которыми располагает архив, и, вместе с тем, возможность масштабирования системы в будущем, то есть увеличения количества рабочих мест или присоединение к системе модулей, выполняющих другие функции (например, подсистемы учета документов). Самая главная часть технического задания должна описывать состав информационного массива системы. В этой части характеризуются таблицы (экранные форматы), поля каждой таблицы, справочники для автоматического заполнения полей. Так, например, методические рекомендации ВНИИДАД по составлению архивных описей в электронном формате рекомендуют для электронной описи одну таблицу со следующими полями: номер фонда, литера фонда, номер описи, литера описи, номер дела, литера дела, делопроизводственный номер (индекс), название фонда, название описи, разделы описи, заголовок дела, аннотация, крайние даты дела, дата дела сортировочная; количество листов, примечание, оператор, дата заполнения.¹⁹¹Для более детального поиска следует внести дополнительные поля, например, раскрывающие отдельные элементы заголовка дела. Для управленческой документации согласно «Основным правилам работы государственных архивов» это:наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; автор; адресат (корреспондент); вопрос или событие (к которому относится содержание документов единицы хранения); название местности (с которой связано cодержание документов дела), даты событий. Если мы хотим получить в качестве отчетов указатели к описи, мы должны добавить поля: «тематика» (предмет), «имена», «география», «учреждения» и др. Если мы хотим осуществлять поиск по рубрикатору, мы должны добавить поле «рубрика». Кроме того, не удобно при описании каждой единицы хранения множество раз вносить одно и то же название фонда, описи и раздела описи. Поэтому сведения о фонде и описи целесообразно вынести в отдельные таблицы – «фонд» и «опись», связанные с таблицей «единица хранения» (учета). Для каждого поля, помимо его названия и категории сведений, которые в нем указываются, следует привести тип поля (символьное, числовое, дата, мемо и др.), а также размер (длину) поля, соответствующий максимальному количеству символов, которые могут быть указанны в этом поле. Например, поле «номер фонда» - числовое (N), его размер не более четырех символов, так как вряд ли число фондов в архиве может измеряться пятизначной цифрой. Поле «заголовок» - символьное (С), его размер может составлять до 256 символов.¹⁹²Более подробное раскрытие содержания дела целесообразно осуществлять в поле «примечание» (типа «мемо», не имеет фиксированной длины). Для облегчения труда по вводу информации и для повышения точности поиска следует предусмотреть заполнение как можно большего числа полей автоматически (например, автоматическую нумерацию дел) или путем выбора из встроенного справочника. Например, поле «вид документа» может заполняться с клавиатуры, но лучше предусмотреть встроенный справочник с перечнем унифицированных названий всех возможных видов документов и дел (приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты и др.). Если база данных является полнотекстовой, т. е. помимо электронного справочника в нее могут включаться и тексты архивных документов, в техническом задании указывается формат (текстовый или графический), в котором должны быть созданы файлы, включенные в базу данных. Для разработки технического задания необходимо знание основ технологии баз данных – понятия о структуре БД, полях и записях, правилах нормализации таблиц. В качествеотчетов (выходных форм, получаемых на основе обработки данных) для нашей базы данных могут быть предусмотрены реестр описей архива, описи фондов, тематические перечни дел по заданным признакам (например, по рубрикам), указатели к описям. Все формы выходных документов в обязательном порядке должны быть представлены в виде приложений, где четко обозначаются поля и отображены все параметры, характеризующие страницу отчета: ее ширину, длину, интервал между строками; форму карточки (если это карточка), или описательную статью справочника (если планируется создание справочника), изображение таблицы с названиями столбцов.¹⁹³Многие программисты считают, что создание базы данных начинать следует именно с проектирования отчетов, а затем приступать к описанию самого информационного массива.

После внедрения программы начинается стадия сопровождения ПО. Сопровождение ПО включает в себя:

- усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;

- адаптацию, т. е. приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;

• коррекцию, т. е. исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации.

Таким образом, архивист играет существенную роль в создании ПО, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа. На практике информационная безопасность архивов связана с принятием целого комплекса мер по защите от несанкционированного доступа и копирования архивных баз данных. К числу таких мер могут быть отнесены:

- ограничение доступа персонала к компьютерным базам данных (система парольной защиты для входа в систему). Парольная защита БД обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользователя», «редактора» и «администратора»);

• контроль и учет всех случаев проноса в архив ручных сканеров, Zip-устройств и другой техники;

• опечатывание системных блоков и использование специальных устройств для предотвращения съема жесткого диска;

• использование электронных ключей – устройств, которые устанавливаются на порты и некоторые шины компьютера, и, являясь прозрачными для периферийных устройств, т.е. не мешая их работе, генерируют серии кодов;

• использование системы создания секретного логического диска (Secret Disk), для доступа к которому нужен специальный пароль;

• использование микропроцессорных Smart-карт и устройств для их считывания для доступа к компьютеру. При этом наличие карты проверяется специальной программой и при ее отсутствии система блокируется.

При этом важно не перестараться со средствами защиты. Например, не стоит отказываться от предоставления доступа к электронному НСА в читальном зале по причине возможности несанкционированного копирования баз данных. Помимо упомянутых выше мер защиты информации, возможно при наличии локальной сети установление в читальном зале вместо компьютеров с жестким диском дисплейных комплексов (монитор и клавиатура). Конечно, организация защиты информации в информационных системах – процесс достаточно дорогостоящий.¹⁹⁴Целесообразно создание в каждом архиве специальной группы или отдела для обеспечения информационной безопасности¹⁹⁵.

Так, например, в архивах историко-культурного департамента МИД России систематически осуществляется целый ряд мероприятий по защите информации – специальное программное обеспечение и новые средства защиты информации от несанкционированного доступа, категорирование служебных помещений, контроль персонального закрепления средств вычислительной техники на всех объектах департамента, проверка выполнения инструкций по соблюдению правил пользования СВТ.¹⁹⁶В Государственном архиве РФ (ГА РФ) решением дирекции также был утвержден «Журнал регистрации пользователей» и введена персональная регистрация пользователей компьютерного оборудования. Журнал предоставляет сведения о перемещении техники по всем структурным подразделениям архива, введении технического обслуживания. Кроме того, в архиве ведется БД «Учет ПЭВМ».¹⁹⁷

Все сведения о работе с ПО, меры по поддержанию работоспособности компьютерной техники, сохранности данных и защите информации описываются в Инструкции по работе с компьютерной техникой и ПО, которая утверждается директором архива.

Техническое обеспечение устанавливается и модернизируется с учетом требований, предъявляемых к системе программным обеспечением. В архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Проблема снабжения архивов современной компьютерной техникой стоит по-прежнему достаточно остро из-за недостатка финансирования. Хотя за 1990-е годы парк компьютерной техники в архивах существенно вырос. Техника приобреталась как за счет государственного финансирования, так и из внебюджетных средств (доходы от платных услуг, гранты).

Интересны сведения об источниках финансирования компьютеризации ГА РФ. Практически вся новая техника закуплена из внебюджетных средств: 5 ПЭВМ за счет гранта РГНФ; 6 ПЭВМ – по гранту Министерства науки и технологий; 4 – по гранту Сороса; 3 ПЭВМ – по договору с Иельским университетом; 3 ПЭВМ – по Гуверовскому проекту; 3 ПЭВМ – по совместному проекту с Институтом современной истории (Потсдам, ФРГ) и Университетом Северной Каролины (Чепел-Хилл, США); две машины в рамках подпрограммы «Архивы России», один компьютер от Бундесархива и один компьютер в подарок от спонсора.

Пермскому областному архиву удалось приступить к реализации проекта «Справочные и документальные материалы Пермской области в Интернете» за счет полученного в 2000 г. гранта по программе «Культура». ¹⁹⁸

К сожалению, перед архивом встает проблема не только добывания источников финансирования для приобретения новой техники. Из-за низкой заработной платы не хватает квалифицированных специалистов для технического обслуживания ПЭВМ, администрирования локальной сети и обеспечения ее безопасности.

Из сказанного выше следует, что во внедрении информационных технологий должны участвовать сотрудники всех подразделений архива. Использование ИТ в архиве организует директор или его заместитель. Но для планирования и координации работы по внедрению ИТ, а также для контроля за сохранностью созданных массивов данных в архиве целесообразно создание специального подразделения, в состав которого должны входить специалисты в области компьютерной техники и программисты.

Такие подразделения называются по-разному. В ГА РФ – сектор автоматизированных поисковых систем; в ГАУ г. Москвы (Мосгорархиве) с 1989 г. – сектор автоматизации архивной технологии, с 1992 г. – информационный центр; в Тульском государственном архиве - отдел автоматизации архивной технологии; в ЦГА Удмудрской республики - отдел информационно-поисковых систем; в Центре документации общественных организаций Свердловской области – отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий; а в государственном архиве Томской области - сектор автоматизированных архивных технологий, где введена в 1992 г. должность «электроника».

Например, отдел информационно поисковых систем и автоматизированных архивных технологий государственного архива республики Алтай выполняет следующие задачи:

• разработка основных направлений и анализ работы архива по созданию и развитию информационно-поисковых систем, подготовка предложений по ее совершенствованию;

• организация и проведение работы по созданию и развитию информационно-поисковых систем;

• внедрение и использование автоматизированных архивных технологий;

• изучение отечественного и зарубежного опыта в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедрение его в практику работы архива.

В рамках этих задач отдел подготавливает предложения к целевым комплексным программам, планам работы архива, по основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы в области создания информационно-поисковых систем, готовит методические программы, технические задания, координационные планы, разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия, создает базы и банки данных по документам архива.¹⁹⁹

В заключении хотелось бы сказать, что очень важным аспектом работы по информатизации архива является сохранение созданных информационных ресурсов от гибели. Работа по сохранению ресурсов начинается с выбора программного обеспечения, включается в себя своевременное конвертирование ПО в новые версии, резервное копирование данных, защиту информации и другие аспекты.