§ 2. Основні елементи роботи з документами.

1.Організація документообігу.

Залежно від обсягу документообігу установи розподіляються на 4 категорії:

I – з обсягом документообігу понад 100000 документів на рік;

II – з обсягом документообігу від 25000 до 100000 документів на рік;

III – з обсягом документообігу від 10000 до 25000 документів на рік;

IY – з обсягом документообігу до 10000 документів на рік.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання чи створення до завершення виконання чи відправки. Документообіг здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установ і їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо). По відношенню до апарату управління виділяють вхідні, вихідні й внутрішні документи.

До основних параметрів потоків, які беруться до уваги при організації документообігу, належать:

• напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

• обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

• структура потоку (різновиди документів, авторство та інші класифікаційні ознаки);

• режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки).

Для кожного виду документів створюється своя схема обігу, якою бажано передбачати прямоточний рух документів, одноразове перебування документа в будь-якому пункті роботи над ним, а його появу там суворо мотивованою. Апробовані схеми документообігу включаються в інструкції з діловодства.

Загальна схема документообігу в установі.

Керівництво Керівники

установи структурних

підрозділів

   

Секретаріат Секретаріат

(секретар)  (секретар)  Виконавці

керівництва структурних

Підрозділів

 

Канцелярія

Удосконалення схем документообігу можливе за умови суворо документованого розмежування функцій між керівництвом установи та його секретаріатом, керівниками структурних підрозділів з їх секретаріатами, виконавцями, канцелярією шляхом створення інструкцій та інших документів, які фіксують розподіл праці.

2. Порядок проходження й виконання вхідних документів.

Переміщення вхідних документів включає такі операції:

• приймання вхідних документів;

• первинна (експедиційна) обробка;

• попередній розгляд і розподіл;

• реєстрація;

• розгляд документів керівництвом;

• виконання.

Приймання вхідної кореспонденції здійснюється централізовано спеціально призначеним працівником канцелярії чи секретарем. Йому ж передають документи, одержані й привезені співробітниками установи з відряджень, нарад, конференцій. Це необхідно для забезпечення одноманітності порядку й методів обробки документів, їх обліку.

Первинна обробка кореспонденції спрямована на підготовку документів для їх подальшого використання й передбачає:

• перевірку правильності доставки (за адресою);

• цілісність кореспонденції (зовнішній огляд, перевірка наявності вказаних додатків, екземплярів, відповідність вихідних дат і номерів на конвертах і документах тощо);

• фіксація факту й дати надходження документа в установу (відмітка у вигляді реєстраційного штампа наноситься в день одержання документа; індекс ставиться в момент реєстрації);

• підготовка його для передачі за призначенням (документи з кількох аркушів скріплюються, усі документи групуються для передачі у відповідні підрозділи тощо).

Неправильно адресовані чи помилково вкладені документи передаються за призначенням або повертаються тому, хто їх надіслав.

Попередній розгляд надісланих документів проводиться в канцелярії й структурних підрозділах. Головна мета цієї операції – визначення підрозділів чи осіб, яким необхідно подати документ на розгляд чи для виконання. При оцінці документа враховується:

• важливість змісту;

• складність і новизна поставлених питань;

• авторство (місце автора чи установи в структурі управління);

• терміновість виконання;

• вид документа.

Попередній розгляд здійснюється, як правило, безпосередньо після того, як кореспонденція надійшла в установу, зареєстрована й розкрита. При цьому (як правило на першій сторінці документа справа зверху) робиться розмітка: проставляється умовне позначення структурного підрозділу, куди адресовано документ, або прізвище виконавця. Наприклад: 11 – канцелярія, 12 – бухгалтерія тощо. Інколи користуються літерними позначеннями або абревіатурами: ВК – відділ кадрів, Б – бухгалтерія тощо. Кожен керівник установи може умовно позначатися числом: 01 – керівник установи, 02 – перший заступник керівника тощо. Інколи проставляють їх ініціали.

Якщо документ не має заголовка, то співробітник, який здійснює попередній розгляд, відмічає в тексті найсуттєвіші речення, щоб реєстратор міг швидко перенести їх у реєстраційну картку. Якщо встановлюється, що керівникові для прийняття рішення по цьому документу знадобиться додаткова інформація, вона підбирається й подається разом із надісланим документом.

2.1. Розгляд документів керівництвом установи й структурних підрозділів.

Надіслані документи доставляються й розглядаються, як правило, у день надходження, термінові – одразу після надходження.

Секретар (референт) керівника передає документ на розгляд керівникові, при необхідності – з додатковою інформацією. З резолюцією керівника документ передається в канцелярію для реєстрації, а потім - виконавцеві. Якщо виконавців кілька, документ передається послідовно кожному з них або для кожного робляться копії. Секретар керівника може також передати документ у підрозділ виконавцеві, резолюцію керівника занести в реєстраційну картку; копії реєстраційної картки, де вказано прізвище виконавця, зміст резолюції, термін виконання, передати в канцелярію й контрольну службу, що дозволяє прискорити рух документа до виконавця. Секретар підрозділу виконавця виконує ті ж операції: реєструє документ, передає його виконавцеві, а копії реєстраційної картки передає в канцелярію й контрольну службу. Таким чином, канцелярія й контрольна служба точно знають вихідні дані документа, зміст резолюції керівника, прізвище виконавця, термін виконання, місце, де знаходиться документ.

2.2. Робота виконавця з документами.

З моменту надходження й до виконання документ знаходиться у виконавця. У справу документ і супровідна інформація підшиваються тоді, коли виконавець виконав роботу.