§ 2. Мовні засоби оформлення реквізитів ділового листа.

Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб. Незалежно від змісту листа обов'язковими складовими його тексту будуть:

1. Звертання – указує на офіційний та почесний титул адресата, наприклад:

Сер, Шановний пане Посол, Ваша Ясновельможносте тощо.

Пам’ятайте: відсутність звертання трактується як зневага до адресата

і порушення етикету ділового листування.

2. Комплімент – це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист, наприклад:

Прийміть, пане Посол, запевнення в моїй високій повазі …

З глибокою повагою…

Цілком щиро Ваш … тощо.

3. Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис,

звичайно подається в кінці документа.

4. У даті вказується день місяця, рік і місце написання листа. Ці дані пишуться без скорочень:

12 грудня 2005 року, Харків.

5. В адресі повністю вказується прізвище. титул та адреса. Її розміщують у лівому верхньому

кутку або внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на

конверті.

§ 3. Мовні засоби початку й завершення ділового листа.

1. Початок ділового листа.

Звичайно, звертання можуть бути різні. Найпоширенішими є:

Шановний/а ____

Шановний пане __

Шановна пані ___

Шановні панове __

Шановні колеги __

Ці звертання є усталеними, традиційними, однак із формулами «Шановний пане __» та «Шановна пані __» слід бути дуже обережними, особливо коли ви знаєте лише прізвище та ініціали адресата й не впевнені, чоловік це чи жінка. Якщо ви не впевнені цілковито у статі Іваненко О. П., вам краще вжити поширене тепер подвійне звертання «Шановний пане/пані Петренко Л.Г.». Буде досить прикро й вам, і вашому адресатові, якщо листа зі звертанням «Шановний пане Петренко Л.Г.» отримає Людмила Григорівна.

У сучасному діловому листуванні прийнятним вважається також використання звання адресата чи вказівка на його професію:

Вельмишановний професоре

Шановний лікарю

Пане вчителю

Шановний пане суддя

Вельмишановний пане прокуроре та ін.

До церковних осіб слід звертатися так:

Слава Ісусу Христу! (Христос народився! Христос воскрес!)

Всечесніший Отче

Всесвітліший Отче Докторе

Високопреподобний Отче Раднику

Преосвященний Ексцеленціє

Ваше Преосвященство

Ваше Блаженство

Блаженніший і дорогий Митрополите

Високопреосвященніший Владико

Митрополите Ваша Еміненціє! (до кардинала)

Ваша Святосте! (до Патріарха)

До Президента держави звертаємося:

Ваша Вмсокодостойносте Пане Президенте

Звертання до міністрів і послів:

Високодостойний пане Міністре

Високодостойний пане Амбасадоре

Обов’язковим у звертаннях є вживання кличного відмінка:

«Шановна Ольго Петрівно!», «Шановний учителю», «Пане суддя».

Перша ж фраза вашого листа може зіграти дуже важливу роль: або зміцнити приязнь і партнерство, або засвідчити ваше доволі стримане ставлення й спричинити відповідну реакцію. Ввічливим і холодним буде такий початок:

Відповідно до нашої угоди…

Дозвольте Вам повідомити...

Цим повідомляємо...

На підтвердження нашої домовленості... тощо,

Значно краще, якщо лист буде починатися вступним компліментом, що засвідчує вашу повагу, буде приємним для адресата викличе відповідну реакцію:

Нам було приємно...

Ми дуже раді...

Щиро вдячні Вам за...

Хочемо з приємністю зазначити…

Нам особливо приємно...