Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Тренинг публичных выступлений. Учебник
.pdf
Краткость изложения материала
Подготовка презентации начинается со сбора всех
составляющих выступления. Создавая кулинарный шедевр, шеф-повар начинает с того, что отбирает все ингредиенты для блюда, приправы и утварь. Он же не использует всю посуду и продукты, которые у него есть. Собрав
все ингредиенты презентации, необходимо оценить значение темы для аудитории, а не для вас самих. Аудитория, наверное, не знает предмет так глубоко, как вы, да
ей это и не нужно.
Следует удалить, сократить, вырезать или любым
иным «хирургическим» способом избавиться от лишнего
багажа. Надо оставить только то, что действительно нужно слушателям. После первого редактирования операцию
сокращения материала желательно повторить. Каждый
раз надо смотреть на черновик свежим взглядом и находить очередного кандидата на вырезание. Всегда полезно
перечитать свой текст заново и постараться удалить лишнее. Этот процесс похож на огранку кристалла: удаляется
все лишнее ради создания шедевра.
Для устной презентации регулирование объема выступления еще важнее. Читатели электронного или печатного текста всегда могут вернуться к неясным моментам,
но слушатели, воспринимающие информацию здесь и сейчас, такой возможности не имеют. Если они теряют нить
изложения, то либо прерывают выступающего, либо отвлекаются на что-либо другое. В любом случае докладчик
проигрывает.
Необходимо быть лаконичным, следить не только за
продолжительностью презентации, но и за количеством
подробностей, а также их организацией в речи. Желательно поделить презентацию на несколько тем, содержание
которых должно полностью раскрывать ее идею. Во время
выступления необходимо придерживаться этого деления,
добавляя в темы детали. Аудитория может забыть подробности, но способна «воссоздать» основную канву.
71
Оригинальность
Создание презентации — процесс творческий. Докладчики обычно начинают с «ясной и определенной мысли» — обычно в виде набора слайдов, а затем «воплощают
ее в действительность», представляя их аудитории. Но
слушатели не воспринимают содержание, чего и следует
ожидать. А все потому, что такой метод противоречит естественному процессу человеческого мышления, который
психологи называют дивергентным и конвергентным.
Начиная подготовку с выбора слайдов, докладчики
ограничивают свои творческие возможности. Конвергентное мышление необходимо включать после дивергентного мышления. В процессе создания слайдов желательно
спонтанно генерировать идеи, комбинировать различные
ассоциации, находить новые (неожиданные) решения, которые потом лягут в основу презентации.
Действенную помощь в творческой работе при создании презентации может оказать модель Дж. П. Гилфорда,
которая строится вокруг трех основных аспектов интеллектуального функционирования: операций, их продуктов и содержания [48].
Операции
Операция относится к основным интеллектуальным
процессам. Операции включают такие виды деятельности, как познание, открытие и осознание (когнитивная деятельность); извлечение информации из хранилища (память); генерирование множества вариантов (дивергентное
мышление); выбор единственного варианта и принятие
решения (конвергентное мышление); и суждения о приемлемости информации или решения (оценка).
Двумя операциями, стимулировавшими наибольшее
число исследований и вызывающих наибольший интерес, являются конвергентное и дивергентное мышление,
теснее других связанные с креативностью и интеллектом.
Дивергентное мышление, предполагающее выработку
множества решений и гипотез, является центральным в
процессе создания презентации.
72
Содержание
Операции осуществляются над определенного рода
информацией. Эта информация, или содержание, может
быть изобразительным, символическим, семантическим
или поведенческим. Изобразительное содержание представляет собой конкретную информацию, такую как образы. Символическое содержание — это информация в
форме произвольных знаков, таких как числа или коды.
Семантическое содержание — это информация в форме
значений слов. А поведенческое содержание — это невербальная информация, участвующая в человеческих взаимодействиях, в частности, эмоции.
Продукт
Применение операции к содержанию производит продукт — форму, которую принимает презентация после переработки. Продукты включают: отдельные части информации (элементы); совокупности элементов, группируемые по общим для них свойствам (классы); связи между
элементами информации (отношения); организации информации (системы); изменения информации (трансформации); и экстраполяцию выводов, полученных на основании информации (следствия).
Таким образом, прежде чем приступить к подбору
слайдов, необходимо обдумать все тезисы, которые надо
представить. Можно воспринимать их не как слова, а как
символические образы. В противном случае творческий
продукт (результат применения операции к содержанию)
попадает в рамки готовых цветовых комбинаций, размеров шрифта и последовательности демонстрации.
Конечная цель
Специалисты советуют начинать разработку презентации с последнего предложения, суть излагать в начале
выступления, а в заключении ответить на вопросы. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных
людей» утверждает, что основное назначение девиза «на-
73
чинайте, представляя конечную цель» [37, c. 157] заключается в том, чтобы начать с представления образа, картины или парадигмы конечной цели...
Конечная цель, таким образом, поможет правильно выстроить аргументацию, упорядочить информацию,
сделать ее логически выверенной. Начиная с цели, а не со
слайдов, можно увидеть картину в целом [14].
Дальнейшая работа над презентацией должна быть
последовательной. Рекомендуется:
Проанализировать своих слушателей и их возможную реакцию на цель презентации.
Провести мозговой штурм и выдвинуть идеи, способствующие достижению цели и соответствующие потребностям аудитории.
Определить ключевые идеи и удалить все лишнее.
Организовать ключевые идеи в логическом по-
рядке.
Подготовка к выступлению перед аудиторией требует
проговаривания составленных текстов вслух, что поможет привести мысли в порядок. Чтение вслух позволяет
по-новому взглянуть на текст на заключительном этапе
творческого процесса — редактировании и шлифовке.
Даже если писатель, к примеру, четко представляет себе
главную мысль нового произведения, а докладчик хорошо понимает суть презентации, перспектива выбирать из
великого разнообразия идей или деталей не привлекает.
Однако в ходе работы писатели, как и докладчики, сживаются с содержанием и без труда могут изложить его.
Необходимо усвоить три важных урока по проведению презентации.
1. Подчеркивайте первостепенное значение аудито-
рии.
Самая распространенная ошибка докладчиков состоит в том, что они концентрируются на содержании выступления, а не на преимуществах для аудитории (то есть
излагают универсальную «корпоративную речь»). Таким
образом, им не удается достичь цели презентации.
74
2. Слайдам отводите вторые роли.
Несомненно, второй по распространенности ошибкой
можно считать многофункциональность слайдов. Докладчики используют их не только в качестве иллюстраций, но
и как текстовые подсказки, предварительные рассылки и
раздаточный материал. В результате они демонстрируют
бесполезные изображения с множеством ненужных деталей.
3. Используйте полезные, но малоизвестные функ-
ции.
Программа «Power Point», позволяет вводить номер
нужного слайда и сразу перейти к нему при нажатии клавиши «Enter» (команда «Перейти к…»). Настроив программу на режим слайд-шоу, можно как подсказку использовать распечатанный перечень слайдов. При этом
докладчик полностью контролирует ситуацию, внушая
аудитории, что он прекрасно владеет материалом.
Цель докладчика — донести до аудитории свое сообщение, заложенное в презентации. Для этого рекомендуется использовать следующие советы:
1. Заранее анализируйте аудиторию. Делите аудиторию на сегменты так же, как это делают менеджеры по
продажам. При подготовке соберите максимум информации: что слушателям уже известно, что они хотят узнать,
определите их ожидания, интересы и настроение.
2. Создавайте целевой контент. На основе проведенного анализа формируйте содержание презентации, соответствующее запросам аудитории. При этом избегайте
лишней информации. Конечно, сказать легче, чем сделать. Большинство докладчиков уверены, что слушатели
усвоят все, поэтому они должны сказать все. Это неверно!
Рассказывайте только то, что им нужно знать.
3. Предложите разнообразные преимущества для аудитории. Включите в свою речь слова: «Для вас это важно,
потому что…».
4. Адаптируйте содержание выступления к аудитории. Используйте информацию об аудитории и вставляйте
75
необходимые комментарии на протяжении всей презентации, чтобы она была свежей и специально подготовленной.
5. Следите за реакцией. Визуальный контакт на презентации — нечто само собой разумеющееся, но большинство докладчиков, хоть и «сканируют» взглядом публику,
ничего не видят. Читайте реакцию слушателей. Следите
за кивками. Обращайте внимание на то, удалось ли вам
донести до них свою мысль.
6. Корректируйте содержание. Если вместо кивков вы
видите нахмуренные или озадаченные лица, дайте краткое пояснение или спросите слушателей, есть ли у них
вопросы.
7. На все вопросы давайте полные ответы. Если во время или после презентации слушатели задают вопросы, то
вам необходимо дать исчерпывающий ответ. Если вы стремитесь получить высокий результат, старайтесь сделать
так, чтобы аудитория услышала ваше сообщение.
В ходе подготовки и проведения презентации необходимо взять на вооружение шесть универсальных принципов социального влияния, которые играют важную роль в
убеждении людей:
1. Взаимный обмен (мы чувствуем себя обязанными
оказать услугу за услугу).
2. Авторитет (мы ищем экспертов, чтобы сказали,
как делать).
3. Обязательства и последовательность (мы хотим
действовать в соответствии с нашими обязательствами и
системой ценностей).
4. Дефицит (чем менее доступен ресурс, тем больше
мы его желаем).
5. Благорасположение (чем больше нам нравится человек, тем больше мы хотим сказать ему «да»).
6. Социальное доказательство (в своем поведении мы
руководствуемся тем, что делают другие) [19].
76
Односторонняя коммуникация
Эгоцентризм создает серьезные препятствия для общения. На презентации это выражается в недостаточном
внимании к аудитории. В ходе диалога необходимо стремиться друг к другу, быть внимательным к тону голоса и
нюансам речи. Диалог призывает человека взглянуть на
тот или иной вопрос с различных точек зрения.
К сожалению, сегодня нормой стала противоположная ситуация, которую условно можно назвать «диамонолог». Первым сигналом к тому, что коммуникация зашла
в тупик, является соотношение в речи повествовательных
и вопросительных предложений. Второй индикатор — частота употребления местоимений «я», «вы», «мы», «они».
Если внимательнее прислушаться к тому, как люди излагают свои мысли, можно понять, что они собой представляют, что чувствуют и в каких отношениях находятся с
другими людьми [23; 77–80].
Рекомендуется быть ближе к своим слушателям, сосредоточиться на том, что вас объединяет, вести диалог, а
не «диамонолог», сохранять баланс между «я» и «вы».
4.2. Принципы создания эффективного слайда
Мультимедийные презентации — это современный
вид представления, в котором используются текст, изображение, звук, видео, анимация.
От цели презентации, от конкретного результата зависит выбор вида, формы, продолжительности презентации.
Одна из главных целей презентации — это привлечение внимания аудитории, улучшения восприятия и запоминания информации (рис. 8).
Выделяют различные виды презентаций:
Информационная — передача большого объема информации (лекция, доклад).
Дискуссионная — передача информации с целью сбора мнения слушателей (конференция, совещание)
77
Рис. 8. Цели презентации: привлечение внимания аудитории,
обеспечение внимания, принятия и запоминания
Рекламная — воздействие с целью оказания влияния
на потенциальных клиентов (выставки, фестивали, спартакиады и пр.)
Виды мультимедийных презентации по форме представления информации:
1-й уровень — вербальная, то есть в презентации представлен только текст.
2-й уровень — вербализованная, то есть в презентации
используется текст + рисунки 2D.
3-й уровень — мультимедийная, то есть используются
рисунки 2D, 3D, звук, видео, анимация и текст.
4-й уровень «виртуальная реальность», то есть 3-й
уровень презентации дополняется тактильной информацией.
В процессе создания эффективного слайда необходимо сокращать материал и стремиться быть лаконичным
во время его изложения. Если начинать писать текст с последнего предложения (в котором формулируется призыв
к конкретным действиям), у всей презентации появятся
цель и фундамент.
Можно сформулировать несколько предложений, которые должны выполнять ряд условий в следующей последовательности:
78
привлекать внимание слушателей;
описывать основные преимущества;
содержать главную мысль или призыв к действию.
Организация различных элементов в строгом порядке
облегчает работу и докладчику, и аудитории.
Объем и упорядочение информации
Перенасыщенный информацией слайд не дает возможности прочитать тест полностью, следовательно, не
выполняет базовую функцию любого иллюстративного материала — помогать усваивать материал. Простой слайд с
минимальной долей текста доносит основную мысль мгновенно с первого взгляда.
Чем насыщеннее изображение, тем больше времени
требуется на его восприятие. При этом аудитория перестает слушать выступающего докладчика. Тем не менее,
большинство докладчиков не останавливают свою речь,
усложняя слушателям процесс обработки информации. В
итоге их внимание переключается на другие объекты, поэтому необходимо сделать слайд более удобным для аудитории.
Зрители и слушатели, как правило, читают слева направо. Таким образом, в зависимости от цели обращения,
следует создавать и проецировать свою презентацию так,
чтобы целевая аудитория использовала или не использовала привычную модель чтения. Взгляд направо формирует позитивное восприятие, налево — негативное.
Поскольку глаза человека привыкли двигаться слева
направо, анимация по умолчанию должна повторять это
направление. Если возникает необходимость преподнести
(сконцентрировать внимание) негативную информацию,
целесообразно учитывать эту особенность восприятия людей.
Более того, во время презентации экран, на который
выводится слайд-шоу, будь то большой экран проектора
или небольшой ноутбук, должен располагаться слева от
вас. Такая позиция поддерживает привычное движение
79
глаз слева направо. При показе нового слайда взгляд зрителей будет естественным образом перемещаться с вас на
изображение. Если поставить экран справа от себя, аудитории придется разглядывать слайд справа налево, то есть
читать в непривычном порядке, а это серьезное упущение,
особенно если предлагается текстовый слайд.
Во время презентации при появлении нового слайда рекомендуется поворачиваться к экрану. Ваш взгляд
заставит аудиторию смотреть туда же, куда и вы. Таким
образом, происходит синхронизация ваших действий с
реакцией слушателей. Желательно давать словесные пояснения между слайдами, чтобы получилась целостная
картина презентации.
В презентации необходимо использовать приемы привлечения внимания, такие как: графические элементы,
рисунки, цвета, шрифты, звуки, анимацию.
Например, информацию, поданную с использованием
геометрических фигур. человек воспринимает по-разному
(рис. 9).
Рис. 9. Особенности восприятия информации с использованием
80
геометрических фигур
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]