Розділ vі. Організація роботи з документами.

§ 1. Управлінська діяльність і діловодство.

Організація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, керівним персоналом будь-якої організації, установи та їх підрозділами неможливе без належної організації роботи з документами.

Значення діловодства як одного з напрямків управлінської діяльності визначається його універсальністю, оскільки інформаційну основу роботи будь-якої установи чи організації складають документи. На роботу з документами спеціалісти витрачають від 20% до 60% робочого часу. Оптимізація ведення діловодства безпосередньо впливає на якість, оперативність, економічність функціонування апарату управління, дозволяє уникнути дублювання функцій, звільняє керівників від виконання невластивих їм функцій.

Управлінська інформація – це інформація, яка використовується установами, підприємствами, організаціями з метою управління їх діяльністю, діяльністю галузей, економіки країни в цілому. Переважна частина управлінської інформації фіксується, оскільки тільки за таких умов її можна передавати, приймати, обробляти, зберігати. Матеріальним носієм фіксованої інформації являється документ. Документ – це засіб закріплення інформації на матеріальному носієві про конкретні факти, події, явища об’єктивної реальності й розумової діяльності людини. В управлінській діяльності користуються, головним чином, текстовими документами, виготовленими на паперових носіях (рукописні, машинописні, типографські, створені за допомогою комп’ютерної та оргтехніки), а також документами на магнітних стрічках (аудіо- та відеозаписи), дискетах, фотоплівці. Усі матеріальні носії використовуються для закріплення та зберігання на них мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі й у трансформованому вигляді.

Обробка документів передбачає такі види роботи:

• документування інформації;

• обробку власне інформації, яка міститься в документах;

• організацію роботи з документами;

• створення інформаційно-пошукової системи.

Документування – це регламентований процес запису інформації на матеріальному носії, який забезпечує її юридичну силу.

Організація роботи з документами – це створення умов для забезпечення переміщення, пошуку, зберігання документів у діловодстві.

Інформаційно-пошукова система – це документи, створені в результаті діяльності певного органу управління, довідковий апарат до нього, методи й способи їх обробки й використання.

Діловодство – це частина управлінської інформаційно-пошукової системи, яка об’єднує діяльність із питань документування, обробки й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.

У сфері діловодства, такими чином, обробляються не всі документи, а тільки ті, що використовуються в процесі управління.

Діловодство, у свою чергу, належить до гнучких документографічних інформаційно-пошукових систем, оскільки пошук у ньому здійснюється за приблизними з точки зору змісту документа, але повністю формалізованими ознаками, а інформаційні сукупності підбираються, як правило, із нерегламентованим змістом.

Розподіл праці в управлінні зумовив наявність основних і спеціальних функцій управління. Основні функції – планування, організація, координація, контроль тощо – притаманні всім органам управління, у той час як спеціальні функції – постачання, облік, фінансування тощо – у роботі органу управління можуть бути присутніми в повній мірі, частково або ж бути зовсім відсутніми.

Основні й спеціальні функції органів управління складають, відповідно, основу двох груп документів і типів діловодства – адміністративного й спеціалізованого.

Адміністративне діловодство – це організація роботи з документами, пов’язаними з виконанням основних управлінських функцій. В адміністративному діловодстві як основні можна виділити такі комплекси документації:

1. Організаційно-правова документація.

2. Інформаційно-довідкова й аналітична документація.

3. Планова документація.

4. Звітна документація.

5. Документація щодо особового складу.

6. Документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установ.

Спеціалізоване діловодство пов’язане з виконанням спеціальних управлінських функцій. Воно відрізняється номенклатурою й формою документів, правилами їх обробки, зберігання тощо. Основними комплексами такої документації для установ будуть:

1. Фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність).

2. Документація з матеріально-технічного забезпечення.

3. Договірна документація.

До спеціалізованого діловодства належать також галузеві (відомчі) комплекси документації (медичні, військові тощо).

Ці системи документації як сукупність документів, взаємозв’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення лежать в основі форм організації діловодства, яке може бути централізованим, змішаним і децентралізованим.