Частина іі. Різновиди ділових листів.

1. Листи-підтвердження

Лист-підтвердження – це письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості чи запро­шення. Вчасно надіслане, воно є виграшним для вас з кількох причин:

• По-перше, такий лист утверджує ваше реноме досвідченого ділового партнера, який з належною повагою ставиться до тих, з ким має справу.

• По-друге, ви маєте нагоду ще раз ненав'язливе запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній.

• По-третє, такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.

Стиль листа-підтвердження залежить від конкретної ситуації. Але виявлення доброзичливості ніколи не завадить. Наприклад, правильним, але досить невиразним є підтвердження такого змісту:

Шановний п. Загуровський,

Ми офіційно підтверджуємо свою згоду на розробку проекту з організації спільного

виробництва супутникових антен. Створена нами з цього приводу технічна комісія на чолі з

п. Карповим прибуде на переговори наступного місяця.

Просимо повідомити зручні для Вас час і місце переговорів.

З повагою______________

. (підпис)

Вашому адресатові буде значно приємніше, якщо своє підтвер­дження ви сформулюєте так:

Шановний п. Загуровський,

Дякуємо Вам за пропозицію щодо створення проекту з організації спіль­ного виробництва супутникових антен. Ми детально розглянули її й раді повідомити, що вона була одностайно схвалена на засіданні створеної з цього приводу комісії.

Отже, ми офіційно підтверджуємо свою згоду і повідомляємо, що наша комісія на чолі з

п. Карповим готова прибути на переговори наступного місяця. Просимо повідомити зручний для Вас час і місце переговорів. Сподіваємось, що майбутня співпраця буде успішною й вигідною для Вас і для нас.

З щирою повагою____________

(підпис)

Якщо автор мав нещодавно зустріч зі своїм колегою й висловлює йо­му вдячність та підтверджує усне запрошення взяти участь у фестивалі, то такі стосунки перед­бачають інший, менш офіційний тон листа:

Шановний Петре Олексійовичу,

Хочу висловити найщирішу вдячність за організовану Вами зустріч, яка, сподіваюсь, була

такою ж приємною й корисною для Вас, як і для мене.

На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаю Вам програму і пи­сьмове запрошення до участі у фестивалі “Весняні зорі”, який відбудеться 25-28 листопада 2005 р. на базі Харківської академії культури.

Якщо Ви згодні взяти участь у фестивалі, будьте ласкаві заздалегідь по­відомити мені — я подбаю про житло для Вас.

Прошу також указати точний час Вашого прибуття до Харкова.

Радий буду зустрітися з Вами.

Письмове підтвердження замовлення, зробленого по телефону, може бути таким:

Шановні колеги,

На підтвердження нашої телефонної розмови від 12 березня 2006 року просимо Вас прийняти замовлення на публікацію наших рекламних оголошень у каталозі “Слобожанського ярмарку”.

Оголошення повинні бути опубліковані в чорно-білому зображенні. Просимо Вас із належною увагою поставитись до виконання нашого за­мовлення й своєчасно представити нам підготовлені до опублікування зразки.

Якщо Вам необхідно уточнити якісь деталі, звертайтеся до п. Тарасова Олега Юрійовича, тел.:1111-111.

Наперед вдячні ______________ .

(підпис)