Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Краткий-курс-лекций-по-архивным-технологиям.docx
Скачиваний:
181
Добавлен:
21.03.2015
Размер:
6.56 Mб
Скачать

Лекция 3.Современные автоматизированные архивные технологии.

План лекции.

1) Особенности современного этапа информатизации архивного дела.

2) Автоматизированные технологии в области комплектования и экспертизы ценности документов.

3) Автоматизированный учет документов.

4) Автоматизированные технологии в области обеспечения сохранности документов.

5) Автоматизированные информационно-поисковые системы и создание НСА.

  1. Автоматизированные технологии в области использования и публикации документов.

Начало современного этапа автоматизации архивов во второй половине 1980-х гг. связано, несомненно, с последствиями микрокомпьютерной революции. Однако при этом изменилась не только техническая база, но и роль информатизации в архивном деле. В рассматриваемый период информационные технологии применялись не в отдельных центрах, а в большинстве федеральных и региональных архивов; внедрялись абсолютно во все направления деятельности архивов, а по ряду направлений работы вытеснили или видоизменили традиционные. Свидетельством возросшей роли информационных технологий стало появление общеотраслевой концепции и программы информатизации, программ информатизации архивов в регионах, а также внесение соответствующих изменений в «Основные правила работы государственных архивов» и «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.).

Важнейшим фактором, влияющим на развитие архивного дела, в ближайшей перспективе станет переход к электронному документообороту, который, как и в 1980-е годы, ставит перед архивистами проблемы хранения электронных документов.

Итак со второй половины 1980-х гг. в отечественных архивах началось сначала эпизодическое, а затем массовое использование персональных компьютеров (ПЭВМ). Машины отечественной разработки сменили IBM-совместимые ПК (IBM PC XT – как правило «Роботрон» производства ГДР, IBM PC/AT – 286; 386 и 486-е IBM, ПЭВМ на базе процессоров Pentium и Celerom).

Как известно, производство персональных компьютеров на базе микропроцессора Intel-8008 началось еще в 1974 г. Но завоевать рынок удалось ПК IBM PC, выпущенному фирмой International Business Machines Corporation в августе 1981 г. Именно он стал мировым стандартом персонального компьютера. Персональные ЭВМ (ПЭВМ) покорили сердца пользователей многими достоинствами: миниатюрными размерами, стоимостью на порядок ниже «больших» ЭВМ, функциональными возможностями, которые стремительно приближались к гигантским вычислительным комплексам200; простотой использования благодаря диалоговому способу общения с машиной; возможностью модернизации из-за принципа открытой архитектуры и др. Однако в СССР ПЭВМ очень долго недооценивали. Отчасти потому, что «малютки» считались слишком маломощными для решения глобальных проблем советской экономики. Отчасти потому, что ПЭВМ создавали возможность неконтролируемого распространения информации, благодаря чему, по меткому выражению писателя В.Войновича, рассматривались партийно-государственным руководством как «электронные враги народа». Однако поступь микрокомпьютерной революции не смог остановить даже «железный занавес».

Первая ПЭВМ в Мосгорархиве была приобретена в 1986 г. В 1989 г. в объединении было 6 ПЭВМ «Мазовия» (ПНР). К 1996 г. количество машин достигло 106 ПЭВМ с процессором не ниже 486 DX (автоматизированное каждое третье рабочее место), всего 133 ПЭВМ,- 201функционировало две локальных вычислительных сети на 100 пользователей с мощным серверомTRICORD. 202А к 2000 г. число машин достигло 188.203В архиве внедрено оборудование типа «гибрид» для параллельного микрофильмирования и оцифрования документов с записью на лазерный диск (аппарат фирмы «Коdак» для документов формата A3 и A4 и аппарат фирмы «ZEITSCHEL», позволяющий обрабатывать крупноформатные документы)204, мощный издательский комплекс, копировальная техника.

Компьютеризация РГАЭ началась в 1988 г. К 1994 г. архив имел 2 ПК типа 1ВМ РС (286 и 386/387) и 2 типа Robotron. Кроме того, в РГАЭ использовались 2 ПК типа 1ВМ РС/АТ/386/387, полученные для проведения договорных работ.205

К моменту создания ГА РФ в 1992 г. архив имел 6 ПЭВМ (четыре «Роботрона» и два ПК «286-х» ).206К 2002 году архив располагал 67 компьютерами, 34 принтерами, 10 сканерами (правда, 30% этой техники за 10 лет уже устарело).207Ав 1995 г. архив принял участие в программе по вхождению российских архивов в Международную информационно-библиотечную систему RLIN. С 1997 г. ведутся работы по внедрению ЛВС в архиве. В 2001 г. информцентр Росархива начал создание единой ЛВС «архивного городка» на Б. Пироговской улице, объединяющей ПК ГА РФ, РГАЭ и РГАДА. В ходе реализации международного проекта «СВАГ» ГА РФ получил от партнера (Бундесархив, ФРГ) гибрид-камеру, позволяющую вести одновременное сканирование и микрофильмирование документов. Для создания страхового фонда оцифрованных копий документов архивом было приобретено пишущее DVD-устройство, позволяющее записывать образы на 4, 7 МБ диски. Для централизованного хранения электронного цифрового фонда в 2001 г. был приобретен компьютер с общим объемом жестких дисков 135 ГБ, в котором для защиты системы от сбоя используется технология RAID уровня 5.

Компьютеризация ЦГИА Республики Башкортостан началась в сентябре 1993 года, когда архивом было приобретено пять ПЭВМ класса 386 SX. К 1995 году в архиве уже было 14 ПЭВМ, три принтера, действовала локальная вычислительная сеть на 10 автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе NetWare 4.1. 208

Компьютеризация архивов Удмурдской республики началась в 1994 году. К 1996 году архивные учреждения республики располагали парком из 18 ПЭВМ и 14 принтеров, из которых 8 ПЭВМ находилось в ЦГА УР, где действовала локальная сеть на базе Novell NetWare v3.12. К 2003 г. только в ЦДНИ Удмудрской республики было 14 ПЭВМ и 7 принтеров, действовала ЛВС на 10 АРМ.209

Компьютеризация ГАПО началась в 1991 года, когда архив имел два компьютера (IBM PC/XT). К 2000 г. парк компьютеров составлял 20 ПЭВМ, объединенных в ЛВС, 15 принтеров, сканер.210

Компьютеризация Центра документации общественных организаций Свердловской области началась в 1993 г., когда был куплен первый компьютер (386 SX). К 1996 г. в архиве было 12 ПЭВМ и 3 рабочие станции, планшетный сканер, факс-модем, несколько десятков принтеров. С января 1995 г. в архиве была установлена локальная сеть «Иола» (на 10 АРМ).

В 2000 г. современной компьютерной техникой располагали архивные учреждения 51 региона (57%), в то время как 25 % архивных учреждений вообще не имело компьютерной техники. В 2001 г. компьютерный парк отрасли составил 2387 машин (в основном, за счет реализации подпрограммы «Архивы России»).211 Конечно, техника успевала устаревать значительно быстрее, чем приобреталось новое оборудование. К 2000 г. 40 % компьютерной техники, имеющейся в архивах, уже устарело. В 22 регионах архивы вообще не имели компьютеров.212Технической модернизации архивных учреждений препятствует как недостаток финансирования отрасли, так и нехватка квалифицированных кадров для обслуживания имеющейся техники (См лекцию 2). Вместе с тем преемственность различных поколенийIBM-совместимого оборудования позволила на данном этапе избежать потерь данных при переходе на новую технику.

Современные печатающие и копировальные устройства (матричные, струйные, лазерные принтеры, ксероксы, копиры, издательские комплексы) позволяют архивам осуществлять не только размножение справочников и выполнять платные услуги по копированию документов, но и проводить копирование угасающих текстов и чертежей, создавать проспекты, плакаты, готовить макеты изданий, «муляжи» ценных архивных документов для выставок.

Различные виды сканирующих устройств (в том числе оборудование класса «гибрид», позволяющее одновременно создать микрофильм и оцифрованную копию) позволяет путем оцифрования формировать страховой фонд и фонд пользования, осуществлять электронную реставрацию документов, готовить документы к электронной публикации и факсимильному изданию.

Микрокомпьютерная эра ознаменовалась развитием коммуникационных технологий и появлением разнообразных средств связи: электронная почта, телефакс, видеотекст, телетекст, базы данных с интерактивным доступом. Важнейшим шагом человечества на пути к информационному обществу стали локальные и глобальные сети (LAN и WAN). Во второй половине 1990-х гг. в архивах стали создаваться локальные сети (ЛВС), объединявшие разрозненные ПЭВМ в единое информационное целое, позволявшие эффективнее использовать ресурсы техники. В настоящее время почти все архивы, имеющие ЭВТ, создают ЛВС, хотя большинство архивных локальных сетей включает не более 10 автоматизированных рабочих мест. Это позволило вести архивные базы данных в сетевом режиме, пополняя данные с разных автоматизированных рабочих мест, а также предоставить доступ к автоматизированному НСА исследователям в читальном зале.

Выход в глобальную сеть интернет начался с использования электронной почты, затем архивы стали создавать собственные интернет-странички представительского типа, затем – более сложные информационные ресурсы (публикации НСА и документов). В 2001 г. состоялась официальная презентация портала Федеральной архивной службы «Архивы России». С 2000 г. начался бум создания архивных сайтов. А общее число ссылок на странички российских архивных учреждений (на сайтах органов власти и управления, исторических обществ и др.) составило около 800. Это позволило активизировать связи архивных учреждений и пользователей ретроспективной документной информации, расширить количество информационных услуг, предоставляемых архивом, обеспечить удаленный доступ к НСА архивов.

С современным этапом автоматизации архивного дела связаны и новые поколения носителей информации, которые сделали существенный шаг вперед, как в области объема информации, записываемой на одном носителе, так и в области надежности. Наибольшее распространение получили магнитные (гибкие и жесткие диски, стриммерные ленты) и оптические (магнито-оптические) носители. Магнитные носители использовались для оперативного хранения (жесткий диск файл-сервера, диски типа zip и др.) и резервного копирования (магнитные ленты). Максимальный объем информации на магнитных дисках стал достигать 1, 5, 20, 50, 100 GB. Оптические носители213информации (WORM, СD-ROM, DVD-ROM) как более надежные214использовались для хранения страхового фонда и фонда пользования, созданного на основе оцифрованных копий документов, издания документов и справочников в электроном виде. Рост надежности носителей информации позволили поставить вопрос о долговременном и постоянном хранении электронных документов.

Основными свойствами носителя информации считаются стоимость записи и хранения 1 MB информации; доступность и простота технологического воплощения; надежность, критерием которой является сохранение свойств носителя не менее 85 лет. 215Так, в РГА НТД для оцифрования документов фонда Йозефа Вирта (ЦХИДК) использовались оптические диски типаWORM емкостью 940 MB фирмы Plasmon. Срок эксплуатации ОД возможен в течение 20 лет, хотя некоторые фирмы гарантируют сохранность дисков в течение 100 лет. Рекомендации Национального архива США «Система цифровых изображений архивных документов на оптических дисках» предусматривают использование оптических дисков на поликарбонатной или стеклянной термообработанной основах – WORM, СD-ROM, CD-R.216ВнедрениеDVD-ROM в архивах задерживается отсутствием стандартов на эту новую технологию. Помимо оптических дисков используются и другие виды носителей, например, ленты цифровой записи звука DAT 4 мм и DAT 8 мм, магнитная лента с оптической записью данных.

Среди программного обеспечения, применяемого в архивах, ведущую роль играют базы данных.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Базы данных первой группы служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Наиболее сложной является задача создания автоматизированной информационно-поисковой системы архива.

При создании баз данных большое значение имеет выбор СУБД, на основе которой создаются БД.

В начале 1990-х гг. для создания баз данных в архивах применялись, в основном, СУБД типа dBase: FoxPro 2.0 for DOS217; Clipper 5.5; FoxBase, а также Clarion и другое ПО. Эти СУБД позволяли поддерживать так называемую «реляционную модель данных». Пусть Вас не пугает это название. Термин «реляционная модель» в теории баз данных происходит от «relation» (англ. - отношение). Под отношением в данном случае понимают обыкновенную таблицу. Таблицы-отношения называют «двумерными», поскольку основу таблицы образует массив, сформированный по принципу «объекты-признаки». Каждая таблица состоит из строк – объектов (объектом может быть, например, описываемый фонд, дело, документ, поступление документов, опись и др.). Такие строки в базе данных называют записями. Кроме того, таблица имеет столбцы-атрибуты, которые раскрывают признаки каждого объекта (например, для фонда это его номер, название, крайние даты документов, объем, состав документов и другие характеристики). Столбцы называют полями базы данных. База данных состоит из одной или нескольких таблиц.

При этом таблицы должны быть связаны одним или несколькими общими полями, которые называются ключами. Поскольку каждая таблица реляционной БД пронизана связями с другими таблицами, ее и называют «отношением». Как вам известно, большинство архивных справочников имеют табличную форму, поэтому реляционная модель считалась для них оптимальной. Однако названные выше СУБД не имели графического интерфейса, были некачественно русифицированы, для их модификации нужен был программист, являющийся специалистом по данному ПО. Отсутствие высококвалифицированных программистов привело к тому, что программы, созданные ВНИИДАД в Clipper 5.5 страдали рядом существенных недоработок, отмеченных, например, РГАЭ и ЦГИА Удмурдсткой республики.

Поэтому с 1992 г. в архивах началось массовое применение СУБД О&А фирмы Семантик (версия 4.0 и 5.0). Среди других свойств данного ПО архивистов привлекало быстрое создание форм базы данных, наличие готовых шаблонов для ввода данных, орфографическая проверка текста; изменение в любое время базы формы с сохранением ранее введенных данных. Это позволяло архивистам самостоятельно создавать и модифицировать базы данных. Кроме того, в отличие от СУБД типа dBase, стан­дартные средства которых нельзя было использовать для сложных поисковых систем, СУБД О&А позволяла автоматически формировать тезаурус (словарь терминов для поиска). О&А получил широкое распространение в РГАЭ, ГАРФ, Мосгорархиве, ГА Тверской области и других региональных архивах. Однако увлечение данным ПО оказалось пагубным для архивистов. Во-первых, версия О&А для Windows так и не была русифицирована. Во-вторых, по мере накопления массивов данных выявились недостатки ПО. О&А относилась к СУБД файл-серверной структуры и не была приспособлена к работе в сети со значительными массивами. Во-вторых, фирма Семантик вскоре прекратила выпуск новых версий программы, признав данную линию неперспективной. Это поставило архивистов перед проблемой конвертирования созданных ранее массивов в другие форматы.

Структура реляционной модели данных.

Таблица 1.

Атрибут 1/ объекта «Фонд» (поле БД)

фонда

Название фонда

Объем фонда

Крайние даты документов

Состав фонда

64

Объект/

Запись БД

Московский народный

Фронт

887 ед. хр.

1988-1988 гг.

Учредительные документы;

Проекты устава; программа; листовки

220

Российский народный фронт

78 ед. хр.

1989 г.

Тезисы программы; обращение в ЦК КПСС.

Ключ

Таблица 2.

фонда

описи

Название описи

Крайние даты до- кументов

Объем

64

1

Материалы Центрального Совета

1988 г.

129 ед. хр.

Еще одна программная среда, получившая распространение в 1990-е гг. – CDS ISIS , созданная ЮНЕСКО для библиотек и архивов. Эту СУБД приобрел РНИЦ КД, на ее основе были конвертированы массив межархивных баз данных «Великий Октябрь», «Архитектура и градостроительство», а также создан автоматизированный НСА РНИЦ КД и ряд тематических каталогов для ГАРФ, РГА КФД, РГАФ, Нижегородского областного архива, Белорусских архивов и др. Данное ПО представляло собой меню-ориентированную информационную систему, разработанную специально для обработки больших массивов структурированных нечисловых данных. Основные преимущества системы – возможность обработки неограниченного числа БД при низких требованиях к техническому обеспечению, управление полями переменной длины, а главное - автоматический формируемый словарь – тезаурус, который служил основным элементом поиска (о тезаурусах см. подробнее лекцию 1). Недостатками ПО являлись сложность модификации, для которой требовался программист, неудобный интерфейс, отсутствие версии для Windows. Прекращение модификации ПО привело к тому, что архивы со временем отказались от него.

Во второй половине 1990-х гг. получил распространение MS Access 7.0 и 2000.

По мере того, как архивы встали перед проблемой интеграции всех созданных массивов БД в единую информационную систему (см. лекцию 2), реляционная модель данных обнаружила свою ограниченность. Для создания такой системы больше подходила иерархическая модель (поскольку НСА архива представляет собой иерархию классов справочников на уровне фонда, дела, документа) или сетевая структура данных. Кроме того, для обработки больших массивов данных необходимы СУБД клиент-серверной структуры. По этой причине в последнее время в архивах начали применяться такие СУБД как Оrас1е, Visual FoxPro (Главархив, общеотраслевая программа «Архивный фонд 3.0.»); IBM DB2/6000. Однако данное ПО является дорогостоящим и предъявляет высокие требования к техническому обеспечению. Поэтому далеко не все архивы могут его использовать.

В ряде случаев архивные программы содаются на языке программирования Borland Delfi, поскольку программы, написанные на языке, предназначенном для программирования, а не для работы с БД, отличаются четкой логикой, простотой отладки, меньшим количеством ошибок.

Структура БД иерархической модели.

Фонд

БД «Путеводитель»

Дело

БД

«Опись» 1

БД

«Опись» 2

БД

«Опись» 3

БД

«Каталог» 2

Документ

БД

«Каталог» 1

Помимо баз данных в архивах применяются и другие разновидности прикладного программного обеспечения: электронные таблицы (Ms Excel); текстовые редакторы и издательские системы (Page Marker и др.); программы для управления сканированием и оптического распознавания символов, графические редакторы, стандартные бухгалтерские программы (например, фирмы 1С), программы по учету кадров и др.

Разработкой специализированного программного обеспечения для архивов занимались как архивные учреждения (ВНИИДАД, Информцентр Главархива г. Москвы, РГА НТД (РНИЦ КД), РГВА (ЦХИДК); ГАПО, ГА Тверской области, ЦГИА РБ; ЦГАУР; Центр хранения архивного фонда республики Алтай; ГА Астраханской области; ГА Свердловской области и др.), так и коммерческие фирмы («Электростандарт» г. Томск; НПО «Автоматика» г. Екатеринбург; НПО «Волга», Казань; НИИ «Восход», НПО «Парма», Инженерно-внедренческий центр «Инсофт», корпорация «Электронный архив», ЗАО «ПроСофт-М» г. Москва и др.), а также государственные, научные учреждения и вузы.

Так, например, Институт прикладной математики им М.В. Келдыша РАН разработал ПО для электронного каталога РГА КФД; информационно-вычислительный центр Совета министров Чувашской республики - для ЦГА республики. Омский областной архив совместно с кафедрой математического моделирования государственного университета Омской области разработал программный комплекс по формированию полнотекстовых БД. ГАРФ совместно с МГУ создает БД на основе именной картотеки Московского охранного отделения. Лаборатория Факультета технотронных архивов ИАИ РГГУ осуществила создание и поддержку сайта «Архивы России».

В последнее время в связи с усложнением программного обеспечения архивы, как правило, выступают в роли постановщика задачи218, а саму программу на основе технического задания реализуют специализированные фирмы. Формированию рынка ПО в области архивного дела препятствует недостаток финансирования.219Значительным шагом вперед явилась централизованная разработка типовых (общеотраслевых) программ для архивов.220

Наконец, как было сказано выше, на современном этапе изменилась роль информационных технологий в архивном деле – они стали внедряться фактически по всем направлениям работы архивов. Прикладное программное обеспечение, в настоящее время применяемое архивами, можно классифицировать по функциональному признаку следующим образом:

  • БД в области комплектования и ЭЦД;

  • БД в области учета документов (внутриархивные и межархивные);

  • ИТ в области обеспечения сохранности (БД по учету наличия и состояния документов; страховой фонд и фонд пользования);

  • Информационно-поисковые справочники (НСА):

  • Межархивные информационно-поисковые базы данных;

  • БД-путеводители и краткие справочники по архивам;

  • Электронные описи;

  • Электронные каталоги, указатели, картотеки (тематические, географические, объектные, именные и др.);

  • Интегрированные поисковые системы;

  • АИПС с доступом к документам (полнотекстовые БД);

  • Фактографические АИПС без ссылочных данных;

  • БД в области использования документов (учет эффективности использования);

  • БД в области управления архивами (внутриархивные и межархивные);

  • БД в работе научно-справочной библиотеки и СИФа;

  • интегрированные многофункциональные системы.

По нашим подсчетам, БД по разным направлениям работы архивов распределяются, примерно, следующим образом:

Базы данных (за исключением общеотраслевых), созданные в 1990-2000-е годы в государственных архивах, отделах рукописей музеев и библиотек.221

Направление

работы архива

Ком-плек-това-

ние и

ЭЦД

Учет

доку-мен-тов

Обес-пе-

чение

сох-ран-

ности

НСА

(АИПС)

Ис-поль-

зо-вание

Управление

ар-хивом

СИФ,

науч-ная биб

лио-тека

Всего

Общее коли-чество БД

32

30

6

385 БД

39

25

12

529 БД,

из них

65 в интер-нете

В % к общему коли-честву БД

6%

6%

1%

73%

7%

5 %

2%

100%

их них 12 % в ин-тер-нете

Таким образом, наиболее разнообразны и многочисленны базы данных, представляющие собой разновидности электронного НСА. В архивах также активно создаются БД по учету интенсивности использования документов, учету документов, учету источников комплектования.

Автоматизированные информационно-поисковые справочники (НСА) разделяются по форме реализации на:

  • базы данных, работающие на ПЭВМ в однопользовательском режиме или в ЛВС архива;

  • справочники (базы данных), опубликованные в сети интернет;

  • базы данных, опубликованные на СD-ROM.

Соотношение этих видов БД отражает следующая таблица:

Форма реализации БД

Для ПЭВМ или ЛВС

Интернет

СD-ROM

Кол-во БД

464

65

5

%

87%

12%

1%

Рассмотрим подробнее основные разновидности информационных технологий, применяемых в различных направлениях работы архивов.

2. Автоматизированные технологии в области комплектования и экспертизы ценности документов.

Вопросы:

  1. Вспомните, что понимают под комплектованием архива? Какие задачи решают архивисты в процессе комплектования?

  2. Что называют источником комплектования архива?

  3. Из каких этапов складывается работа по комплектованию архива?

На современном этапе информационные технологии широко используются в сфере комплектования архивов. Фактически все архивы, имеющие ПЭВМ, создали и внедрили базы данных по этому направлению работы. Создание программ этого вида началось еще в 1980-е годы.

Конечно, компьютер не может переместить архивные документы из архива источника комплектования в государственное архивохранилище. Информационные технологии в области комплектования применяются:

- для ведения списка источников комплектования, учета документов в архивах организаций-источников комплектования, контроля за делопроизводством в этих организациях и поступлением их документов на государственное хранение;

- для суммирования, систематизации поиска данных о работе ЭПК архива и экспертизе ценности документов в автоматизированном режиме;

- для определения сроков хранения документов с помощью соответствующих электронных справочников.

Контроль за архивами источников комплектования и учет документов в архивах этих организаций трудоемкий процесс, требующий точности в обработке статистических данных.

В первой половине 1990-х годов ВНИИДАД на базе СУБД Clipper была создана программа «Учрежденияисточники комплектования» для контроля за состояни­ем делопроизводства источников комплектования. Программа была внедрена в ГАРФе (хранилище на Бережковской набережной), Центральном государственном историческом архиве республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (с 1993 г.), Новосибирском областном государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве, Государственном архиве Пермской области и Государственном общественно-политическом архиве Пермской области, где успешно используется и сейчас.222В 2000 -е гг. программа внедрена в Республиканской службе формирования Архивного фонда Республики Марий-Эл, Национальном архиве республики Татарстан. В БД «Учреждения-источники комплектования» (ВНИИДАД) - три экранных формата: «Данные об учреждении»; «Характеристика документов»; «Карточка учета работы с учреждением». В поля базы данных вводились сведения о № фонда и названии архива, названии учреждения, форме собственности на документы, даты образования учреждения, сведения о руководителе, адресе и номере телефона, датах согласования и утверждения положения об архиве, инструкции по делопроизводству и т.д. В результате обработки этих сведений в отделе комплектования и ведомственных архивов можно было в любой момент получить картину состояния архивов в организациях- источниках комплектования.

Аналогичные базы данных собственной разработки применялись РГАЭ, РГА НТА, ЦГА Республики Чувашия (разработчик ИВЦ Совета министров республики); в архивных учреждениях Ханты-Мансийского автономного округа; ГА Красноярского края; ГА Новосибирской, Тульской, Свердловской областей. (См. таблицу 1).

Задание:

Перед Вами перечень полей базы данных ГА Красноярского края. Подумайте, какие отчеты можно создать на основе введенной в базу информации.

Архив

Годы внед-рения

Наз-вание базы данных

Поля

Отчеты

Государственный архив Краснояр-

ского края

1994

«Сведе-ния по источникам комп-лектования»

Формат 1.

фонда

Название учреждения - источника комплектования;

Дата образования учреждения

Адрес

Телефон

Руководитель учреждения

Зав. архивом

Дата первого поступления документов

Вид архива

Штат архива

Помещение

Наличие положения об архиве

Даты последней проверки

Даты составления:

  • номенклатуры дел;

  • положения об архиве;

  • положения об ЭК;

  • инструкции по делопроизводству;

Председатель ЭК;

Телефон;

Примечания

----------

Второй формат:

Документация (ед.хр.):

    • Всего в архиве;

  • В т.ч. управленческой;

  • НТД всего;

  • проектной;

  • конструкторской;

  • технологической;

  • научно-исследовательской;

  • НТД, включенной в перечни;

  • Документов по л/с;

  • Документов, хранящихся сверх установленного срока.

Сводные таблицы статистических данных о ?

В Центральном государственном архиве Удмурдской республики (ЦГА УР), Центре хранения документации новейшей истории Удмурдской республики (ЦДНИ), ГАРФе (разработчик - РНИЦ КД) ведутся отдельные БД по архивам учреждений-источников комплектования (ведомственным) и личным архивам.

Архивисты предприняли попытки объединения информации БД по комплектованию. В органах управления архивным делом создаются сводные базы данных по учреждениям - источникам комплектования всего региона (например, в Управлении архивного дела республики Алтай; Службе формирования архивного фонда республики Комитета по делам архивов Республики Марий-Эл). Это позволяет контролировать работу по комплектованию в архивных учреждениях субъекта федерации. В Главархиве г. Москвы в начале 2000-х гг. была введена в действие интегрированная подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы», которая функционирует в результате объединения баз данных по определенным группам источников комп­лектования, пополняемых в муниципальном и государственных архивах, а также БД объединенных ведомственных архивов. Подсистема осуществляет ведение сводного списка источников комплектования центральных архивов Москвы, опреде­ление количества принятых на хранение документов по видам и другие функции223.

Интегрированная подсистема Главархива г. Москвы создавалась в несколько этапов. Первая БД по комплектованию в Архивном управлении Мосгорисполкома была внедрена в 1986 г.. Она позволяла вести в автоматизированном режиме список источ­ников комплектования, который включал свыше 1000 организаций. Можно бы­ло получать данные о типе документации, хранящейся в организации (управ­ленческая, научно-техническая, аудиовизуальная), крайних датах обработки и сдачи в архив, годе согласования номенклатуры дел и др. В 1992 в объединении Мосгорархив были внедрены БД об источниках комплектования ЦГАОРСС г. Москвы (ЦМАМ), ЦГАКФФД г. Москвы, объединенных ведомствен­ных архивах. При этом создавались отдельные базы данных по различным типам документации (управ­ленческая, научно-техническая, аудиовизуальная). БД позволяли получить сведения об отраслевой или ведомственной принадлежности орга­низаций, форме собственности, наличии и сроках утверждения инструкций по делопроизводству, ведомственных перечней документов, номенклатур дел, ко­личественные характеристики дел, крайние даты документов, сроки передачи их в государственный архив и др. (всего 21 отчет). Позднее была внедрена БД «Паспорт ведомственного архива». А в конце 1990-х годы была создана интегрированная подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы», которая объединила не только данные отдельных БД, но и функции - позволяла вести единый список источников комплектования центральных архивов, опреде­лять количество принятых на хранение документов по видам, вести паспорта ведомственных архивов источников комплектования в автоматизированном режиме. 224

Вопрос:

Подумайте, какие традиционные архивные справочники позволяют заменить описанные выше базы данных? (Используйте для ответа «Основные правила работы государственных архивов»).

С 2002 г. в Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники комплектования» для всех архивов.

В ряде архивов внедряются БД, позволяющие не просто вести учет документов в организациях–источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

Вопрос:

1) Какие виды паспорта архива могут заполняться в организации? Чем отличается состав показателей каждого вида паспорта? (Для ответа используйте Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, 1997 г).

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется в Главархиве г. Москвы (БД); в Государственном архиве Амурской и Тульской области.

Так, в ГА Тульской области с 1995 г. применяется БД «Ведомственный архив», которая состоит из двух частей. Первая часть пакета служит для получения общих сведений об учреждении, о согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передачи дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

Автоматизированная информационная система «Архив организации», разработанная ВНИИДАД в 2001 г. для ведомственных и негосударственных архивов на базе распространенной СУБД Ms Access-7 и Ms Access-2000 также позволяет получить в качестве отчета Паспорт архива организации, реестры сдаточных и архивных описей и др. сводные статистические данные. Многофункциональная система позволяет осуществлять в автоматизированном режиме: ведение списка структурных подразделений организации с указанием ответственных за передачу документов в архив; учет приема документов в архив организации по сдаточной описи и регистрацию сдаточных описей; формирование архивных описей различных видов (постоянного, долговременного хранения, по личному составу); создание и пополнение дела фонда; формирование и ведение списков описей дел, переданных на постоянное хранение в госархив.

Помимо комплектования, система позволяет осуществлять контроль за обеспечением сохранности документов (учет данных по условиям хранения документов) и использованием. Так, по предложению Международного промышленного банка (пользователя системы) АИС дополнена для формирования специального отчета для анализа исполнения внутренних и внешних запросов. 225

В области экспертизы ценности документов создаются БД для ввода данных протоколов заседаний экспертно-проверочной комиссии архива (ЭПК). Такое ПО позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур дел в учреждениях-источниках комплектования, инструкций по делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтоженных документов.

Например, в ЦМАМе (ЦГАОРС г. Москвы) в 1992 г. введена БД «Карточка ЭПК», позволяющая на основе данных протоколов ЭПК формировать отчеты о количестве опи­сей дел, научно-технической и аудиовизуальной документации постоянного хранения, согласованных описей документов по личному составу и долговре­менного хранения за определенный хронологический период или по конкрет­ному учреждению, о количестве проведенных заседаний ЭПК за определен­ный период – всего 21 отчет. 226

Органу управления архивным делом БД по протоколам ЭПК позволяет вести учет своевременного выполнения планов по утверждению описей и согласованию номенклатур госархивами региона.

В Управлении по делам архивов Тюменской области в 1996 г. была введена БД «Протоколы ЭПК», которая, помимо контроля выполнения планов, помогает архивистам правильно оформлять протоколы ЭПК.

Наконец, информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С этой целью создаются электронные справочники на основе перечней документов - прежде всего для сотрудников служб ДОУ и архивов организаций.

Так, В ГА Новосибирской области во второй половине 1990-х гг. была внедрена БД «Перечень типовых документов и сроки их хранения».

В 1997 г. ВНИИДАД в электронном виде создается справочник «ОТБОР» для определение срока хранения документов негосударственной части Архивного фонда РФ.227ВНИИДАД с 1998 г. ведется работа по созданию автоматизированной нормативной базы о составе и сроках документов, образующихся в организациях на основе изучения отраслевых комплексов документации. Первый блок базы – «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (2000 г.) Цель данного проекта - установление сроков хранения и места хранения документов в соответствии с профилем архивов. С 2003 г. началось создание экспериментальной автоматизированной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях».228

Во ВНИИДАД Ю.Н. Барулиным разработано экспериментальное ПО - многоцелевая интегрированная БД «НТД_УМ», которое должно обеспечивать ввод информации об источниках комплектования любой формы собственности, а также ЭЦД электронных документов научно-технического профиля. 229При этом применялось объектное описание, т.е. записью БД был не документ, а объект (завод, изготавливаемый на нем автомобиль, деталь автомобиля). Данная БД интегрирована в комплекс архивно-информационного обеспечения «Фирма-2002», включающий в себя БД «Именной каталог», «Фондовый каталог», «Физическая сохранность», «Паспорт архива», «Титульный каталог» (реестр титулованных особ); «Уник» (реестр уникальных документов); «Документ», «Кадры», «Личные» (описание соответствующих видов документов); «Читальный зал» .230

В перспективе возможно создание более сложного программного обеспечения – экспертных систем, которые помогут максимально точно установить срок хранения документов на основе всех действующих перечней. Создание таких программ тормозится не уровнем развития информационных технологий, а недостаточной разработанностью нормативной базы ЭЦД, в частности отсутствием современных ведомственных перечней документов для большинства ведомств.

В процессе комплектования архивов используются также базы данных, зарегистрированные в НТЦ «Информрегистр», которые содержат сведения о юридических лицах (учреждениях, организациях и предприятиях) потенциальных и реальных источниках комплектования.

Программы по учету источников комплектования применяются и в ведомственных архивах.

Например, в Историко-документальный департаменте МИД России во второй половине 1990-х гг. была внедрена БД «Поступление архивных дел», позволяющая осуществлять учет поступления и выбытия архивных документов.

Интегрированная система «Архивное дело» была разработана фирмой «Электронные офисные системы» (г. Москва) для архивов организаций. Программа, в частности, позволяет осуществлять экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения (на основе принятых критериев); выделение дел к уничтожению; формирование годовых разделов сводной описи дел в соответствии со сроками их хранения; формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; учёт и контроль движения дел и документов, ведение карты-заместителя на выданные дела и документы.231Существуют и другие разработки для архивов организаций – например, программа «АС-архив» фирмы «АС», формирующая опись дел. Однако, они требуют доработки в плане соответствия традиционным архивным технологиям.

Автоматизированный учет документов.

Вопросы:

1) Что называют учетом документов?

2) Каковы единицы учета документов Архивного фонда РФ?

Учет документов это направление работы архивов, которое подверглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов практически все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причины в том, что учет документов – достаточно трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому логично переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х годов СУБД легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.

Так, например, в РГАЭ еще в 1988 г. были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет фон­дов, комплектование документами, учет использования документов, научно-спра­вочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалистами ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории уч­реждений» и «Сведения о картотеках по личному составу».232

Количество учетных баз увеличивалось. В конце 1990-х годов учет стал первым направлением работы архивов, которое подверглось полной автоматизации в масштабах отрасли.

Первоначально учетные программы создавались для целей внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга.

Вопросы:

1) В чем различие между внутренним и централизованным учетом документов?

2) Вспомните основные виды документов внутреннего учета в государственном архиве и их назначение.

В архиве по-прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного государственного архива и др.), реестры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области), книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища (БД «Контроль за организацией размещения, хранения, движения фонодокументов» в РГАФД ; БД по выданным делам в архивохранилище № 1 Государственного архива Красноярского края), топографические указатели (в ГА Пермской области, Национальном архиве Республики Татарстан и др.). По данным Росархива к середине 90-х годов в государственных архивах функционировали около 15 учетных БД, «форматно несовместимых между собой».233

Так, например, в РГВА была внедрена БД «Первичный учет по хранилищам» для формирования паспорта хранилища по состоянию на текущую дату, списков фондов с делами, находящимися в розыске, списка секретных фондов, карточки фондов и др. БД «Пофондовый и постеллажный указатель» в ГА Пермской области позволяет не только осуществлять топографирование и поиск местонахождения единиц хранения, а также вывод данных о наличии единиц хранения. БД дает возможность наглядно представить размещение фондов на стеллажах с помощью графически отображаемого плана хранилища.234Программы по учету используются для выполнения вспомогательных операций. Так, в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики создана програм­ма, используемая для формирования переводных таблиц шифров при усовер­шенствовании описей дел. С помощью другой программы осуществляется рас­печатка карточек фондов, их тиражирование, а массив данных о переименова­ниях фондов экспортируется в типовую БД «Архивный фонд».235

В Главархиве г. Москвы (до 2002 г. - Московском городском объединении архивов) в п.п.1990-х гг. была создана сетевая БД «Учет фондов» для суммирования данных по хранилищам архивов, входящим в систему Мосгорархива. В частности, в Центральном архиве общественных движений г. Москвы (ЦАОДМ ) с 1994 г. было внедрено четыре базы данных по учету – «Сведения о фондах ЦАОДМ»; «Реестр описей»; «Фондовый каталог». Данное ПО решало задачи уточнения сводных учетных данных для составления паспорта архива, подведения итогов проверки наличия и состояния фондов по архиву. Сведения в БД «Реестр описей» вводились в два этапа: сначала о номерах фондов и описей, крайних датах документов описи; номере архивохранилища, виде описи, затем – уточненные сведения по результатам проверки наличия и состояния дел (количество дел, подлежащих розыску и др.). В базу были введены сведения о 7228 фондах, 15034 описях, 3,5 млн. дел. В результате внедрения ПО ЦАОДМ удалось отказаться от ведения нескольких вспомогательных форм традиционного учета – например, книги учета проверки наличия и состояния дел. БД использовались также и для составления паспорта архива – данные документов традиционного учета сравнивались с показателями отчетов БД (отчеты позволяли получить около 40 показателей, необходимых для составления паспорта архива). БД использовались и для поиска информации по переименованиям фондов, формирования электронного путеводителя. Однако и в ЦАОДМ учетные БД лишь дополняли традиционную систему учета, не заменяя ее. А это значит, что архивистам приходилось параллельно с заполнением традиционных форм вести еще и базы данных.236

Первоначально учетные базы данных создавались в архивах изолированно, на основе различных СУБД (см. лекцию 2). Однако уже в первой половине 1990-х архивистами был поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана прежде всего с необходимостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата представления данных. А значит, единство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.

Вопросы:

1) Вспомните основные виды документов централизованного государственного учета. На основе данных каких учетных форм они создаются?

Создание системы автоматизированного централизованного учета началось в 1994 г. Типовое программное обеспечение для внутреннего и централизованного учета документов было разработано ВНИИДАД. В середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива».

Программа ВНИИДАД «Учет фондов» применялась в РГАЭ, Ивановском областной государственном архиве, Новосибирском областном государственном архиве, Центральном государственном историческом архиве республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (1993-1994 гг.), Томском областном государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве, ЦГА республики КОМИ, Сахалинском областном государственном архиве и других архивах. Программа «Учет фондов» имеет три экранных формата для ввода данных: «карточка учета фонда», «карточка учета описей», «движение документов фонда». Работа с программой ведется в режиме пользователя и администратора.

Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной комиссией по ААТ как типовые. И хотя они до сих пор продаются ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы постепенно отказались от данного учетного ПО. Причиной были как устаревшее программное обеспечение (СУБД Clipper 5.5 для DOS), для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы.

Задание:

Сравните поля БД «Учет фондов» с полями одного из первых автоматизированных фондовых каталогов ГА Красноярского края:

Архив

Годы внедрения

Название базы данных

Поля

Отчеты

Государственный архив Краснояр-

ского края

1994

«Учет фондов»

фонда

Название фонда

Исторический период

Категория фонда

Состав фонда

Индекс отрасли

Крайние даты дел

Дата последнего

приема документов на хранение

Объемы:

- Фонда

-Управленческой

документации

-НТД

- секретных документов;

- необработанных документов;

- МКФ;

- ОЦД.

Каталог фондов

Количество дел по видам документов

Количество фондов

Количество дел

ВНИИДАД

1994-1996 г.

«Учет фондов»

Таблица 1. Карточка учета фонда.

  • Код архива;

  • фонда;

  • хранилища;

  • категория фонда;

  • источник поступления документов фонда;

  • дата первого поступления;

  • крайние даты документов;

  • секретность фонда;

  • вид документов фонда;

  • количество неописанных единиц хранения;

  • в том числе секретных;

  • в т.ч. ОЦД;

  • название фонда;

  • рубрика классификатора,

Таблица 2. Карточка учета описи.

  • фонда;

  • описи;

  • хранилища;

  • название описи;

  • категория описи;

  • вид документов;

  • крайние даты документов описи;

  • кол.-во. ед. хранения;

  • в т.ч. секретных;

  • в т.ч. ОЦД;

  • в т.ч. страхового фонда;

  • кол.-во листов описи;

  • кол.-во экземпляров описи;

Таблица 3. Движение документов фонда – сведения о поступлении документов.

  • Дата акта приема-передачи;

  • акта;

  • Кол.-во единиц хранения

  • в т.ч. секретных;

  • фонда;

  • описи;

  • вид документов и др.

Сводные данные по архиву, фонду хранилищу:

о количестве описей, единиц хранения, в т.ч. секретных, страхового фонда, ОЦД, крайние даты документов и др.

Ведение какой базы данных более трудоемко на Ваш взгляд? Почему? На основе каких документов внутреннего учета можно заполнить поля программы «Учет фондов»? Позволяет ли она заменить традиционный учет документов в архиве. Почему? Какие поля базы данных «Учет фондов» можно использовать для поиска документов?

ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета – «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата, в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.); «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Состав научно-справочной библиотеки архива», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.

Одновременно в 1995 г. по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий237Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд» (в FoxPro для DOS). Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.) Она же получила широкое распространение в архивах. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета.

«Архивный фонд» представлял собой интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для решения следующих задач:

  • учет документов;

  • контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;

  • контроль за состоянием НСА;

  • поиск документов (во второй версии программы - на уровне фонда и описи; в третьей версии – на уровне фонда, дела, документа, документной информации); ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).238

Учетная часть программы ориентирована прежде всего на ведение централизованного учета; а именно на создание массивов данных для формирования и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

Во второй версии программы было предусмотрено три режима доступа к базе данных: пользователя (просмотр и поиск информации, создание отчетов); редактора (ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению); администратора (физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению; слияние информационных массивов, сформированных автономно; ведение и вывод на печать паспорта архива; ведение рубрикатора; изменение паролей) - см. рис. 20. Третья версия программы имеет восемь режимов работы, каждый из которых требует входа под отдельным паролем. Количество режимов увеличилось, поскольку возросло количество подсистем программы. В зависимости от пароля, редактору могут быть доступны все функциональные подсистемы или только одна из них – учет, физическое состояние документов, каталогизация, научно-справочный аппарат, рассекречивание. Программа ориентирована на работу в сетевом режиме – архивисты могли пополнять базу, вводя с разных автоматизированных рабочих мест в режиме редактора (на основе листа фонда, списка фондов, книги учета поступления и выбытия и других документов).

Учет документов доступен в режиме редактора (2 версия) или в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-учет» (3 версия). Архивист работает на уровне фонда с разделами «Выбор фонда» («Фонд» во 2-й версии)239, «Переименования», «Опись», «Движение документов» (пункт «Разделы» главного меню). Начинается работа по вводу учетных данных с уровня фонда ( раздел «Выбор фонда» - см. рис. 18), вносится информация о крайних датах, количестве ед. хр. по видам документов, количестве описей, составе объединенного архивного фонда. Разделы «Библиография о фонде», «Переименования», «Биографическая справка» (если речь идет о фонде личного происхождения), «Фондовые включения», «Незадокументированные периоды» программно связаны с разделом «Фонд» по номеру фонда. Но они доступны для работы в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-НСА», поскольку эти данные служат для информационного поиска, а не для учета. После внесения данных о фонде переходят к вводу данных об описях данного фонда. Чтобы Вы не забыли, о каком фонде идет речь, номер фонда автоматически указывается программой в верхней части окна «Опись». В раздел «Опись» соответственно вносятся данные об описи (номер, название, количество дел, крайние даты (см. рис. 19). Сведения о размещении документов данной описи в хранилище вносятся в раздел «Топография», связанный с разделом «Опись». Сведения о поступлении и выбытии документов (как описанных, так и россыпи) вносятся в раздел «Движение документов».

Начальник отдела учета, сверив данные, с помощью пункта меню «Подсчет сводных» («Считать сводные» во второй версии) в режиме администратора мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов (во второй версии - 44) 240; 43 вида перечней (реестров) описей (во второй версии - 29 видов)241; 14 перечней дел242; состав фондов и документов по категориям; список фондов.

После распространения второй версии архивисты отмечали ряд недостатков, присущих программе. Среди них – сложность и многообразие заполняемых форматных экранов. Например, данные листа фонда вводились в разделы «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Переименования». Обилие показателей, подлежащих вводу, делало работу по ведению базы чрезвычайно трудоемкой. Программа позволяла формировать паспорт архива, автоматически создавая 152 показателя из 245 полей этого сложного документа (данные в остальные поля вводились вручную) и множество других отчетов. Однако программа во второй версии не позволяла получить и вести в автоматизированном режиме наиболее важные для архива документы внутреннего учета – лист фонда, книгу учета поступления, описи, а также документы централизованного учета – сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточку фонда. Это заставляло архивистов вести параллельно традиционный учет (для нужд архива) и автоматизированный учет (для представления паспорта в органы управления архивным делом в автоматизированном режиме), что сокращало, конечно, трудозатраты при получении сводных данных для паспорта, но незначительно.

Тем не менее, «Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат (финансирование создания программы осуществлялось централизованно Федеральной архивной службой, а по архивным учреждениям она распространялась бесплатно). К достоинствам «АФ» можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с введением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998 по 2001 год вторая версия «АФ» активно распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.

К 2001 году количество фондов, введенных в БД «Архивный фонд» составило 71 % для федеральных архивов, 32% фондов архивов субъектов федерации, 11,3 % фондов муниципальных архивов. 243Не вели БД 4 федеральных архива - РГАКФД и ЦХСФ - в силу специфики учета документов, а также РГИА ДВ и РГАФД. Слабее всего охвачены муниципальные архивы - 16% от общего их количества. Началось внедрение программы в государственном историческом музее, архивах РАН.

Динамика внедрения ПК "Архивный фонд" (кол-во архивов)244

 

1998

1999

2000

2001

Всего

Прирост

Всего

Прирост

Всего

Прирост

Федеральные архивы

11

12

1

12

0

12

0

Госархивы субъектов РФ

48

61

13

78

17

96

17

Муниципальные архивы

12

147

135

197

50

325

96

Всего

71

220

149

287

67

433

113

Субъекты РФ (кол-во)

31

40

9

46

6

54

8

В 2002 г в архивных учреждениях началось внедрение третьей версии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (2001 г.), которая была существенно усовершенствована по сравнению со второй. Что касается подсистемы учета, новая расширенная версия программы формирует дополнительные виды отчетов: сведения об изменениях в составе и объеме фондов (при этом следует указать период времени за который надо подсчитать изменения), о ходе рассекречивания документов, сводные сведения о физическом состоянии документов, о составе НСА на бумажной основе. Но особенно важно то, что в третьей версии возможно ввести заголовки единиц хранения и получить в качестве отчета основной учетный и информационно-поисковый справочник – опись (с титульным листом, именным, географическим, предметным указателями).

Сведения о единице хранения (номер, заголовок, крайние даты, количество листов и др.) вносятся в раздел «Дело» пункта основного меню «Разделы» (доступен в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-НСА»), в который можно попасть, выбрав номер фонда («Выбор фонда») и описи («Выбор описи»). Номер фонда и описи автоматически показываются в верхней части окна описания дела. После того, как архивист терпеливо введет все заголовки дел описи, которых в ней может быть несколько сотен или даже тысяч, у него появится естественное желание увидеть плоды своих трудов. Для этого нужно выбрать «Опись-текущая» в пункте основного меню «Разделы», а затем пункт «Отчеты» - «Описи». Далее можно последовательно создать заголовок (титульный лист), «тело описи» (то есть саму опись в листовой табличной форме), указатели к ней. Все это программа автоматически сформирует за несколько секунд и распечатает на ваших глазах. Результат получается впечатляющий. Кроме того, «АФ-3» позволяет создать описи ОЦД.

К сожалению, третья версия «АФ» во-прежнему не позволяет получить лист фонда, книгу учета поступлений, карточку фонда. Но по совокупности факторов (отсутствие затрат, многофункциональность, низкие требования к техническому обеспечению), является весьма конкурентоспособной учетной программой на сегодняшний день. Информационно-поисковые функции программы будут рассмотрены в следующем параграфе.

«АФ» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В органах управления архивным делом субъектов РФ с 1997 г. внедрялась программа «Фондовый каталог», а в Росархиве начала функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.

«Фондовый каталог» - общеотраслевая программа, предназначенная для органов управления архивным делом субъектов РФ. Так же, как и «Архивный фонд», программа является многофункциональной. Она предназначена для централизованного государственного учета, информационного поиска на межархивном уровне, контроля за состоянием НСА и обеспечением сохранности документов. Но главное ее назначение – ведение в автоматизированном режиме фондового каталога субъекта РФ.

Так же как и «Архивный фонд», «Фондовый каталог» имеет три режима работы: «Администратора», «Редактора (Архивиста)» и «Читателя». Режим «Администратора» предусматривает изменение паролей; ввод и редактирование описания органа управления архивным делом субъекта Федерации; ввод, редактирование, удаление описания архива, данные которого включаются в массив; обновление данных по архиву (см. рис. 25). Режимы архивиста и читателя аналогичны соответствующим режимам программы «АФ». Однако, поскольку программа «ФК» содержит данные по нескольким архивам региона, в этих режимах можно осуществить выбор группы архивов или архива для дальнейшей работы с их записями. (Появляется дополнительный пункт меню «Архив-фильтр»). Обе программы («АФ» и «ФК»), имеют единый интерфейс и формат представления данных.

Включение данных из «АФ» в «ФК» осуществляется следующим образом. БД “Архивного фонда”, которые ведутся в архивах субъекта Федерации, являются информационной основой БД “Фондового каталога”. Это значит, что в ФК невозможно ввести данные непосредственно с клавиатуры. Работа с программой начинается в режиме «Администратор». Для того, чтобы активизировался режим «Архивиста», необходимо ввести в «ФК» массив хотя бы одному архиву, созданный программой «АФ». (Команда «Обновление» в режиме «Администратора»). См. рис. 26. При этом копируется каталог DBF, формируемый программой «АФ». Сведения из «АФ» архива, за исключением топографии документов и основного массива данных по описям и по движению документов, регулярно, по мере их пополнения и корректировки в архиве, передаются в “ФК”. Они заменяют ранее существовавшие в “ФК” данные по архиву (кроме паспорта архива, который не заменяется, а добавляется к существующему массиву паспортов). При этом “АФ” копируются данные по движению только за период, указываемый при обновлении данных.245

Программой «ФК» предусмотрено автоматическое формирование сводных паспортов, сводных статистических отчетов, перечней фондов, исходного текста для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей.

Отчеты программы «ФК» аналогичны программе «АФ». Однако межархивный характер массива дает возможность получить дополнительные данные: сеть архивов региона (полные и сокращенные названия архивов региона с их адресами, а также объемы документов); статистические таблицы по группе архивов с данными о сохранности, формах собственности на документы, состоянии НСА; основаниях поступления документов. Кроме того, программа позволяет получить сводный паспорт по группе архивов или по одному архиву, но за разные годы. Сводный паспорт может быть создан в режиме «Динамика (абс.)» или «Динамика %%». В режиме «Динамика (абс.)» происходит подсчет изменений в показателях паспортов одного архива или сводных паспортов по группе архивов за определенный период в абсолютных значениях (то есть в ед.хр., ед. учета, листах, кадрах МКФ). В режиме «Динамика %%» происходит подсчет изменений в показателях паспортов одного архива или сводных паспортов по группе архивов за определенный период в процентах.246

В 2002 г. «ФК» внедрен в органах управления архивным дела 18-ти субъектов федерации. В 2001 г. в массив базы «Центральный фондовый каталог были» введены сведения о 230 тыс. фондов и 270 тыс. описей.247Накопление значительных массивов учетных данных делало актуальным вопрос о переходе к автоматизированному учету в масштабах отрасли. Но для этого необходимо было создать нормативную базу. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета. При автоматизации учета следовало вводить в качестве полей БДобязательные реквизиты, отражающие обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения (количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования).248Так был сделан первый шаг к стандартизации представления учетных данных. В 2000 г. в дополнение к Регламенту был утвержден «Временный порядок автоматизированного государственного учета документов архивного фонда РФ».249Документ закреплял методы, процедуры и средства ведения автоматизированного учета в государственных и муниципальных архивах. Согласно «Временному порядку…» Федеральная архивная служба должна была предоставлять архивам программное обеспечение для ведения учета и обеспечивать полную конвертацию накопленных данных при введении новых версий учетных программ. Этим программным обеспечением для государственных и муниципальных архивов становился «Архивный фонд», для органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации – «Фондовый каталог», для Росархива программа «Автоматизированный Центральный фондовый каталог (ЦФК)». Государственные и муниципальные архивы, в свою очередь, должны были пополнять базы данных и своевременно предоставлять данные в электронном формате в Росархив. Архивы, которые отказались от ведения отраслевых программ, обязаны были конвертировать данные в общеотраслевой формат (программы «АФ») в составе обязательных реквизитов. В режиме «Архивист» этими полями были поля 1-3 экранов раздела «Фонд»; разделы «Переименования», «Фондовые включения», «Незадокументированные периоды», «Движение документов». В режиме «Администратор» - «Паспорт архива».250

От внедрения «Архивного фонда» отказались Государственный архив Пермской области (ГАПО) и Мосгорархив. Специалисты ГАПО предпочли собственную программу «Госархив»251, получившую первую премию на зональном конкурсе. (См. лекцию 2) В Московском городском объединении архивов (с 2002 г. - Главархив г. Москвы) с 1998 г. в рамках городской программы информатизации внедрялась подсистема учета документов как часть общей интегрированной информационной системы. По техническому заданию, составленному Информцентром Мосгорархива на основе изучения традиционного и автоматизированного учета документов, инженерно-внедренческим центром «Инсофт» была создана программа «Учет фондов». Данное ПО, используемое 17-ю архивным учреждениями Москвы, разрабатывалось на основе современной СУБДOracle, поддерживающей архитектуру клиент-сервер.252 Это позволило увеличить скорость обработки данных при работе с большими массивами информации. Однако главным достоинством программы, на наш взгляд, была продуманность технологии учета и связь ее с традиционной методикой. Благодаря этому «Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно автоматизировать учет документов в архиве. Программа позволяла получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета поступлений, список фондов, список фондов содержащих ОЦД, реестр описей, книгу учета движения фондов, описей и дел; лист фонда; книгу учета документов, передаваемых в другие архивы; книгу учета фондов и дел, передаваемых на уничтожение; книгу учета присваиваемых номеров фондов); так и централизованного учета (паспорт архива, карточку ЦФК, сведения об изменении в составе и объеме фондов). Таким образом, хотя общее количество отчетов значительно уступало программе «Архивный Фонд», это были основные учетные документы архива.

Последовательность ввода данных в учетную базу была детально продумана для того, чтобы максимально повысить точность учета и избежать искажения данных. Пополнять учетную базу можно было в двух режимах: либо через пункт меню «Фонд – Пополнения БД» и через пункт меню «Акт - Новый акт». Первый режим использовался для введения сведений о количестве имеющихся в архиве документов по фондам и описям до создания паспорта архива и защиты его от изменений. Работа в данном режиме мало чем отличалась от заполнения БД «Архивный фонд» (вторая версия), за исключением того, что в программе «Учет фондов» не два, а три уровня описания – фонд, опись, единица хранения. Таким образом, данное ПО позволяло вводить сами описи и осуществлять поиск на уровне единицы хранения. Во избежание путаницы ввод данных был подчинен строгой иерархии. Чтобы не нарушать нумерацию описей и дел в пределах фонда, сначала надо было ввести данные в карточку фонда (См. рис. 21). При первой загрузке программы в режиме пользователя активным был только пункт меню «Фонд». Пункты меню «Опись» и «Единица хранения» оставались недоступными до введения хотя бы одного фонда. После сохранения карточки хотя бы одного фонда активизируется пункт меню «Опись» (см. рис. 22). После заполнения карточки хотя бы одной описи («Опись-Пополнение БД») активизируется пункт меню «Единица хранения» (см. рис. 23). Однако для введения сведений об описи сначала необходимо указать фонд, к которому относится опись. («Фонд-Выбор фонда»). А для введения заголовка дела необходимо указать и фонд и опись, к которому относится дело («Опись-Выбор описи»). Это позволяет БД четко вести нумерацию дел в пределах фонда и описи. При попытке архивиста присвоить новому фонду номер уже существующего, программа предупреждает его: «Такой номер фонда уже существует!!! Перейти к редактированию существующего фонда?» (Программа «Архивный фонд» также отслеживает ошибки в нумерации фондов и дел.) Когда данные обо всех существующих фондах вводились в систему, создавался и сохранялся паспорт архива («Ведение паспортов - Создание»). После защиты первого паспорта архива («Ведение паспортов – Корректировка») администратор перенастраивал систему так, чтобы любое изменение данных было возможно только через пункт меню «Акт». Все поступления и выбытия документов должны быть зафиксированы соответствующим актом, и только на основании акта могут быть внесены изменения в лист фонда. Пункт меню «Фонд- Пополнение БД» становится неактивным. Для внесения в БД сведений об изменениях учетных данных следует обратиться к пункту меню «Акт – Новый акт». При заполнении этого пункта важно правильно выбрать из списка актов, предлагаемых программой, нужный тип акта. Например, при поступлении документов в уже имеющийся фонд следует выбрать из списка в зависимости от ситуации, «акт приема-передачи (поступление)» либо «акт приема-передачи (из другого архива)», либо акт о присоединении фонда и др. Появится карточка акта. Если в карточке акта в поле «номер фонда» проставляется номер уже существующего фонда, автоматически активизируются пункты меню «Фонд–Поступление неописанных материалов» для введения данных о поступлении россыпи; и «Опись - новая опись», «Опись-Постановка дел на учет» для введения данных о поступлении новой описи или о поступлении дел в уже созданную опись. Если в карточке акта в поле «номер фонда» проставляется совершенно новый номер, программа переспрашивает архивиста: «Фонд не найден. Новый фонд?» и активизирует пункт меню «Фонд–Новый фонд» для заполнения карточки нового фонда. Акт после проверки подлежит регистрации («АКТ-регистрация акта») или удалению («Акт – удаление незарегистрированного акта»). Лист фонда (разделы «учет неописанных документов» и «учет описанных документов») формируется только на данных, внесенных через пункт меню «Акт». Таким образом, программа поддерживает «умную технологию» учета, подсказывая архивисту правильные действия в каждом конкретном случае (поступление, выбытие, описание документов) и «страхуя» его от ошибок. К достоинствам программы следует отнести возможность гибкой настройки доступа в режиме «Администратор». Пункт меню «пользователи» содержит «редактор ролей», который помогает четко разграничить все доступные данному пользователю операции. Кроме того, важно, что программа предоставляет возможность получения в качестве отчетов основных документов не только централизованного, но и внутреннего учета (см. рис. 24). К недостаткам программы можно отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактировании данных - для исправления значения данных некоторых полей или удаления данных необходимо обращаться к программисту.

Что касается процедуры ведения автоматизированного учета, она различается для федеральных архивов и архивов субъектов федерации (См. схему на рис. 27 ). Федеральные архивы предоставляют учетные сведения (массив данных программы «АФ») непосредственно в Росархив для включения в автоматизированный фондовый каталог (АЦФК). Республиканские, областные, краевые и муниципальные архивы передают данные в электронном формате в орган управления архивным делом cубъекта РФ. При этом, если архив использует другую учетную программу (не «АФ»), он должен конвертировать данные в общеотраслевой формат в составе обязательных реквизитов. На следующем уровне в органе управления архивным делом данные архивов вводятся в ПК «Фондовый каталог». При этом проверяется их полнота и достоверность. По решению органа управления архивным делом архив может быть освобожден от предоставления учетных документов в традиционной форме, если он ввел в «АФ» сведения обо всех фондах. Орган управления архивным делом передает массив программы «ФК» в Росархив для введения в «АЦФК». Однако на территории субъекта РФ могут быть архивы, не ведущие БД «Архивный фонд» (см. схему на рисунке 27). Эти архивы передают учетные документы в традиционной форме. На основании их данных в органах управления создаются традиционные «Сведения об изменении в составе и объеме фондов» (только для архивов, в которых нет автоматизации учета), которые вместе с карточками фондов направляются в Росархив. Но в том случае, если в данном органе управления архивным делом не ведется БД «ФК», архивы должны предавать учетные данные и в электронной, и в традиционной форме (паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточки фондов). Традиционные учетные документы используются в органе управления для составления суммарного паспорта государственных архивов субъекта федерации на 1 января; фондового каталога субъекта федерации; сводных сведений об изменении в составе и объеме фондов. Массив данных программы «АФ», созданных в архивах, передается в Росархив для включения в «АЦФК». Таким образом, центр информационных технологий Росархива вливает в массив «АЦФК» как данные программы «АФ» (для федеральных архивов и архивов субъектов федерации, где органы управления архивным делом не ведут «ФК»), так и данные программы «ФК».

Из схемы (рис. 27) очевидно - ведение централизованного учета чрезвычайно затрудняет то, что автоматизация учета не введена во всех архивах и органах управления архивным делом. По этой причине иногда приходится вести параллельно автоматизированный и традиционный учет документов. При этом учетные данные следует вводить своевременно и точно. Из-за задержки при представлении данных в вышестоящие органы система учета может быть нарушена. Кроме того, для полного охвата всей системы учета следует разработать учетное ПО и для архивов организаций-источников комплектования, чтобы формировать паспорт архива организации (хранящей управленческую документацию, НТД, КФФД) и передавать данные в электронном формате в государственные архивы. Те, в свою очередь, смогут создавать в автоматизированном режиме «Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных, районных и городских архивов» на 1 декабря. К сожалению, единственной программой по учету для этой категории архивов остается созданный ВНИИДАД «Архив организации». Однако программа не интегрирована в единую систему учета.

Согласно «Регламенту государственного реестра уникальных документов архивного фонда РФ», утвержденному 9 октября 2001 г., началось создание еще одной общеотраслевой базы данных. Государственный реестр уникальных документов называют «красной книгой Архивного фонда РФ», поскольку в него включаются сведения о наиболее ценных документах, утрата которых была бы невосполнима. 253Согласно Регламенту, Реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных. Но в отличие от автоматизированного ЦФК, имеющего распределенную структуру, он формируется в едином центре – Росархиве – на основе карточек учета и описания документов, поступающих из архивов, музеев, библиотек, ведомств (См. схему на рисунке 28).

Выявление уникальных документов на основе комплекса критериев осуществляют ЭПК государственных архивов, органов управления архивным делом субъектов федерации. Владельцы документов негосударственной части Архивного фонда РФ могут осуществлять выявление уникальных документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных документов составляются листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек, архивов РАН и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и описания уникальных документов поступают в Росархив, где они проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной комиссии. После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов поступают в Центр информационных технологий Росархива, где формируется единая база данных об уникальных документах.

Центр информационных технологий Росархива осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ», но и исполнение запросов от физических и юридических лиц.

Автоматизированные технологии в области обеспечения сохранности документов

Вопрос:

1) Вспомните, какой комплекс работ связан с обеспечением сохранности документов в архиве?

  1. Какие меры принимаются для обеспечения физико-химической сохранности документов?

Сохранение принятых на хранение документов – важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспыливание или дезинфекцию документов (хотя, возможно, эти неприятные операции в будущем будут возложены на плечи трудолюбивых киборгов), но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.

Информационные технологии в области обеспечения сохранности документов применяются для:

  • учета наличия и состояния документов в автоматизированном режиме;

  • создания фонда пользования и страхового фонда с помощью технологии оцифрования;

  • электронной реставрации документов.

При обеспечении сохранности документов очень важно своевременно принять меры по картонированию, консервации, реставрации документов, дезинфекции, дезинсекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна точная и оперативная информация о состоянии физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью обобщения такой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния документов.

Вопрос:

Как фиксируются результаты проверок наличия и состояния документов?

Однако собрать воедино и проанализировать многочисленные статистические данные о состоянии документов непросто. Для этого создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения из актов или непосредственно листов проверки наличия и состояния дел. Одна из программ – БД «Обеспечение сохранности докуменов» – была создана ВНИИДАД в середине 1990-х гг. Впоследствии подобные базы данных были внедрены в ГА РФ и РГА ФД (разработчик – РНИЦ КД); РГА НТД; ГА Мурманской и Новосибирской области и других. Подобное программное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат для планирования работы по обеспечению сохранности.

Разработанная в информцентре Главархива г. Москвы программа (на базе СУБД Visual FoxPro) позволяет на основе данных листа проверки наличия и состояния дел составить акт проверки наличия и состояния фонда, а также получить множество сводных отчетов о физико-химическом состоянии дел. Интересно, что с целью упрощения работы по вводу данных лист проверки наличия и состояния дел был переработан так, что для каждого дела архивистам необходимо было просто поставить крестик напротив имеющегося в деле дефекта. После этого данные о каждом деле автоматически считываются и суммируются системой.

Важным средством обеспечения сохранности документов является усиление контроля за их движением. В ГА Мурманской области внедрена специальная сервисная программа, позволяющая оперативно получать в автоматизированном режиме акт приема-передачи дел на ответственное хранение на основе массива общеотраслевой БД «Архивный фонд» (см. выше.) По мнению архивистов, эта мера будет способствовать повышению ответственности хранителей фондов за сохранность документов. 254

В негосударственных архивах применяются автоматизированные системы, регулирующие температурно-влажностный режим в хранилище.

В сфере обеспечения сохранности документов применяется также технология оцифрования. Уже в начале 1990-х годов анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом привел архивистов к выводу о том, что все более реальной становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда.

Вопрос:

  1. Вспомните, что понимают под страховым фондом? С какой целью он создается?

  2. Что понимают под фондом пользования? С какой целью он создается?

В нашей стране практические работы в этом направлении были начаты РГА НТД (РНИЦ КД).

Так, например, РГА НТД (РНИЦ КД) в 1993-94 гг. провел ряд экспериментальных работ по оцифрованию архивных документов и записи их на оптический диск. Первым опытом была запись на оптический диск фонда Германского канцлера Иозефа Вирта (ЦХИДК) с целью предоставления немецким архивистам факсимильных копий. Это был ценный опыт оцифрования как документов на бумажной основе, так и фотопозитивов, позволивший выработать практические рекомендации. В 1994 г. в РНИЦ КД в рамках темы «Создание системы хранения поиска полнотекстовых документов на оптических дисках» была создана экспериментальная база данных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина с включением фрагментов текстовых документов.255С 1996 г. РГА НТД по проекту Федеральной архивной службы проводит исследования и экспериментальные работы по разработке технологии записи страхового фонда (СФ) и фонда пользования (ФП) архивных документов в цифровом виде.256

Один из первых опытов перевода документов в цифровую форму был осуществлен в РГАДА Лабораторией оптической телеметрии (ЛОТ). Оцифрованию была подвергнута уникальная рукопись по генеалогии – «Родословие пресветлейших и ясновельможнейших великих московских князей и прочих всея Руси непобедимых монархов» (1673 г.), составленная австрийским герольдмейстером Л. Хуреличем. Документ содержал большое количество графики. Впоследствии в РГАДА были осуществлены работы по оцифрованию значительного массива картографических документов.257

Опыт работы по оцифрованию фотодокументов имеется и в ГА Пермской области. Хотя в ГАПО технология оцифрования использовалась не для создания страхового фонда и фонда пользования, а для создания полнотекстовой базы данных «Фотокаталог» (25 тыс. записей и 1000 отсканированных изображений фотодокументов), это позволило архивистам выработать общий технологический регламент для оцифрования документов с различными целями, в том числе для создания страхового фонда, реставрации и публикации изображений.258

Конечно, никто не собирается отказываться от метода микрофильмирования, который применяется вот уже 70 лет. Свидетельством тому – разработка усовершенствованной техники для микрофильмирования в Великобритании, Германии, США, Франции. Микрофильмирование на сегодняшний день является основным методом создания страхового фонда. В 1995 году принято постановление Правительства о создании единого Страхового фонда. В 1997 г. создана региональная служба страхового фонда в Москве. С 1999 г. ведется разработка страхового ГОСТа. Однако архивисты считают, что в нашей стране микрофильмирование приходит в упадок, прежде всего из-за отсутствия дешевого и доступного оборудования. В современных условиях восстановление лабораторий микрофильмирования на основе импортного оборудования обойдется значительно дороже, чем оцифрование.

«Основные правила работы государственных архивов» (2002 г.) рассматривают в качестве страховой копии документа на бумажной основе исключительно микрофильм или микрофишу 1-го поколения, изготовленную на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Это связано с тем, что страховые копии должны в централизованном порядке поступать в ЦХСФ. Поэтому переход к иной технологии возможен только тогда, когда технология оцифрования будет апробирована во всех архивах и закреплена в типовом технологическом регламенте. Однако «Основные правила работы архивов организаций» (2003 г.) уже предусматривают возможность создания фонда пользования путем «создания копий документов на электронных носителях» при условии идентичности копии и подлинника (п. 4.9.2.).

Архивисты ГА Ярославской области пришли к выводу о том, что оцифрование наиболее эффективно для фотокументов – пленочные носители менее долговечны, чем бумага, особенно цветные пленки. К тому же при изготовлении цифровой копии, в отличие от микрофильма, не происходит потери качества. В архиве был создан банк данных фотоотдела, содержащий изображения 15 тыс. фотодокументов достаточно высокого качества, соединенных с поисковой системой. Оцифрованные фотографии записываются на CD.259

Специалисты ГА Брянской области создали программу «Электронный страховой фонд» с целью соединения оцифрованных изображений документов с поисковой системой. На самом деле программа скорее представляет собой электронный фонд пользования, поскольку цель разработки системы – предоставить возможность исследователю заказать нужную копию электронного документа или работать с ней в ЛВС. Запрос на электронный документ обрабатывается одной частью программы, которая выдает номер компакт-диска. Далее исследователь обращается к диску, на котором записаны нужные дела и ищет конкретные документы. Отдельная часть программы осуществляет поиск изображений фотодокументов, для которых создан особый рубрикатор. Архивисты также сделали заключение, что по сравнению с технологией микрофильмирования создание копий на СD обходится гораздо дешевле.

В ходе экспериментальных работ по оцифрованию, осуществленных в ряде архивов, архивисты пришли к выводу, что страховой фонд целесообразно создавать путем микрофильмирования, так как нужен носитель информации, пригодный для долговременного хранения. Для создания фонда пользования больше подходит технология оцифрования. Оцифрованные копии можно включить в состав поисковых систем, использовать для удаленного доступа к документам через глобальные сети. Таким образом, необходимо специальное оборудование класса «hybrid», позволяющее одновременно сканировать документы и получать микрофильм.

Процесс интеграции микрографических носителей (микрофильмы, микрофиши) со средствами ЭВТ идет по двум направлениям: создание системы вывода информации из ЭВТ на микрофильмы (СOM – Computer Output Microform); и для ввода информации в ЭВМ с микрофильма (CIM - Computer Input Microform). Фирма Филлипс поставляет устройства сканирования данных с микрофильмов, обеспечивающие получение изображения в цифровой форме и последующую запись на оптический диск.260

Например, в Главархиве г. Москвы для одновременного сканирования и микрофильмирования использовался гибрид сканер-микрофильмер фирмы Kodak, позволявший записывать отсканированные образы на лазерный диск и фиксировать их на фотопленке. Однако данное оборудование не совсем подходило для обработки наиболее древних документов, хранящихся в фондах ЦГИАМ, поскольку воспринимала только фиксированный размер бумаги – формат А3 и А4. Поэтому для обработки крупноформатных документов было приобретено специальное оборудование фирмы «Zeitschel» Omnia OK 300/OK 301 HYBRID, которое позволяет также сканировать книги и дела без расшивки.261К сожалению, данное оборудование является дорогостоящим. Конечно, можно сначала получить микрофильм, а затем отсканировать документ, но двойная обработка может повредить сохранности документов. Можно также сканировать микрофильм обычным сканером, но при этом теряется преимущество сканирования – качество изображения.При приобретении сканера важна его производительность. Для архивов в связи с большими объемами информации, подлежащей обработке, предпочтительнее сканеры производительностью от 40 до 120 страниц в минуту. Для документов большого формата необходима закупка специальных сканеров.

Документы на традиционных и технотронных (пленочных) носителях переводятся в цифровую форму и записываются на оптические диски или CD-ROM с целью создания страховой копии в связи с ветхостью традиционного носителя (См. рис. 29). Отсканированный имидж используется для электронной реставрации документа, которая может улучшить изображение и устранить дефекты, связанные с износом носителя. Особенно остро эта проблема стоит для некоторых разновидностей пленочных носителей – оцифрование является единственной возможностью спасения документов. Для сканирования обычно отбираются раритетные материалы с угасающими текстами, либо материалы, используемые достаточно часто, из-за чего создается угроза из сохранности.

Так, например, в РГА НТД в рамках проекта «Сохранение уникальных фонодокументов, связанных с историей освоения космического пространства», проводилась работа по копированию на CD-R звукозаписей, среди которых были запись голоса Ю.А. Гагарина перед стартом и во время полета, С.П. Королева в ходе переговоров с космонавтами, находящимися на борту космических кораблей; записи, сделанные во время стыковки космических кораблей «Союз» и «Аполлон» в 1975 г., а также воспоминания ветеранов ракетно-космической техники и космонавтики. Система копирования для перезаписи звуковой информации на диски CD-R включала в себя IBM-совместимый компьютер с процессором Pentium P2, повышенным объемом жесткого диска, звуковой картой «Turttle Beach» фирмы Fiji, дисководом для записи данных на CD-R фирмы «Yamaha» и акустическими колонками. Для обработки звукового сигнала и записи использовались программы Sound Forge и Easy CD Creator. Увы, в связи с отсутствием готовых стандартов на носители информации, для решения проблемы надежности носителя архивистам пришлось провести работу, сходную с испытанием космического аппарата. После проведения испытаний по влиянию температуры, влажности, света на обычные диски с цианитовым покрытием и «золотые» диски фирмы Apogee с фталоцианитовым покрытием выбор был сделан в пользу последних. Кроме того, имел большое значение выбор значения частоты дискретизации (параметра аналого-цифрового преобразования, определяющего частоту выборки отсчетов сигнала). На основе полученных результатов по качеству звукозаписи архивисты пришли к выводу, что значение частоты дискретизации должно быть примерно в 2,3 раза больше значения наибольшей частоты, представленной в спектре сигнала.262

Еще одним важным направлением применения современных информационных технологий в архивном деле является электронная реставрация документов.

В ГАРФ в 2002 г. была начата работа по реставрации дневников и памятных книжек императора Николая II. Впервые в практике архива перед проведением реставрационных работ, несмотря на наличие фонда пользования дневников императора в виде микропленки, было проведено создание оцифрованных копий этих материалов.263

Автоматизированные информационно-поисковые системы и создание НСА.

Важнейшим направлением информатизации архивного дела является создание автоматизированных информационно-поисковых систем. Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска.264 Если в 1970-80-е годы создавались АИПС на отдельные тематические комплексы, требовавшие огромных затрат, то на современном этапе информационные технологии становятся действенным инструментом создания НСА архива.

Вопрос:

  1. Вспомните, что понимают под системой научно-справочного аппарата архива? С какой целью она создается в архиве?

  2. Назовите основные и дополнительные уровни описания документной информации.

  3. Назовите основные и дополнительные типы информационно-поисковых архивных справочников. Какому уровню описания они соответствуют? Каково целевое назначение каждого справочника?

По сведениям Росархива, тематические базы данных на наиболее используемые комплексы документов ведутся в архивах 35 субъектов РФ, охватывая 65% архивов.265Особенно распространены автоматизированные архивные каталоги. Среди федеральных архивов электронные каталоги ведут ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАКФД, РГА НТД и др. Базы данных постепенно вытесняют традиционную технологию каталогизации. Интеграция информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство ведет к тому, что архивные информационно-поисковые справочники публикуются в глобальной сети интернет (особенно путеводители). Ведутся как внутриархивные так и межархивные базы данных. Перспектива создания единой автоматизированной информационно-поисковой архивной системы России благодаря сетевым технологиям становится реальностью. Поисковые системы непрерывно совершенствуются благодаря созданию полнотекстовых баз данных, использованию технологии гипертекста.

Вопрос:

  1. Вспомните, какие межархивные базы данных планировалось создать согласно концепции информатизации архивного дела в РФ?

  2. Создание каких баз данных предусмотрено программой «Электронная Россия»?

В этих условиях становится крайне важной задача стандартизации и унификации форматов описания, лингвистического обеспечения АИПС.

Лингвистическое обеспечение автоматизированного НСА представляет собой совокупность рубрикаторов, классификаторов, словарей ключевых слов, систематизированных по группам («тематика», «география», «персоналии»), тезаурусов. Вместе с тем в настоящее время отсутствуют единые классификаторы документной информации в архивном деле. «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (1978 г. – советского периода и 1983 г. – дореволюционного периода) и «Рубрикатор АСНТИ по документам ГАФ СССР» (1980 г.) устарели и не отражают содержание современных документов. С 2002 г. ВНИИДАД начата разработка Единого классификатора документной информации (ЕКДИ). Общеотраслевой классификатор должен обладать следующими чертами:

  • многоаспектность, широкий охват тематики документов;

  • универсальность классификатора, построение рубрик по отраслям человеческой деятельности независимо от даты создания и места хранения документов;

  • унификация классификации в пределах всего Архивного фонда РФ;

  • неглубокая иерархия классификационных делений, включающая три уровня: отдел, подотдел, раздел.266

В настоящее время общеотраслевые программы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» создают возможность ведения отдельного классификатора каждым архивом или единого классификатора архивами субъекта Федерации. В программе «Архивный фонд» предусмотрена возможность систематизации фондов с помощью создания иерархического рубрикатора из пяти уровней (до 99 рубрик на каждом уровне).

Например, Информцентром Главархива г. Москвы (Мосгорархива) был разработан единый классификатор информации для московских архивов.

Большую работу по созданию классификатора к предметно-тематическому указателю пришлось провести ВНИИДАД при создании пяти баз данных по директивным документам ЦК ВКП(б) периода Великой отечественной войны, хранящихся в РГАСПИ. Классификатор построен по функционально-структурному принципу. Первую колонку двузначного шифра классификатора составляет систематизированный перечень основных направлений деятельности Политбюро, Оргбюро и Секретариат, организационно-инструкторского отдела ЦК ВКП(б); вторую колонку – перечень учреждений; третью - перечень структурных подразделений учреждений. Опыт создания БД по документам высших органов власти СССР был использован ЦХДМО и ЦАОДМ. 267

Проблема унификации архивного описания в связи с созданием информационно-поисковых баз данных, в том числе в интернете, уже несколько лет успешно решается международным сообществом архивистов. С этой целью создаются международные стандарты и связанные с ними форматы описания. Под стандартом в данном случае понимается свод общих правил архивного описания. Под форматом - конкретный искусственный информационно-поисковый язык (ИПЯ) со своим синтаксисом и лексикой, используемый в поисковых системах. Как правило, стандарт ориентирован на использования синтаксиса конкретного ИПЯ. С 1993 г. в качестве общего эталона архивного описания предлагалось семейство стандартов MARC (UNI MARC, US MARC), разработанных Библиотекой конгресса США и используемых в качестве стандартов библиографического описания. Для архивных справочников стандарт был апробирован, в частности, при создании электронного описания архива Ватикана.

Однако архивисты указали на ряд недостатков MARC для архивного описания:

- ограниченность размера записи (100 тыс. характеристики или 30 страниц неформатированного текста);

  • ориентация на «одноразмерный» принцип, а не на иерархическую структуру описаний;

  • «привязанность» к определенной программно-аппаратной среде.268

С 1994 года архивное описание регулируется международным стандартом #G0ISAD (G) (#G0International Standard Archival Description), утвержденным международным советом архивов (МСА). В основе данного стандарта лежит принцип многоуровнего описания, предполагающий описание от общего к частному, раскрывающее иерархию комплексов документов.269При этом очень важно давать информацию, относящуюся именно к данному уровню описания, избегая повторяемости данных на разных уровнях. Стандарт был использован при составлении «Основных правил работы государственных архивов» (2002 г.), раздел 7 «Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива».

Задание.

Формат ISAD (G) предполагает наличие следующих основных уровней описания:

  • фонд;

  • подфонд (часть фонда, относящаяся к какому либо структурному подразделению);

  • архивная группа (часть фонда по тематическому принципу, в нашем понимании - коллекция);

  • дело;

  • документ.

На каждом уровне предусмотрены следующие элементы описания:

1. Идентификация (код страны, архива, хранилища; заголовок описываемого комплекса документов; даты документов; уровень описания; количество/объем единицы описания);

2. Контекст и содержание (название учреждения-фондообразователя; историческая справка о фондообразователе со ссылкой на источники; даты накопления материалов фондообразователями; история фонда - сведения об изменении собственности, фондировании и систематизации; источник комплектования, от которого непосредственно получены документы; состав и содержание документов, аннотация; информация об экспертизе ценности документов, уничтожении и плановой передаче в архив; сведения о пополнении фондов – размер и периодичность новых поступлений; систематизация (структура) документов единицы описания);

3. Условия доступа и использования (юридическое основание поступления, условия доступа; авторские права и условия репродуцирования; язык; сведения о физико-химическом состоянии, наличии повреждений, угасающих текстов; наличие НСА к единице описания);

4. Смежные материалы (наличие и местонахождение оригиналов и копий; другие единицы описания, связанные с данной по содержанию или происхождению в том же хранилище или в других хранилищах; отметка об издании документов);

5. Примечания.

Сравните международный стандарт с правилами многоуровневого описания, приведенными в пп. 7.1.1. и 7.1.2 «Основных правил работы государственных архивов» (2002 г.). Выявите сходство и различия.

В 1998 г. консорциум сети Web (WWW) утвердил в качестве стандарта описания документов три информационно-поисковых языка, принятых библиотекой конгресса США и обществом американских архивистов:

- XML (eXtensible Markup Language) - формат, представляющий собой расширенный язык маркировки, разновидность формата SYML для использования в интернете;

  • EAD (Encoded Archival Description) – стандарт, совокупность правил «кодированного архивного описания», т.е. создания электронного НСА, также основанный на синтаксисе метаязыка SGML (Standart Generalized Markup Language)270;

  • DDT (Document Type Definition) - «определение типа документа». Правила структурированного описания документа (главы, секции, разделы, темы) при сохранении единообразной логической структуры описания, созданные еще в 1933 г. для архивного НСА.

Работа над стандартом EAD осуществлялась с 1993 по 1998 гг. в библиотеке Калифорнийского университета в г. Беркли (США). В основу его были положены структуры различных типов архивных справочников, прежде всего описей. В состав документации по стандарту входит определение типа документа (EAD 1.0 DDT) справочник по синтаксису (EAD Tag Library 1.0). Описание архивного справочника в EAD состоит из заголовка справочника и непосредственно описания документов. Описание строится на принципах стандарта ISAD (G), т.е. предполагает создание иерархии различных уровней описания, характеристика которых дается по принципу «от общего к частному». Для каждого уровня (фонд, опись, единица хранения, документ) приведен набор обязательных и дополнительных элементов описания. Важным моментом является возможность установления гипертекстовых ссылок внутри справочника, и с внешними ресурсами, а также возможность включения в справочник мультимедийной информации (графика, видео, звук). EAD совместим со стандартами интернета.271

На базе названных выше стандартов и форматов в 1999 г. в университете Штата Иллинойс (США) был осуществлен проект создания модели электронного НСА для поиска архивных документов и осуществления удаленного доступа к ним через глобальную сеть (на основе коллекции документов, полученных от Совета архивов Общества американских архивистов, включавшей в себя текст - рукописный и опубликованный, аудио и видеодокументы). Модель электронного НСА включала в себя:

  • непосредственно описания документов, маркированные XML, EAD, DTD;

  • дополнительные поисковые средства и интерфейс для поиска (в СУБД SQL);

  • web-сайты с размещенным на них НСА и руководством по использованию средств.272

Шагом в унификации описания послужили методические рекомендации ВНИИДАД по составлению архивных описей. В частности, для электронной описи рекомендуются следующие поля: номер фонда, литера фонда, номер описи, литера описи, номер дела, литера дела, делопроизводственный номер (индекс), название фонда, название описи, разделы описи, заголовок дела, аннотация, крайние даты дела, дата дела сортировочная; количество листов, примечание, оператор, дата заполнения.273

«Основные правила работы государственных архивов» (2002) рекомендуют создавать автоматизированный НСА в качестве интегрированной системы, однако в настоящее время на практике преобладают «автономные» базы данных, представляющие собой отдельные типы справочников. Конечно, состав БД различен в разных архивах, поскольку система НСА каждого архива имеет свои особенности. Электронные справочники создаются на наиболее спрашиваемые группы документов, которые зачастую совпадают для различных архивов.

Информационно-поисковые базы данных можно разделить на документальные и фактографические АИПС. (См. лекцию 1.) В настоящее время преобладают документальные АИПС, выдающие в качестве ответа на запрос ссылочные данные об архивных документах. К фактографическим АИПС, выдающим в ответ на запрос конкретные сведения, можно отнести автоматизированные справочники памятных дат, биографические справочники, справочники учреждений.

Например, в РГВА с 1993 г. ведутся автоматизированные именные каталоги «Начкомсостав РККА», БД по участникам белогвардейских формирований, НКВД. В РГАЭ существует аналогичная БД «Личный состав ВСНХ» (на основе ведомственных картотек). Автоматизированный справочник учреждений ведется в РГАСПИ («Высшие органы власти в период Великой отечественной войны») и ВНИИДАД («Государственные церковные учреждения, сословные органы, органы местного самоуправления: документация, должности, чины звания. XV-XVIII вв.»). Как правило, подобные базы данных без ссылок на документы служат для подготовки к изданию соответствующих справочников. БД «Изодокументы» (каталог иллюстраций по материалам периодической печати) в ГА Астраханской области служит для подготовки выставок.

По полноте охвата информации БД разделяются на межархивные и внутриархивные (внутрифондовые, межфондовые). Создание межархивных баз данных требует большой организационной работы по согласованию форматов, лексического обеспечения, организации сбора данных. Поэтому в настоящее время они немногочисленны. К этой категории можно отнести созданные еще в 1980-е годы межархивные тематические каталоги АИПС «Победа Великой октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти» («Документы Великого Октября»), «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов», которые во второй половине 1990-х годов были успешно конвертированы специалистами РНИЦКД в формат СУБД CDS ISIS, что сделало возможным их ведение на ПЭВМ. (См. лекцию 1). Каталог «История памятников архитектуры и градостроительства» в настоящее время существует в интернет-версии и размещен на сайте РГА НТД. 274Межархивные базы данных, созданные в 1990-е годы– БД об утраченных и перемещенных документах архивов России «Зарубежная архивная Россика»; «Каталог утраченных в годы войн документов архивных фондов бывших партийных архивов» (РГАНИ, ВНИИДАД); «Книга памяти» - именной каталог погибших в годы Великой отечественной войны и АИПС «Госпиталь» Военно-медицинского музея. Во ВНИИДАД в настоящее время ведутся справочные базы данных:

- библиографическая база «Археобиблиобейз» - каталог публикаций документов, справочников, научных трудов по документоведению и архивному делу;

  • БД «Перечень средств и оборудования для оснащения архивов», включающая более 12000 наименований архивного оборудования и 140 предприятий-изготовителей (распространяется на CD-ROM);

  • полнотекстовая БД «Нормативно-методическая база архивной отрасли» (интегрирована в оболочку программы «Кодекс» фирмы «Термика»), включающая тексты законодательных актов и нормативно-методических документов по архивному делу (См. рис. 16).

Однако после утраты АСНТИ по документам ГАФ на основе ЦФК, ставшей жертвой микрокомпьютерной революции (См. лекцию 1), перед архивистами снова встала проблема создания межархивной базы данных, охватывающей все государственные архивы. Создание такой информационно-поисковой системы стало возможным по мере перехода в конце 1990-х годов к ведению автоматизированного ЦФК в масштабах отрасли на основе общеотраслевых программ «Архивный фонд», «Фондовый каталог» (см. выше раздел об учете). Поисковый модуль данных программ позволяет осуществлять поиск информации на уровне фонда, дела, документа. Однако реализации межархивного информационного справочника необходимо решение проблемы отраслевого классификатора информации. В настоящее время исполнение тематических запросов по автоматизированному ЦФК возложено на Центр информационных технологий Росархива.

Внутриархивные БД можно разделить по видам справочников:

  • электронные путеводители и краткие справочники по архивам;

  • электронные обзоры (тематические, фондовые);

  • электронные описи;

  • электронные каталоги (систематические, предметно-тематические, именные, географические, по истории госучреждений, административно-территориального деления, объектные, патентные и др.);

  • электронные указатели, картотеки (предметно-тематические, именные, географические, личного состава и др.);

  • перечни документов (тематические);

  • интегрированные информационно-поисковые БД иерархической структуры сочетающие в себе функции различных видов справочников.

Особую группу АИПС составляют полнотекстовые базы данных, включающие в себя непосредственно текст или изображение документа (в графическом формате). По нашим подсчетам, соотношение видов справочников определяется следующим образом:

АИПС по видам справочников.

Виды архивных спра-во-чни-ков

Путево-дители

Описи

Ката-логи

Указа-тели,

тем.

перечни

и др.

Интегриро-ван-ные сис-темы

Пол-но-текс-товые

БД

Меж-ар-

хив-ные

БД

Факто-гра-фи-чес-кие

АИПС

Всего

Кол-во БД

49

из них 59% в интер-нет-версии

41

из них 14% в интер-нет-версии

240

из них 7% в интер-нет-версии

21

из них 41% в интер-нет-версии

5

13

из них 31% в ин-тер-нет-вер-сии

12

4

385

из них 17% в ин-тер-нет-вер-сии

%

13 %

11%

62%

6%

1%

3 %

3 %

1%

100%

Именно АИПС архивы стремятся поместить в интернете. Как видно из таблицы, особенно полно в глобальной сети представлены путеводители. Рассмотрим подробнее каждый из видов автоматизированных справочников.

Электронные путеводители создаются как для автоматизированного поиска информации, так и для подготовки к изданию (в традиционной форме) текста путеводителя. Базы данных позволяют собрать воедино и выверить для публикации сведения о фондах в масштабах архива.

Так, например, в ГАРФ было создано 8 БД. («Фонды ГАРФ по истории Российской империи XIX – нач. XX вв.» - 586 записей; «Фонды ГА РФ по истории 1922-1991 гг.» - 443 записи) с целью подготовки к изданию многотомного путеводителя по ГА РФ. Первый том путеводителя по фондам Российской империи размещен на сайте архива (garf.narod.ru). Для автоматизированного поиска информации в архиве была создана БД с упрощенным набором полей «Перечень фондов ГА РФ», включающая 3042 записи. В РГАЭ для подготовки к изданию краткого справочника по фондам с 1991 г. создавались БД «Сведения, включенные в первый том справочника фондов»; «Сведения, включенные во второй том справочника фондов»; БД по личным фондам, «Сведения, включенные в ука­затель названий учреждений к спра­вочнику фондов» (всего 9500 записей).

Помимо путеводителей по фондам архива, в электронном виде создаются тематические275и межархивные путеводители и краткие справочники276). Базой для создания межархивных путеводителей служит БД «АЦФК» Росархива, в которую вливаются данные, введенные в государственных и муниципальных архивах. Тенденцией последних лет стал стремительный рост количества путеводителей по архивам, опубликованных в интернете. Так, с 2000 г. в рунете было опубликовано 39 путеводителей, кратких справочников и списков фондов (11 - на сайте «Архиве России»); 20 путеводителей по государственным архивам на других сайтах, два путеводителя по отделам рукописей музеев, два – по архивам общественных организаций, один – по архиву научного учреждения277). Если данная динамика сохранится, вскоре в глобальной сети будут представлены путеводители по большинству архивов, что позволит исследователям осуществлять межархивный поиск на уровне фонда в режиме удаленного доступа к справочникам.

В 1990-е годы РГАЛИ был предпринят опыт издания путеводителя на CD-ROM. Диск был впущен при поддержке Института русской и со­ветской культуры им. Ю. Лотмана Бохумского университета. 278Информационные технологии позволили в данном случае не только соединить на одном диске семь томов путеводителя по РГАЛИ,включая последний изданный том по рассекреченным материалам, но и создать систему многоаспектного поиска информации (См. рис. 30) В настоящее готовится к изданию второй выпуск путеводителя с учетом высказанных пользователями замечаний к системе поиска информации и интерфейсу.

Электронные описи, как ни странно, создаются реже, чем путеводители, хотя опись – основной поисковый и учетный архивный справочник. АИПС на уровне единицы хранения создаются в первую очередь на наиболее «спрашиваемые» архивные фонды, к которым постоянно обращаются исследователи.

Например, БД «Съезд народных депутатов РФ, Верховный Совет РФ и их органы» в ГАРФ; БД по фондам Сибирского генерал-губернатора, Главного уп­равления Западной Сибири, Войскового хозяйственного правления Сибирс­кого казачьего войска, Георгия Ефремовича Катанаева в ГА Омской области; БД «Страховые общества» в ЦГИАМ (данные фонды интенсивно используются для выполнения запросов по объектам недвижимости).

В ЦХАФ республики Алтай; ГА Архангельской, Пермской, Сахалинской, Свердловской, Тульской области и других архивах создаются электронные описи и каталоги метрических книг, необходимых для исполнения генеалогических запросов. Электронные описи создаются на специальные виды документов – НТД, КФФД.

В ГА Астраханского края существуют БД по описям научно-технической документации, включающая сведения о 1064 ед.хр. В ЦГА аудиовизуальных документов Республики Татарстан создана АИПС на фотодокументы, базовым справочником системы является опись.

Электронные описи могут использоваться не только для поиска информации на уровне единицы хранения, но и для учета дел, переработки и усовершенствования описей, в том числе создания именного, географического, предметного указателя, систематизации дел фонда, распечатки описей в традиционном виде и подготовки их к изданию. В ряде архивов созданы специальные программы, позволяющие вводить описи различных фондов архива с целью их переработки и усовершенствования.

Например, БД «Описи» в ГА Амурской области, БД «Архив» в ГА Томской области, БД «Усовершенствование описей» в ГА Свердловской области, программа для формирования переводных таблиц шифров при усовершенствовании описей дел в ЦГАУР; БД «Электронная опись» (ЭЛОП) в ГА Тверской области и др. Ценный опыт описания массива россыпи без предварительной систематизации с помощью информационных технологий имеет ЦАОДМ (г. Москва). После ликвидации КПСС на архив просто обрушился вал документов партийных организаций. Если осуществлять описание согласно традиционной методике (на карточках с последующей систематизацией и переводом описей в листовую форму), оно заняло бы многие годы. С целью ускорения работы архивом были созданы базы данных «Работники МГК КПСС» (личные дела 166 тыс. персоналий); «Коллекция документов партийных органов КПСС»; «Фонды районных комитетов КПСС». Описание дела сразу вводилось в базу данных, делу автоматически присваивался номер и оно располагалось на стеллаже согласно шифру. Это позволило сделать работу более эффективной

Задание:

Сравните поля баз данных электронных описей различных архивов. Какие из этих БД могут быть использованы для автоматизированного формирования указателей к описи? Для классификации дел? Почему?

Архив

Годы внедрения

Название базы данных

Поля

Отчеты

Государственный архив Свердловской области (ГАСО)

1994 г.

БД «Метрические книги» - описи метрических книг с 1720 по 1916 г .

1.Уезд.

2.Населенный пункт.

3.Церковь, приход, собор.

4.Год записи.

5.№ фонда.

6.№ описи.

7.№ дела

8.№ листа.

Перечень метрических книг по дате, местопложению прихода, церкви.

Там же

1996 г.

БД

«Усовершенст-вование описи»

1. Шифр (№ фонда, название фонда, № описи);

2. № дела;

3.Индекс дела по номенкла-туре;

4. Крайние даты дела;

5.Кол.-во листов;

6.Пример-ный заголовок;

7.Литер-ное дело;

8.Выбыв-шее дело;

9.Пропав-шее дело.

10. Имена;

11.Геогра-фия;

12.Пред-мет.

Редактирование и систематизация заголовков дел, составление указателей к описи.

БД «Страховые общества» (ЦГИАМ)

П.п.1990-х гг.

БД «Фонды страховых обществ»

1.№ фонда;

2. № описи;

3.№ дела;

4.Заголовок;

5. Даты;

6.Количес-тво листов.

Описи.

ГА Тверской области

С 1995 г.

БД «Электронная опись» (ЭЛОП).

1.Фонд №

2.Опись №

3.Дело №

4.Кол-во листов

5.Раздел описи (год или структур-ное подразде-ление)

6.Подраздел;

7.Заголовок;

8.Крайние даты;

9.Итоговая запись к годовому разделу описи;

10.Приме-чания.

Отчеты: тради-ционные описи; темати-ческие описи-указатели, обложки дел.

В настоящее время архивы стремятся к созданию интегрированных поисковых систем, в которые поэтапно можно было бы ввести описи (начиная с нуждающихся в переработке и усовершенствовании), и постепенно создать банк данных по описям всех фондов архива. Одной из первых программ такого рода стала созданная в начале 1990-х г. в ЦХИДК (РГВА) БД «Опись». В ГАРФ с 1997 г. создается, непрерывно пополняясь, БД «ОПИСЬ-ДЕЛО».

Первоначально в банк данных были введены 134 описи 31 фонда архива (свыше 50 тыс. записей). В 2003 г. завершен второй этап создания комплекса «электронных описей» ГА РФ. В ГАРФ от фондообразователей были переданы «электронные описи» фондов высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР объемом 480 тыс. записей. Таким образом, осуществляется преемственность электронного НСА государственных и ведомственных архивов. Всего имеется более 520 тыс. заголовков дел в электронном формате. В следующем году планируется увеличить эту цифру еще на 300 тыс. записей.

В результате создана и функционирует информационно-поисковая система, которой можно воспользоваться в читальном зале архива, она также пригодна для работы в локальной сети. Закончена работа по созданию информационно-поисковой системы «Электронные описи ГА РФ он-лайн» для использования в интернете, ее размещение намечено на первый квартал 2004 г.

Достаточно перспективным представляется опыт корпорации «Электронный архив» (Москва) по освоению технологии, которою представители фирмы назвали «реконверсией». Технология заключается в переводе традиционных архивных справочников (прежде всего описей, а также каталогов и других видов НСА) в электронную форму. Технология включает в себя несколько этапов: «бережное» сканирование описей с помощью бесконтактных планетарных «книжных» сканеров; поточная операторская обработка имиджей, формирование полей баз данных; загрузка записей в базу данных и получение электронного справочника. Корпорация сотрудничает с ГАРФ, РГАСПИ, РГА НТД, АП РФ, Главархивом г. Москвы и другими учреждениями.

К сожалению, описи довольно слабо представлены в интернете. Причины этого скорее всего в том, что общепринятый формат HTML не подходит для описи, в отличие от путеводителей и обзоров. Слишком трудоемко и бессмысленно форматирование табличной формы описи. Описи, как и каталоги, должны представлять собой базы данных, а создание таких БД в глобальной сети требует высококвалифицированного программирования.279Тем не менее, среди реализованных проектов можно назватьБД «Посольские книги России к XV- начала XVIII в.» (РГАДА) 280; БД по фонду Войскового хозяйственного правления Сибирс­кого казачьего войска (см. рис. 31); 281Опись дел архивного фонда "Народный Комиссариат просвещения АССР Немцев Поволжья, г. Энгельс" и др. 282

Среди архивных баз данных представлены и электронные реестры описей.

Например, БД «Реестр описей» ЦАОДМ включает в себя сведения о 15 тыс. справочников; аннотированный реестр описей РГИА содержит 8,5 тыс. записей. Подобная БД создана в ГА Томской области («Учет описей дореволюционных»). Среди интенет-версий можно назвать «Российский государственный архив ВМФ. Аннотированный реестр описей фондов (1696-1917). СПб.: "Русско-Балтийский информационный центр БЛИЦ", 1996. 283

Электронные каталоги - наиболее распространенный вид архивных БД. Также, как и традиционные, электронные каталоги создаются различных видов - именные, географические, предметно-тематические, систематические. Тематические базы данных (каталоги, указатели, картотеки) создаются по фондам, которые активно используются исследователями. Интересно, что для различных архивов эти фонды совпадают.

По данным И.Н. Киселева и О.Ю. Неждановой, среди зарегистрированных в НТЦ "Информрегистр" баз данных госархивов 28% составляют БД, включающие сведения о решениях ис­полкомов и горсоветов, 13% - о домовладениях, домовладельцах, земельные кадастры (заказные), 17% - о военнопленных и узниках лагерей (договорные), 11% - о жертвах политических репрессий (в основном - гранты); 7% БД раз­личной тематики создавались в сотрудничестве с научными учреждениями.284

Особое значение для любого регионального архива имеет фонд исполкома местного совета, который содержит многоаспектную информацию, часто запрашиваемую исследователями. По решениям исполкома, как правило, создается каталог. Некоторые архивы создают базы данных и по фондам современных органов власти и управления – городских, районных администраций.

Каталоги по фондам исполкома местного совета созданы в Главном архивном управлении г. Москвы (БД «Постановления и решения Моссовета и исполнительного комитета совета народных депутатов» в ЦМАМ); ГА Ханты-Мансийского автономного округа («Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов»); ГА Ямало-Ненецкого автономного округа («Картотека решений окружного Совета депутатов трудящихся и его исполкома»); ГА Астраханской области («Протоколы, решения Астраханского горсовета»); ГА Краснодарского края (БД по фондам Краснодарского горисполкома и крайисполкома); ГА Саратовской области («Картотека нормативных актов Саратовского горисполкома за 1940-1992 гг.»); ГА Ивановской области («Картотека решений Октябрьского района»); ГА Новосибирской области (БД «Решения органов исполнительной власти»); ГА Свердловской области (БД «Решения горисполкома и горсовета»); ГА Тверской области («Решения и распоряжения Калининского городского Совета н.д. 1980-91 гг.»); ГА Тульской области («Тулгорисполком»); ГА Тюменской области и других архивах Тюмени, Тобольском филиале государственного архива Тюменской области (БД «Картотека решений районных, городских Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов» - разработчик - ГА Тверской области); БД «Картотека постановлений городской администрации»); ГА Томской области; ГА Приморского края («Картотека решений Исполкома Владивостокского горсовета народных депутатов»); ГА Пермской области; Управлении архивного дела республики Алтай (БД «Решения, распоряжения органов государственной власти»); ГА Сахалинского области («Учет решений органов управления и органов власти», разработчик - ВНИИДАД).

Например, в ГА Пермской области создана БД «Решения горисполкома» из двух, не связанных между собой подзадач (картотек): решения горисполкома и решения облисполкома. Базы данных (БД) картотек содержат описание организационно-распорядительной документации, освещающей историю политической, хозяйственной, исторической и культурной жизни города Перми и Пермской области. БД позволяет не только проводить многоаспектный поиск при исполнении тематических запросов, но и осуществлять издание аннотированных тематических указателей.

Ниже приведены перечни полей соответствующих БД, созданных тверскими и московскими архивистами:

Архив

Дата

внедрения

Название БД

Поля.

ГА Тверской области

(применяется

также в архивах Тюмени и Тобольска для каталогизации фондов исполкомов горсоветов)

C 1994 г.

Каталог «Решения и распоряжения Калининского городского совета н.д. 1980-91 гг.»

  1. Ранг учреждения

  2. Вид документа;

  3. документа;

  4. Начальная дата;

  5. Конечная дата;

  6. Содержание;

  7. География;

  8. Отрасль;

  9. Название учреждения, в отношении которого принят документ;

  10. Фонд №;

  11. Дело №;

  12. Опись №;

  13. Лист №.

ЦМАМ

С п.п. 1990-х гг.

БД «Постановления и решения Моссовета и исполнительного комитета совета народных депутатов».

  1. Вид документа;

  2. протокола;

  3. ответа;

  4. Название оранизации;

  5. Адрес;

  6. ФИО

  7. Содержание;

  8. Поисковые данные;

  9. Рубрика.

Как видим, обе БД имеют достаточно простую структуру и позволяют осуществлять многоаспектный тематический поиск по фонду городского Совета.

В бывших партийных архивах создаются аналогичные каталоги по решениям областных, краевых, городских, районных партийных органов. (Например, БД «Картотека решений партийных органов» в ЦДОО Свердловской области). Наиболее значительным проектом стал электронный каталог решений Государственного комитета Обороны и высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариата) периода 1939-45 гг. созданный ВНИИДАД по документам РГАСПИ, о котором упоминалось выше в связи созданием классификаторов документной информации.

Всего в РГАСПИ было создано пять БД:

в 1992-1994 гг. БД по постановлениям ГКО 1941-1945 гг. (9971 записей);

в 1994-96 гг. – БД «Материалы высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариат) в период с июня 1941 –9 мая 945 г.» (22 тыс. записей);

в 1996-1998 гг. - БД по материалам управления пропаганды и агитации ЦК ВКП (б) за 1941-45 гг.;

в 1998-1999 г. - БД по материалам организационно-инструкторского отдела ЦК ВКП (б) за 1941-45 гг.

в 2000-2001 г. БД «Материалы высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариат) за период 9 мая - 3 сентября 1945 г.»; «Материалы высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариат) за период с марта 1939 - по июнь 1941 г. (28 тыс. записей).

Например, БД по высшим органам партии имела следующие поля:

Архив

Дата

внедрения

Название БД

Поля

Отчеты

РГАСПИ-ВНИИДАД

1992-2001 гг.

«Материалы высших органов ВКП(б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариат) в период с июня 1941 г. по 9 мая 1945 г.» (22 тыс. зап.)

Объект описания – пункт повестки дня протокола

  1. Название структурной части.

  2. протокола;

  3. пункта протокола;

  4. Дата документа;

  5. Архивный шифр;

  6. Название (заголовок) документа;

  7. Вопрос;

  8. Примечания;

  9. Коммен-тарии;

  10. Публикация документа;

  11. Шифр по предметно-тематичес-кому класификатору.

Перечни документов по тематиче-кому, именному, географи-ческому, хроноло-гическому признакам.

Другими часто встречающимися темами, по которым создаются тематические АИПС в архивах являются:

- история государственных учреждений региона

(БД по истории государственных учреждений Infpoisk в РГАЭ; БД «Офис»: учреждения, предприятия, организации Архангельской губернии и области (XVII-XXI века) в ГА Архангельской области; БД «Каталог по истории госучреждений», «Картотека по истории фабрик и заводов Урала» в ГА Свердловской области; «Ликвидированные учреждения» в ГА Тульской области; «Справочник по истории предприятий и госучреждений» в ГА Пермской области; БД «Электронный каталог по истории учреждений, организации и предприятий» в ГА Мурманской области);

- строительство, землевладение и домовладение

(БД «Жилищно-гражданское строительство» в ЦГА НТД Санкт-Петербурга; «Недвижимость Республики Татарстан» - в ЦГА РТ; «Землепользование в Архангельской губернии и области в ХХ-ХХI веках» в ГА Архангельской области; БД «Домовладение», БД «Похозяйственные книги Басинского и Лиманского районов г. Астрахани» в ГА Астраханского края; «Решения по землепользованию и землевладению» в ГА Краснодарского края; «Частные домовладения» в ГА Нижегородской области; «История домовладения г. Екатеринбурга» в ГА Свердловской области; «Указатели к описям фонда Тверской палаты государственных имуществ» в ГА Тверской области);

- генеалогия

(БД «Всё для родословной» в ГА Архангельской области включает в себя ревизские сказки (1744-1857 годы), обывательские книги (1785-1870 годы), метрические книги (1780-1900 годы), исповедные книги (1719-1917 годы), БД «Первая Всеобщая перепись населения Российской империи, 1897 год»; БД «Тульская духовная консистория» (метрические книги, исповедные ведомости) в ГА Тульской области; БД по родословным книгам дворян Оренбургской (Уфимской) губернии в ЦГИА Республики Башкортостан); БД ЦГА РТ (см. рис. 32);

  • история религии

(«Церковь и государство» - ГАРФ; «Культурное наследие духовных учреждений» - Национальный архив республики Карелия; «Церкви, соборы и монастыри Ставропольской (Кавказской) епархии (1843-1918 гг.)» - ГА Ставропольского края; «История религий» в Прикамье – ГА Пермской области; «Справочник по истории религии» в Государственном общественно-политический архиве Пермской области.);

  • история репрессий и ГУЛАГА

(«Спецлагеря НКВД СССР на территории Германии»; «Особые папки в фонде МВД» - ГАРФ; «Преодоление» в ГА Тульской области; «Учет документов личного происхождения и фотодокументов в материалах архивно-следственных дел» в ГА республики Алтай; «Политические репрессии в Сибири 1917-1951 гг.» в ГА Омской области; БД «Фильтрационно-проверочные дела КГБ»; «Архивно-следственные дела КГБ» в ЦГА историко-политической документации Республики Татарстан);

  • история этноса и международных связей

(«История еврейского народа в России»; «Международные связи России и Дании» - ГАРФ; «Народы Алтая и Горной Шории глазами миссионеров Алтайской духовной миссии и исследователей первой пол. XIX-нач. XX вв.» - ГА республики Алтай);

  • история административно-территориального деления

(БД «Административно-территориальное деление республики Татарстан» в ЦГА РТ; «Административно-территориальное деление» в ГА Пермской области).

Задание. Сравните два каталога по истории государственных учреждений. Какой из них, на Ваш взгляд, предоставляет более широкие возможности для поиска информации. Почему?

Архив

Дата

внедрения

Название БД

Поля

Отчеты

ГАПО

Вт. пол 1990-х гг.

БД «Картотека по истории предприятий, государственных учреждений и по личному составу»

  1. Наименование учреждения;

  2. Подчиненность (министерство, ведомство);

  3. Вышестоящая организация (трест, главк);

  4. Местополо-жение;

  5. Дата образования;

  6. Основание образования (документ);

  7. Дата ликвидации;

  8. Основание ликвидации (документ);

  9. Сведения о переименовании;

  10. Основания для переименования;

  11. Крайние даты документов по л/с;

  12. Местона-хождение

документов;

13. Причина отсутствия документов.

Поиск сведений по истории учреждения и данных о местонахождении документов по

л/с.

ГА Свердловской обалсти

1996 г.

БД «Каталог по истории госучрежде-ний»

1.Название учреждения;

2. Дата образования;

3.Дата ликвидации;

4.Землеотвод;

5.Отрасль;

6.Структура учреждения;

7.Функции;

8.Подведомствен-ность;

9.Подчиненность;

10.Переименования учреждения;

11. Архивные шифры (ссылки).

Поиск инфор-мации по истории учреж-дения.

Таким образом, можно сделать вывод, что тематика создаваемых БД совпадает с приоритетными интересами исследователей и тематикой запросов. Конечно, специфика создаваемых БД зависит от состава документов архива.

Так, например, в РГА НТД создан электронный «Патентный каталог» (88 тыс. записей), а РГА ВМФ база данных «Корабли и суда», в РГВИА - БД «Документы по истории отечественной войны 1812 года» (См. рис. 33); в РГАФ - «Художественные звукозаписи РГАФ»; «Хроникально-документальные звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ» и др.

Иногда в электронный вид переводятся широко известные у исследователей традиционные справочники, например, БД «Каталог военно-ученого архива (ВУА)» в РГВИА или именная картотека Московского охранного отделения в ГАРФ. Порой резкое возрастание количества запросов определенной тематики вынуждает архивистов в срочном порядке создавать базы данных.

Например, когда на ГА РФ во вт. половине 1990-х гг. обрушился вал запросов от бывших заключенных концлагерей и насильно угнанных в Германию в связи с принятием решения правительством ФРГ о денежной компенсации жертвам нацизма, в архиве была создана БД «Узники Матхаузена».

Еще одним направлением развития автоматизированного НСА является создание поисковых систем о местонахождении документов по личному составу. С 2003 г. Федеральная архивная служба проводит сбор информации о документах по личному составу в федеральных архивах, архивных учреждениях и архивах организаций, расположенных в Москве и Московской области.285Подобные базы данных создаются для ускорения исполнения социально-правовых запросов.

К этой же категории межархивных БД относятся БД «Сведения о местах ведомственного хранения документов учреждений и организаций по личному составу» (ГА Астраханской области) и БД «Документы по личному составу, хранящиеся в государственных архивах и в архивных отделах администраций городов и районов Республики Татарстан» (ГА документов по личному составу Республики Татарстан - ЦГА РТ); БД «Картотека местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах» ЦГА Удмурдской республики; БД «Документы по личному составу» в ГА Амурской области; БД «Картотека документов по личному составу действующих и ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений» в ГА Тульской области; «Документы по личному составу, хранящиеся в госархивах Хабаровского края за 1921-1996 гг.», БД 2-й части справочника «О местах хранения документов по личному составу, хранящихся в учреждениях и организациях списка № 1, расположенных на территории Хабаровского края» в ГА Хабаровского края.

Именные каталоги и картотеки создаются в основном, в расчете на исполнение социально-правовых запросов:

  • БД по награжденным (медалями «Ветеран труда», за «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг.», «В память 800-летия Москвы», «Мать- героиня», почетными званиями и др.);

  • БД по личному составу различных предприятий, учреждений, ведомств (на основе ведомственных картотек);

  • БД по репрессированным, реабилитированным, спецпоселенцам, раскулаченным, лишенным избирательных прав, административно-ссыльным;

  • БД по военнослужащим, участникам партизанского движения;

  • БД по эвакуированным и репатриированным;

  • БД по военнопленным;

  • БД по членам КПСС и ВЛКСМ, делегатам партийных съездов и конференций (в бывших партийных архивах);

  • БД по выдающимся деятелям региона, отрасли.

Задание. Сравните поля двух именных каталогов. Для каталогизации персоналий каких категорий предназначены обе БД?

Государствен-ный архив Свердловской области (ГАСО)

1994 г.

БД «Именной каталог».

1.Фамилия.

2.Имя.

3.Отчество.

4.Национальность.

5 и 6.Крайние даты.

5.Должность.

8.Звание.

9.Место службы.

10.№ фонда.

11.№ описи.

12.№ дела.

13.№ листа.

Списки персоналий со ссылочными данными по заданным критериям поиска.

РГВИА

2000

БД «Списки по старшинству, именные и алфавитные списки офицеров русской армии XVIII в.»

Сведения о персоналиях.

  1. ФИО.

  2. Титул.

  3. Социальное происхождение.

  4. Вероисповедание.

Сведения о службе.

1.Дата начала службы.

2. Чин.

3. Дата производства в чин.

  1. Должность.

  2. Место службы.

Сведения о документе.

  1. Вид документа.

  2. Дата составления документа.

Поисковые данные.

  1. Фонд №

  2. Опись №

  3. Литера описи.

  4. Том.

  5. Стр. ч.

  6. Год.

  7. Связка.

  8. Литера связки.

  9. Дело.

  10. Литера дела.

  11. Часть.

  12. Литера части дела.

  13. Лист.

  14. Название издания.

  15. Год издания

  16. Страница

  17. Примечания.

Именной указатель (по алфавиту).

Интересный опыт создания БД по фондам Главного управления военнопленных и интернированных (ГУПВИ) НКВД СССР имеется в ЦХИДК (с 1998 г. – в составе РГВА). Базы данных создавались по инициативе зарубежных партнеров архива, предоставивших компьютерную технику для создания БД о судьбе своих соотечественников, попавших в плен в годы второй мировой войны. В результате работы были созданы:

БД «Военнопленные и интернированные Австрии» - 240,486 тыс. записей;

БД «Осужденные военнопленные и интернированные Австрии» -

0, 477 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Венгрии» - 64,957 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Германии» - 325,014 тыс. записей;

БД «Умершие и репатриированные интернированные Германии» - 221, 329 тыс. записей;

БД «Репатриированные военнопленные Германии» - 326,566 тыс. записей;

БД «Осужденные военнопленные и интернированные Германии» - 32,348 тыс. записей;

БД «Беглые военнопленные и интернированные Германии» - 4,244 тыс. записей;

БД «Военнопленные и интернированные Германии, дальнейшая судьба которых неизвестна» -1,374 тыс. записей;

БД «Военнопленные генералы Германской армии» - 254 записи;

БД «Военнопленные Италии» - 66,084 тыс. записей;

БД «Умершие и репатриированные военнопленные Люксембурга» - 2,610 тыс. записей;

БД «Освобожденные военнопленные США» - 511 тыс. записей;

БД «Репатриированные и умершие военнопленные Франции» - 33,936 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Японии» - 43,197 тыс. записей;

БД «Военнопленные генералы Японской армии» - 215 тыс. записей;

БД «Репатриированные и умершие военнопленные и интернированные Бельгии» - 3,423 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Голландии» - 356 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Дании» - 4 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Испании» - 89 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Кореи» - 5,989 тыс. записей;

БД «Военнопленные Норвегии» — 39 тыс. записей;

БД «Военнослужащие Польши, бывшие на территории СССР» - 14, 618 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Финляндии» - 3,158 тыс. записей;

БД «Умершие и репатриированные военнопленные и интернированные Швеции» - 123 тыс. записей;

БД «Военнопленные генералы европейских армий» - 221 тыс. записей.

В 2002 г. проводилось выявление сведения для БД о военнопленных латышской, литовской, эстонской национальностей, умерших в лагерях ГУПВИ НКВД и захороненных на территориях бывшего СССР. Все базы данных насчитывают более 1 млн. записей. БД по военнопленным имеют следующие поля:

Архив

Создана

Название БД

Поля

ЦХИДК (РГВА)

П.п.1990-х гг.

БД по военнопленным гражданам Германии, Японии. Австрии, Италии, Люксембурга, Венгрии, Польши периода второй мировой войны (по фонду ГУПВИ).

  1. Фамилия

  2. Имя

  3. Имя отца;

  4. Дата рождения

  5. Место рождения;

  6. Место жительства;

  7. Вероисповеда-ние;

  8. Семейное положение;

  9. Профессия;

  10. Воинское звание;

  11. Воинская часть;

  12. Место пленения;

  13. Место содержания (лагерь);

  14. Место захоронения.

Несмотря на простоту структуры БД, при создании данного ПО архивистам пришлось решать множество сложных задач. Источником для ввода данных служили опросные листы интернированных или личные дела военнопленных. Небрежно записанные офицерами НКВД со слов военнопленных иноязычные имена и названия с трудом поддавались расшифровке. Создателям БД пришлось использовать энциклопедии, географические справочники, пособия по системе имен народов мира, чтобы создать встроенные словари населенных пунктов и провинций (мест жительства, рождения и пленения); имен; должностей и званий иностранных армий.

Электронные именные каталоги исторических архивов создаются прежде всего с целью исполнения генеалогических запросов (базы данных о дворянстве, офицерстве, купечестве, учащихся и т.д.).

Например, в РГВИА во второй половине 1990-х гг. были созданы БД «Списки по старшинству, именные и алфавитные списки офицеров русской армии XVIII века» (560 персоналий); «Личный состав офицеров русской армии» (2,3 тыс. персоналий); «Кавалеры ордена Святого Георгия и Георгиевского оружия периода первой мировой войны».

Среди каталогов, опубликованных в интернете, можно выделить проект Национального архива республики Карелия «Архивная мозаика культуры Карелии в интернет», предусматривающий публикацию нескольких каталогов на сайте архива («Российские деятели культуры и Карелия»; «Личные архивы деятелей культуры Карелии»; «Культурное наследие духовных учреждений»; «Культура Карелии в фотографиях») и аннотированного перечня документов Национального архива о деятельности иностранцев и иностранных переселенцев в Карелии286

Таким образом, электронные каталоги в архивах не только многочисленны, но и разнообразны. В связи с этим встает проблема объединения их в интегрированные базы данных – общеархивные именные и систематические каталоги.

Например, в ГА РФ с 1995 г. фактически прекращена была каталогизация новых фондов в традиционном виде. Зато активно создавались электронные каталоги – тематические, систематические, видов документов. Всего было создано 25 БД этого вида НСА объемом более 272 тыс. записей. В их числе – систематический каталог по истории РСФСР. С 1998 г. в архиве решалась задача создания интегрированной базы данных «Электронный каталог: документ, часть документа», которая могла бы включить в себя все тематические АИПС – каталоги и указатели. Кроме того, в архиве ведутся сводные БД «Именные каталоги», «Именные указатели» (3 БД объемом более 121 тыс. записей.)

Сводный электронный каталог ведется в РГАЭ, РГАЛИ.

Электронный систематический каталог ведется в ГА Новгородской области и ГА новейшей политической истории Новгородской области287; ГА Тульской области. В ГА Омской области и муниципальных архивах внедрен пакет «Системати­ческий каталог» - интегрированная система для создания тематических баз данных.

БД «Именной каталог» ведется в РГВИА, ГА Архангельской области (БД охватывает XVII-XXI века); ГА Свердловской области; Центре документации общественных организаций Свердловской области; ГА Смоленской области («Именной каталог фотодокументов»); ЦДНИ Тамбовской области; Государственном общественно-политическом архиве Пермской области; ЦДНИ Удмурдской республики («Персоналии в документах ЦДНИ») и др. (см. рис. 34).

Помимо каталогов в электронном виде создаются и другие справочники: различные указатели, тематические и именные картотеки, перечни документов, выявленных по запросам и др.

Задание: Перед вами перечень полей комбинированного указателя к фонду, созданного тверскими архивистами. Подумайте, какие виды указателей может заменить собой подобная БД?

Архив

Годы внедрения

Название БД

Поля

ГА Тверской

области

1995-1998 гг.

«Указатели к описям фонда Тверской палаты государственных имуществ».

  1. Фамилия

  2. Имя

  3. Отчество

  4. Чин

  5. Должность

  6. Сословие

  7. Титул

  8. Село, деревня

  9. Разновидности поселений или угодий;

  10. Город;

  11. Округ;

  12. Уезд;

  13. Губерния;

  14. Дата;

  15. Учреждение;

  16. Категория крестьян (государственные вольные хлебопашцы; владельческие;

временнообязанные)

  1. Вид документа;

  2. Рубрика;

  3. Место хранения;

  4. Примечания;

  5. Фонд №;

  6. Опись №;

  7. Дело №;

  8. Лист №.

Что касается публикации каталогов, указателей и других справочников, описывающих информацию на уровне части дела, документа и части документа в интернете, то их число сильно уступает числу путеводителей по архивам, так как оптимальная форма их представления в сети (так же как и описей) - это базы данных, требующие более сложного программирования. Тенденцией последних лет является размещение в интернете тематических перечней и обзоров, раскрывающих содержание недавно рассекреченных фондов, а также комплексов документов, вызывающих интерес у исследователей.

В числе таких справочников, опубликованных в интернете, можно назвать Перечень рассекреченных документов Государственного Комитета Обороны СССР (1941-1945 гг.) - РГАСПИ; перечень «Документы ГАРФ и РГАСПИ о деятельности Советской военной администрации в Германии (СВАГ)» 1945 – 1949; Перечень документов Архива Президента Российской Федерации по катынскому делу; «Сталинские расстрельные списки» (НИПЦ «Мемориал»).

Среди обзоров следует выделить публикацию «Обзоры документальных источников», в серии «Еврейский архив» на сайте Общества «Еврейское наследие». Вып.1-9.

Особую разновидность электронного НСА составляют полнотекстовые базы данных – включающие тексты или оцифрованные изображения архивных документов. Большинство таких БД создаются по фотодокументам архива. К этой разновидности относятся БД «Коллекция фотодокументов РГА НТД» (содержит изображения 3 тыс. фотографий)288; ЦГАКФФД СПб (12281 фотодокументов и 1734 персоналии)289;фотокаталоги ЦДНИ Удмурдской республики; ГАПО; Государственного архива Новосибирской области (изображения 1044 фотографий и аннотации к ним); Государственного архива Ярославской области.

Один из первых фотокаталогов с доступом к коллекции фотодокументов о Ю.А. Гагарине был создан в 1996 г. в РГА НТД для публикации CD «70 лет Ю.А. Гагарину - первому космонавту планеты». Впоследствии интернет-версия АИПС была помещена на сайте РГА НТД.290

Фотокаталог с изображениями фотографий в интернете размещен в на тематическом разделе «Победа. 1941-45 гг.» сайта «Архивы России», созданном в соответствии с решением третьего заседания Российского организационного комитета "Победа" от 14 марта 2001 г. в числе других мероприятий по увековечиванию победы в Великой отечественной войне. На сайте опубликовано 475 фотографий периода войны из фондов Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД), Центрального государственного архива кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга – см. рис.35), Центрального архива аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ) и других архивов.291

Своеобразная полнотекстовая БД создана в Центре хранения документов архивного фонда республики Алтай. Проект «Картографические материалы по истории восточной Сибири и дальнего востока как источник по освоению и заселению этих территорий в фонде чертежной алтайского округа. Вторая половина XVIII – начало ХХ века» включает в себя: БД «Картографические документы по истории городов» и «Межфондовую тематическую базу данных картографических документов», БД «Карты и планы городов Западной Сибири» в которых описаны 135 планов городов, получено графическое изображение 26 карт, включены данные по 15134 картам.292

Одна из первых действительно полнотекстовых БД, предусматривающих возможность поиска по тексту документа, была создана в ЦАОДМ – БД «Общественно-политические партии и движения». Гипертекстовая поисковая система включала в себя описания листовок, плакатов, протоколов съездов и конференций, программ и уставов политических партий и движений, а также тексты законодательства об общественных организациях, хроник ИТАР-ТАСС, программных документов партий и движений.

Картотека общественных организаций имела следующие поля:

Архив

Годы внедрения

Название базы данных

Поля

ЦАОДМ

П.п.1990-х гг.

«Общественно-политические партии и движения»

  1. Наименование организации;

  2. Направление деятельности партии;

  3. Вид документа;

  4. Заголовок документа;

  5. Дата документа;

  6. Полнота текста;

  7. Способ воспроизведения;

  8. Подлинность;

  9. Время поступления в архив;

  10. Поисковые данные;

  11. Тексты уставов и программ партий.

В ГА Омской области совместно с кафедрой математического модели­рования Омского государственного университета был создан программный комплекс (ПК) «Запрос» по форми­рованию полнотекстовых БД .

На наш взгляд, в создании БД с доступом к тексту документов – будущее в развитии поисковых систем. Ведь в этом случае устраняется неизбежная субъективность и неполнота вторичной документной информации (НСА), поскольку между пользователем ретроспективной документной информации и текстом нет посредников. Основным препятствием для создания таких систем является, на наш взгляд, отсутствие качественных программ оптического распознавания символов для кириллических текстов, позволяющих осуществлять ввод в БД больших массивов документов.

Наиболее масштабными проектами в области создания полнотекстовых БД на сегодняшний день являются «Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД» (версия для CD-ROM и интернета – см. рис. 36.) и «Архив Коминтерна» (РГАСПИ) – для ЛВС и СD-ROM.

Создание Электронного каталога кинодокуметов РГА КФД началось в 1996 г. В реализации проекта принимали участи киновидеостудия «Риск», фирма «Абамедиа» (США), Институт прикладной математики им. Келдыша РАН (создание ПО), агентство международного развития США «Интерньюс», Российский фонд фундаментальных исследований, с 2000 г. Институт «Открытое общество».

Каталог включает две категории данных:

  • учетная информация;

  • аннотации кинодокументов (на основе картотек, каталогов, монтажных листов).

Описание первоначально планировалось осуществлять на двух уровнях – характеристики фильма (режиссер, дата выпуска и др.) и описание отдельных планов видеоряда. Первоначально планировалось даже сканировать монтажные листы и включать в БД стоп-кадры кинофильмов. Однако после создания демоверсии в 1999 г. пришлось отказаться от попланового описания, иначе работа растянулась бы на 15 лет. В основу описания были положены характеристики фильма. Поиск осуществляется по ключевым словам, по названию фильма, по годам по названию студии, по фамилии режиссера, оператора. Электронный каталог РГА НТД осуществляет поиск по всем словам, кроме неиндексируемых полей и стоп-слов. Используются логические комбинации слов, в запрос могут быть включены номера полей. Дополнительное средство поиска – гипертекстовые ссылки, связывающие текст с фото, видео, аудиоклипом или внешней по отношению к СУБД программой. Для АИПС для создана СУБД иерархической структуры, читающая форматы Ms Word, Access и другие.

Ныне объем электронного каталога - 42 2000 описаний документов, он доступен в интернете293и наCD-ROM.294

Работа над проектом «Архив Коминтерна» была начата в 1996 г., когда было заключено рамочное соглашение о компьютеризации НСА архива Коминтерна в РЦХИДНИ (ныне РГАСПИ) между Росархивом и Международным Советом архивов в присутствии представителей Совета Европы. Уникальный комплекс источников новейшей истории (66 фондов, 521 опись, 230 тыс. дел.), привлекал внимание исследователей всего мира, поэтому возникла необходимость сделать архив доступнее с помощью электронного НСА. Осуществление проекта координируется Международным комитетом проекта (ИНКОМКА), в который входят представители Росархива, Совета Европы, МСА, РГАСПИ и организаций, являющихся спонсорами проекта - Федерального архива Швейцарии, Федерального архива Германии, Национального архива Франции, Министерства образования и культуры Испании, Библиотеки Конгресса США, Архива Открытое общество. В результате реализации проекта в БД было введено 230 тыс. заголовков ед. хр., оцифровано 1 млн. страниц документов. Доступ к БД читатели могут получать в ч/з через локальную сеть РГАСПИ, планируется выпуск БД на CD-ROM. Программное обеспечение для проекта было предоставлено фирмой Archives y Bibliotecas (Испания) в сотрудничестве с IBM –Испания - так называемая «Севильская программа» (переработанная русифицированная версия создана в 1997 г.). В настоящее время ПО является собственностью компании Informatica El Corte Ingles (IECISA), которая отвечает за его адаптацию к потребностям проекта. ПО состоит из двух частей - ArchiDOC (сканирование, обработка и копирование на МЛ образов документов) и ArchiGES (создание БД описаний на уровне фонда, дела, документа и связь описаний с образом документа), которые функционируют на основе WindowsNT и Oracle. Данное ПО поддерживает стандарты МСА - ISAD(G) и ISAAR(CPF). Лингвистическое обеспечение системы включает в себя большое число как формальных дескрипторов (язык и тип документа и т.д.), так и содержательных (дата, география, имена, организации и т.д.). «Архив Коминтерна» – наиболее масштабный проект оцифрования архивных документов в России. В настоящее время первый этап проекта завершен, планируются работы по публикации БД в интернете.295

В ГА РФ в 1998 г. в рамках гранта Министерства промышленности, науки и технологий РФ «Электронный архив: автоматизация доступа и обеспечение сохранности фондов Государственного архива РФ на основе оцифрования особо ценных архивных комплексов и создание электронных архивных коллекций» (подпрограмма «Информатизация России», приоритетное направление «Информационные технологии и электроника») была начата работа по созданию полнотекстовых БД. Первым проектом стало создание БД «Документы Секретариата НКВД-МВД СССР. 1944-1960 гг.», которая включает в себя описания 15 7000 документов, соединенных программными средствами с электронными образами (всего 76 700 страниц). Электронные архивы создаются в рамках совместного проекта Росархива, Бундесархива и ГАРФ по изучения и копированию документов Советской военной администрации в Германии (СВАГ), а также БД «Приказы и распоряжения СВАГ и УСВА земель как исторический источник». Проекты включает в себя электронные описи и каталоги СВАГ и УСВА, предусматривают работу с образами документов. 296

Перспективными направлениями развития электронного НСА, на наш взгляд, можно назвать рост числа АИПС, размещенных в интернете, выпуск справочников на CD-ROM297, а также создание интегрированных поисковых систем, соединяющих в себе описания документов на уровне фонда, описи, дела, документа. (Об интегрированных системах см. подробнее лекцию 2.). Такого рода справочники создаются как на общеотраслевом уровне, так и в отдельных архивах.

Комплексные поисковые системы создаются путем интеграции различных баз данных в отдельных архивах. Среди них можно назвать: подсистему «Научно-справочный аппарат» Главархива г. Москвы (формирование межфондовых и межархивных справочников на уровне фонда, описи, дела, документа); программы «Госархив» и «Райгорархив» в Государственном архиве Пермской области и архивных отделах (тематический поиск на уровне фонда, описи, дела); единую ИПС «Электронный архив» ГАРФ, в основе которой лежит идея многоуровнего описания (фонд-опись-дело-документ); программу «Каисса» («Электронный каталог» РГА КФД), электронный каталог РГАЛИ. (См. лекцию 2).

Разработанный ГАПО программный комплекс «Госархив» (и его версия для архивных отделов области – «Райгорархив») включает семь подзадач, логически связанных между собой: два каталога фондов (досо­ветский и советский периоды), два каталога описей, два каталогов еди­ниц хранения и справочник по фон­дам.

За семь лет работы в БД введена информация по 2478 фондам, 2643 описям и более 150000 ед. хр. БД имеет следующие поля и отчеты:

Архив

Годы внедрения

Название базы данных

Поля

Отчеты

ГАПО

С 1994 г.

ПК «Госархив».

Таблица 1 . «Карточка фонда»

  1. Фонд №

  2. Название фонда.

  3. Категория фонда.

  4. Вид фонда.

  5. Состояние фонда.

  6. Форма собственности.

  7. Вид хранения.

  8. Старый № фонда.

  9. Год первого поступления.

  10. Количество описей.

  11. Количество единиц хранения.

  12. В том числе ед. хр. Утраченных;

  13. НТД;

  14. Л/с;

  15. Фото;

  16. Л/п.

  17. Объем страхового фонда.

  18. Объем фонда пользования.

  19. Кол-во ОЦД.

  20. Крайние даты документов.

  21. Дата последней проверки наличия состояния.

  22. Наличие предисловия к описи;

  23. указателей;

  24. обзоров;

  25. исторической справки.

  26. Количество

описанных и неописанных ед. хр.

  1. Кол-во закаталогизированных дел.

  2. Кол-во дел, нуждающихся в подшивке/переплете;

  3. Cоставлении заверительной надписи;

  4. Оформлении обложки;

  5. Восстановлении затухающего текста;

  6. Шифровке;

  7. Картонировании;

  8. Реставрации;

  9. Дезинфекции;

  10. Нумерации листов;

  11. Количество неисправимо поврежденных дел.

Таблица 2 «Кар-

точка описи».

  1. Фонд №.

  2. Название фонда.

  3. Опись №.;

  4. Аннотация документов описи;

  5. Крайние даты документов;

  6. Кол-во ед. хр.;

  7. Кол-во листов описи;

  8. Кол-во экз. описи;

  9. Составление описи;

  10. Состояние описи;

  11. Состояние заголовков;

  12. Наличие титульного листа к описи;

  13. Предисловия;

  14. Списка сокращений;

  15. Указателей;

  16. Информация в каталоге о единицах хранения;

  17. Итоговая запись,

  18. Дата итоговой записи;

  1. Кол-во дел, нуждающихся в подшивке/переп-лете;

  2. Составлении заверительной надписи;

  3. Реставрации;

  4. Шифровке;

  5. Картонировании;

  6. Дезинфекции;

  7. Восстановлении затухающего текста;

  8. Количество неисправимо поврежденных дел.

Таблица 3 «Карточка ед. хр.»

  1. Фонд №.

2. Название фонда.

3. Опись №.;

4.Дело №.

5.Литерный индекс;

6.Старый номер дела;

  1. Том №;

  2. Заголовок дела;

  3. Кр.даты док-тов;

  4. Кол-во листов;

  5. Ценность дела;

  6. Наличие МКФ;

  7. Хар-ка дела;

  8. Закаталогизировано

(Кол-во карточек);

  1. Движение дела;

  2. Местонахождение в архиве:

Архивохранилище №;

  1. Стеллаж №;

  2. Полка №;

  3. Связка №;

  4. Необходимость переплета;

  5. Реставрации;

  6. Дезинфекции;

  7. Восстановления затухающего текста;

  8. Шифровки;

  9. Обложки;

  10. Заверительного листа;

  11. Картонирования.

Список фондов;

список фондов по 1 и 3 категории;

список действующих фондов;

карточки фондов для указателя; карточка физического состояния документов;

карточка описи;

информация о движении дел;

реестры описей;

описи дел;

описи картографических документов.

Общеотраслевой интегрированной поисковой системой является третья версия программы «Архивный фонд», которая предоставляет возможность описывать не только фонды и описи, но и единицы хранения, документы и документную информацию. В 3 версии АФ предусмотрено также хранение собственно текстов документов. С помощью этого ПО возможно формирование текстов путево­дителей и кратких справочников, описей, их усовер­шенствование и переработка, создание тематических перечней документов, ка­талогов. Внедрение третьей версии ПК «Архивный фонд» будет способство­вать стандартизации описания архивных документов на всех классификацион­ных уровнях.

Для ведения электронного НСА необходимо войти в программу «АФ» в режиме «Редактировать все» или «НСА». Первичный ввод информационно-поисковой информации осуществляется последовательно на уровне фонда, описи, дела, документа. Редактировать и дополнять информацию можно в любой последовательности, выбирая любой уровень. Итак, первый раздел программы – «Выбор фонда». Но если специалист отдела учета вводит данные об объеме документов фонда, то архивист, создающий НСА, вводит историческую справку о фондообразователе, аннотацию документов фонда, необходимую для создания путеводителя, сведения о составе НСА, незадокументированных периодах (периодах, за которые в фонде отсутствуют документы); фондовых включениях (документах других фондообразователей). Кроме того, на уровне фонда можно ввести в соответствующий раздел биографию фондообразователя («Биографическая справка»), сведения об изданиях о фонде и фондообразователе («Библиография о фонде»). Далее можно перейти на следующий уровень описания, выбрав раздел «Опись». Названия описей фонда, а также крайние даты документов, количество листов и другие сведения необходимы для создания реестров описей. Кроме того, можно ввести аннотацию (раскрытие состава и содержания документов на уровне описи).

Заголовки дел описи мы вводим в разделе «Дело», опускаясь на следующий уровень описания. Создание описи подробно было рассмотрено в параграфе 3 данной лекции. Здесь же добавим, что программа предоставляет возможность описывать не только документы на традиционных носителях, но НТД и фотодокументы, для характеристики которых предусмотрены специальные разделы со специфическим набором полей. Составляя заголовок дела можно также проаннотировать отдельные документы, внести примечания (мемо-поля «Аннотация», «Примечания»).

Внутреннюю опись дела можно создать на последнем уровне описания, которому соответствует раздел «Документ». Сюда вносится заголовок документа, дата, листы в деле и др. В специальное мемо-поле «Текст» можно ввести (с клавиатуры) даже текст документа.

На уровтнях фонда, дела, документа есть возможность заполнять указатели (именной, географический, тематический), внося в них ключевые слова, относящиеся к содержанию данного документа, дела, фонда. Они служат дополнительным инструментом поиска, а также используются программой для создания указателей к путеводителю и описи.

Кроме того, на разных уровнях описания присутсвует раздел «Рубрикатор». В зависимости от уровня, он служит для доступа к созданию структуры путеводителя или описи, схемы систематизации документной информации в каталоге, и, соответственно, распределения записей по разделам классификационной схемы. Создаются рубрикаторы в режиме «Администратор» (разделы «Рубрикатор», «Каталог»), а в режиме редактора можно просмотреть рубрики и выбрать нужную.

Кроме того, в программе предусмотрен особый режим описания без привязки к уровню или одновременно на всех уровнях (поединичного, подокументного, группового) – в разделе «Каталог». При каталогизации указывается вопрос содержания дела, документа, группы дел, документов, а также персоналии, география, тематика (предмет), относящийся к описываемому комплексу; выбирается рубрика каталога, к которой относится вопрос. Как вы помните, в каталожной карточке всегда присутствуют поисковые данные (№ и название фонда, № описи, № дела, номера листов в деле). Они необходимы для того, чтобы заказать и найти документы, информация которых отражена на карточке. В нашем электронном каталоге для проставления архивного шифра используется поле «Связать», которое предоставляет в распоряжение архивиста списки фондов, единиц хранения, документов для связи с ними вопросов. При этом, естественно, необходимо, чтобы фонды, дела и документы уже были описаны в системе, иначе не имеет смысл осуществлять каталогизацию. Это, конечно, не совсем удобно – во-первых, сложно устанавливать ссылку на группу документов или дел, выбирая их из обширного списка, а во-вторых далеко не все фонды описываются подокументно. На наш взгляд, следовало ввести дополнительные поля для ссылочных данных.

Раздел «Издания» содержит сведения об изданиях по истории фондообразователей, справочников и исследований о документах и публикаций документов фондов архива. В отличие от раздела «Библиография о фонде», он может включать издания, касающиеся нескольких фондов.

Поиск информации осуществляется на разных уровнях:

  • по тексту (исторической справки и аннотации фонда; названиям фондообразователя, заголовку дела и аннотации документов дела, заголовку документа и тексту документа);

  • ключевым словам (персоналии, география, тематика и др.);

  • по рубрикам;

  • по датам (первого поступления, крайним датам документов фонда и дела, дате документа, дате события, описанного в документе и др.);

  • по виду документа.

Существуют и дополнительные возможности для поиска (для фотодокументов – по месту и дате съемки и др.)

В качестве отчетов программа выдает списки найденных фондов, дел, документов, тематические перечни документов и дел или более подробное «описание фонда», аналогичное характеристике фонда в путеводителе.

Задание Сравните поля программы ГАПО «Госархив» (см. таблицу 1) с полями программы «Архивный фонд» (версия 3), используя руководство пользователя. Выявите сходство и различие в уровнях описания, подробности поисковых характеристик. Для информатизации каких функций архива, помимо создания НСА, предназначена программа «Госархив»?

Главное преимущество интегрированных систем – возможность многоаспектного поиска на всех уровнях описания. Однако их создание требует значительных затрат на разработку специального ПО.

Одной из важнейших проблем электронного НСА остается отсутствие доступа исследователей к уже созданным базам данных, что обусловлено слабым пока развитием локальных вычислительных сетей в архивах.

Задание.

Изучите самостоятельно статью Лариной В.Г. (Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивно-информационного пространства// Отечественные архивы.2002. № 3. С.14.)

Какие перспективы в развитии НСА связаны, по мнению автора, с информатизацией архивов?

Автоматизированные технологии в области использования и публикации документов.

Использование архивных документов также подверглось информатизации в подавляющем большинстве архивов, имеющих ПЭВМ. В использовании документов информационные технологии применяются:

  • для учета интенсивности использования (получения статистики обращений в архив по различным фондам, тематике, категориям пользователей, периодам и другим критериям);

  • для контроля исполнения запросов различных видов, прежде всего, социально-правовых (соблюдение сроков исполнения запросов, результативность исполнения, количество положительных и отрицательных ответов, непрофильных запросов);

  • для организации обслуживания исследователей в читальном зале (БД по картотекам исследователей, тематике исследования, учету копирования документов, заполнение требований в автоматизированном режиме);

  • в области публикации документов – использование современных издательских систем для подготовки оригинал-макетов изданий, издание документов на СD-ROM298 и в интернете; БД по учету публикаций.

Учетные базы данных по запросам стали создаваться с начала 1990-х годов в целом ряде архивов: прежде всего в РГАЭ и РГВА (эти архивы традиционно развивали научные исследования по анализу интенсивности использования), ГА РФ, РГА КФД; Главархиве г. Москвы (Мосгорархиве); ЦГА Московской области; Марийском республиканском Центре хранения документов по личному составу; ЦГА Алтая, Удмурдской республики, Чувашской республики, республики Хакассия; архивных учреждениях Ханты-Мансийского автономного округа; ГА Астраханской области; Вологодской области, ГА и ГАНИ Костромской области; Комитете по управлению архивами Курганской области; ГА Мурманской, Новосибирской, Пермской областей и Государственном общественно-политическом архиве Пермской области, Центре документации общественных организаций Свердловской области; ГА и архиве по личному составу Смоленской области; ГА Томской, Тульской, Тюменской областей, Хабаровского края. В большинстве названных архивов базы данных содержали сведения о социально-правовых или социально-правовых и тематических запросах. Подсистема «Использование документов Архивного фонда Москвы» (Главархив г.Москвы) представляла собой электронную картотеку социально-правовых, тематических и консульских запросов. Ведение БД в сетевом режиме позволяло сотрудникам различных подразделений объединения регистрировать, ставить запрос на контроль, вносить данные об исполнении и снимать его с контроля.

Типичный пример такой БД – программа ГА Мурманской области:

Архив

Годы внедрения

Название базы данных

Поля

Отчеты

ГА Мурманской области

1998 г.

БД «Регистрация запросов граждан социально-правового характера»

  1. Регистрационный индекс;

  2. Заявитель;

  3. Объект;

  4. Годы работы;

  5. Вид запроса.

6. Вид поступившего документа (по почте, анкета, заявление на личном приеме);

7.Регистрационный индекс;

8.Дата получения запроса;

9.Вид запроса (по классификатору);

10.Объект запроса;

    1. . Автор запроса;

12.Автор запроса;

13.Адрес, по которому направлен ответ;

  1. Краткое содержание запроса;

  2. Журнал контроля за ходом исполнения запроса;

  3. Резолюция (дата, автор, содержание).

  4. Отметка о контроле;

  5. Срок исполнения;

  6. Исполнитель.

Анализ испол-нения по исполнителям в % отноше-нии;

Расход бюджет-ного времени исполни-теля;

Запросы по геогра-фии;

Исполь-зованию фондов, результа-там (положи-тельный,

Отрица-тельный, непро-фильный

запрос).

В ряде архивов создавались базы данных, которые регистрировали обращения в приемную архива (ГА Краснодарского края, Саратовской области и др.) Зачастую в автоматизированных данных регистрация запросов совмещалась с поисковыми сведениями о местонахождении документов по личному составу.

В Главархиве г. Москвы была создана система «Учет обращений граждан в приемную объединения Мосгорархив». Она позволяет осуществлять анализ данных об обращениях (по телефону, ходе приема граждан и заявлений от них, выдачи архивных справок) поквартально и за год по тематике, а также получать статистические данные в абсолютном и процентном выражениях.

ВНИИДАД была создана первая типовая программа по использованию - «Учет использования документов архива». Ныне разработка типовых программ ведется Центром информационных технологий Росархива.

Кроме того, создаются БД по картотекам исследователей и тематике исследований, позволяющие вести учет использования документов через читальный зал (РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, ГАРФ, Центр документации общественных организаций Свердловской области, ГА Новосибирской области).

Например, в Центре документации общественных организаций Свердловской области были созданы БД «Картотека тематики исследований» и «Картотека учета публикаций ЦДОСО». В первой из них отражаются фамилия, должность, ученая степень, звание исследователя; время его ра­боты в читальном зале, а также све­дения о цели и теме исследования, ее хронологических рамках, использо­ванных при разработке данной темы фондах; другая включает данные обо всех публикациях, теле- и радио­передачах, подготовленных сотрудни­ками центра или с их участием на ос­нове документов ЦДООСО.

Комплекс функциональных задач «Учет и анализ работы исследователей в читальных залах архивов Москвы», созданный в ИЦ Главархива г.Москвы интересен своей многофункциональностью – он позволяет вести электронные картотеки читателей и тематики исследований, заполнять заказы на выдачу дел, создавать статистические отчеты о работе читальных залов.

Перспективным направлением использования документов стало в последнее время общение архива с исследователями через интернет-сайт. На сайте размещается не только информация о расписании и правилах работы читального зала и приемной, правилах составления запроса, но и организуются форумы, доски объявлений для обсуждения проблем обслуживания пользователей архивной информации. На сайте «Архивы России» и других архивных учреждений ведется специальный раздел, посвященный запросам. Специалисты отдела использования либо выполняют запросы непосредственно на форуме, либо дают консультации о том, куда следует адресовать запрос. Интересным направлением в области использования документов стало «продление жизни» выставок на сайте архива. После закрытия выставки ее материалы аннотируются и частично иллюстрируются в интернете.

Информационные технологии все шире применяются и в сфере публикации документов, существенно ускоряя процесс подготовки сборников к изданию.

Так, использование популярного редактора Page Marker позволило ЦДООСО за 1995 - 2001 гг. выпустить около 20 малотиражных, малоформатных тематических изданий (серии «Имя в истории» и «История в документах») с подборками архивных документов: «Октябрь 1905 года на Урале» (1995 г.), «Гражданская война на Ура­ле» (1996 г.), «Немецкие специалисты и рабочие на Урале» (1998 г.), «Убий­ство царской семьи» (1998 г.), «Урал многонациональный: евреи» (1999 г.), «Преодоление последствий культа личности И.В. Сталина в Свердлов­ской областной парторганизации 1953 - 1954 гг.» (1999 г.), «Выборы Прези­дента РСФСР 1991 г., Президента Российской Федерации 1996 г.» (2000 г.), «Вклад женщин Среднего Урала в Победу в Великой Отечест­венной войне 1941 - 1945 гг.» (2000 г.), «НЭП на Урале (1921 - 1927 гг.)» (2000 г.), «Органы власти на Урале. Партия и Советы. 1917 - 1923 гг.» (2000 г.). 299

Компьютеризации ГАПО позволила архиву издать различные справочники, буклеты, проспекты, например, фотоальбом «Пермь XIX - XX вв.», куда вошли фотографии и открытки конца XIX - начала XX в. из фонда ГАПО, буклет «Пермские гу­бернаторы».300

Широко известны издательские проекты Главархива г.Москвы по истории Москвы.

Таким образом, мы видим, что по целому ряду направлений информатизации существенно изменила традиционные архивные технологии, оказав влияние на теорию и методику современного архивоведения. К ним прежде всего можно отнести учет документов, создание НСА, учет интенсивности использования документов.

Другие направления являются перспективными для отечественных архивов, поскольку их успешная реализация связана с трудностями, финансового, организационного, технического, методического характера. К этим направлениям можно отнести:

- применение технологии оцифрования в архивном деле;

- комплектование государственных архивов электронными документами и создание архивов машиночитаемых данных;

- расширение сферы применения сетевых технологий в архивном деле;

- использование технологии мультимедиа в архивном деле;

  • внедрение новых технологий информационного поиска (гипертекст, экспертные системы и др.);

  • дальнейшее развитие археографии на нетрадиционных носителях.

В самостоятельную отрасль архивоведения выделяется изучение электронных (машиночитаемых) документов. Дискуссии, которые ведут архивисты по этим перспективным направлениям информатизации, Вы изучите в ходе подготовке к коллоквиуму и итоговой контрольной работе.