МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Историко-архивный институт

Факультет архивного дела

Кафедра архивоведения и археографии

Я иду на занятия

по автоматизированным архивным технологиям

Учебно- методический модуль для специальности N 02 08 00

Историко-архивоведение

Москва 2004

Я иду на занятия по автоматизированным архивным технологиям

Учебно-методический модуль

Автор:

канд. ист. наук, доцент Л.П.Афанасьева

Кафедра архивоведения и археографии

Утвержден

Протокол заседания кафедры

№ 8 от 27 июня 2004 г.

© Российский государственный гуманитарный университет 2004

Содержание

Предисловие 4

ПРОГРАММА КУРСА 8

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ 72

Лекция 1. История механизации и автоматизации архивного дела: итоги и уроки. 72

Лекция 2. Организация информатизации архивного дела. 157

Лекция 3. Современные автоматизированные архивные технологии. 237

ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЛАНЫ ЛЕКЦИЙ И ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ 354

Тематический план для дневного отделения 354

Тематический план для вечернего отделения 356

Тематический план для заочного отделения 358

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ 360

Снова разверните MsWORD. Откройте файл inrut3.doc (в самораскрывающемся архиве doc.exe на второй инсталяционной дискете). Заполняйте раздел ФОНД, пользуясь указаниями раздела 3.3. («Заполнение раздела “Фонд”»). Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени переименования фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый экран, поля «Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное название фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда», «Даты документов»; «Конечная дата»; «Количество описей»; «Год первого поступления». Далее щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и следуйте указаниями инструкции. После заполнения второго экрана щелкните по кнопкам СОХРАНИТЬ, СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН (внизу). В третьем экране раздела ФОНД обязательно введите в поле «Вид» значение «Упр.» из вложенного списка. Сохраните данные. 368

МАТЕРИАЛЫ ТЕКУЩЕГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ 410

Система текущего и итогового контроля знаний студентов для студентов 4 курса д/о и в/о ФАД 410

Методические указания по межсессионной аттестации студентов 412

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ СТУДЕНТА 430

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО КУРСУ 474

СПИСОК ПРИМЕРНЫХ ТЕМ ПИСЬМЕННЫХ РАБОТ 477

Примерные темы рефератов 477

Примерные темы дипломных работ 479

СПИСОК СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МУЛЬТИМЕДИЙНЫХ ПРОДУКТОВ ПО КУРСУ 481

Иллюстрации 487

ОГАС 491

АСУП – автоматизирванная система управления предприятием. 491

ОАСУ, 492

РАСУ 492

АСУП 492

ОАСУ, 493

РАСУ 493

АСУП 493

Мир теряет свою память в электронный век.

Т.Кук (Национальный архив Канады)

Предисловие

Уважаемые коллеги, будущие историки-архивисты и документоведы!

В учебном плане помимо традиционных для вашей гуманитарной специальности дисциплин (истории, документоведения, архивоведения) Вы обнаружили ряд технических предметов. Например, информатику, математику, и – автоматизированные архивные технологии. Возможно, многие из Вас почувствовали при этом неприятное удивление. Данный учебно-методический модуль призван не только помочь Вам преодолеть определенный психологический дискомфорт, но и осознать значимость и увлекательность изучения информационных технологий.

Концепция информационного общества, в которое, по мнению социологов, вступило человечество в XXI веке, предполагает возрастание на современном этапе роли институтов, осуществляющих хранение и поиск информации, в частности, архивов. Глобальная информатизация всех сфер жизни ставит перед архивистами важные задачи внедрения современных систем информационного поиска. Иначе существует опасность, что потребитель информации, привыкший к поисковым машинам интернета и базам данных, откажется от обращения к архивным документам из-за трудностей эвристического характера.

Информатизация архивов, в свою очередь, приводит к изменениям в теории практике архивного дела. Автоматизированные архивные технологии нашли отражение в «Основных правилах работы государственных архивов» и «Основных правилах работы архивов организаций» (2002).

В ходе реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010 гг.) планируется уже в недалеком будущем перейти к безбумажному документообороту, что делает чрезвычайно важной проблему сохранения электронных документов для потомков. Электронный документооборот порождает множество проблем – технических, правовых, научных, психологических. Мировой опыт свидетельствует о том, что в ходе технологических революций зачастую происходит гибель массивов документов, созданных с помощью устаревших технологий. Это приводит архивистов к печальному заключению, вынесенному в эпиграф нашего модуля. Именно Вашему поколению архивистов предстоит решить проблему постоянного хранения электронных (машиночитаемых) документов.

Мы надеемся, что Вы поймете, какую значимую роль играет архивист во внедрении автоматизированной архивной технологии – не только как квалифицированный пользователь, но и как постановщик задачи и эксперт готовых программных продуктов.

Модуль предназначен для изучения специальной дисциплины «Автоматизированные архивные технологии» студентами специальности 02 08 «Историко-архивоведение», без специализации (факультет архивного дела), а также на специализациях: «История, культура и политика Швеции»; «История, культура и архивы франкоязычной Америки: цивилизация Квебека» (факультет архивного дела); «Аудиовизуальные, научно-технические и экономические архивы» (факультет технотронных архивов и документов). Данная методическая разработка может использоваться при изучении дисциплин «История и организация делопроизводства», «Документационное обеспечение управления», где уделяется большое внимание аспектам компьютеризации делопроизводства. Модуль может использоваться и при подготовке специалистов среднего профессионального образования - специальности 06.11 "Делопроизводство и архивоведение" (ФПППК «Архивная школа»).

Мы надеемся также, что данный модуль может помочь предподавателям высших и специальных учебных заведений, ведущих подготовку специалистов по специальностям «Историко-архивоведение», «Делопроизводство и архивоведение» в организации учебного материала.

Полный учебно-методический модуль по дисциплине «Автоматизированные архивные технологии» разрабатывается и публикуется впервые, хотя традиция изучения механизации и автоматизации архивного дела в Историко-архивном институте восходит к 1960-м гг.¹Тематические учебные пособия, разработанные по данной проблематике в 1980-е гг., раскрывали отдельные аспекты автоматизации архивного дела - архивоведение машиночитаемых документов², создание автоматизированных поисковых систем – АИПС³; автоматических систем обработки изображений – АСОИЗ⁴. В настоящее время они в значительной степени устарели, хотя теоретические основы экспертизы ценности, классификации МЧД, изложенные в них, не утратили своей актуальности. Обзорные работы О.А. Михайлова посвящены описанию зарубежного опыта по перспективным направлениям информатизации архивного дела (электронные архивы, интернет, оцифрование, экспертные системы).⁵В известном учебнике С.Л. Кузнецова рассматриваются информационные технологии в документировании и делопроизводстве, а не в архивном деле (за исключением проблемы создания электронного архива организации).⁶

В учебном пособии для средних учебных заведений «Архивоведение», подготовленном коллективом авторов кафедры архивоведения и археографии ИАИ РГГУ, акцент был сделан на внедрении информационных технологий в работу архива организации.⁷В данном модуле основное внимание уделяется информатизациигосударственных архивов – федеральных, областных, краевых, муниципальных и органов управления архивным делом.

Модуль состоит из нескольких частей, организующих Вашу работу над практической и теоретической частью курса. Рекомендуем начать работу над курсом с программы, которая знакомит с предметом, целью и задачами курса, основными его разделами. Программа содержит подробный список источников и литературы по всем разделам, который будет Вам необходим для подготовки к различным формам контроля знаний, и, прежде всего, для написания контрольной (курсовой) работы. Общее представление об этапах и современном состоянии информатизации архивного дела Вы сможете почерпнуть из конспекта лекций, построенного в соответствии с разделами программы. В тексте проблемных лекций приведены задания для самостоятельной, более углубленной работы с литературой. Иллюстрации к лекции приведены в конце модуля.

Подспорьем в самостоятельной работе должны стать для студентов д/о и в/о – методические указания для межсессионной аттестации, а для студентов з/о – рабочая тетрадь студента. В ходе подготовки к коллоквиумам, контрольным работам, заполнения рабочей тетради Вам придется работать с законодательством, научной и методической литературой по курсу, сайтами архивных учреждений.

Прикладная часть (по понятным причинам) имеет особое значение для нашего курса. Поэтому советуем обратить особое внимание на методические указания для практических занятий. В ходе занятий Вы должны освоить навыки работы с прикладными программами, применяемыми в архивном деле, и попытаться сравнить на практике программы, созданные различными разработчиками. Задания построены по принципу моделирования реальной ситуации.

Список тем рефератов и курсовых, проблематика дипломных работ ориентирована на изучение и критическое осмысление опыта архивных учреждений, архивов организаций, электронных архивов в области информатизации.

Наконец, специфика курса обуславливает необходимость списка современных информационных технологий и мультимедийных продуктов. Конечно, он может варьироваться с учетом тех программ, которые применяются в архивах конкретного региона.