Підпис начальника канцелярії

Гриф узгодження з архівною установою

10.3. Рекомендована номенклатура справ.

Рекомендована номенклатура справ – це найменування справ, які є типовими для якої-небудь групи однорідних за характером діяльності й складом установ (структурних підрозділів) з позначенням термінів їх зберігання (наприклад, галузеві науково-дослідні інститути, ощадні каси тощо). Її створюють для уніфікації принципів формування справ, первинного групування документів однорідних установ (підрозділів) і термінів їх зберігання.

При використанні рекомендованої номенклатури справ для створення індивідуальної (конкретної установи) необхідно враховувати:

• штатний розклад установи;

• документи, які фактично утворюються в процесі діяльності установи;

• уточнені згідно з особливостями діяльності установи найменування справ (це може пов’язуватися з об’єднанням чи роз’єднанням справ, указаних у рекомендованій номенклатурі);

• терміни зберігання справ переносяться з рекомендованої номенклатури; при їх відсутності вони встановлюватися на основі переліку документів із визначенням термінів зберігання справ, узгоджених з архівною установою.

10.4. Контроль якості й використання номенклатури справ.

Якість номенклатури справ визначається такими чинниками:

• ступінь сприяння встановленню єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку;

• швидкість пошуку документів;

• чітке орієнтування виконавців при переведенні документів у справи;

• підвищення загального рівня культури діловодства.

Для визначення якості номенклатури справ доцільно вести облік питань

і ускладнень, які виникають при групуванні документів, виконаних документів у справи за допомогою такої форми:

Дата запису	Індекс справи	Питання, ускладнення, які виникли	Пропозиції щодо удосконалення номенклатури на наступний рік
1	2	3	4

Для чіткої організації документів і правильного формування справ необхідно проводити систематичний контроль за правильністю застосування номенклатур в усіх підрозділах. Це дозволяє виявити недоліки в систематизації документів, чітко розподілити обов’язки посадових осіб. Контроль, як правило, покладається на керівників канцелярії й архіву.

11. Формування справ.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи сфери діяльності, виділені відповідно до прийнятої номенклатури справ і розміщені в окремій обкладинці.

Формування справ – це групування документів у справу згідно з номенклатурою. Воно має забезпечувати такі вимоги:

• оперативність обробки й пошуку документів;

• надійність документаційного обслуговування;

• надійність зберігання документів.

Формування справ має здійснювати централізовано, за місцем реєстрації документів. Протягом терміну дії номенклатури канцелярія (секретар) спостерігають за відповідністю найменувань справ фактичному складу й змістові документів у них, за формування перехідних справ, виявляють питання, не передбачені номенклатурою. У роботі по контролю за формуванням справ у структурних підрозділах бере участь завідувач архівом установи чи особа, відповідальна за архів.

Справи формуються з дотриманням таких вимог:

• підшиваються тільки виконані документи (один примірник - оригінал чи засвідчена копія);

• документи з різними термінами зберігання формують у різні справи;

• документ має містити позначку про виконання й направлення його до справи;

• документи розміщують у хронологічній послідовності (документи з терміном зберігання до 10 років можна розміщувати в зворотній хронологічній послідовності).

• У справи не вносять:

• документи, які не відповідають заголовкові справи;

• неправильно оформлені документи (повертаються виконавцеві для переоформлення);

• документи, які підлягають поверненню;

• чернетки, варіанти, розмножені копії.

Документи постійного й тимчасового зберігання формуються в окремі справи (окремо оригінали й копії, річні, квартальні, місячні звіти тощо). Як виняток, документи постійного й тимчасового зберігання, пов’язані з розглядом одного питання, групують в одну справу в реєстраторі чи швидкозшивачеві. Після завершення розгляду документів, прийняття рішення й закриття справи з неї вилучаються документи постійного зберігання. Якщо розведення справи на дві справи передбачене номенклатурою, то про це робиться запис у графі номенклатури “Примітки”.

У справи можуть формуватися документи різних років, якщо це:

• перехідні й судові справи;

• особові справи (формуються протягом усього терміну роботи даної особи в установі);

• навчальна документація, яка формується в навчальних закладах (вона формується за навчальний рік);

• документи рад і постійних комісій (групуються в справи за період повноважень);

• документи органів громадської самодіяльності населення й громадських рад, які групуються в справи за період їх повноважень.

Великі за обсягом додатки підшиваються окремо, невеликі – приєднують до документів, до яких вони відносяться.

Окремо формують екземпляри документів, розмножених масовим тиражем (огляди, бюлетені тощо), одержані для відома з інших установ, деякі первинні (рахунки, наряди тощо).

У справі має бути не більше 250 листів при товщині 30-40 мм. При більшій кількості документів із них формують самостійні справи за хронологією або розділяють на дрібніші питання.

Документи в справі розміщують у певному порядку. Основні принципи розміщення: за питаннями, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть комбінуватися. Найчастіше розміщують документи в справах у логічній послідовності рішення того чи іншого питання. Така систематизація співпадає із хронологічним принципом розміщення документів. При алфавітній систематизації використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів тощо. У нумераційному порядку групують однорідні документи, які мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо).

12. Систематизація окремих категорій документів.

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови тощо) формують у справи в хронології з додатками, які до них відносяться.

Накази з питань основної діяльності установ і по особовому складу групують окремо.

Документи колегій групують у дві справи: протоколи й рішення колегії й документи до засідань колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень тощо).

Документи органів виконавчої влади формують у дві справи: протоколи з усіма додатками й рішення.

Доручення керівних органів групують у справи за напрямками діяльності установи; документи розміщують у хронологічному порядку.

Плани, звіти, ліміти, титульні списки та інші документи групують окремо від їх проектів. Планові й звітні документи зберігають у справах того року, до якого вони належать за своїм змістом.

Документи в особовій справі розміщують у такій послідовності:

• внутрішній опис документів, які є в особовій справі;

• заява про прийом на роботу;

• направлення чи представлення;

• анкета, лист із обліку кадрів;

• автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення (копії записок про прийом на роботу, про переведення, звільнення);

• додаток до особового листа з обліку кадрів;

• додаток до особового листка по обліку заохочень;

• довідки та інші документи, які стосуються цієї особи (крім довідок з місця проживання, про стан здоров’я та інших другорядних документів, які групуються окремо від особових справ).

У межах цих груп документи розміщуються в хронологічному порядку. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміни прізвища тощо в особову справу не включаються, оскільки записи про них вносяться в додаток до особової справи.

Особові рахунки робітників і службовців та інші документи групують у самостійні справи в межах року й розміщують їх в алфавітному порядку.

Листування групують у справи за період календарного навчального року й систематизують у хронологічній послідовності: документ розміщують за документом-запитом. Ініціативні документи розміщують у хронологічному порядку. При поновленні листування по певному питанню документи вносяться в справу поточного року; одночасно вказується індекс справи за минулий рік, де зберігаються попередні документи.

Листування з урядовими та керівними органами групують за конкретними питаннями.

Кожна раціоналізаторська пропозиція виноситься в окрему справу, у якій документи групуються в такому порядку:

• опис документів у справі;

• раціоналізаторська пропозиція-заява з викладенням суті пропозиції з додатком при необхідності креслень, схем тощо;

• копія довідки, виданої авторові раціоналізаторської пропозиції;

• копія листа на адресу автора пропозиції про результати її розгляду;

• рішення про прийняття чи відхилення раціоналізаторської пропозиції;

• листування по раціоналізаторській пропозиції.

13. Складання класифікатора документів.

Класифікація документів за їх змістом проводиться на основі спеціальних схем класифікації (класифікаторів) питань діяльності установ з метою:

• підвищення оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов’язків виконавців;

• економії праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарата, який створюється в процесі діловодства як предметно-тематичного каталогу в архіві установи;

• удосконалення діяльності апарату на основі використання інформації для ретроспективного аналізу й перспективного планування.

Розрізняють класифікатори структурного й виробничо-галузевого типу. Рубриками структурного класифікатора є назви структурних підрозділів, розміщених у порядку організаційної структури установи. Виробничо-галузевий класифікатор складається з рубрик назв галузей, виробництв, питань діяльності тощо. Він зручний для оперативної й інформаційної роботи, оскільки не залежить від змін структури установ.

При класифікації необхідно дотримуватися основних правил логічного розподілу:

• вищі класифікаційні групи мають охоплювати всі поняття, які входять у класифікатор; у нижчих групах не повинно бути понять, які виходили б за межі вищих груп;

• поняття на кожному ступені слід ділити тільки за однією ознакою;

• одержані за однією групою ознаки мають бути взаємовиключними й не повинні перехрещуватися;

• кожен розподіл має бути повним, тобто якщо відомості відносимо до якоїсь групи, то вони мають бути в дрібніших підрозділах цієї групи;

• ознаки розподілу визначаються конкретними задачами класифікації й мають бути найсуттєвішими для даної групи матеріалів і установи;

• класифікатор має будуватися від загального до конкретного, від вищих груп до нижчих; глибина розподілу при цьому до 4-5 підгруп забезпечує потреби переважної більшості установ.

Наприклад:

I. Освіта

I.2. Професійна освіта

2.1. Економічна

2.1.1. Вища

1.1. Заочна форма:

1.1.1. Бакалавр

1.1.2. Спеціаліст

1.1.3. Магістр

1.2. Денна форма:

1.2.1. Бакалавр

1.2.2. Спеціаліст

1.2.3. Магістр

Один із найважливіших елементів роботи із класифікації – вивчення документального комплексу установи. Проаналізувавши номенклатуру справ, складають перелік справ для кожної структурної частини й установи в цілому, орієнтуючись на мінімально необхідний і достатній перелік. Вибірково вивчається зміст справ на окремі документи з питань діяльності підрозділів і установи в цілому. При цьому складають довільної форми картки, у яких фіксують:

• індекс структурної частини, де формувалася справа;

• номер справи;

• зміст і ступінь вирішення питань;

• дата запису, прізвище особи, яка заповнювала картку.

Спочатку заповнені картки систематизують у загальному масиві в межах структурних

частин. Близькі за змістом картки об’єднують і складають групові картки, на які виноситься спільне для них питання. Потім картки систематизують за галузевим принципом. У результаті одержаний масив карток і питань стає основою схеми класифікації, яка потім фіксується індексацією включених до неї понять.

При складанні класифікаторів і практичному їх застосуванні необхідно враховувати такі фактори:

• слід класифікувати всі вхідні, вихідні й внутрішні документи установи;

• основний критерій класифікації – зміст документа;

• слід класифікувати лише визначальні відомості;

• якщо документ містить кілька питань, необхідно вибирати найважливіше;

• глибини розподілу понять у схемі класифікації має визначатися змістом і кількістю документів, важливістю питань, а головне – вимогами інформаційного обслуговування установи;

• якщо розподіл ускладнюється, необхідно зупинитися на загальніших питаннях;

• індексація вихідних і внутрішніх документів здійснюється безпосередніми їх виконавцями, а внутрішніх – досвідченими працівниками канцелярії.

Створений класифікатор необхідно регулярно аналізувати з метою його вдосконалення.

Наказом Держстандарту України 31.12.98 р. № 1024 уведено в дію Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98. Його створено з метою:

• ідентифікації уніфікованих форм документів (УФД), їх обліку й систематизації;

• контролю складу та змісту уніфікованих форм документів у кожному класі документації;

• встановлення єдиної системи документації для здійснення управління в певній сфері діяльності;

• забезпечення автоматизованого пошуку й обробки інформації із застосуванням сучасних інформаційних і комп’ютерних технологій.

Державний класифікатор становить номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів із кодовими позначеннями. Наприклад: 0203003 – наказ про приймання на роботу; 0203006 – наказ про переведення на іншу роботу; 0204004 – пояснювальна записка тощо. Кожна із затверджених уніфікованих форм має бути закодована згідно з Державним класифікатором управлінської діяльності. Створення, використання й удосконалення класифікаторів установ і їх структурних підрозділів має здійснюватися на основі й з урахуванням Державного класифікатора управлінської документації.