Кількість фактично виконаних документів

кількість невиконаних документів

Ступінь виконання окремих документів визначається так:

кількість днів, відведених на виконання

фактично витрачені на виконання дні

Один із необхідних аспектів роботи контрольної служби – аналіз затримки виконання документів. Причинами затримки найчастіше є:

• перевантаження керівника;

• високий ступінь централізації повноважень;

• недисциплінованість виконавців;

• нераціональна система документообігу;

• нечіткий розподіл обов’язків між виконавцями тощо.

10. Номенклатури справ.

10.1. Складання номенклатур.

Номенклатура справ – це систематизований список найменувань справ, заведених у діловодстві, із визначеними термінами зберігання й затверджений у встановленому порядку. Вона використовується:

• як план утворення конкретних справ у діловодстві;

• як схема розподілу й групування виконаних документів у справи (схема класифікації);

• покажчик індексації документів і справ;

• покажчик строків зберігання справ;

• схема побудови довідкової картотеки на виконані документи;

• обліковий документ у діловодстві й архіві установи для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно).

Наявність оптимальної номенклатури справ у будь-якій установі

обов’язкова, бо від неї залежить оперативність і якість роботи з документами. Назви справ, зафіксовані в номенклатурі, переносяться на обкладинки справ. Згідно з цими назвами (заголовками) виконані документи розподіляються в справи, склад, зміст і місце яких у номенклатурі заздалегідь визначено.

Номенклатура справ може бути індивідуальною, рекомендовано, типовою й зведеною. Окремо виділяють номенклатуру структурного підрозділу.

Індивідуальна номенклатура охоплює документи однієї конкретної установи. Рекомендована й типова номенклатури розробляються керівними органами, узгоджуються з архівними установами і є основою для створення індивідуальних номенклатур. Вони охоплюють документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності (вищі навчальні заклади, митна служба тощо) і розробляються для уніфікації групування документів установ, організацій, підприємств у справи. Типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є – на відміну від рекомендованої – обов’язковою для виконання.

Номенклатура справ структурного підрозділу охоплює склад документів даного підрозділу; зведена номенклатура справ – склад документів усієї установи й складається з номенклатур справ її підрозділів.

Перед створенням зведеної номенклатури справ установи структурні підрозділи складають свої номенклатури справ, виконуючи таку роботу:

• визначають документи для включення в номенклатуру й складають найменування справ;

• розробляють класифікаційну схему номенклатури, тобто порядок розміщення справ;

• встановлюють строки зберігання справ;

• визначають систему індексів і індексацію справ;

• оформляють і затверджують номенклатуру справ.

У номенклатуру справ структурного підрозділу включають усі документи, які утворюються в процесі його діяльності, у тому числі:

• незакінчені діловодством справи, які поступили з інших установ (підрозділів) для завершення;

• довідкові картотеки до документів;

• справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи); ці справи включаються в номенклатуру кожного року протягом усього терміну вирішення питання;

• справи, не передбачені номенклатурою, тобто ті, які утворилися після початку року внаслідок вирішення нових питань, які підлягають документуванню (для таких справ у номенклатурі залишають резервні рядки).

Ведення справ поза номенклатурою забороняється. Назви справ мають бути чіткими, однозначними, виключати можливість внесення в них документів іншого змісту («Накази ректора університету», «Протоколи засідання кафедри» тощо).

У номенклатурі справ структурного підрозділу справи систематизують за ступенем важливості з урахуванням взаємозв’язку документів, які в них формуються. Першою, як правило, фіксують групу справ, яка включає директиви, розпорядження керівних органів, далі – розпорядчі документи самої установи (накази, рішення колегіальних органів тощо). Цей же принцип зберігається й при документуванні листування. Матеріали по особовому складу розташовують у кінці номенклатури. Номенклатуру справ структурного підрозділу підписує особа, відповідальна за діловодство (секретар, інспектор, референт). Номенклатура узгоджується з архівом установи й підписується керівником структурного підрозділу.