2. Лист-запит

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.

Часто лист-запит – це комерційний документ, звертання «покуп­ця» до «продавця» із проханням надати детальну інформацію про не­обхідний товар чи певні послуги, або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, реклам­них оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас, ви повинні вка­зати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін на інші умови поставки. Ціна, як правило, у запиті не обумовлюється, але слід указати на якій базі, у якій валюті ви маєте намір заплатити. При необхідності можете також попросити надіслати вам проспекти, буклети, каталоги, прейскуранти, крес­лення й т. ін. або навіть зразки товару. Не обхідно також указати термін поставки та до якого числа ви будете чекати твердої оферти.

Зразок запиту пропозиції на поставку запасних частин може бути таким:

Шановні _________________,

Посилаючись на переговори з Вашим представником _______________, просимо вислати нам тверду пропозицію на поставку запасних частин до комбайнів “Дон”. У пропозиції просимо вказати повну назву, тип, технічні характеристики, ціну й вагу кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг поставки. Просимо також окремо вказати вартість упаковки та транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам Вашої пропози­ції.

Наперед вдячні Вам.

З повагою ___________

(підпис)

У листах-запитах часто використовуються такі вислови:

Запит на товар

Про запит пропозиції на товар

Просимо надіслати нам пропозицію на поставку...

Просимо повідомити, чи зможете Ви дати нам тверду пропозицію на поставку...

На основі Вашого каталога ми просимо вислати нам тверду оферту на поставку...

Просимо терміново повідомити, чи. зможете Ви поставити нам...

Посилаючись на Ваше оголошення в газеті ______, просимо зробити нам пропозицію на...

Згідно з нашою домовленістю від ______ просимо зробити нам тверду пропозицію на…

Чекаємо Вашої пропозиції на постачання токарних верстатів

Будемо дуже вдячні, якщо до ____ Ви надішлете нам тверду оферту на...

Просимо дати нам пропозицію на поставку деревообробних верстатів, указавши Вашу

остаточну ціну, термін постачання та умови платежу

У пропозиції просимо вказати також вартість упаковки й транспортування

Якщо Ви не зможете надіслати пропозицію, будь ласка, повідомте нам про це якомога

швидше

3. Відповіді на запит

Одним із найпоширеніших варіантів відповіді на запит щодо постачання товару покуп­цеві в міжнародній торгівлі є оферта.

Оферта — це письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У міжна­родній торгівлі розрізняють два види оферт — тверду та вільну.

Тверду оферту оформляє продавець на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв'язаний своєю пропозицією. Цей термін називається опціоном Якщо покупець беззастережно приймає всі умови оферти, продавець зобов'язаний поставити товар на запропонованих ним умовах. В іншому разі він відповідає за можливі збитки покупця.

Вільна оферта обов'язково містить назву товару, кількість чи об­сяг поставки, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Мо­жуть бути зазначені також спосіб упаковки та маркування, санкції за порушення якогось пункту та ін. дані. Оферта може направлятись покупцеві у відповідь на запит чи за ініціативою продавця.

Тверда оферта на поставку товару може мати такий вигляд:

Шановні _________________,

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й висилаємо твер­ду оферту на поставку жіночих парфумів. Товар буде постачатися протягом трьох місяців (починаючи з дати от­римання Вашого замовлення) однаковими місячними партіями. Якість і найменування парфумів повністю відповідатимуть зразкам, які Ви отримали минулого тижня.

Платіж здійснюється через інкасо проти пред'явлення сертифікату якості та вантажних документів.

З повагою _________

підпис

Крім оферти, відповіддю на запит може бути:

• обіцянка відпра­вити пропозицію на поставку товару;

• відмова в поставці товару;

• прий­няття запиту на розгляд;

• пропозиція змінити умови запиту;

• наді­слати оферту тощо.

Шановні _____________,

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від ________ на поставку чоловічого спортивного

одягу. Повідомляємо, що цей запит прийнято на розгляд, а остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою ____________

(підпис)

_____________________________________

Шановні _______________,

Дякуємо Вам за запит від ______ на поставку _______ насосів моделі ______. Дуже шкода, але зараз ми не можемо дати Вам конкретної пропозиції, оскільки ця модель насосів тимчасово знята з виробництва. Нато­мість, якщо це задовольнить Ваші потреби, можемо запропонувати іншу модель __________, що є вдосконаленим варіантом попередньої.

Якщо ця пропозиція зацікавить Вас, будемо раді допомогти

З повагою _____________

(підпис)

Найуживаніші фрази у відповідях на запити

Відповідаючи на Ваш запит від ___стосовно поставки...

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Дякуємо за запит і висилаємо тверду оферту на поставку…

3 вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й робимо Вам тверду пропозицію на поставку…

У відповідь на Ваш запит пропонуємо Вам у рахунок взаємних поставок ____ метрів шовкової тканини…

Посилаючись на Ваш запит від ___, хочемо запропонувати Вам…

Дякуємо за Ваш запит на поставку________ і повідомляємо, що ми могли б

запропонувати…

Вам. з поставкою однаковими місячними партіями…

Якість товару повністю відповідатиме зразкам, які Ви отримали від нас минулого

тижня …

Сертифікат, що додається, повинен бути остаточним підтвердженням якості товару…

Повідомляємо Вам, що товар відповідає міжнародним стандартам…

Платіж здійснюється через інкасо проти представлення документів на відвантаження

та сертифіката якості…

Платіж має здійснюватися через банк країни продавця проти подання рахунка і

транспортних документів…

Платіж здійснюється готівкою проти пред'явлення коносаменту…

Платіж здійснюється через інкасо проти пред'явлення вантажних документів…

Платіж має бути здійснений у формі безвідкличного й підтвердженого акредитиву,

відкритого в...

Ця пропозиція дійсна два місяці з дня отримання листа …

Ця пропозиція втрачає чинність після закінчення трьох тижнів, рахуючи від

сьогоднішнього дня…

Цю пропозицію просимо підтвердити протягом 10 днів з дня отримання нашого листа…