Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Учет автомобильного транспорта на предприятии
.pdf
После утверждения авансового отчета за подотчетным лицом числится остаток
неизрасходованных денежных средств в сумме 125 рублей. Указанную сумму водитель
Федоров А.А. обязан внести в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления
поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки
данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником
бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или
лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и
регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
(форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается
в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
9 по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
9 по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами,
а в случае, если продукция не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые
первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Приходный кассовый ордер при внесении Федоровым А.А. остатка
неизрасходованной денежной суммы, выданной ему под отчет, будет выглядеть следующим
образом:
Приложение № 3. Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма №КО-
1)***
В рассматриваемом примере все действия со стороны подотчетного лица произведены
исключительно правильно. Однако на практике так бывает далеко не всегда.
Предположим, что при расходовании денежных средств на приобретение горюче-
смазочных материалов, Федоров А.А. к моменту составления авансового отчета утратил
один из кассовых чеков, например, кассовый чек от 01 марта 2010 г. № 58356 на 20 литров
бензина на сумму 500 рублей.
Принимая во внимание, что Федоровым А.А. не были предоставлены надлежащие
оправдательные документы, его авансовый отчет будет утвержден только на сумму
фактически представленных им кассовых чеков, то есть на сумму 4375 рублей. В этом
111
случае он должен будет вернуть в кассу предприятия неиспользованную подотчетную
сумму в размере 625 рублей.
Напомним, что согласно п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской
Федерации», окончательный расчет по суммам, выданным под отчет, сотрудник обязан
произвести не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, то
есть в те же сроки, что и предоставление авансового отчета. Только в случае своевременного
погашения задолженности по ранее выданной подотчетной сумме Федорову А.А. может
быть выдан очередной аванс на приобретение горюче-смазочных материалов.
В том случае, если сотрудник своевременно не погасил имеющуюся задолженность,
трудовое законодательство предоставляет право работодателю производить удержания из
заработной платы работника, однако, исключительно в случаях, предусмотренных Трудовым
кодексом РФ (далее — ТК РФ) и иными федеральными законами.
ТК РФ предусмотрена возможность удержания из заработной платы работника для
погашения его задолженности работодателю, в ряду прочего — погашения
неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса.
Итак, необходимость производить удержание подотчетный сумм из заработной платы
работника может возникнуть в том случае, когда работником не был своевременно
представлен авансовый отчет и не возвращен выданный аванс на приобретение
материальных ценностей.
В такой ситуации, как было отмечено ранее, работодатель вправе удержать
авансированную подотчетную сумму из заработной платы работника.
По общему правилу, для осуществления удержания ранее выданной подотчетной
суммы из заработной платы работника необходимо соблюсти два основных условия:
9 приказ об удержании подотчетной суммы из заработной платы работника должен
быть составлен не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения
аванса;
9 необходимо письменное согласие работника на удержание невозвращенной
подотчетной суммы из его заработной платы.
В том случае, если и когда указанные условия соблюдены, выписывается приходный
кассовый ордер на сумму/часть суммы невозвращенного аванса, по которому и взыскивается
(удерживается) подотчетная сумма.
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может
превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной
платы, причитающейся работнику.
112
В тех случаях, когда подотчетная сумма не была вовремя возвращена в кассу
предприятия, на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Если невозвращенная вовремя подотчетная сумма удерживается из заработной платы
сотрудника, делается бухгалтерская запись следующего содержания:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей».
Если удержание невозвращенной подотчетной суммы из заработной платы
сотрудника не представляется возможным, то бухгалтерская проводка будет следующей:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей».
Таким образом, при приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет,
необходимо руководствоваться следующим:
9 соблюдать лимит расчетов наличными деньгами, установленный указанием ЦБР «О
предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег,
поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
9 осуществлять выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия при
неукоснительном соблюдении «Порядка ведения кассовых операций в Российской
Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22
сентября 1993 г. № 40;
9 требовать от подотчетных лиц своевременного составления авансовых отчетов по
форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об
утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1
«Авансовый отчет».
3.2.2. Учет приобретения горюче-смазочных материалов в безналичном порядке
В практике хозяйственной деятельности используется несколько способов
приобретения горюче-смазочных материалов. В частности, это может быть приобретение
горюче-смазочных материалов по талонам, по топливным картам, корпоративным
электронным картам и, наконец, это может быть оптовая закупка горюче-смазочных
материалов в составе иных материальных ресурсов.
Последний из названных нами способов приобретения горюче-смазочных материалов
используется, как правило, достаточно крупными автотранспортными предприятиями. В
113
самом деле, для таких предприятий может быть достаточно удобным организовать на
собственной территории пункты заправки для автомобильного транспорта, задействованного
на данном предприятии.
В этом случае схема и порядок приобретения горюче-смазочных материалов будет
полностью совпадать с закупкой любых иных материально-производственных запасов.
Как мы уже отмечали ранее, для учета горюче-смазочных материалов на предприятии
используется счет 10 «Материалы», субсчет 10/3 «Топливо». В том случае, если предприятие
осуществляет оптовую закупку горюче-смазочных материалов, по вполне понятным
причинам возникает необходимость учитывать складские запасы данного вида материально-
производственных ресурсов. На предприятии для этих целей отрывается субсчет порядка
10/3-1 «Топливо на складе». Кроме того, целесообразно открыть счета третьего порядка:
9 10-3-1-1 «Бензин на складе» — по маркам;
9 10-3-1-2 «Дизельное топливо на складе» — по видам;
9 10-3-1-3 «Специальные масла на складе» — по видам.
Рассмотрим на примере порядок приобретения горюче-смазочных материалов.
Предположим, что ООО «Автомобилист», являясь крупным предприятием в сфере
грузовых автотранспортных перевозок, организовало на территории предприятия пункт
заправки автомобилей.
Для пополнения запасов топлива ООО «Автомобилист» заключило договор № 145 от
01 марта 2010 г. с ООО «Факел» на поставку бензина в количестве 20 000 литров на сумму
440 000 рублей.
Во исполнение условий договора ООО «Автомобилист» перечислило на расчетный
счет ООО «Факел» предусмотренную договором поставки сумму:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит счета 51 «Расчетный счет» — 440 000 рублей
После поставки горюче-смазочных материалов на основании акта приемки-передачи,
накладной и счета-фактуры поставщика на счетах бухгалтерского учета ООО
«Автомобилист» будут сделаны следующие записи:
Дебет счета 10-3-1-1 «Бензин на складе»
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 372 881 рубль
(отражено поступление топлива на склад ООО «Автомобилист»);
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам»
114
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 67 119 рублей
(отражен НДС по полученному топливу);
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Расчеты по НДС»
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам» — 67 119 рублей (принята к вычету сумма НДС по полученным
горюче-смазочным материалам).
В том случае, если получение топлива от поставщика сопряжено с тем, что сотрудник
предприятия-получателя выступает в качестве его доверенного лица, необходимо оформить
для такого сотрудника доверенность.
Доверенность может быть оформлена по форме № М-2 или № М-2а. Формы
доверенности утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и
быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается под расписку получателю
доверенности, причем выдать доверенность можно только работнику организации, выдача
доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность
выдается, как правило, на 15 дней, но при получении товарно-материальных ценностей в
порядке плановых платежей, доверенность может быть выдана на один месяц.
В Доверенности должны быть полностью заполнены все предусмотренные реквизиты;
она должна иметь образец подписи лица, на имя которого выдана.
Обратимся к проблемам приобретения горюче-смазочных материалов за рамками
рассмотренной нами выше схемы. В самом деле, подавляющее большинство предприятий в
нашей стране не осуществляет закупку горюче-смазочных материалов для организации
собственных пунктов заправки автомобилей. Как правило, использование безналичной
формы оплаты приобретения горюче-смазочных материалов сводится к приобретению
указанных материальных ценностей по талонам, топливным картам, корпоративным
электронным картам.
Отметим, что следует различать безналичную форму оплаты горюче-смазочных
материалов:
9 прямую;
9 косвенную.
Под прямой безналичной оплатой следует понимать такую форму оплаты, при
которой используются топливные карты, с помощью которых производится перевод
115
денежных сумм с карты покупателя на счет поставщика горюче-смазочных материалов по
результатам отпуска топлива.
Косвенная безналичная оплата предполагает предварительную оплату горюче-
смазочных материалов. После того, как такая оплата была произведена, отпуск горюче-
смазочных материалов на АЗС осуществляется на основании талонов либо топливных карт,
которые в данной схеме будут являться эквивалентом предварительно оплаченного
количества горюче-смазочных материалов.
Учет приобретения горюче-смазочных материалов по талонам
Приобретение горюче-смазочных материалов по талонам начинается с заключения
договора купли-продажи, одной стороной в котором является покупатель (предприятие,
располагающее автомобилем/автомобилями), другой стороной — продавец горюче-
смазочных материалов.
При приобретении горюче-смазочных материалов по талонам следует различать
следующие виды талонов:
9 талоны, имеющие количественное выражение, представляют собой талоны, в
которых указаны (зафиксированы) марка и количество топлива (например, «Бензин А-92, 20
литров»). Практически это означает, что поставщик обязуется отпустить потребителю
топлива и/или иные горюче-смазочные материалы в указанном на талоне количестве;
9 талоны, имеющие количественно-стоимостное выражение предполагают
обязательство предприятия-поставщика отпустить определенное количество горюче-
смазочных материалов указанной марки по конкретной цене. Предприятие-потребитель
горюче-смазочных материалов оплачивает и получает талоны, на которых указано
количество топлива (например, 20 литров) и цена одного литра топлива (например, 22
рубля), то есть талоны, в которых зафиксировано определенное количество топлива и его
цена на момент предварительной оплаты талонов;
9 талоны, имеющие стоимостное выражение, то есть талоны, в которых указаны
марка, количество и стоимость топлива. Практически это означает, что поставщик обязуется
отпустить потребителю топлива и/или иные горюче-смазочные материалы по
фиксированной на момент предварительной оплаты цене. Например, предприятие приобрело
талоны 1 ноября 2010 г., предполагающие отпуск бензина А-92 20 литров по каждому, при
этом стоимость каждого талона составляет 440 рублей. В течение ноября 2010 г. цена на
бензин данной марки возросла, однако отпуск будет производиться по фиксированной на
момент оплаты цене, а именно — по 440 рублей за каждый талон (22 рубля за один литр
бензина).
116
В зависимости от того, какие конкретные условия заложены в договоре купли-
продажи, будем рассматривать разнящиеся варианты учета поступления горюче-смазочных
материалов у предприятия-покупателя.
Предположим, что с целью обеспечения своей деятельности ООО «Автомобилист»
заключило договор № 146 от 01 марта 2010 г. с ООО «Факел» на приобретение талонов на
бензин в количестве 20 000 литров на сумму 440 000 рублей с учетом НДС. Условиями
договора предполагается предварительная оплата всей суммы, предусмотренной договором
(заметим, что в том случае, когда речь идет о талонах на горюче-смазочные материалы,
возможна только предварительная их оплата).
Начнем рассмотрение порядка учета полученных ООО «Автомобилист» топливных
талонов с вариантов, когда право собственности на поставляемые горюче-смазочные
материалы переходят к покупателю в момент передачи ему талонов.
Итак, условиями договора № 146 (см. пример выше) предусмотрено, что
определяющими условиями договора в данном случае будут следующие:
9 талоны имеют количественное выражение: по условиям договора ООО
«Автомобилист» получает от поставщика 1 000 талонов по 20 литров каждый на общую
сумму 440 000 рублей с учетом НДС; соответственно, стоимость одного талона составит
в примере 440 рублей с учетом НДС;
9 право собственности на поставляемые горюче-смазочные материалы переходят
к покупателю в момент передачи ему талонов.
Приобретение горюче-смазочных материалов в таком случае будет оформлено
нижеследующими записями на счетах бухгалтерского учета ООО «Автомобилист».
При перечислении на расчетный
поставки суммы:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит счета 51 «Расчетный счет» — 440 000 рублей
После получения талонов на горюче-смазочные материалы на основании акта
приемки-передачи, накладной и счета-фактуры поставщика на счетах бухгалтерского
учета ООО «Автомобилист» будут сделаны следующие записи:
Дебет счета 10-3-1-1 «Бензин на складе
счет ООО «Факел» предусмотренной договором
»
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 372 881 рубль
(отражено получение талонов ООО «Автомобилист»);
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам»
117
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 67 119 рублей
(отражен НДС по полученным талонам);
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Расчеты по НДС»
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам» — 67119 рублей (принята к вычету сумма НДС по полученным
талонам)
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 10/3-1-1 «Бензин на складе» — 372881 рубль (талоны на бензин выданы
под отчет водителям)
Дебет счета 10/3-3 «Топливо в баках автотранспорта»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» —372881 рубль (на основании
авансовых отчетов водителей отражена стоимость топлива, залитого в баки
автомобильного транспорта)
Дебет счетов, предусмотренных учетной политикой данного предприятия для учета
данного вида затрат
Кредит счета 10/3-3 ««Топливо в баках автотранспорта» (на основании путевых
листов списана стоимость фактически израсходованных горюче-смазочных материалов на
счета учета затрат).
Рассмотрим теперь иной вариант условий договора, а именно: право собственности на
горюче-смазочные материалы переходит к покупателю в момент заправки автомобилей по
оплаченным талонам.
В данном случае полученные ООО «Автомобилист» талоны
забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Согласно Плану счетов, данный
забалансовый счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков
строгой отчетности, в том числе талонов. Помимо синтетического учета бланков
строгой отчетности, на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»
необходимо организовать и аналитический учет талонов на горюче-смазочные материалы
В частности, необходимо организовать аналитический учет талонов по их видам и местам
хранения (материально-ответственным лицам). Например, на забалансовом счете 006
следует учитывать на
.
«Бланки строгой отчетности» целесообразно открыть аналитический учет:
9 по маркам бензина и иным видам горюче-смазочных материалов (А-92, АИ-95 и
т.д.);
9 по материально-ответственным лицам (заведующий гаражом № 1, заведующий
гаражом № 2 и т.д. либо: водитель Сидоров А.Л., водитель Петров Н.Д. и т.д.).
118
При приобретении талонов при переходе права собственности на горюче-смазочные
материалы в момент заправки на АЗС на счетах бухгалтерского учета ООО
«Автомобилист» будут сделаны нижеследующие записи, при условии, что все талоны были
выданы под отчет материально-ответственным лицам в течение месяца и были
использованы, а расход топлива не превышает величины установленных на предприятии
норм расхода.
При перечислении на расчетный счет ООО «Факел» предусмотренной договором
поставки суммы:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит счета 51 «Расчетный счет» — 440 000 рублей
Стоимость полученных талонов на горюче-смазочные материалы учтена на
забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»:
Дебет забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» — 372 881 рубль
На основании акта гашения талонов отражено приобретение горюче-смазочных
материалов:
Дебет счета 10/3-3 «Топливо в баках автотранспорта»
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 372 881 рубль
Отражен НДС по полученным талонам:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам»
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 67 119 рублей
Принята к вычету сумма НДС по
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Расчеты по НДС»
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам» — 67 119 рублей
Списана стоимость талонов на горюче-смазочные материалы:
Кредит забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» — 372 881 рубль
В себестоимости продаж учтена
полученным талонам:
стоимость расходов на горюче-смазочные
материалы:
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (либо иной счет, предназначенный
для этих целей согласно учетной политике предприятия)
Кредита счета 10-3-3 «Топливо в баках автотранспорта» — 372881 рубль
119
Обращаем внимание, что приобретение горюче-смазочных материалов отражается по
фактической себестоимости, которая определяется исходя из суммы, перечисленной
поставщику горюче-смазочных материалов за талоны, без учета НДС (п. 5 и 6 ПБУ 5/01).
В том случае, если предприятием приобретены стоимостные талоны на горюче-
смазочные материалы, а право собственности на топливо переходит в момент заправки
автомобиля, талоны учитываются как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчет 3
«Денежные документы». Бухгалтерские проводки в данном случае будет следующие.
При перечислении на расчетный счет ООО «Факел» предусмотренной договором
поставки суммы:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит счета 51 «Расчетный счет» — 440 000 рублей
Учтено поступление талонов в стоимостном выражении:
Дебет счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 440 000 рублей
При выдаче талонов под отчет водителям:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» — 440 000 рублей
Учет НДС производится в процессе расходования талонов (заправки автомобилей)
на основании авансовых отчетов водителей и отчету автозаправочной станции:
Дебет счета 10/3-3 «Топливо в баках автотранспорта»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 372 881 рубль
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 67 119 рублей (НДС)
Принята к вычету сумма НДС по использованным для заправки автотранспорта
талонам:
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Расчеты по НДС»
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-
производственным запасам» — 67 119 рублей.
Списана стоимость фактически израсходованных горюче-смазочных материалов на
счета учета затрат согласно данным путевых листов:
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (либо иной счет, предназначенный
для этих целей согласно учетной политике предприятия: счета 20, 23, 26, 44)
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]