Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Стилистика и культура речи. Часть 1. Теоретические основы
.pdf
131
активность использования логических скреп: следовательно, сверх того,
таким образом, с одной стороны, с другой стороны, указанный,
приведенный, настоящий, последующий и т.д.
3.
Документы
. Унификация документов
заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих
документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих
функций.
Цели унификации таковы:
сокращение количества применяемых документов;
типизация форм документов;
повышение качества документов;
снижение трудоемкости обработки документов;
достижение совместимости разных систем документации по
одноименным или смежным функциям управления;
более эффективное использование вычислительной техники.
Единство правил документирования управляющих действий
обеспечивается применением Государственной системы документального
обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем
документации (УСД). Унифицированная система документации – это
комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и
требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в
определенной сфере деятельности.
Работа по унификации включает:
разработку УСД;
внедрение межотраслевых УСД в республиканские и отраслевые УСД;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической
информации (ОКТЭИ);
ведение УСД и ОКТЭИ;
разработку отраслевых унифицированных форм документов, не
вошедших в УСД и отражающих специфику отрасли, а также
государственную регистрацию таких форм.
Организацию и методическое обеспечение унификации и
стандартизации ведет головная организация по координации УСД и ОКТЭИ в
республике, а на отраслевом уровне – соответствующая отраслевая головная
организация.
Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной
унификации и уровня ее обязательности. Стандарт – это нормативный
документ, утвержденный признанным органом и устанавливающий для
всеобщего многократного использования правила, общие принципы,
характеристики, требования и методы, касающиеся определенных объектов.
Стандарт направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в
определенной области.
132
Стандарты делятся на государственные (ГОСТы), отраслевые (ОСТы) и
республиканские (РСТ). ГОСТ распространяется на продукцию, работу,
услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований
стандартов, область их распространения, сферы действия и даты введения
определяются государственными органами, которые их принимают. ГОСТы
утверждаются Федеральным агентством по техническому регулированию и
метрологии (бывший Госстандарт России).
Одно из главных средств унификации – формализуемые тексты.
Существует пять типов записи для деловых документов:
1. линейная – запись, обладающая самостоятельностью в оформлении
мысли с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют
требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления,
объяснительные записки, деловые письма, инструкции);
2. запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной
большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических
компонентов (приказы, решения, постановления);
3. трафарет – традиционная линейная запись, но с пробелами,
которые заполняются переменной информацией; используются в типичных
ситуациях (справки, контракты, договоры);
4. анкета – перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от
трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь
как одинаковую, так и разную форму (имя – Владимир; служба в рядах
Вооруженных Сил – не служил), вопросы и ответы располагаются по
вертикали (личный листок по учету кадров);
5. таблица – совокупность данных, представленных в цифровой или
словесной форме и занесенных в графы вертикальной и горизонтальной
плоскостей (табели, расчетные ведомости, штатное расписание и др.).
Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется
требованиями государственных стандартов и действующими правилами
оформления документов. В случае отсутствия законодательно закрепленных
рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике
их оформления.
Правила оформления документов. Документы изготавливают на
стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый
лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь
поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов. В зависимости от расположения частей документа
устанавливают два варианта бланков: (рис. 1) и (рис. 2).
Составные части документа (его реквизиты) определяются
рекомендациями ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
133
документов». В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 при подготовке и
оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
134
135
136
Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется
отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или
Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также
сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных
реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнера от обязательств, зафиксированных в
таком документе. Так, в соответствии с Федеральным закона от 06.12.2011 N
402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны
содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта
хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших)
сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее
оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного
(ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных
реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Речевой этикет в документе
Как вы уже знаете, речевой этикет является важной составляющей
речевой культуры, деловая речь имеет свой этикет.
Этикет – это установленный порядок поведения где-либо. Наряду с
этим словом для обозначения правил, определяющих порядок какой-либо
деятельности, используется слово и
. Многие тонкости общения, представленные
протоколом, учитываются и в других сферах деловых отношений. Все
большее распространение в деловых кругах, особенно в последнее время,
получает деловой этикет, отражающий опыт, нравственные представления и
вкусы определенных социальных групп. Деловой этикет – это порядок
поведения в системе делового общения.
Основные принципы делового этикета изложены в пособии
«Организация работы с документами» под редакцией В.А. Кудряева (М.,
2001). К ним относятся следующие:
честность;
умение принимать решения и выполнять их;
вежливое и уважительное отношение к партнеру;
соблюдение дистанции между работниками, занимающими разное
служебное положение;
умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера;
терпимость к чужому мнению, даже если оно не совпадает с вашим;
137
умение признавать ошибки;
умение использовать аргументы, а не авторитет.
Как следует из этого списка, большая часть принципов делового
этикета напрямую связана с умением построить свое высказывание.
В письменных текстах деловой этикет проявляется прежде всего в
следующих компонентах:
формулах обращения;
выражении просьб;
выражении отказов;
выражении претензий;
формулировании поручений;
аргументации своего мнения.
Соблюдение речевого этикета чиновниками всех рангов, врачами,
юристами, продавцами, работниками связи, транспорта, стражами порядка
имеет, кроме того, воспитательное значение, невольно способствует
повышению как речевой, так и общей культуры общества.
Но наиболее важно то, что неукоснительное следование правилам
речевого этикета членами коллектива того или иного учебного заведения,
предприятия, производства, офиса оставляет у клиентов, соучредителей,
партнеров благоприятное впечатление, поддерживает положительную
репутацию всей организации.
4.
Распорядительные документы – это решения, постановления,
распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств,
ведомств, отделений, управлений, предприятий и организаций, действующих
на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач,
стоящих перед данной организацией.
Выделяются три стадии подготовки приказа: 1) изучение существа
вопроса и подготовка проекта решения; 2) обсуждение и принятие документа;
3) согласование документа и его подписание.
Распоряжение – это акт управления государственного органа,
имеющий властный характер, издаваемый в рамках присвоенной
должностному лицу или государственному органу компетентности, имеющий
обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение
адресовано. Распоряжением также называют документ, издаваемый
руководителем предприятия преимущественно по оперативным вопросам
повседневной производственно-хозяйственной и административной
деятельности. Распоряжения оформляются на общих бланках предприятия и
подписываются главным бухгалтером, директором и его заместителями.
Текст распоряжения должен содержать: 1) конкретное задание;
2) фамилию, имя, отчество и должность ответственного исполнителя; 3) срок
выполнения задания.
138
Распоряжения подразделяются на распоряжения длительного действия
и распоряжения, касающиеся конкретных вопросов, отдельных случаев
деятельности организации.
Решение – документ коллегиального органа (совета директоров,
собрания акционеров), составляемый по производственным вопросам.
Организации могут издавать совместные с другими предприятиями решения
по вопросам, затрагивающим обе организации. Оформление решения
аналогично другим распорядительным документам с использованием слов
РЕШИЛ, РЕШИЛИ (обязательно прописными буквами). Подписывается
решение председателем коллегиального органа и его членами.
Ход обсуждения в коллегиальных органах и решения, принятые по
этим вопросам, отражаются в протоколах.
Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с
организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание
подписывает руководитель предприятия или его заместитель в пределах
своей компетенции. Распорядительная часть указания начинается словом
ПРЕДЛАГАЮ (обязательно прописными буквами). Указаниям
присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Должностная инструкция – документ, в котором определяются
функции, права и обязанности сотрудника организации. На основании
должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.
Должностная инструкция необходима для четкого разграничения трудовых
функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных
ситуаций.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного
подразделения и визируется кадровой службой. Утверждается она
заместителем директора, курирующего это подразделение, или
руководителем организации. Все существенные изменения в должностную
инструкцию вносятся приказом директора (заместителя директора
организации).
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного
управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления
правил, регулирующих организационные, научные, финансовые и иные
специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий,
должностных лиц и граждан. Заголовок инструкции должен четко очерчивать
круг вопросов, которые подлежат рассмотрению в ней.
Текст инструкции обычно делится на разделы, пункты и подпункты.
Первым разделом инструкции обычно бывает раздел «Общие положения»,
посвященный раскрытию ее целей, областей действия (распространения) и
порядку принятия.
Пункты инструкции должны содержать четкие формулировки со
словами, имеющими распорядительное значение:
Глаголы в инструкции используются в форме 3-го лица или же в безличной
форме.
139
Титульный лист инструкции оформляется на общем бланке.
Инструкция утверждается руководителем организации или предприятия в
специальном распорядительном акте. Действие инструкции начинается со дня
ее подписания, если в самой инструкции или специальном распорядительном
акте руководства не указаны другие даты начала ее действия.
5.
Письма – одна из важнейших частей деловой документации.
называют все документы, которые служат для связи организации с
Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная
договоренность будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым
партнером (или работодателем), обязательно подтвердите ее деловым
письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.
Принципы классификации деловых писем могут быть различными.
1. По теме письма подразделяются на коммерческие и собственно
деловые. письма используются при организации коммерческой
сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени
юридических лиц и нередко имеют правовую силу. Речь в них идет о сбыте
продукции и вопросах снабжения. К коммерческой корреспонденции
относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта),
письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо
(при заключении контрактов с иностранными партнерами). -
письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы
экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма
разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и
приглашение, и протокол собрания, и др.
2. По функции письма подразделяются на - и
. Последние, в свою очередь, подразделяются на
письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмозапрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмообращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмопредупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное
письмо).
3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и
циркулярные. письма – это письма, рассылаемые одним
адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям
(организациям). письма направляются одному получателю.
4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и
многоаспектные (ср. деление документов на простые и сложные). В
письмах рассматривается один вопрос. В последнее время
они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в
организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда
рассматриваемые вопросы не связаны между собой. письма
140
составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных
вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним
адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и
письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
5. По форме отправления письма подразделяются на
(обычно это письма, имеющие
юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация),
и . Последние два вида писем используются, когда необходимо
срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
6. По структуре письма подразделяются на ,
форма которых строго оговорена ГОСТом, и , не
имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка
или строго определенного формата бумаги. Последний вид Писем тем не
менее предполагает наличие некоего набора Стандартных элементов,
например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и
завершения письма и т.п.
7. По цели письма подразделяются на
(«полезные»), создаваемые с целью передать информацию, и документы,
призванные повлиять на адресата ().
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а
следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, коммерческое
письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату –
обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре – чаще всего регламентированным, по цели –
информационным. Все перечисленное влияет и на форму, и на языковые
особенности данного вида писем.
Соответственно, перед тем как написать очередное деловое письмо,
надо задать себе несколько вопросов: «Какова цель этого письма и является
ли обсуждение вопроса в письменной форме в данном случае необходимым?
Как лучше объяснить суть вопроса? Какова должна быть структура письма,
чтобы получатель увидел и запомнил основную информацию? В каком тоне и
каким стилем должно быть написано письмо?» и т.п. Выбирая форму
документа, задумайтесь, как правильно его составить не только с точки
зрения делопроизводства, что весьма важно, но и с точки зрения впечатления,
производимого на получателя, его представления о документе, необходимом
в данной ситуации.
Перечислим основные
кто пишет письмо (адресант);
получатель (адресат);
тема;
цель;
функция письма;
сколько вопросов будет обсуждено в письме;
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]