Профессиональная этика в сфере таможенного сотрудничества. Учебное пособие

прибытия (убытия) иностранных представителей в праздничные и выходные дни;

прибытия (убытия) иностранных представителей в ранние или поздние часы;

виных случаях, обусловленных уровнем взаимодействия ФТС России

стаможенной службой иностранного государства, международной организацией.

14.Церемония встречи и проводов иностранных представителей предусматривает:

а) встречу иностранных представителей1 в зале официальных лиц и делегаций, которая проходит в следующем порядке:

у трапа воздушного судна, у входа в вагон поезда или у автотранспортного средства встречают (провожают) иностранных представителей уполномоченные лица ФТС России, таможенных органов Российской Федерации; затем, в зале официальных лиц и делегаций встречают иностранных представителей должностные лица ФТС России соответствующего долж-

ностного уровня;

затем, происходит знакомство и краткая беседа между сторонами и в знак внимания иностранным представителям организовывается буфетное обслуживание;

затем, к выходу подаются автомобили, в которые рассаживаются иностранные представители и сопровождающие лица и далее, все участники убывают согласно программе приема;

б) встречу иностранных представителей в общем зале, которая проходит в следующем порядке:

в общем зале встречают иностранных представителей уполномоченные лица соответствующего уровня;

затем, к выходу подаются автомобили, в которые рассаживаются иностранные представители и сопровождающие лица, и все участники убывают по программе приема.

Подраздел V. Государственная символика

вмеждународных мероприятия

24.К официальным национальным символам Российской Федерации относятся Государственный флаг Российской Федерации, Государственный герб Российской Федерации и Государственный гимн Российской Федерации.

1 В зале официальных лиц и делегаций проходит встреча (проводы) главы таможенной службы иностранного государства и его заместителей, а также главы международной организации и его заместителей. Встреча остальной категории иностранных представителей проходит через общий зал, но в исключительных случаях, по решениюруководителяФТСРоссии,ихвстречаипроводымогутпроходитьчереззалофициальных лиц и делегаций.

131

25.В международных протокольных мероприятиях ФТС России преимущественно используется Государственный флаг Российской Федерации, флаги иностранных государств, флаги международных организаций и интеграционных объединений (далее – флаги). Флаги используются на встречах, переговорах, церемониях подписания международных документов,

атакже на других международных мероприятиях.

26.Каждая из сторон, участвующая в международном мероприятии обозначается своим флагом. Флаги размещаются двумя способами: на настольном флагштоке и напольном флагштоке. Может использоваться флагшток для одного флага и двойной флагшток – для двух флагов.

27.Полотнища флагов могут изготавливаться из любых видов тканей,

идругих гибких материалов. Флаги могут иметь любые размеры в зависимости от способа их использования. Соотношение ширины и длины флага должно быть всегда одинаковым – 2:3. Оттенки цветов у Государственного флага Российский Федерации строго не устанавливаются, допускаются некоторые колебания, отвечающие тем условиям, в которых флаг будет использоваться. Размер полотнища Государственного флага Российской Федерации не может быть меньше размера полотнищ других флагов, размещаемых рядом с ним. Государственный флаг Российской Федерации не может располагаться ниже других флагов, размещаемых рядом с ним. Полотнище флага не должно касаться пола.

28.При участии в международном мероприятии не более двух сторон флаги располагаются следующим образом:

а) на столе переговоров флагшток с флагом размещается на каждой из сторон;

б) на полу флагшток с флагом размещается таким образом, чтобы флаг был обращен в сторону участников по их принадлежности, а при подписании документов–позадистола,накоторымподписываютдокументы.ПриэтомГо- сударственный флаг Российской Федерации размещается справа, а флаг принимаемой стороны – слева (с точки зрения стоящего лицом к флагам).

29.При участии в международных мероприятиях более двух сторон используемые флаги являются равноценными по своему статусу и используются по следующем правилам: флаги располагаются в алфавитном порядке слева направо (с точки зрения стоящего лицом к флагам, используется латинскийалфавит).Приэтомниодинизфлаговнеобладаетприоритетом.Вслучае когда в мероприятии принимают участие представители государств, которые объединены в какую-либо международную организацию или интеграционное объединение, флаг этой международной организации или интеграционного объединения занимает почетное место, а далее за ним вывешиваются государственные флаги в алфавитном порядке. При вывешивании флагов необходимо следить за тем, чтобы не произошло переворачивания флагов, так как их

132

ошибочное расположение может восприниматься как оскорбление представителей государства, которому принадлежит флаг.

Подраздел VI. Корпоративный стиль

вмеждународных мероприятиях

30.Корпоративный стиль ФТС России определен методическими рекомендациями по использованию элементов корпоративного стиля Федеральной таможенной службы и применяется при организации всех международных мероприятий ФТС России и таможенных органов Российской Федерации.

31.Корпоративный стиль ФТС России в международных мероприятиях используется в следующей продукции:

а) в раздаточных материалах на переговорах и встречах с иностранными представителями;

б) в сувенирно-подарочной продукции; в) в презентационных материалах; г) в бланочной продукции.

32.При организации международных мероприятий корпоративный стиль ФТС России может не применяться в случаях, если того требуют: международная протокольная практика, традиции, обычаи, культурные

ирелигиозные особенности участников, а также порядок проведения мероприятия, организатором которого является ФТС России и таможенные органы Российской Федерации.

Подраздел VII. Переговоры

33.В международной протокольной практике переговоры являются способом коммуникации на официальных и рабочих встречах. Переговоры проводятся представителями ФТС России и таможенных органов Российской Федерации с иностранными представителями. Переговоры в международной протокольной практике подразделяются на следующие формы: переговоры в очной форме, переговоры посредством видеоконференцсвязи и телефонные переговоры. Также переговоры подразделяются на официальные и рабочие.

34.Переговоры в очной форме предполагают личное присутствие участников и могут проводиться в узком, а также в расширенном составе.

35.Протокольное обеспечение переговоров включает в себя1:

а) подготовка к переговорам, которая подразумевает следующий порядок действий:

1 В соответствии с международной протокольной практикой, всю организационную подготовку к переговорам берет на себя принимающая сторона.

133

стороны определяют дату и время переговоров1; принимающая сторона определяет место для переговоров;

стороны формируют списки участников переговоров2 в соответствии с повесткой мероприятия, которые определяются исходя из количественного и профессионального состава, а также уровня глав делегаций;

стороны определяют порядок размещения участников за столом переговоров с учетом протокольных правил рассадки, который отображается в расположении на столе переговоров именных настольных табличек с указанием имен и фамилий всех участников встречи;

стороны обговаривают язык перевода, на котором будут вестись переговоры;

принимающая сторона готовит помещение для переговоров; за день до переговоров уполномоченное лицо принимающей сторо-

ны осуществляет проверку готовности всех служб и объектов, задействованных в обеспечении переговоров, а также сверяет списки участников на проход через пропускные пункты, с помощью технических специалистов проверяет работу оборудования для синхронного перевода, звукоусиления, стенографии, звукозаписи и иные технические средства, которые могут понадобиться во время переговоров;

б) процесс ведения переговоров, который включает в себя:

к моменту начала переговоров все участники должны находиться на своих местах (опоздание может восприниматься принимаемой стороной как оскорбление);

соблюдение правил субординации; переговоры ведут руководители делегаций, а остальные участники

вступают в беседу только по приглашению своего руководителя; соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать помеще-

ние во время переговоров, за исключением случаев, связанных с потребностью в медицинской помощи;

в) анализ результатов переговоров, который проводится сторонами по итогам состоявшихся переговоров:

подводятся результаты работы; отмечаются положительные моменты и упущения.

36. Переговоры, проводимые посредством видеоконференцсвязи предполагают удаленное взаимодействие между двумя и более участниками с помощью информационно-технических средств связи (далее – видеоконференция).

1 В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни следует незамедлительно проинформировать об этом всех участников переговоров.

2 Формирование списков участников встречи на двусторонних переговорах, как правило, исходят из равенства численного состава каждой из сторон.

134

37.Видеоконференция проводится в соответствии с Порядком проведения мероприятий с использованием ведомственной системы видеоконференцсвязи ФТС России.

38.В соответствии с международной протокольной практикой предусмотрен следующий порядок соблюдения протокольных норм при проведении видеоконференций:

а) участники должны быть представлены друг другу, включая тех, кто не может подключиться с изображением;

б) участниками используются таблички с указанием фамилии и инициалов, либо вместо табличек, на изображении, все участники должны быть поименованы;

в) стороны используют флаги, которые вывешиваются за спиной участников;

г) внешний вид участников должен соответствовать деловому стилю одежды;

д) при использовании иностранного языка обеспечивается перевод на русский язык и обратно.

39.Правила и нормы международной протокольной практики, которые рекомендуется использовать во время проведения видеоконференции, оговариваются сторонами до проведения мероприятия.

40.Телефонные переговоры в международной протокольной практике являются одним из видов служебной и деловой коммуникации между участниками, которыми выступают ФТС России, таможенные органы Российской Федерации – с одной стороны, иностранные представители –с другой стороны.

41.Служебная и деловая коммуникация обеспечивает установление деловых и служебных контактов и значительно упрощает взаимодействие между сторонами.

42.Международные протокольные нормы и правила определяют порядок телефонных переговоров, который включает в себя следующие действия:

а) стороны договариваются о телефонном звонке: обговаривают дату

ивремя звонка, определяются с необходимостью осуществления перевода, обозначается тема переговоров, уточняются номера телефонов и порядок их набора;

б) стороны проводят тестирование телефонного звонка; в) во время телефонных переговоров присутствуют технические спе-

циалисты для обеспечения бесперебойной работы оборудования и уполномоченные лица, владеющие тематикой разговора.

135

Подраздел X. Церемония подписания документов

59.Церемония подписания документов является одним из важных мероприятий в международной протокольной практике, которая организовывается следующим образом:

а) стороны назначают дату и время подписания документов (в международной протокольной практике принято подписывать документы в рамках визита иностранных представителей в торжественной обстановке по итогам переговоров);

б) принимающая сторона готовит место для подписания документов (подписание проводится в том же помещении, где проходят переговоры либо

вотдельном помещении): осуществляется подготовка помещения, подготовка и оформление стола для подписания, установка флагов за спиной подписантов, установку письменных приборов (ручек для подписания на подставках), подготовку папок для подписания, подготовку сценария подписания и определение ответственных лиц для объявления церемонии подписания);

в) перед церемонией подписания размещают документы в папках для подписания (как правило, документы подготовлены на русском и иностранном языках по два экземпляра каждой из сторон);

г) на церемонии подписания главы делегаций размещаются за столом так чтобы: глава принимаемой стороны занимал место по правую руку от главы принимающей стороны;

д) на церемонии подписания члены делегаций выстраиваются по старшинству по правую и левую руку от каждого из глав делегаций;

е) ведущий объявляет церемонию подписания документов, озвучивает наименование подписываемых документов, имена и должности глав делегаций, подписывающих документы1;

ж) главы делегаций ставят подписи на своих экземплярах документов, затем ассистенты закрывают папки с документами, передают их друг другу за спинойглавделегаций,затемкладутпапкинастол,открываютих, главыделегацийставятсвоиподписи,закрываютпапкисдокументами,встаютиобмениваютсяэтимипапкамидругсдругом,взнаксогласияпожимаютдругдругуруки, далее все участники завершают церемонию подписания аплодисментами.

60.При трехстороннем или многостороннем подписании документов ассистентам рекомендуется перемещать папки по часовой стрелке, а крайние папки передавать за спиной глав делегаций (подписантов). Подписание многосторонних документов (которые подписываются в одном экземпляре) проходит во время или после окончания мероприятия. При этом ассистент обходит поочередно глав делегаций, подписывающих документы.

1В международной протокольнойпрактике церемонию подписания принято переводить на иностранный язык принимаемой стороны.

136

Подраздел XII. Официальные приемы

64.Официальные приемы ФТС России и таможенных органов Российской Федерации проводятся в ознаменование важных событий: по случаю пребыванияиностранныхпредставителей(приемотименипринимающейсто- ронывчестьиностранныхгостей–обязательнаяпротокольнаячастьпрограм- мы визита), Международного дня таможенника, юбилейных дат, проведения каких-либо официальных мероприятий (конгрессов, форумов, конференций, презентаций, открытия и закрытия международных выставок, подписания договоров и т.д.), в порядке оказания почестей дипломатическим представителям, аккредитованным в Российской Федерации (таможенным атташе).

65.В международной протокольной практике официальные приемы подразделяются:

а) по времени проведения – на дневные приемы (проводятся между 12

и18 часами и длятся не более полутора часов) и вечерние приемы (проводятся после 18 часов и длятся не более двух с половиной часов);

б) по форме обслуживания – с рассадкой за столом и без рассадки (стоя);

в) по видам – прием «Бокал шампанского» («бокал вина»), прием «Завтрак», прием «Коктейль», прием «Фуршет», прием «Обед», прием «Обедбуфет» и прием «Ужин».

Прием «Бокал шампанского» («бокал вина») устраивается между 12

и13 часами без рассадки за столом, продолжительность около часа. Гостям предлагаются, кроме шампанского, другие вина, соки, минеральная вода. В качестве закусок подаются канапе (маленькие бутерброды), орешки и т.д. Напитки и закуски разносят официанты.

Прием «Завтрак» устраивается между 12 и 15 часами (обычно, в 12 или 13 часов) с рассадкой за столом. Продолжительность не более полутора часов (обычно около часа за столом и около 20 минут – за кофе (чай)). Кофе (чай) может быть подан за тем же столом или в гостиной. Меню традиционно включает одну – две холодные закуски, горячие рыбное и мясное блюда и десерт. Могут быть предложены первые блюда (супы). Перед завтраком подается аперитив; к холодным блюдам – водка или настойки (охлажденные); к рыбе – белое охлажденное вино; к мясу – красное вино комнатной температуры; к десерту – охлажденное шампанское; к чаю, кофе – ликер, коньяк. Форма одежды для завтрака повседневный костюм или деловое платье.

Прием «Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Проходит стоя. В приглашении указывается время начала

иокончания приема (17–19 часов; 18–20 часов). Иногда устраивается барбуфет со спиртными напитками.

137

Прием «Фуршет» относится к вечерним приемам без рассадки. Подготовка и организация приема «фуршет» соответствует приему типа «коктейль». Могут накрываться столы, подаваться горячие блюда. Гости сами подходят к столам, набирают закуски и отходят. Официанты лишь сменяют тарелки, следят за наличием блюд, наливают напитки и подают мороженое. Форма одежды на приемах «коктейль» и «фуршет» повседневная, если иное не указано в приглашении. В обоих случаях, чтобы подчеркнуть торжественностьмероприятия,вконцеприемаможетподаватьсяшампанское.Еслиприем проводится по случаю праздника, в честь высокого гостя возможна организация небольшого концерта или выставки, показ видеоролика.

Прием «Обед» – наиболее почетный вид приема. Прием «Обед» обычно начинается между 19 и 21 часом (но не позднее), длится 2–2,5 часа до ухода главного гостя. Проводится с рассадкой за столом. В силу своего высокого статуса требует тщательной подготовки, профессионального обслуживания. Меню в соответствии с национальными традициями включает две – три холодные закуски, первое, горячие рыбное и мясное блюда, десерт. Порядок подачи напитков тот же, что и на завтраке. Нередко обед предполагает особую форму одежды (смокинг или фрак для мужчин, вечернее платье для женщин), о чем указывается в приглашении.

Прием «Обед-буфет» («шведский стол») проводится в то же время, что и «обед», но менее почетен и более демократичен. Предполагает свободную рассадку гостей по 4–6 человек за столом или на креслах, диванах. Отдельно сервируется буфетный стол, расположенный по середине зала или у стены. Участники приема подходят к буфетному столу, наполняют свои тарелки и садятся по собственному усмотрению рядом с людьми, с которыми хотели бы пообщаться. Вина, коктейли и спиртные напитки также выставляются на буфетном столе, за которым стоят официанты, меняющие столовые приборы, блюда, наполняющие бокалы.

Прием«Ужин»отличаетсяотобедавременемначала(21часипозднее). В силу позднего времени в международной протокольной практике менее распространен, проводится иногда по случаю визита высокого гостя. На ужине обычно не подается первое блюдо.

66.В международной протокольной практике на приемы с рассадкой следует приходить в точно указанное в приглашении время. На приемах, проводимых без рассадки за столом, время прихода и ухода выбирается по усмотрению гостей, однако на официальных приемах соблюдается правило субординации. Основные рекомендации при участии на приемах с рассадкой: правильно рассчитывать время прихода, соблюдать требования к одежде, не переставлять кувертные карточки, занимать свое место за столом в соответствии с планом рассадки, соблюдать деловой, столовый и алкогольный этикет, иметь при себе визитные карточки.

138

67.При определении количественного и персонального состава гостей, приглашаемых на прием, следует исходить из важности события, которому он посвящен. О времени и виде приема гости извещаются приглашениями. Приглашения желательно отпечатать типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или впечатываются в бланк. Супружеским парам посылается общее приглашение с указанием на первом месте имени официального лица. Приглашения пишутся от третьего лица с употреблением выражения «имеет честь пригласить» и не подписываются. В приглашениях на прием типа «коктейль» или «фуршет» указывается время начала и окончания приема.

При направлении приглашения важному лицу до его отправки по телефону осведомиться, приемлем ли назначенный день, а само приглашение рекомендуется послать с курьером.

В приглашении на торжественный прием может указываться форма одежды. В левом нижнем углу пишется: «white tie» (белый галстук, что оз-

начает – фрак); «black tie» (черный галстук, т.е. смокинг); «evening dress» –

вечерняя одежда. Дамы должны быть в вечерних туалетах, хотя в приглашении это не указывается (в Англии иногда в приглашениях указывается «undress» – буквальный смысл – без одежды, что означает пожелание гостю быть в простом костюме).

Проставленные внизу приглашения буквы RSVP означают просьбу подтвердить приглашение (repondez, s’il – просьба ответить). На приглашении, направленном VIP-персоне после предварительной устной договоренности, буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут «p. m.» (pour memoire – для памяти). Если на приглашении указан номер телефона, ответ можно дать по телефону1. Нежелательно отвечать на приглашение визитной карточкой, в некоторых странах это считается нетактичным.

При подготовке приглашения не лишним будет уточнить семейное положение, точный адрес приглашенного, удостовериться, не изменился ли его служебный статус. Эти, казалось бы, мелочи позволят избежать неприятных недоразумений.

Приглашение направляют за две – три недели до приема. Ответ на него обязателен независимо от того, принято приглашение или нет. При отказе принять приглашение благодарят за оказанную честь и мотивируют отказ. При этом следует исходить из того, что, чем выше положение лица, устраивающегоприем,темраньшеотправляетсяответнаегоприглашение.Обычно ответ принято давать через 3–5 дней после получения приглашения.

1 В Японии, рассылая приглашения, прилагают открытку с обратным адресом. На ней достаточно подчеркнуть слово «благодарю» или «сожалею» и бросить в почтовый ящик.

139

68.Выбор места и оборудование помещения для приема являются существенным этапом в его подготовке. Особенно это касается приемов, проводимых дипломатическими представительствами за рубежом (представительствами (представителями) ФТС России в иностранных государствах). Если прием проводится в резиденции посла или в посольстве, то приглашенные на него гости оказываются на территории государства принимающей стороны. Также, приемы могут устраиваться в арендованных помещениях местных ресторанов с хорошей кухней и обслуживанием. Организаторам в таком случае рекомендуется подумать о размещении национальных флагов, а, нередко, и портретов глав обоих государств. На таких приемах рекомендуется организовывать концерты, исполнять национальную музыку. Рекомендуется подбирать помещение, отвечающее формату приема такого уровня.

Для проведения приема с рассадкой рекомендуется иметь два зала: один для сбора гостей, другой для банкета. В первом зале (аванзале) ставят кресла, низкие столики. Здесьсобираются приглашенные доначала приемаи прихода главного гостя. Столы накрываются во втором (основном) зале приема. Иногда на больших приемах для наиболее видных гостей отводится отдельный зал, который, однако, не должен быть изолирован от остальных помещений, или место в зале. В этом случае главе делегации принимающей стороны рекомендуется обойти все залы и оказать внимание всем приглашенным. При проведении приема без рассадки гостей можно ограничиться одним залом.

Немаловажным требованием является соответствие размеров помещения количеству приглашенных. В тесном зале при большом скоплении гостей организаторы рискуют оставить впечатление, что их желания не соответствуют возможностям. Впечатление от приема будет утеряно. Также не рекомендуется приглашать небольшой круг гостей в просторный банкетный зал, размер которого помешает создать уютную обстановку, располагающую к непринужденной беседе.

69.Размещениеучастниковнаприемесрассадкойосуществляетсявсоответствии с правилами рассадки и протокольного старшинства.

Подраздел XIV. Культурная программа

74.Программой приема может быть предусмотрена культурная программа для иностранных представителей, которая может включать в себя: посещение театров, музеев, картинных галерей, выставок, представляющих интерес для иностранных гостей, обзорную экскурсию по городу

идругие культурные мероприятия.

75.При посещении театра или концертного зала рекомендуется забронировать билеты, предусматривающие удобные места для просмотра программы. Рекомендуется подготовить программки предстоящего культурного мероприятия на русском и иностранном языках (языке стран принимающих участие в данном мероприятии).

140