Управление инвестициями. Управление персоналом. Основы управления персоналом. Управление проектами. Управление рисками. Выпуск 6. Глоссарий

Мониторинг содержания проекта — это постоянное отсле-

живание хода работ в рамках проекта, программы или организации для сравнения текущего состояния дел с заранее разработанным планом.

Управление по отклонениям — это система деятельности,

основанная на выявлении и доведении до сведения руководителей только тех сигналов, которые требуют их личного внимания.

Анализ выполнения планов — процесс изучения хода реализации проекта.

Состав подсистем управления реализации проекта —

см. Уровни выполнения проектов.

Внедрение проекта — процесс определения необходимых мероприятий и разработок по реализации и внедрению проекта, включает определение этапов очередности реализации проекта, разработку календарного плана реализации и внедрения проекта; калькуляцию затрат на реализацию проекта и разработку плана финансирования проекта; порядок корректировки и доработок проекта и согласование изменений

Тема 5. Организационная структура проекта

Понятие и определения субъектов управления проектами. Состав участников проекта, их роль и функции. Руководитель проекта. Проекты в различных организационных структурах.

Общие принципы построения организационных структур управления проектом. Организационная структура и система взаимоотношений участников проекта. Содержание проекта. Последовательность разработки и создания организационных структур управления проектами.

Управление коммуникациями проекта. Основы управления коммуникациями: информация и коммуникация в управлении проектом. Система отчетной и аналитической документации. Обеспечение работы систем передачи информации.

161

Понятие офиса проекта и основные принципы его проектирования. Организация офиса проекта. Виртуальный офис. Развитие структур проектного офиса. Мультипроектное управление и проектный офис. Основные функции проектного офиса. Виды проектных офисов. Проектный офис, центр управления проектами и центр совершенства. Организация и функционирование проектного офиса.

Основные термины и понятия темы 5

Офис проекта (проектный офис) — центр (секретариат) управления проектом, состоит из одного или нескольких сотрудников, возглавляется менеджеромпроекта, оснащеннеобходимыми средствами. Хранится вся документация по проекту. Играет роль методологического центра, обслуживающего все проекты организации.

Офис управления проектом (Project management office, PMO) — это подразделение, осуществляющее централизацию

икоординацию управления приписанных к нему проектов. Виртуальный офис — веб-ресурс или его часть, позволяющая

географически разобщенным членам команды проекта организационно взаимодействовать посредством единой системы обмена, хранения, обработки и передачи информации.

Общие принципы построения организационных структур управления проектом:

–оптимальность(сокращениечисластупенейиуровнейуправления при установлении рациональных связей между ступенями, уровнями и звеньями управления);

–адаптивность (приспособляемость структуры к изменениям

впроцессе реализации проекта);

–оперативность (быстрота реакции на принятие управленческих решений, а также быстрое и четкое их доведение до членов команды проекта);

162

– надежность (достоверность передачи всей информации

вуправлении проектом);

–экономичность (минимизация затрат на содержание команды проектаприусловииобязательноговыполненияпоставленныхзадач).

Матричная организация — организационная структура, в которой менеджер проекта разделяет с функциональными руководителями ответственность по постановке приоритетов и управлению работой лиц, назначенных на исполнение проекта.

Заинтересованные лица проекта — см. Стейкхолдеры

(тема 1).

Менеджер проекта (Project Manager, PM) — лицо, ответствен-

ное за управление проектом.

Организационная структура проекта (organizational breakdown structure, OBS) — 1) целостная совокупность объединенных между собой информационными связями структурных подразделений, позволяющая распределять общие задачи проекта по руководителям и исполнителям и регулировать их совместную работу; 2) наиболее соответствующая проекту временая организационная структура, создаваемая для успешного достижения целей проекта и включающая всех его участников. Разновидности организационной структуры проекта: функциональная, проектная (проектно ориентированная), матричная (слабая (мягкая), сильная (жесткая), сбалансированная матрица).

Проектный комитет — структурное подразделение, в задачи которого входит принятие ключевых решений по отбору проектов, контроль хода их выполнения.

Основные принципы проектирования офиса проекта:

–интеграция лучших средств и опыта при реализации проекта;

–учет временного характера проекта;

–организация группового взаимодействия;

–сочетание централизации и децентрализации;

–максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий и власти в управлении проектом;

163

– применение ИТ-технологий.

Основные функции проектного офиса:

– центральная регистрация документов, циркулирующих

вуправлении проектом;

–хранение документов и ведение централизованного каталога документов проекта;

–созданиеисторииработысдокументами(кто, когдаиработал с документом);

–защита документов, создание архива документов.

Планирование организации проекта — 1) процесс определе-

ния проектных ролей, ответственностей и отношений отчетности; 2) последовательность разработки и создания организационных структур управления проектами.

Проектная организация (проектно ориентированная организация) — организационная структура, в рамкахкоторой руководитель проекта несет всю полноту ответственности за установление приоритетов и управление работой лиц, назначенных на проект.

Руководитель проекта (Project Manager) — см. Менеджер проекта.

Функциональная организация — организационная структу-

ра, в которой персонал иерархически сгруппирован по специальностям(например, наверхнемуровнеразделениепофункциональнымподразделениям— производство, маркетинг, конструкторское бюро, бухгалтерия, авпределахкаждогоподразделениявыделены группы по специализации исполнителей: в конструкторском бюро могут быть группы механическая, электрическая и т. д.).

Функционально-стоимостной анализ — метод исследова-

ния, использующий творческий подход, направленный на оптимизацию затрат жизненного цикла проекта, экономию времени, увеличение прибыли, повышение качества, увеличение доли рынка, решение спорных вопросов и/или более эффективное использование ресурсов.

Функциональный руководитель — руководитель функцио-

нального подразделения или ответственный за выполнение опре-

164

деленной функции проекта (инжиниринг, производство, маркетинг и др.).

Обеспечение работы систем передачи информации. Организация переговоров и совещаний.

Планирование взаимодействия (коммуникаций) — процесс определения информационных и коммуникационных потребностей заинтересованных сторон, видов информации, сроков и средств ее предоставления.

Управление коммуникациями — 1) целенаправленное воз-

действие на планирование коммуникаций, распределение информации, подготовку отчетов, приемку проекта и его административное закрытие; 2) совокупность процессов, обеспечивающих сбор, накопление, распространение, хранение и последующее использование информации проекта.

Управление конфликтами проекта (Project Conflict Management) — вид управленческой деятельности, включающий совокупность процессов; с помощью использования управленческих технологий устраняются различные несогласования, возникающие в рамках работы над проектом.

Раздел 3. Подсистемы управления проектом

Тема 6. Управление командой проекта

Общие основы управления командой проекта. Проектный менеджмент. Классификация команд. Формирование команды и ее развитиевходепроекта. Документальноеобеспечениеуправления кадрами. Кадровое планирование и управление карьерой. Организационная культура проекта. Методы разрешения конфликтов. Анализ и оценка эффективности деятельности команды. Мотивация командной работы. Кадровые изменения в ходе реализации проекта. Аттестация персонала. Организация переговоров и совещаний. Особенности управления расформированием команды проекта.

165

Основные термины и понятия темы 6

Команда проекта (Project Team) — совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед его руководителем за их выполнение, включая внешних исполнителей и консультантов.

Классификация команд — процесс группировки объектов исследования или наблюдения в соответствии с их общими признаками. Критерии классификации команд: членство (какие категории сотрудников организации входят в состав рабочей команды); цели и функции (какие цели и задачи ставятся перед рабочей командой, какие функции выполняет команда); жизненный цикл (какова продолжительность периода времени существования рабочей команды); управление (каким образом осуществляется руководство рабочей командой); взаимодействие (какие формы отношений используются в процессе функционирования рабочей команды); методы (какими способами и средствами пользуются команды для достижения поставленных целей).

Виды команд проекта:

–интрафункциональные команды — информация и функции разделены между членами команды, структура и состав варьируются при изменении области приложения;

–оперативные команды — временное объединение специалистов различного профиля для решения актуальных проблем и выработки рекомендаций; периодические кратковременные встречи (один-два часа в неделю); практическая деятельность не входит

вкомпетенцию команды;

–кроссфункциональные команды — фокусируются на совершенствовании некоторого процесса; обычно привлекаются специалисты из различных подразделений организации; часто такие команды трансформируются в самоуправляемые или самонаправляемые команды;

–предпринимательские команды — специализируются на наблюдении за процессом производства специфического продукта

166

или сегментом клиентов, на поддержании и совершенствовании системы, ориентированной на потребителя;

–исполнительные команды — создаются для выработки стратегических решений и руководства; лидером команды, как правило, является первое лицо организации;

–координационные команды — создаются в условиях сетевой организации для выработки стратегических решений и координации рабочих команд нижнего уровня;

–самоуправляемые команды — имеют большие права, полномочия и ответственность по вопросам, не связанным с функциями постановки целей и планирования; внешние контакты обеспечиваются менеджерами или другими подразделениями;

–самонаправляемыекоманды— обеспечиваютпроизводственный процесс, сервисные функции или функции, связанные с разработкой новых изделий, процессов, технологий;

–виртуальныекоманды— интеллектуальныекоманды, контактирующие посредством компьютерных сетей.

Команда управления проектом (Project Management Team) —

члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены

вработы по управлению проектом. В мелких проектах команда может включать практически всех членов команды проекта.

Менеджер по управлению проектом (менеджер проекта) —

лицо, ответственное за управление проектом.

Профессионалвуправлениипроектами— лицо, сертифици-

рованное Институтом по управлению проектами (PMI®). Развитие команды проекта — процесс перехода на новый ка-

чественный уровень индивидуальных и групповых навыков.

Управление командой проекта — вид управленческой дея-

тельности, направленный на воздействие на членов команды проекта, позволяющий повышать эффективность его исполнения.

Управление человеческими ресурсами проекта — целена-

правленное воздействие на процессы эффективного использования работников, занятых в проекте. Включает планирование, подбор, формирование и развитие команды проекта.

167

Члены команды проекта — работники, прямо или косвенно подотчетные менеджеру проекта.

Тема 7. Управление финансами и контроль стоимости проекта

Цели и задачи финансирования проекта. Источники финансирования. Организационныеформыфинансирования. Организация проектногофинансирования. Преимуществаинедостаткипроектного финансирования. Особенности проектного финансирования в развитых странах.

Основные понятия управления стоимостью проекта. Оценка стоимости на протяжении проектного цикла. Использование бюджета и сметы на стадии реализации проекта. Методы и средства контроля стоимости проекта. АВС-методы учета и контроля стоимости. Отчетная документация и ее роль в контроле стоимости проекта. Система бухгалтерского и управленческого учета. Прогнозирование отклонений стоимости проекта. Корректирующие и предупреждающие мероприятия.

Управление финансами проекта. Управление денежными средствами проекта. Оперативное бюджетирование проекта. Контроль реализации финансовых схем проекта. Контроль платежной дисциплины. Контроль за оперативными финансовыми результатами проекта. Проведение аудита проекта.

Основные термины и понятия темы 7

АВС-метод (Activity Based Costing) — анализ затрат по видам деятельности. Метод АВС применяется для получения информации о затратах и нефинансовой информации о деятельности организации, необходимой при принятии решений. Основан на предположении, что деятельность потребляет ресурсы, а продукция — деятельность.

168

Запланированный объем — собственно запланированная работа, а также утвержденный бюджет на ее исполнение. Ранее использовался термин плановая стоимость запланированных работ (ПСЗР).

Бюджет проекта (от старонормандского bougette — кошель, сумка, кожаный мешок) — схема доходов и расходов проекта, устанавливаемая на определенный период времени, обычно на один год; плановая стоимость работ, распределенная по периодам выполнения проекта.

Платежная дисциплина — обязанность предприятий, организаций, учреждений или отдельных заинтересованных в проекте лиц осуществлять взаимные платежи и платежи в бюджеты различных уровней в установленные сроки и в полном объеме.

Стоимость проекта — воплощенный в товаре(услуге) и овеществленный в нем общественный труд участников проекта

Плановый объем работ — физический размер запланированных работ или утвержденный бюджет расходов на выполнение (устаревшее — сметная стоимость запланированных работ

(BCWS).

Стоимостной показатель выполнения расписания — стои-

мостнойпоказательвыполнениярасписания(SPI) = Плановаястоимость выполненных работ (BCWP) / Плановая стоимость работ по графику (BCWS).

Стоимостная оценка проекта — оценка вероятной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ, предусмотренных проектом.

Страховой резерв — денежная сумма или количество времени сверх расчетных величин, необходимые для снижения риска невыполнения целей проекта до приемлемого уровня.

Управление финансами проекта (франц. finances — денеж-

ные средства, старофранц. finer — платить, оплачивать) — вид управленческой деятельности в процессе создания и использования централизованных и децентрализованных фондов денежных средств проекта.

169

Фактические затраты — величина реально произведенных совокупныхиздержек, включающаявсевидызатратпривыполнении работ за определенный период времени (например, отдельно могутучитыватьсятрудозатраты, прямыезатратыилиучитываются все понесенные затраты, включая косвенные). См. Освоенный объем.

Финансирование проекта — процесс обеспечения проекта необходимыми финансовыми ресурсами.

Тема 8. Менеджмент качества проекта

Основы современного менеджмента качества проекта. Системы менеджмента качества. Особенности управления качеством проекта. Процессы управления качеством на стадии реализации проекта. Методыисредствауправлениякачествомпроекта. Оценка качества и статус контроля и испытаний. Прослеживаемость продукции проекта. Сертификация продукции. Стандарты ИСО 9000: 2000. Контроль и обеспечение качества проекта. Классификация видов контроля. Входной, промежуточный и результирующий контроль. Организация проведения контрольных мероприятий. Документация по качеству. Прогнозирование состояния качества проекта.

Основные термины и понятия темы 8

Качество — целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Критерии качества: готовность, безотказность, безопасность, надежность.

Принципы управления качеством (стандарты серии ISO 9000:2000) — ориентация деятельности организации на клиента; управляемость и наблюдаемость всех процессов организации; вовлечение и мотивация персонала; процессное представление всех

170